淺談檔案信息資源開發(fā)利用的方式和措施

摘要：檔案信息作為一種重要的資源，對其開發(fā)利用不僅是社會發(fā)展的需要，也是檔案工作服務(wù)社會的必然選擇。本文從檔案信息資源開發(fā)利用的必要性和迫切性、檔案信息資源開發(fā)利用的方式以及檔案信息資源開發(fā)利用的措施三個方面進(jìn)行了論述。要不斷創(chuàng)新檔案資源的利用方式，采取更加有效的措施，挖掘檔案資源的潛在價值，持續(xù)提高檔案信息資源的利用率，以滿足全民共享檔案資源的需求。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源;開發(fā)利用;方式措施

檔案是重要的信息資源，檔案的開發(fā)、整理、積累、利用是檔案工作的重要組成部分，具有廣泛而重要的作用和價值。實(shí)踐證明，重視檔案資料的收集、整理和保管，不斷拓展新思路、不斷應(yīng)用新技術(shù)、把檔案信息資源開發(fā)出來，提高利用率，使檔案信息在各項(xiàng)工作中發(fā)揮其作用，實(shí)現(xiàn)其價值，是檔案管理工作的根本目的所在。

一、檔案信息資源開發(fā)利用的必要性和迫切性

1、開發(fā)利用檔案信息資源是充分發(fā)揮其作用和價值的重要手段。檔案存在的價值最終在于利用，檔案信息資源自身潛在的價值只有通過開發(fā)利用才能顯示出來，才能體現(xiàn)其效益，否則，檔案信息就不成為其真正意義上的信息。檔案工作的根本目的是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價值，也就是完成檔案信息資料的開發(fā)與利用，這也是檔案信息資源的收集、整理和保管的目在所在。檔案通過利用和服務(wù)實(shí)現(xiàn)其價值，這種外在的價值表現(xiàn)，反映了檔案的利用行為所達(dá)成的檔案價值本身。

2、檔案信息是最真實(shí)、最原始、最有說服力的歷史記錄。只有科學(xué)、合理地開發(fā)利用其內(nèi)在信息，才能發(fā)揮出巨大的潛力，為我們的各項(xiàng)工作服好務(wù)。在當(dāng)今信息時代，要注重檔案信息傳遞和信息開發(fā)，要將信息資源傳遞快速、準(zhǔn)確、完整地提供給用戶參考利用，提高檔案利用率，信息資源的開發(fā)顯得尤為重要。

二、檔案信息資源開發(fā)利用的方式

1、借閱型開發(fā)利用

就是指通過查閱借閱服務(wù)開發(fā)利用檔案信息。它是最基本、最普遍的一種開發(fā)利用的方式。檔案借閱是檔案館室通過提供檔案為直接利用者服務(wù)的一種檔案信息資源開發(fā)利用的方法。

2、證明型開發(fā)利用

就是指通過制發(fā)證明開發(fā)利用檔案信息。檔案證明是應(yīng)有關(guān)國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人的要求和申請，為證明某一事實(shí)，根據(jù)檔案的內(nèi)容摘錄的書面證明材料。依法出具證明，是開發(fā)利用檔案信息的一種常見方式。

3、報(bào)道型開發(fā)利用

就是指通過印發(fā)檔案目錄，開發(fā)利用檔案信息。有針對性地將有關(guān)部門的工作任務(wù)、性質(zhì)相關(guān)的檔案信息目錄印發(fā)給各部門，可以有效克服有檔不用的弊病，有助于引起各部門對檔案信息的重視，促進(jìn)檔案信息利用范圍的擴(kuò)大。

4、咨詢型開發(fā)利用

就是指通過開展檔案咨詢服務(wù)，開發(fā)利用檔案信息。檔案咨詢服務(wù)就是在提供利用、接待利用者的工作過程中，答復(fù)利用者提出的有關(guān)檔案內(nèi)容、檔案專業(yè)知識、檔案工作規(guī)章制度和檔案檢索途徑與方法等方面的詢問，乃至按利用者的要求直接提供利用結(jié)果。其工作的實(shí)質(zhì)在于提供來自檔案文件的情報(bào)而不是提供檔案文件本身，是一種智能型服務(wù)。

