高校項目管理中檔案管理的公共服務(wù)質(zhì)量優(yōu)化研究

周峰

（湖南財政經(jīng)濟學(xué)院，湖南長沙 410205）

現(xiàn)代高校管理理念的提升和強化，對項目管理中檔案管理的公共服務(wù)質(zhì)量提出了新的要求和標(biāo)準(zhǔn)。一方面，公共服務(wù)質(zhì)量的提升，對于高校綜合實力的改善具有明顯的助益和幫助，另一方面，檔案管理的公共服務(wù)質(zhì)量，涉及高校管理體系的多個層面，不僅牽連較廣，還會引發(fā)一系列問題和影響。

1 高校項目管理中檔案管理公共服務(wù)的主要內(nèi)容

高校項目管理中檔案管理，是高校相關(guān)項目的數(shù)據(jù)結(jié)合，涵蓋項目的全部項目信息以及數(shù)據(jù)資料，是高校項目管控的核心內(nèi)容，具有極為重要的商業(yè)價值和實用意義。一方面，檔案管理涉及高校所有項目的資料和內(nèi)容，特別是具有一定科研價值的研究項目，對應(yīng)的研究資料以及研究數(shù)據(jù)，是相關(guān)科研工作持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，另一方面，檔案管理工作，不僅是將檔案資料進行科學(xué)管理，同時還需要將檔案的價值和意義進一步顯現(xiàn)。以檔案管理公共服務(wù)為例，涉及檔案資料的建立、使用以及管理，任何一項環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會影響到檔案管理公共服務(wù)的質(zhì)量和成效。檔案管理公共服務(wù)的內(nèi)容，是現(xiàn)代高校項目管理的重點和核心，尤其是相關(guān)高校重點研發(fā)項目，對應(yīng)的數(shù)據(jù)和資料，在當(dāng)前市場中存在極大的利用價值，需要防范科研成果遭到無關(guān)人員的竊取，防止資源遭到違法之人的利用。

2 高校項目管理中檔案管理公共服務(wù)質(zhì)量的基本現(xiàn)狀

2.1 公共服務(wù)能力不足

基于當(dāng)前高校項目管理中檔案管理公共服務(wù)質(zhì)量的分析和研究，目前高校公共服務(wù)能力存在明顯的缺陷和不足。首先，公共服務(wù)的內(nèi)容和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)存在一定的認知差異，不少高校設(shè)定的公共服務(wù)內(nèi)容以及服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，與社會的普遍共識存在一定的差距，從而導(dǎo)致在當(dāng)前的公共服務(wù)體系中，高校檔案管理公共服務(wù)質(zhì)量，存在較大的提升空間。其次，除公共服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的差異，還包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)流程以及服務(wù)方向等一系列內(nèi)容，都存在較大的提升空間。

2.2 公共服務(wù)職能主體未能明確

作為高校檔案管理公共服務(wù)體系，其服務(wù)的職能主體未能有效明確，不少高校管理構(gòu)架中，未能設(shè)置專業(yè)化的管理人員以及管理部門，不少工作人員大多身兼數(shù)職，導(dǎo)致在實踐過程中，未能有效落實相應(yīng)的工作和成效，公共服務(wù)的內(nèi)容和種類極為稀缺。因此，公共服務(wù)的職能主體未能明確和落實，導(dǎo)致相關(guān)檔案管理工作無法有效開展，同時還會影響檔案的管理效率和管理質(zhì)量。不僅如此，作為公共服務(wù)體系的重要組成部分，相關(guān)人員、架構(gòu)、管理邏輯等一系列方面缺少相應(yīng)的管理要求和管理目標(biāo)，導(dǎo)致在公共服務(wù)體系的價值未能有效實現(xiàn)，引發(fā)新的管理問題。

2.3 公共服務(wù)管理規(guī)范有待完善

公共服務(wù)管理規(guī)范，是確保公共服務(wù)實施和執(zhí)行的重要舉措。不少高校由于檔案管理過程中缺乏完善的公共管理規(guī)范，導(dǎo)致在日常服務(wù)體系中，存在一些制度漏洞和服務(wù)問題，引發(fā)公共服務(wù)管理質(zhì)量的問題產(chǎn)生。一方面，管理規(guī)范的制定和完善，需要結(jié)合當(dāng)前運行的規(guī)范進行對比和分析，能夠針對客觀存在的檔案管理疏漏進行強化和管控，另一方面，管理規(guī)范的完善舉措，要體現(xiàn)管理規(guī)范的先進性和前瞻性，當(dāng)管理規(guī)范存在一定的滯后性時，不僅無法促進檔案管理工作的開展和實施，同時還會引發(fā)管理體系的漏洞和問題，增加檔案管理的難度和負擔(dān)。不僅如此，作為現(xiàn)代高校公共服務(wù)管理工作，要體現(xiàn)相應(yīng)的實用性意義和價值，當(dāng)管理規(guī)范存在明顯性的漏洞和缺陷時，必然會導(dǎo)致部分工作人員利用相關(guān)漏洞，進行利益獲取。因此，高校檔案管理工作，需要進一步強化公共服務(wù)規(guī)劃的內(nèi)容，完善相應(yīng)的管理要點和管理范圍。

