以本科教學(xué)評估為契機促進(jìn)高等學(xué)院教學(xué)檔案規(guī)范管理

摘 要：我國高等教育發(fā)展核心就是高等教育的質(zhì)量保障，而且當(dāng)前對于高等教育質(zhì)量進(jìn)行保障的關(guān)鍵舉措就是高等教育教學(xué)評估，產(chǎn)生的意義巨大，應(yīng)該引起高度的重視。進(jìn)行高等教育教學(xué)評估期間，評估專家一方面要展開學(xué)校辦學(xué)狀態(tài)的實地考察了解，另一方面還應(yīng)該做好教學(xué)檔案的查閱，這是至關(guān)重要的一個環(huán)節(jié)。本文進(jìn)行著重的分析以本科教學(xué)評估為契機的基礎(chǔ)上，怎樣推動高等學(xué)院更加規(guī)范化的管理教學(xué)檔案。

關(guān)鍵詞：本科教學(xué)評估;高等學(xué)院;教學(xué)檔案;規(guī)范管理

當(dāng)前進(jìn)行高等教育教學(xué)評估期間，加強教學(xué)檔案的查閱已經(jīng)是不可缺少的內(nèi)容。通過進(jìn)行檔案的查閱，能夠?qū)τ讵毩W(xué)院的辦學(xué)質(zhì)量進(jìn)行掌握，同時了解到其實際的管理水平，實現(xiàn)更加客觀公正的評價獨立學(xué)院教學(xué)管理水平。所以，做好高等學(xué)院教學(xué)檔案的規(guī)范化管理非常關(guān)鍵。

一、教學(xué)評估與教學(xué)檔案概況

教學(xué)檔案是具備保存、查考價值的多種載體的文件資料，產(chǎn)生于教學(xué)、科研、教學(xué)管理實踐中，通過整理、歸檔等環(huán)節(jié)而產(chǎn)生。對于高等學(xué)院來說，教學(xué)檔案是明確其辦學(xué)方針、專業(yè)設(shè)置的優(yōu)化、教學(xué)計劃的制訂、教學(xué)成效的檢驗等等關(guān)鍵的文獻(xiàn)資料，作為關(guān)鍵的材料，教學(xué)檔案可以將高等學(xué)院教學(xué)質(zhì)量水平、學(xué)術(shù)水平充分的顯示。在我國本科教學(xué)評估活動不斷深化實踐的情況下，各高等學(xué)院管理者予以教學(xué)檔案管理更高的重視度，關(guān)注其在教學(xué)評估中產(chǎn)生的重要價值。教學(xué)評估、教學(xué)檔案之間存在的關(guān)系就是相輔相成的，因為教學(xué)評估需要依靠獨立學(xué)院的教學(xué)檔案，而教學(xué)評估也能夠推動更好的發(fā)展建設(shè)高等學(xué)院教學(xué)檔案。所以，優(yōu)化教學(xué)檔案管理能夠促使高等學(xué)院教學(xué)評估工作穩(wěn)定的實施。教學(xué)檔案為伴隨高等學(xué)院的發(fā)展積累起來的，在高等學(xué)院教學(xué)管理部門形成。盡管教學(xué)檔案于評估指標(biāo)體系內(nèi)無設(shè)立單獨的指標(biāo)，但是評估指標(biāo)體系均是將教學(xué)檔案作為重要的依據(jù)制定指標(biāo)的評分標(biāo)準(zhǔn)，各指標(biāo)內(nèi)容中，可以體現(xiàn)出具體的教學(xué)檔案情況。教學(xué)檔案為高等學(xué)院在教學(xué)期間產(chǎn)生的原始記錄，完善并且充實的教學(xué)檔案，屬于其通過教學(xué)評估的關(guān)鍵條件，對教學(xué)評估的結(jié)果直接影響，也屬于教學(xué)評估重要基礎(chǔ)。

二、高等學(xué)院教學(xué)評估背景下檔案管理問題分析

首先，教學(xué)檔案整理以及歸檔跟本科教學(xué)評估需求是脫節(jié)狀態(tài)的。主要的體現(xiàn)就是，多數(shù)的教學(xué)檔案收集、整理主觀隨意性較強，并未對于本科教學(xué)評估狀態(tài)充分的了解就進(jìn)行歸檔教學(xué)檔案，導(dǎo)致沒有落實應(yīng)該收集和整理的教學(xué)檔案，但是在不該收集與整理的檔案上付出較多時間。另外一些教學(xué)檔案管理者不注重本科教學(xué)管理材料歸檔，所以使得所進(jìn)行的本科教學(xué)評估所需檔案缺少重要的預(yù)見性，容易產(chǎn)生漏歸以及缺失教學(xué)檔案等現(xiàn)象。其次，缺少足夠的教學(xué)檔案管理意識。高等學(xué)院教學(xué)評估往往是在接到教育部門評估通知以后進(jìn)行收集整理教學(xué)檔案，進(jìn)行教學(xué)檔案的準(zhǔn)備期間，因記錄教學(xué)檔案期間并無及時性、全面性，所以使得教學(xué)檔案是相對分散化的，記錄教學(xué)評估準(zhǔn)備環(huán)節(jié)缺失教學(xué)檔案。另外，教學(xué)檔案管理方式有待革新。高等學(xué)院進(jìn)行工作期間，具有多樣化的教學(xué)檔案載體，但是準(zhǔn)備教學(xué)評估時發(fā)現(xiàn)，往往教學(xué)檔案載體是比較單一化的，需要加強自動化管理。紙質(zhì)教學(xué)檔案占用了很多存儲空間，不便專家現(xiàn)場調(diào)閱、查找資料。最后，檔案材料缺失，缺少規(guī)范化的收集方式。高等學(xué)院檔案管理中，缺少健全完善的機制，而且管理人員更換相對頻繁，通常工作交接不到位，導(dǎo)致教學(xué)檔案銜接性較差，出現(xiàn)嚴(yán)重丟失的情況。而且高等學(xué)院檔案管理工作中，檔案內(nèi)容、格式等缺少規(guī)范性，日期不清晰、缺少加蓋公章或者未遵循正規(guī)公文格式檔案記錄等問題顯著。

