淺談城建檔案信息化的重要意義

郭秀英 王剛

摘 要：隨著城市建設(shè)的迅猛發(fā)展，城建檔案在城市建設(shè)和國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用越來越大，大力開發(fā)和利用城建的潛在信息最大限度地發(fā)揮其特有的經(jīng)濟(jì)效益、社會效益，有效地為社會各界提供服務(wù)，這是我們每個檔案工作者面臨的新課題。

關(guān)鍵詞：城建檔案;信息化;城市建設(shè)

一、開發(fā)城建檔案信息化的必要性

檔案作為國家重要資源的組成部分，它將成為國家的信息資源管理系統(tǒng)，檔案信息化是社會發(fā)展的必然趨勢。城市建設(shè)檔案來自城市建筑、用地、規(guī)劃、市政公用設(shè)施工程，人防軍事工程等各個方面。內(nèi)容包括：地下各類管線、人防設(shè)施、地上的各種建筑物、構(gòu)筑物和各種公共設(shè)施等。開發(fā)城建檔案信息是充分發(fā)揮城建檔案作用和價值的重要手段。它是社會信息資源的組成部分，自身潛在的價值要通過開發(fā)才能顯示出來，通過信息交流，達(dá)到信息共享，才能實現(xiàn)其效益。

城建檔案館是保管和存貯城建檔案的基地。多少年來，檔案館服務(wù)于社會存在著被動、消極。這已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)城市現(xiàn)代化管理的需要。要想改變，只有被動變主動，消極變積極，將原始的，分散的，有保存價值的檔案進(jìn)行系統(tǒng)的綜合、分析加工，通過各種渠道充分發(fā)揮城建檔案的巨大潛能，及時為社會各界提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。

城建檔案是城市建設(shè)的基礎(chǔ)信息資源，有較強(qiáng)的針對性和實效性。城建檔案信息為科學(xué)地進(jìn)行城市規(guī)劃和城市建設(shè)提供技術(shù)參數(shù)，理論依據(jù)，從而把握決策的方向性，正確性，有效地維護(hù)國家的經(jīng)濟(jì)利益。同時城建檔案是最有真實，最原始的歷史記錄。只有科學(xué)地開發(fā)其內(nèi)在信息，才能在市場經(jīng)濟(jì)社會中發(fā)揮巨大的潛力，為社會各界提供具有法律依據(jù)、可靠憑證和現(xiàn)實參考價值的信息資源，有較強(qiáng)的針對性和實效性。城建檔案信息為科學(xué)地進(jìn)行城市規(guī)劃和城市建設(shè)提供技術(shù)參數(shù)，理論依據(jù)，從而把握決策的方向性，正確性，有效地維護(hù)國家經(jīng)濟(jì)利益。同時城建檔案是最有真實、最原始的歷史記錄。只有科學(xué)地開發(fā)其內(nèi)在信息，才能在市場經(jīng)濟(jì)社會中發(fā)揮巨大的潛力，為社會各界提供具有法律依據(jù)可靠憑證和現(xiàn)實參考價值的信息資源

二、城建檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

1、辦公自動化，利用計算機(jī)技術(shù)對城建檔案管理日常工作進(jìn)行局域聯(lián)網(wǎng)，隨著計算機(jī)技術(shù)的深入普及城市建設(shè)檔案館已完成了館內(nèi)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。日常工作中任務(wù)指令，階段工作總結(jié)、數(shù)字統(tǒng)計匯集等業(yè)務(wù)管理信息均被制作成電子文件通過特定服務(wù)器在館內(nèi)業(yè)務(wù)崗位間迅速傳遞和交流，增強(qiáng)了部門之間的工作透明度，凈化了辦公室環(huán)境，工作效率也明顯提高。

2、文檔一體化，城建檔案信息管理的突出特征是按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)對文件制定發(fā)布和檔案圖紙的收集鑒定、分類、組卷、編目等工作進(jìn)行計算機(jī)管理。例如，按照計算機(jī)著錄項的要求規(guī)范移交檔案、圖紙的規(guī)格及案卷編目的內(nèi)容利用計算機(jī)管理程序的文件過濾和批量處理功能來實現(xiàn)檔案鑒定以及案卷著錄和編制索引從而達(dá)到文檔處理的一體化，目前廣泛使用的windows操作系統(tǒng)的word、wps2000辦公室軟件完成了可以承擔(dān)起文檔處理一體的應(yīng)用操作任務(wù)。文檔處理一體化還必須對城建電子文件的管理，它記錄的是城市規(guī)劃建設(shè)及其管理工作的歷史內(nèi)容，在文件、圖形、聲像等處理方面具有較強(qiáng)的專業(yè)性，這就要求其應(yīng)用軟件的信息處理技術(shù)乃至多媒體文件預(yù)覽功能，必須兼容各種載體形式的文檔，尤其要觀察對今后大量產(chǎn)生的城建電子文件的使用問題，城市建設(shè)電子文件目前涉及較多的是城市規(guī)化、地理勘測、工程制圖、建設(shè)信息發(fā)布等方面的內(nèi)容。這些城市規(guī)劃和建設(shè)管理工作必不可少的信息媒介，已成為城建檔案管理者研究文檔處理一體化的重要內(nèi)容。