2.4 公共服務(wù)中檔案資源利用效率不足

作為高校檔案管理公共服務(wù)內(nèi)容，要進一步提升對檔案資源的利用效率。不少高校的檔案資源存在嚴重資源浪費等情況，一方面，高校中具有一定實用價值的檔案資源未能成為社會大眾的參考數(shù)據(jù)，導(dǎo)致科研意義以及科研價值荒廢，引發(fā)社會大眾對高校資源的談?wù)摵蜖幾h，另一方面，高校中的檔案管理工作，主要是為社會大眾提供相應(yīng)的服務(wù)和幫助，而由于公共服務(wù)中未能將服務(wù)內(nèi)容以及服務(wù)要求進一步明確，導(dǎo)致檔案資源利用率不足。資源利用率問題，不僅是高校資源浪費問題，同時也是現(xiàn)代公共服務(wù)體系中亟待解決的重要核心。除部分高校檔案資源的利用價值有限等客觀因素外，不少檔案資源由于宣傳性不足、服務(wù)管理內(nèi)容滯后、公共服務(wù)舉措應(yīng)對不足等一系列因素，導(dǎo)致檔案資源閑置率偏高。

2.5 檔案管理人員綜合素養(yǎng)不足

檔案管理人員綜合素養(yǎng)，是高校公共服務(wù)質(zhì)量的重要影響因素。一方面，部分高校的檔案管理工作依然面臨著“人管理”的模式問題，亟待對管理人員的綜合素養(yǎng)進行提升和強化，同時對檔案管理的技術(shù)和設(shè)備亟須進行升級和優(yōu)化，另一方面，檔案管理人員普遍存在專業(yè)性不足以及管理技能缺失等問題，導(dǎo)致在實踐過程中，管理效率和服務(wù)質(zhì)量有所不足。檔案管理人員的核心素養(yǎng)，代表著高校公共服務(wù)體系的基本水平，相關(guān)人員綜合素養(yǎng)有待強化，進一步說明高校公共服務(wù)管理工作存在巨大的提升空間，也說明當(dāng)前公共服務(wù)工作中存在一系列的問題和不足[1]。

3 強化高校檔案管理公共服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)化舉措

3.1 提升公共服務(wù)質(zhì)量和水平

公共服務(wù)質(zhì)量和水平的提升，是高校創(chuàng)新發(fā)展的系統(tǒng)化工程。

首先，公共服務(wù)的范圍極為龐大，涉及的人員和內(nèi)容極為眾多，改變高校公共服務(wù)質(zhì)量，需要進行系統(tǒng)化的梳理和研究。一方面，針對高校項目管理中檔案管理工作的基本內(nèi)容進行分析和探索，針對每一項環(huán)節(jié)對應(yīng)的公共服務(wù)內(nèi)容進行說明和標(biāo)記，另一方面，對公共服務(wù)的內(nèi)容以及服務(wù)成效進行調(diào)研和分析，明確對應(yīng)的問題焦點。了解高校公共服務(wù)質(zhì)量不足的具體影響因素，才能按部就班開展相應(yīng)的改善策略。以針對性、專業(yè)性、有效性的管理理念，推動高校公共服務(wù)內(nèi)容的改革和創(chuàng)新。

其次，針對具體的改革方向以及改進要點，要對相應(yīng)的內(nèi)容進行明確和分析，尤其是涉及的關(guān)系主體，要進一步明確改革的宗旨和目標(biāo)，對可能存在的改革難點以及改革瓶頸進行分析。公共服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)化，需要高校在日常管理進程中一點一滴做起，強化對細節(jié)和問題的把控力度，強化對廣大群眾的反饋成效，強化對問題的管理效率，要做好言必行、行必果，推動高校檔案管理工作的實踐化和創(chuàng)新化。

最后，高校檔案管理的公共服務(wù)質(zhì)量，需要社會大眾的廣泛監(jiān)督以及高校全體師生的共同維護，對可能存在的問題焦點給予必要的提醒和支持，對客觀存在的服務(wù)質(zhì)量問題，進行多元化的督促和監(jiān)督，發(fā)揮全體師生的模范效應(yīng)，推動高校公共服務(wù)管理質(zhì)量的改善和提升。需要注意的是，在進行相關(guān)政策的實施或者制度的改進進程中，必然會出現(xiàn)不可預(yù)測的阻力和影響，作為高校的領(lǐng)導(dǎo)層，要具備勇于改革的勇氣和魄力，對可能存在的瓶頸和難題，要堅決予以克服，踐行高校公共服務(wù)的改革目標(biāo)和發(fā)展要求[2]。

