新形勢下辦公室行政管理工作策略分析

夏桂楊

摘要：對一個組織來說，辦公室如同潤滑劑一般，承接著溝通各方、后勤服務等服務職能，因此有的單位內(nèi)部也稱為綜合辦公室，近些年來，隨著國內(nèi)外經(jīng)濟、組織結構的劇烈變化，如何更好地服務組織全局，更好地開展辦公室行政管理工作，是值得所有行政管理人員思考的問題。本文將結合作者的行政管理從業(yè)經(jīng)驗來討論如何更好地開展辦公室行政管理工作。

關鍵詞：人才培養(yǎng);職能建設

引言：

在十八大會議召開以來，“強總部”的理念逐漸在機關事業(yè)單位所提出，所謂“強總部”，即是增強總部職能部門的戰(zhàn)略規(guī)劃能力、風險把控能力及服務能力，對于辦公室來說，即是提高其統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力、服務能力及后勤保障能力。因此，如何提高行政管理工作能力，來實現(xiàn)“強總部”的目標呢。

一、建立健全辦公室行政管理體系建設

沒有規(guī)矩，不成方圓。若提高辦公室行政管理工作質(zhì)量，必須首先要完善其管理體系，建立健全工作流程、工作記錄等管理規(guī)范，這樣，工作人員在開展行政管理工作時才能有制可依，工作人員的年度考核、工作督促才有相關依據(jù)。具體措施為：一是建制度，針對機關的會議管理、后勤管理、伙食管理、用車管理等，通過合理的民主程序，建立相關管理要求及規(guī)范。二是明確崗位職責，劃分工作權限，組織全員認簽崗位職責說明書，并組織相關專項培訓對工作人員進行崗位職責說明，進而層層壓實責任，提高辦公室整體協(xié)同效應。三是完善考核機制。使辦公室內(nèi)部“能上能下”，即考核優(yōu)秀的人員優(yōu)先升職，考核較差的人員考慮降職，避免出現(xiàn)干得好不好一個樣的現(xiàn)象，從而著力督促職工奮發(fā)作為，有效提高其工作積極性，充分發(fā)揮績效考核的績效督促作用。

二、提高行政管理職工整體素質(zhì)

人力資源是行政管理工作最重要的資源，為實現(xiàn)“強總部”的目標，必須實施有效的人力資源管理制度，如培訓制度、招聘制度、薪酬制度、績效考核制度等。為充分有效發(fā)揮辦公室行政管理職能，可以開展下面幾點工作：一是以行政管理具體某項工作為導向，如后勤、文書等職能，精準充實人才隊伍，嚴格按照崗位需求，安排專門招聘內(nèi)容，不拘一格地多方面引入崗位所需人才。二是改善培訓效果。一方面積極組織人員參加專項業(yè)務培訓，并根據(jù)崗位不同，設置不同的側(cè)重點，如針對中層干部，則應重點培訓小團隊管理能力、協(xié)調(diào)溝通能力，針對一般管理人員，則側(cè)重于培訓其業(yè)務具體內(nèi)容，以提高其行政基礎工作質(zhì)量。另一方面更高效地開展培訓工作，為使培訓更適用于機關及員工實際，在培訓工作開展時，可將培訓工作重心前置。做好制定培訓計劃前的溝通，統(tǒng)籌機關與員工個人發(fā)展需求，確保培訓工作計劃科學、有效，更容易滿足職工的實際需求，提高職工對培訓的接受程度。最后是在科學制定培訓工作計劃后，應在一定范圍內(nèi)予以公示，并嚴格落實年度培訓方案，充分利用機關內(nèi)外部優(yōu)質(zhì)師資資源，加強對職工的培養(yǎng)，并在年末時對培訓完成情況進行考核，從而有效提高職工的綜合素質(zhì)[1]。

三、增加辦公室的職能定位

在經(jīng)濟社會環(huán)境變化劇烈的今天，辦公室原有的文秘、后勤服務等傳統(tǒng)行政職能已日益滿足不了機關事業(yè)單位的管理需要，因此，在機關事業(yè)單位改革的大背景下，辦公室新增職能這一事項也逐漸擺上了日程。

（一）完善思想引領職能

在全民發(fā)聲的自媒體時代，職工接觸到越來越多的外部信息，職工通過接納信息，勢必會對所在機關與了解的外部信息進行對比，從而形成一些消極、埋怨等不利于開展工作的思想，此時，傳統(tǒng)的思想教育方式已滿足不了員工及機關單位的需求，這就要求辦公室完善、提高思想引領職能，通過開展多樣、豐富的教育活動，在豐富職工工作、生活的同時，引領職工的思想，匯聚職工的價值觀，最終達到塑造、完善機關單位自身的文化的目的[2]。

（二）加強辦公室在機關中的監(jiān)察職能

在發(fā)揮辦公室傳統(tǒng)服務職能外，應進一步加強對機關其他部門的監(jiān)察，收集基層真實數(shù)據(jù)，以提供給機關領導管理決策依據(jù)。一是要深入機關事業(yè)單位工作開展一線，與一線業(yè)務人員開展深入溝通，以及時掌握工作第一手資料，然后進行整理歸納，并與一線人員合作分析，撰寫高質(zhì)量調(diào)研報告，以供機關領導進行有效決策。二是發(fā)揮黨風廉政職能。自十八大以來，隨著黨風廉政工作的不斷深入、細化，黨中央對機關事業(yè)單位的廉政工作重視程度也不斷提高。在2020年，隨著十九屆五中全會的召開，黨中央對機關事業(yè)單位十四五發(fā)展期間的黨風廉政工作也有了新的要求。因此，完善辦公室黨風廉政職能，既是黨中央的要求，也是機關事業(yè)單位的切實需要。

四、結束語

因此，隨著時代對機關事業(yè)單位提出新的要求，辦公室行政管理人員在高質(zhì)量完成傳統(tǒng)的服務職能等行政管理工作外，還應樹立學習意識，完善行政管理機制，采取有效的培訓措施，加強職工的綜合管理素質(zhì)，完善辦公室的思想引領、監(jiān)督檢查等新型職能，以充分滿足機關事業(yè)單位改革提升的需要。

參考文獻

[1]閔勝元.新形勢下辦公室行政管理工作策略研究[J].辦公室業(yè)務，2020，No.333（04）：19+30.

[2]張慶武.新形勢下辦公室行政管理工作[J].環(huán)球市場信息導報，2016，000（010）：135-136.

（南通市人民政府臺灣事務辦公室?江蘇?南通?226018）