3、服務(wù)現(xiàn)代化。檔案管理在開發(fā)信息資源的最終目的是為社會所利用、而城建檔案信息資源的生命力在于實現(xiàn)快捷準(zhǔn)確和權(quán)威地查找案卷，在不觸動檔案原件就可以完整預(yù)覽案卷的內(nèi)容、保持生命力就必須為社會服務(wù)過程中不斷注入新信息，為城市建設(shè)和運(yùn)行管理提供有力的信息支持。

三、城建檔案信息化的基本條件

1、開發(fā)城建檔案信息化資源的物質(zhì)條件—豐富館藏結(jié)構(gòu)。建立種類齊全，結(jié)構(gòu)合理，質(zhì)量優(yōu)化的館藏體系是開發(fā)城建檔案資源的重要條件，當(dāng)前，眾多城建檔案館普遍存在著館藏的總體結(jié)構(gòu)和館藏質(zhì)量的優(yōu)質(zhì)化，難以真正發(fā)揮城建檔案的價值。俗話說“巧婦難為無米之炊”。只有擴(kuò)大收集范圍，豐富收集內(nèi)容，改善館藏結(jié)構(gòu)，才能擁有完整、系統(tǒng)的城建檔案資源，為開發(fā)城建檔案信息化資源創(chuàng)造物質(zhì)條件。

2、開發(fā)城建檔案信息化資源的前提條件—強(qiáng)化城建檔案管理工作。開發(fā)城建檔案信息的過程是對城建檔案承載的信息進(jìn)行采集、加工，存貯和輸出的過程，是把城建檔案承載的信息由分散轉(zhuǎn)為系統(tǒng)，由無序轉(zhuǎn)有序，由靜態(tài)轉(zhuǎn)為動態(tài)的過程。因此在城建檔案的基礎(chǔ)管理工作方面應(yīng)該做好以下幾點：

（1）、必須重視城建檔案的收集整理工作。

（2）、必須加強(qiáng)城建檔案標(biāo)準(zhǔn)化文件的制定工作。

（3）、必須建立、健全簡明實用的城建檔案檢索工具。

（4）、必須注重做好城建檔案的編研工作。要開通各種渠道切實做好城建檔案的再次加工，為開發(fā)城建檔案信息化資源創(chuàng)造前提條件。

（5）、開發(fā)城建檔案信息資源的技術(shù)條件—推進(jìn)城建檔案現(xiàn)代化管理。隨著社會的發(fā)展和進(jìn)步，人類已進(jìn)入信息時代，社會各界對城建檔案信息的要求越來越高，傳統(tǒng)的手工操作已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)今經(jīng)濟(jì)社會迅速發(fā)展的趨勢。要達(dá)到信息儲量大，載體縮小，信息成果準(zhǔn)確，可靠性強(qiáng)，方便利用，傳播速度快的功能，就必須運(yùn)用以計算機(jī)為主要內(nèi)容的現(xiàn)代化管理手段。所以開發(fā)城建檔案信息資源，將人們駕馭信息的能力提高到一個新的水平。

（6）、開發(fā)城建檔案信息化資源的關(guān)健條件—培養(yǎng)高素質(zhì)，一專多能的復(fù)合性檔案管理人才，開發(fā)城建檔案信息，需要資源、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)技術(shù)保障等諸多方面的條件，但最關(guān)鍵的條件就是人才條件。人才是能動的決定性的因素。在整個信息開發(fā)過程中無論是設(shè)計、組織，現(xiàn)代化手段的運(yùn)用還是信息的收集，加工和傳輸都要依靠專業(yè)人才來完成。因此，加強(qiáng)開發(fā)人才的培訓(xùn)，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，為做好城建檔案信息開發(fā)工作，檔案管理人員必須具備：①良好的職業(yè)道德，高度的責(zé)任心敬業(yè)精神;②嫻熟的專業(yè)能力;③廣博的知識;④善于捕捉和吸收新知識，新理論，不斷完善自己的知識結(jié)構(gòu)，特別是要具備掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化手段的能力;⑤開拓創(chuàng)新精神。要善于調(diào)查、咨詢、及時了解社會的動態(tài)，要具備勇于探索，積累和歸納的能力;⑥靈活的經(jīng)濟(jì)頭腦。要樹立市場觀念，信息觀念和效率觀念。

總之，城建檔案信息化是一項龐大的系統(tǒng)工程，任重而道遠(yuǎn)?？茖W(xué)合理地開發(fā)城建檔案信息化資源必將對社會的發(fā)展、人類的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的騰飛起到極其重要的推動作用。

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