3.2 明確公共服務(wù)職能主體

作為高校項目管理中檔案管理的公共服務(wù)工作，要明確對應(yīng)的職能主體，對服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)要求、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進一步明確，設(shè)定對應(yīng)的管理架構(gòu)和管理層級，對可能存在的管理問題進行研究和探索。同時在明確公共服務(wù)主體后，對服務(wù)內(nèi)容進行標(biāo)準(zhǔn)化的管理和設(shè)定。

首先，針對管理責(zé)任，制定一系列的管理規(guī)范和管理制度，明確管理范圍的同時，強化檔案管理部門的職能作用，發(fā)揮檔案管理人員的應(yīng)用價值和管理價值，同時對于日常存在的管理職能主體混淆等問題進行有效的解決和處理，并對職能內(nèi)容進行明晰和強化，有效梳理目前職能服務(wù)主體的欠缺內(nèi)容，強化公共服務(wù)的發(fā)展要點和發(fā)展方向，助力公共服務(wù)工作的創(chuàng)新和優(yōu)化。

其次，在進行公共服務(wù)職能劃分工作中，要進一步深化對應(yīng)的管理目標(biāo)和管理要求，針對公共服務(wù)內(nèi)容以及服務(wù)流程進行梳理和研究，尤其公共服務(wù)職能存在管理模糊、責(zé)任重疊等一系列問題，要強化職能的實踐應(yīng)用價值[3]。

最后，在進行公共服務(wù)主體明確過程中，除了對主體構(gòu)架、主體人員以及主體服務(wù)內(nèi)容進行明確，還需要對工作標(biāo)準(zhǔn)以及公共服務(wù)水平進行明確，為后續(xù)公共服務(wù)質(zhì)量的提升，打下夯實的基礎(chǔ)。同時，結(jié)合傳統(tǒng)管理模式中的問題和疏漏，進行針對性的改善和強化，確保相關(guān)公共服務(wù)體系中的職能主體問題，能夠得到系統(tǒng)化的解決和處理。

3.3 完善公共服務(wù)管理的相關(guān)規(guī)范

作為高校公共服務(wù)管理的制度和規(guī)范，要進一步提升公共服務(wù)管理的核心價值，尤其是對于公共服務(wù)的基本要求，只需進一步深化和完善。一方面，作為高校公共服務(wù)管理的相關(guān)規(guī)范，要具備與時俱進的管理優(yōu)勢和管理價值，尤其是能夠針對當(dāng)前的公共服務(wù)工作給予相應(yīng)的助力和支持，為檔案管理的工作人員提供標(biāo)準(zhǔn)化的管理章程和管理方向，另一方面，高校公共服務(wù)的規(guī)范和制度，需要進行科學(xué)性的升級和優(yōu)化，對潛在的公共服務(wù)問題給予相應(yīng)的改進和提升，能夠?qū)崿F(xiàn)公共服務(wù)管理質(zhì)量的改善和強化，對高校檔案管理工作的實施和運行，提供重要的指導(dǎo)意義和改善作用。不僅如此，相關(guān)規(guī)范的內(nèi)容制定和完善舉措，能夠彰顯時代的根本需求，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案管理價值和管理意義的有效促進，并為高校檔案資源的合理化應(yīng)用打下夯實的基礎(chǔ)。作為相關(guān)檔案管理人員，要不斷提升對管理規(guī)范的落實力度，尤其是對于規(guī)范的要求和標(biāo)準(zhǔn)，強化執(zhí)行的根本效果。作為高校管理層，還需要在實踐過程中，完善檔案管理考核工作的強化舉措，針對檔案管理人員制定一系列的獎懲舉措，推動高校檔案管理工作公共服務(wù)質(zhì)量的升級和蛻變，在高校管理體系內(nèi)，形成群員爭先的管理氛圍，以標(biāo)準(zhǔn)化的管理規(guī)范以及管理舉措，推動高校公共服務(wù)質(zhì)量的提升。

另外，在進行管理規(guī)范的完善工作時，還需要汲取廣大群眾基礎(chǔ)的建議和想法，對于公共服務(wù)的內(nèi)容進行革新和改進，對可能存在的關(guān)注要點進行強化和重視，以社會大眾的服務(wù)滿意度為重要的考核依據(jù)，推動高校公共服務(wù)質(zhì)量的升級。同時，作為公共服務(wù)的管理規(guī)范，強化管理的時效性和關(guān)聯(lián)性，凸顯檔案管理人員的主人公意識，以創(chuàng)新化的服務(wù)理念、高效化的管理模式、合理化的完善建議，助力高校公共服務(wù)內(nèi)容的增加和補充，助力公共服務(wù)領(lǐng)域的持續(xù)改善[4]。