5、宣傳型開發(fā)利用

就是指通過各種形式的檔案宣傳活動，如舉辦檔案展覽、通過大眾傳播媒介傳播檔案信息等多種形式，開發(fā)利用檔案信息。這是一種最直觀的開發(fā)利用形式。

三、檔案信息資源開發(fā)利用的措施

1、加強(qiáng)對檔案的宣傳，提高全社會開發(fā)利用檔案信息資源的意識。

加強(qiáng)對新修訂的《中華人民共和國檔案法》的宣傳力度，開展多種形式、多種渠道的檔案宣傳?？梢酝ㄟ^舉辦檔案展覽、印刷宣傳資料、開展檔案信息咨詢、報(bào)道檔案工作等各種形式，廣泛地宣傳檔案的重要作用、檔案部門的職能、檔案工作的內(nèi)容和基本任務(wù)。通過宣傳教育，使人們逐步了解檔案和檔案工作，熟悉檔案部門的室藏內(nèi)容、利用檔案的方法等，有針對性地利用檔案，擴(kuò)大檔案工作的影響，提高和強(qiáng)化全社會檔案利用的意識，向社會傳遞檔案信息，使檔案走向社會，吸引人們更好地利用檔案。

2、加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。

這是開發(fā)利用檔案信息資源的必要前提。有了收集齊全、整理科學(xué)、保管有序的檔案，加上較完善的檢索工具，才能高效地開發(fā)利用檔案信息資源。

3、拓寬途徑

采取多種方式與途徑，全面開發(fā)利用檔案信息資源，以最大限度地滿足利用者的需求。檔案信息資源開發(fā)利用的方式與途徑很多，應(yīng)當(dāng)充分利用，以便準(zhǔn)確、及時地把檔案信息提供給利用者，實(shí)現(xiàn)有效利用。

4、保證安全

掌握政策界限，安全開發(fā)利用檔案信息資源，以維護(hù)國家、單位的利益和個人的合法權(quán)益。有些檔案，記載著黨和國家及單位自身的機(jī)密以及其他一些目前尚不宜全部公開的事項(xiàng)。對于這些檔案，必須加以控制使用。因而在開發(fā)利用檔案信息資源時，要注意掌握好政策界限，以保證檔案信息資源在不失密的情況下得到安全的開發(fā)利用。

5、強(qiáng)化檔案資料的收集和管理

檔案資料是檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)，檔案資料的齊全完整則是檔案資源開發(fā)利用的基本條件。因此，必須加強(qiáng)檔案的收集工作，堅(jiān)持經(jīng)常收集，把各類檔案資料收集齊全，增加門類。逐步建立起門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容充實(shí)、數(shù)量充分的檔案信息庫。對收集來的大量檔案，要采用科學(xué)的方法，及時、系統(tǒng)地加工整理，使之規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

6、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，抓好隊(duì)伍建設(shè)

重視抓好檔案人員的繼續(xù)教育，特別是要把檔案信息化建設(shè)相關(guān)的數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)化化技術(shù)管理知識等作為新時期檔案人員必備課給予培訓(xùn)，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運(yùn)作現(xiàn)化化技術(shù)手段的技能，使其盡快適應(yīng)信息化時代的發(fā)展需求。

7、建立和完善反饋系統(tǒng)

檔案信息資源在開發(fā)利用中，有一系列的信息可以反饋回來。把這些信息系統(tǒng)地收集起來，建立完整的利用信息反饋系統(tǒng)，可以為今后進(jìn)一步科學(xué)地開發(fā)利用檔案信息資源提供充分的依據(jù)。因此，應(yīng)注重對所有的檔案利用情況進(jìn)行登記、統(tǒng)計(jì)、收集、分析、研究，建立和完善檔案利用的反饋系統(tǒng)。

總之，要以科學(xué)的方式和措施，做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，讓檔案資源更好地服務(wù)于社會、服務(wù)于民生，使其發(fā)揮更大的作用。

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作者簡介：任憲珍，1969.04，女，漢，山東濱州，檔案館員，大學(xué)本科，研究方向：檔案管理。

（濱州市濱城區(qū)委黨校?256600）