醫(yī)院檔案的精細(xì)化管理

張帆

新一輪醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革實施以來，我國基本醫(yī)療衛(wèi)生制度加快健全，人民健康狀況和基本醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的公平性和可及性得到持續(xù)改善。檔案管理工作作為醫(yī)院內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，在很大程度上關(guān)系著醫(yī)院整體運行狀況，創(chuàng)新檔案管理模式，提高檔案管理的精細(xì)化水平具有時代發(fā)展的客觀必要性。

檔案管理是醫(yī)院內(nèi)部管理的重要組成部分，從其具體工作開展來看，檔案管理工作主要是對醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)療服務(wù)過程、財務(wù)管理等工作進行記錄的一種活動，主要目的是實現(xiàn)對檔案資源的優(yōu)化配置，提高檔案的科學(xué)利用率，以更好的為醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展提供基礎(chǔ)保障，是各種醫(yī)療活動順利開展、醫(yī)療服務(wù)水平提升的關(guān)鍵。相對于其它事業(yè)單位的檔案管理工作來說，醫(yī)院的檔案管理工作有自身獨特屬性，可以在整個醫(yī)療活動的全過程中體現(xiàn)。

精細(xì)化管理模式最初是在生產(chǎn)型企業(yè)中運用，隨著社會發(fā)展進步，精細(xì)化管理逐漸在社會各行各領(lǐng)域應(yīng)用開來，并且也取得了顯著的應(yīng)用成效，是新時期社會企業(yè)發(fā)展壯大的重要措施。在醫(yī)院檔案管理中采用精細(xì)化管理模式，可以實現(xiàn)檔案資源的分類管理，對不同部門的檔案形成進行獨立管理，同時也可以利用相關(guān)智能化管理程序，提高檔案管理工作的效率和水平，保證檔案資源得到高效運用。

檔案管理機制不健全

醫(yī)院的檔案管理工作是否到位與人民群眾利益密切相關(guān)，檔案管理是醫(yī)院內(nèi)部管理體系中的關(guān)鍵所在，一旦檔案管理工作落實不到位，就會影響到醫(yī)院內(nèi)部管理質(zhì)量，進而導(dǎo)致醫(yī)療服務(wù)水平降低。當(dāng)前醫(yī)療體制改革不斷深入，醫(yī)院所面臨的市場競爭環(huán)境更加嚴(yán)峻，這就使得部分醫(yī)院在經(jīng)營管理重點上以經(jīng)濟效益增長為主，忽視了檔案管理工作的重要性，使得檔案管理機制得不到健全和完善，檔案管理工作的效果也相對低一些。另外，從檔案資源的自身價值來講，它是醫(yī)院進行學(xué)術(shù)交流和創(chuàng)新的關(guān)鍵性資源，也是醫(yī)院自身實現(xiàn)健康有序運行的保障，一旦管理機制不健全勢必會影響到醫(yī)院各項服務(wù)工作的有效開展，不利于醫(yī)院的長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展。

檔案管理方式滯后

結(jié)合當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)院的管理運行情況來看，很多醫(yī)院在檔案管理工作上所采用的模式還是以傳統(tǒng)的粗放式為主，沒有從醫(yī)院發(fā)展的整體角度來考慮，導(dǎo)致檔案管理工作效率很低，所取得的管理效果也沒有實質(zhì)性提升，檔案資料沒有進行合理有序的分類，經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料的丟失、遺漏、損毀等情況，嚴(yán)重影響到醫(yī)院服務(wù)水平提升，難以為人民提供精準(zhǔn)化服務(wù)。此外，當(dāng)前很多醫(yī)院的內(nèi)部管理工作過于依賴領(lǐng)導(dǎo)層決策，和自身發(fā)展實際結(jié)合有一定差距，領(lǐng)導(dǎo)層沒有將檔案管理工作作為重點，在醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃制定上忽視了檔案管理工作的優(yōu)化，這就導(dǎo)致內(nèi)部各部門對檔案管理部門的工作開展缺少積極配合，部門間協(xié)同合作性有待加強，造成醫(yī)院內(nèi)部檔案資源收集、整合、歸檔、利用效率很低。

信息技術(shù)應(yīng)用程度較低

醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的實現(xiàn)離不開對信息技術(shù)的應(yīng)用，信息技術(shù)是精細(xì)化管理實現(xiàn)的必要條件。隨著當(dāng)前我國醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入，醫(yī)院在日常運行中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息、檔案資源數(shù)量有明顯增多，如果不對檔案管理工作進行創(chuàng)新，就會導(dǎo)致檔案資源理得不到高效運用，進而影響到醫(yī)院整體發(fā)展。此外，當(dāng)前很多醫(yī)院對于信息技術(shù)的應(yīng)用程度很低，所采用的管理方法還是以傳統(tǒng)形式為主，很多新技術(shù)運用得不到完善的基礎(chǔ)設(shè)備作支持，現(xiàn)有的信息設(shè)施也比較落后，管理人員對信息設(shè)備的維護工作也不到位等，檔案管理工作水平得不到提升。