3.4 提高公共服務(wù)中檔案資源的利用效率

公共服務(wù)中檔案資源利用效率過低，是當(dāng)前高校檔案管理中的常見通病?；跈n案資源利用率較低等實際現(xiàn)象，結(jié)合高校項目管理工作的具體要求，可以有序開展檔案管理工作的升級和創(chuàng)新。首先，對高校公共服務(wù)中的檔案資源進行網(wǎng)絡(luò)化管理，在網(wǎng)絡(luò)終端建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，提升高校檔案管理工作的信息化水平，同時結(jié)合高?，F(xiàn)有的互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)設(shè)施，提升互聯(lián)網(wǎng)設(shè)施的建設(shè)程度，推動高校檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)的有效關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)線上模式的管理和應(yīng)用，為廣大社會群眾以及高校師生提供便捷化的檔案管理服務(wù)。不僅如此，將檔案資料進行網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用后，能夠讓所有人同步開展對檔案資源的了解和研究，能夠進一步實現(xiàn)高校的社會價值和科研價值，能夠助力高校公共服務(wù)體系的創(chuàng)新和升級。其次，作為高校檔案管理的具體工作內(nèi)容，借助網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用，能夠減少部分核心檔案的損失和涂改，降低對重要檔案資源的干擾和影響，能夠?qū)崿F(xiàn)高校檔案管理工作的創(chuàng)新和改善，是現(xiàn)代高校信息化建設(shè)的重要發(fā)展路徑，也是推動高校公共服務(wù)產(chǎn)業(yè)全面改革的重要舉措。雖然在改進初期，會增加大量檔案管理工作，但是隨著檔案管理模式以及檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用和創(chuàng)新，不僅會進一步提升公共服務(wù)的質(zhì)量和水平，同時還會降低相應(yīng)的人工成本和管理成本，推動檔案資源創(chuàng)新化應(yīng)用打下夯實的基礎(chǔ)[5]。

3.5 提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

作為高校公共服務(wù)體系的重要組成成員，檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，會直接或者間接反饋到公共服務(wù)水平當(dāng)中，尤其是檔案管理人員的核心思想，需要與檔案管理工作保持同步性，從而保障檔案管理工作的創(chuàng)新和突破。作為檔案管理人員，要進一步提升對個人的追求和成長，尤其是對于綜合素養(yǎng)的提升，要不斷追求新的服務(wù)理念和服務(wù)精神，以貼近社會大眾、服務(wù)高校師生為核心，構(gòu)建具有一定服務(wù)理念和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)代化檔案管理人員，同時對于檔案管理工作面臨的難題和挑戰(zhàn)，要堅決予以克服，尤其是對于檔案管理的基礎(chǔ)性工作，要進一步提升對應(yīng)的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。另外，基于現(xiàn)代高校對檔案管理公共服務(wù)質(zhì)量的要求和標(biāo)準(zhǔn)，融合信息化檔案管理技術(shù)，成為檔案管理工作人員的核心內(nèi)容，一方面，需要檔案管理工作人員不斷提升對應(yīng)的水平和能力，能夠高效融合多種電子信息化設(shè)備的應(yīng)用和融合，另一方面，不斷強化個人的技能水平和職業(yè)素養(yǎng)，增加檔案管理工作深層次的管理能力，對檔案的內(nèi)容、種類、價值以及發(fā)展意義如數(shù)家珍，能夠高效率掌握相應(yīng)的資源和內(nèi)容，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化。因此，檔案管理人員需要具備多種職業(yè)素養(yǎng)以及管理能力，能夠應(yīng)對社會大眾對檔案管理工作的諸多要求，并且將各項公共服務(wù)工作有效完成，實現(xiàn)高校檔案管理工作的持續(xù)改進，助力檔案管理公共服務(wù)質(zhì)量的升級和蛻變[6]。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著我國高校項目管理中檔案管理公共服務(wù)目標(biāo)的進一步明確，針對高校的公共服務(wù)水平與服務(wù)成效，成為社會大眾關(guān)注和重視的焦點，作為社會公共服務(wù)體系的重要組成部分，其自身的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要不斷與時代同軌，同時還要在相應(yīng)的領(lǐng)域內(nèi)推陳出新，尤其是在檔案管理工作中，要發(fā)揮高校檔案管理公共服務(wù)的水平和特點，為社會大眾提供優(yōu)質(zhì)的公共服務(wù)內(nèi)容，同時進一步促進高校檔案資源利用效率的提升，明確高校公共服務(wù)主體以及服務(wù)環(huán)節(jié)，助力高校檔案管理工作的創(chuàng)優(yōu)和升級，實現(xiàn)高校公共服務(wù)體系能夠持續(xù)化改進和提升。