三、以本科教學(xué)評估為契機提高高等學(xué)院教學(xué)檔案管理規(guī)范化的策略

（一）健全教務(wù)規(guī)童制度有效指導(dǎo)教學(xué)檔案工作

教務(wù)處進(jìn)行管理教學(xué)檔案期間，應(yīng)該運用科學(xué)的制度作為支撐，為教務(wù)處規(guī)范化的展開教學(xué)檔案管理工作提供關(guān)鍵依據(jù)。所以，高等學(xué)院應(yīng)該加強規(guī)章制度的健全完善，維護(hù)教務(wù)處教學(xué)檔案管理工作穩(wěn)定實施。并且制度的設(shè)計，要充分的考慮到高等學(xué)院教學(xué)檔案的特點，促使管理制度具備較強的實用性。教務(wù)處進(jìn)行統(tǒng)籌安排各二級院系，掌握住檔案工作，會將教學(xué)檔案歸檔工作更有效的規(guī)范。

（二）加強教學(xué)檔案計算機管理提高服務(wù)質(zhì)量

高等學(xué)院需要積極的運用計算機，展開操作教學(xué)檔案，包括檢索查詢、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、立卷、分類等等，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理教學(xué)檔案工作，最大限度的節(jié)約人力和物力資源，提升工作的效率，減少人為工作差錯。采取計算機，形成專業(yè)的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的目錄單點線性排列檢索不足問題有效的彌補。檔案管理者將有關(guān)的關(guān)聯(lián)詞進(jìn)行輸入以后，即可找到有關(guān)的信息，讓工作更加便捷、迅速、準(zhǔn)確。例如，在指定的位置將“教學(xué)視導(dǎo)員”輸入以后，就能迅速的把各種信息查閱了解，包括教學(xué)視導(dǎo)員工作條例、教學(xué)視導(dǎo)員工作會議記錄、教學(xué)視導(dǎo)員工作流程等等，查詢的時間明顯縮短，將專家現(xiàn)場查詢教學(xué)檔案效率明顯提升，得到較高質(zhì)量水平的教學(xué)評估。

（三）高等學(xué)院教學(xué)檔案整理、歸檔應(yīng)該相同于本科教學(xué)評估需求

高等學(xué)院教學(xué)檔案管理者，應(yīng)該對于獨立學(xué)院教學(xué)檔案收集、整理目標(biāo)充分的明確，掌握住本科教學(xué)評估的狀態(tài)，展開規(guī)范化的教學(xué)檔案歸檔工作。同時也要形成專業(yè)化的高等學(xué)院教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，其中的構(gòu)成包含了分管領(lǐng)導(dǎo)、專職檔案管理者以及獨立學(xué)院教學(xué)檔案負(fù)責(zé)人等，同時要對教學(xué)檔案管理責(zé)任制詳盡制定，提出合理的定期檢查、獎懲制度，維護(hù)高等學(xué)院教學(xué)檔案有效的保存、收集，提供給以后的本科教學(xué)水平的評估關(guān)鍵的、有價值的原始材料依據(jù)，顯示出本科教學(xué)水平評估的真實可靠性。

（四）創(chuàng)新檔案工作管理機制提高檔案管理人員的工作熱情

采取科學(xué)的監(jiān)督和信息反饋機制，按照評估建設(shè)實施方案的標(biāo)準(zhǔn)，定期的檢查高等學(xué)院層面設(shè)置的相應(yīng)工作任務(wù)，了解到其執(zhí)行結(jié)果情況，向責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)及時的反饋檢查結(jié)果。檢查期間，基層檔案管理者所提出的建議和意見，應(yīng)該耐心的傾聽，并通過考慮以后積極的接納有價值的意見，在檔案管理工作中運用。同時要及時的糾正檢查期間發(fā)現(xiàn)的不良問題，將兩套機制的監(jiān)督功效切實的發(fā)揮，促進(jìn)雙方之間的協(xié)調(diào)發(fā)展。另外，相關(guān)責(zé)任部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對于檔案管理者的工作特點充分的尊重，施以人性化的管理標(biāo)準(zhǔn)，提升管理者的工作熱情，讓其具備較強的歸屬感，激發(fā)出工作積極性。

結(jié)語：

本科教學(xué)評估提供給高等學(xué)院規(guī)范教學(xué)檔案管理重要的契機，很多的實踐工作表明，基于以評促建、以評促改、以評促管、評建結(jié)合、重在建設(shè)的理念引領(lǐng)基礎(chǔ)上，能夠促使高等學(xué)院更加規(guī)范、有效的進(jìn)行教學(xué)檔案管理工作，提升高等學(xué)院教學(xué)檔案管理的整體質(zhì)量水平。

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趙淑惠（1962.10）女，漢族，內(nèi)蒙古河套學(xué)院，內(nèi)蒙古巴彥淖爾市.

（內(nèi)蒙古河套學(xué)院? ?內(nèi)蒙古 巴彥淖爾? ?015000）