從工程監(jiān)理視角看水利工程檔案管理問題

陳夾夾 安徽省大禹水利工程科技有限公司

1 前言

水利工程檔案是覆蓋到整個(gè)工程全過程中的材料，包括文字、表格、圖紙、聲像等多種形式，貫穿到了水利工程項(xiàng)目從提出到立項(xiàng)、審批、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)。水利工程的檔案管理在水利項(xiàng)目管理工作中是重要的構(gòu)成部分，直接影響著水利工程的建設(shè)水平和建設(shè)成效，應(yīng)得到監(jiān)理人員的高度重視。

2 水利工程檔案管理內(nèi)容

水利工程檔案是具有保存價(jià)值的歷史記錄資料，有著文字、圖表、聲像等多種形式，是在水利工程的前期施工、竣工等各個(gè)階段逐漸形成積累下來的，在水利工程的建設(shè)和管理工作中，檔案管理作為重要的組成部分，真實(shí)地記錄了工程的建設(shè)歷史，并且對(duì)水利工程質(zhì)量進(jìn)行判斷和衡量時(shí)，也要依據(jù)水利工程的檔案資料展開。

水利工程檔案是水利工程建設(shè)各個(gè)階段的智慧結(jié)晶，具有真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性的特點(diǎn)，收集整理各階段的檔案資料，在統(tǒng)一的整編、集合、分析、應(yīng)用中，為工程建設(shè)提供可靠的依據(jù)。水利工程的檔案工作由多個(gè)主體參與，包括勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等參與主體，在項(xiàng)目法人的統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)下，檔案管理工作要按照有關(guān)的規(guī)范要求分類組合排列工程檔案，進(jìn)行系統(tǒng)性的目錄編制。

檔案整理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都要由專業(yè)的整編人員，秉承著嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案落實(shí)有效的管理，保質(zhì)保量地完成水利工程的檔案管理工作。

站在監(jiān)理視角，檔案管理工作是整個(gè)水利工程中的監(jiān)理管理重點(diǎn)，因?yàn)樵谒こ痰慕ㄔO(shè)中，監(jiān)理單位是重要的參建單位主體，監(jiān)理檔案在整個(gè)工程檔案中是必要的構(gòu)成部分之一，收集、整理監(jiān)理檔案資料，檢查和監(jiān)督施工單位的檔案資料，從建設(shè)初期就開始收集資料，直至工程完成，為檔案的驗(yàn)收和整個(gè)工程的建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)。

監(jiān)理視角下的水利工程檔案要整編檔案、分類檔案，按照日期的先后順序排列檔案資料，完成組卷和檔案立卷工作，結(jié)合水利工程的實(shí)際情況，裝訂檔案資料，加強(qiáng)對(duì)檔案的有效保護(hù)[1]。

3 水利工程檔案管理的問題分析

水利工程的檔案管理目前仍舊存在一些問題有待改進(jìn)，首先體現(xiàn)在水利工程的檔案管理觀念方面，缺少對(duì)檔案工作的高度重視。在重點(diǎn)水利工程項(xiàng)目的建設(shè)中，通常都存在著點(diǎn)多線長的特點(diǎn)，施工隊(duì)伍的流動(dòng)性較強(qiáng)，沒有建立起完善的檔案組織管理體系，缺少健全的檔案工作人員組織機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案人員的職責(zé)劃分不明確。

另外，受到施工人員、技術(shù)人員在水利工程建設(shè)中變更、調(diào)動(dòng)等因素的影響，檔案資料流向網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不完善，出現(xiàn)了人走檔案走等現(xiàn)象和問題，對(duì)檔案工作的質(zhì)量產(chǎn)生了嚴(yán)重的負(fù)面影響。在監(jiān)理視角下，水利工程的檔案管理目前存在著水平普遍較低的問題，缺少規(guī)范化的管理，在制度化建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面，還有較長的一段路要走。

特別是近些年，我國的水利工程項(xiàng)目規(guī)模和體量逐漸增長，在檔案管理工作的實(shí)施中，缺少健全的檔案管理體制，檔案管理的規(guī)章制度流于形式表面，監(jiān)督措施不完善，沒有形成有效的管理模式，出現(xiàn)了制度執(zhí)行中的不合理現(xiàn)象問題。

在檔案管理中缺少專業(yè)型的人才，現(xiàn)有的檔案管理人員知識(shí)水平有限，知識(shí)結(jié)構(gòu)落后，缺少對(duì)先進(jìn)檔案專業(yè)知識(shí)的了解和掌握，對(duì)答案的法規(guī)制度等不熟悉，難以熟練的操作網(wǎng)絡(luò)軟件和先進(jìn)技術(shù)，缺少專業(yè)型的檔案管理人才，這對(duì)水利工程檔案管理工作產(chǎn)生了直接的負(fù)面影響，站在監(jiān)理視角，水利工程的檔案管理工作存在諸多問題亟待改進(jìn)[2]。

4 監(jiān)理視角下水利工程檔案管理的優(yōu)化策略

圖1

4.1 革新檔案管理觀念

水利工程的檔案管理工作在監(jiān)理視角下有必要進(jìn)行更進(jìn)一步的改進(jìn)，革新傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強(qiáng)檔案管理，將檔案管理的積極作用充分發(fā)揮出來；提高檔案資料管理的規(guī)范性，建立起健全的、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理制度，依據(jù)國家的檔案法、保密法，以及水利部門出臺(tái)和實(shí)施的科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定等相關(guān)的法律法規(guī)，收集檔案資料，使檔案資料的立檔、管理、使用、安全管理工作能夠更加規(guī)范。

嚴(yán)格規(guī)定檔案資料的管理內(nèi)容，提高水利工程檔案管理的水平，站在監(jiān)理視角，水利工程檔案管理工作要以走出去、請(qǐng)進(jìn)來為原則，邀請(qǐng)行業(yè)內(nèi)的檔案業(yè)務(wù)專家加入其中，加強(qiáng)指導(dǎo)，規(guī)范建檔立冊(cè)工作，提高檔案保管的水平。改善檔案管理的條件，建設(shè)檔案室，配置完善的硬件設(shè)施，例如滅火器、吸塵器、空調(diào)設(shè)備等，防止出現(xiàn)檔案管理工作的實(shí)施中數(shù)據(jù)被盜等負(fù)面問題，將現(xiàn)代化的管理設(shè)備完善的配置其中，例如計(jì)算機(jī)、照相機(jī)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。

有序存放各項(xiàng)檔案資料，并且借助先進(jìn)的信息技術(shù)，建立起信息化的檔案管理平臺(tái)，提高檔案管理利用的有效性，規(guī)范化、智能化的實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的最終目標(biāo)，防止出現(xiàn)檔案資料損壞、丟失、泄密等問題，重視檔案管理工作的落實(shí)，將檔案管理的積極作用充分發(fā)揮出來，站在監(jiān)理視角提高水利工程的檔案管理水平和最終成效[3]。

4.2 加強(qiáng)制度建設(shè)

站在監(jiān)理視角針對(duì)水利工程的檔案管理工作進(jìn)行完善和優(yōu)化，要完善制度保障，發(fā)揮出制度的規(guī)范和支持作用，落實(shí)切實(shí)可行的制度措施，將檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)落實(shí)到位，明確不同人員的職責(zé)范圍。

在工程質(zhì)量行政領(lǐng)導(dǎo)人和參建單位的工程質(zhì)量領(lǐng)導(dǎo)人中，將檔案的收集工作責(zé)任制落實(shí)，對(duì)項(xiàng)目法人和各職能部門人員的職責(zé)加以明確，要求總監(jiān)和監(jiān)理工程師等相關(guān)的技術(shù)人員負(fù)起一定的職責(zé)，保證落實(shí)水利工程項(xiàng)目檔案的收集工作和整理工作目標(biāo)。

水利工程的文件資料在形成、積累、整理、歸檔、應(yīng)用等各個(gè)環(huán)節(jié)均需要考慮到水利工程檔案的科研、生產(chǎn)、基建相關(guān)規(guī)章制度，并且要考核專業(yè)技術(shù)人員的職能，結(jié)合其職責(zé)范圍，落實(shí)考核工作，完善制度保障[4]。

水利工程項(xiàng)目的施工企業(yè)要按照一定的項(xiàng)目建設(shè)要求，系統(tǒng)的整理檔案，將檔案交給管理部門進(jìn)行審查和驗(yàn)收，當(dāng)出現(xiàn)不符合要求的文件資料時(shí)，則不予歸檔和鑒定驗(yàn)收，將檔案管理人員的職責(zé)履行到位，全方位的了解歸檔文件、材料的具體情況。

各單位需要在相關(guān)會(huì)議中要求檔案管理人員參與進(jìn)來，例如科研課題、設(shè)計(jì)項(xiàng)目等會(huì)議活動(dòng)，由專業(yè)的檔案管理人員參與產(chǎn)品項(xiàng)目的評(píng)審、鑒定，并且在工程竣工的驗(yàn)收和設(shè)備開箱等環(huán)節(jié)，保證文件材料收集的完整性、準(zhǔn)確性，系統(tǒng)的做好檔案管理工作，落實(shí)可行的制度措施。

值得注意的是，檔案整編工作完成之后，要加強(qiáng)對(duì)檔案資料的安全管理，防止出現(xiàn)檔案內(nèi)容丟失等問題，在檔案交接環(huán)節(jié)，要經(jīng)過接收單位認(rèn)真檢查之后，填寫完善的檔案交接單，防止出現(xiàn)檔案交接過程中不必要的風(fēng)險(xiǎn)，監(jiān)理工程師要針對(duì)施工單位提交的歸檔材料進(jìn)行審核簽字，按照規(guī)范的手續(xù)將工程檔案內(nèi)容和整編質(zhì)量情況的專題審核報(bào)告提交給項(xiàng)目法人[5]。

4.3 提高檔案管理人員技能水平

監(jiān)理視角的水利工程的檔案管理工作實(shí)施，要將人力資源作為重點(diǎn)，提高檔案管理人員的專業(yè)技能、工作能力、業(yè)務(wù)素養(yǎng)、職業(yè)道德修養(yǎng)，組建起一支專業(yè)型的高素質(zhì)型檔案管理人才隊(duì)伍，以人為本，加強(qiáng)對(duì)人才的專業(yè)化建設(shè)，培養(yǎng)專業(yè)、規(guī)范的檔案管理人才隊(duì)伍。

監(jiān)理檔案管理工作實(shí)施中要求檔案管理人員應(yīng)定期參與培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)專業(yè)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)和掌握熟練的操作技能，成為懂技術(shù)、會(huì)管理的檔案管理人才，精通業(yè)務(wù)，獲取相應(yīng)的管理資質(zhì)，以持證上崗為原則，保證檔案管理崗位人員均具備一定的資質(zhì)，才能參與到實(shí)際的檔案管理工作中來，對(duì)各種文件和規(guī)定要加強(qiáng)了解和掌握，參與集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷地提升自我。

積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理手段，革新檔案管理的觀念，針對(duì)人才，要加大投入力度，培養(yǎng)專業(yè)型的檔案管理人才，適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展要求，推進(jìn)利工程檔案管理工作向著現(xiàn)代化、信息化的方向轉(zhuǎn)型，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理手段，強(qiáng)調(diào)現(xiàn)代化的保管條件和載體材料應(yīng)用。

在裝訂手段、復(fù)印方式、分配方式等各個(gè)方面，加強(qiáng)現(xiàn)代化建設(shè)，利用先進(jìn)的檔案管理觀念和方式方法，提高檔案管理的智能化、現(xiàn)代化水平，在咨詢業(yè)務(wù)等各方面加快信息化的建設(shè)腳步，強(qiáng)調(diào)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的檔案資料管理目標(biāo)。

在報(bào)送資料、傳遞資料等各個(gè)方面，要結(jié)合不同的水利工程建設(shè)主體需求，有針對(duì)性地為其提供檔案服務(wù)，例如，水利工程的建設(shè)者要實(shí)現(xiàn)多區(qū)域、多方位的檔案資料使用服務(wù)，檔案管理人員應(yīng)創(chuàng)建便捷的條件，提高檔案服務(wù)效率，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化的檔案管理建設(shè)目標(biāo)[6]。

5 結(jié)束語

綜上所述，隨著我國現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程的逐步推進(jìn)，水利工程的建設(shè)規(guī)模建設(shè)體量也有所增長，水利工程的檔案管理工作對(duì)工程的安全運(yùn)行起著決定性的作用。和普通的歷史資料不同，檔案資料反映了水利工程建設(shè)的各個(gè)階段的實(shí)際情況，站在監(jiān)理視角，加強(qiáng)對(duì)水利工程的檔案管理工作，能夠更好地為水利工程項(xiàng)目提供服務(wù)，發(fā)揮出檔案管理的積極作用，提高水利工程的監(jiān)理水平和建設(shè)效益。