制定精細(xì)化檔案管理目標(biāo)

實現(xiàn)檔案管理工作的精細(xì)化和科學(xué)化，不僅僅是時代發(fā)展的客觀要求，也是醫(yī)院自身服務(wù)水平提升的內(nèi)在必然，與醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展密切相關(guān)。對于醫(yī)院來說，要在當(dāng)前時代發(fā)展趨勢下，正視自身檔案管理現(xiàn)狀，創(chuàng)新檔案管理理念和方法，制定精細(xì)化檔案管理目標(biāo)，并在該目標(biāo)的導(dǎo)向作用下，結(jié)合自身經(jīng)營發(fā)展實際情況形成符合醫(yī)院實際的發(fā)展規(guī)劃，在規(guī)劃中要對不同階段的發(fā)展目標(biāo)進行明確，也就是長期目標(biāo)和短期目標(biāo)，從而為醫(yī)院內(nèi)部管理措施的高效落實提供指導(dǎo)，為檔案管理的精細(xì)化水平提升提供基礎(chǔ)保障。在每一年的年末考核時，要對各個部門進行統(tǒng)一考核，同時在檔案管理工作開展中，可以進一步加強分類管理，對不同性質(zhì)的檔案資源進行針對性管理，為查詢和使用提供便利，對于具體管理工作中存在的問題，也要及時發(fā)現(xiàn)和采取措施予以解決，保證檔案管理全過程實現(xiàn)精細(xì)化管理，以更好的實現(xiàn)精細(xì)化管理目標(biāo)，促進醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展。

實現(xiàn)檔案資源的精細(xì)化整合和歸檔

醫(yī)院作為一種特殊的服務(wù)機構(gòu)，在日常管理運行中會有大量的數(shù)據(jù)信息產(chǎn)出，對這些數(shù)據(jù)信息進行正確歸檔和整合非常重要，這也是檔案管理的一項內(nèi)容。對于內(nèi)部檔案管理人員來說，在對檔案資料進行分類時，需要合理使用監(jiān)控設(shè)備以實現(xiàn)對分類全過程的記錄，這樣也可以減少檔案資料遺失問題發(fā)生，提高檔案資料收集的完整性和真實性。在精細(xì)化管理過程中，首先就要確保檔案資料歸檔的規(guī)范性，并在檔案管理模式優(yōu)化的基礎(chǔ)上提升檔案管理水平，充分發(fā)揮出檔案資料的價值，為內(nèi)部管理工作的有效開展提供數(shù)據(jù)支持，同時醫(yī)院還要重視和提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，定期對檔案管理人員進行教育培訓(xùn)，提高對檔案管理工作的重要性認(rèn)知，以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度開展工作，保證檔案管理全過程的高效化，具體可以先對管理人員的業(yè)務(wù)水平進行綜合評定，清晰掌握各個員工在工作開展上存在的不足之處，之后制定針對性較強的培訓(xùn)方案。

健全檔案精細(xì)化管理制度

醫(yī)院檔案的精細(xì)化管理離不開完善的制度體系作保障，通過對管理制度的健全和完善，可以為精細(xì)化管理模式的運用提供基礎(chǔ)支持。對于醫(yī)院來說，要按照精細(xì)化管理的要求，對具體管理制度進行細(xì)化，推動檔案管理向規(guī)范化方向發(fā)展，對于現(xiàn)有管理制度中不合理的條例可以及時去除?，F(xiàn)階段大部分醫(yī)院都實行了信息化系統(tǒng)來進行檔案管理，通過對信息系統(tǒng)的融入可以使檔案管理更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，也可以保證管理全過程的優(yōu)化。例如在對檔案資料進行收集時，就可以按照制度要求，以一定的順序?qū)Σ煌剖业臄?shù)據(jù)信息進行記錄，并將數(shù)據(jù)收集的時間和數(shù)量進行標(biāo)識，同時也可以對不同類型的文件資料進行科學(xué)化歸檔，提高檔案歸檔的有序性，在進行檔案歸檔時，醫(yī)院可以安排專門的工作人員進行監(jiān)督監(jiān)管，保證檔案資料歸檔的完整性和真實性，不會出現(xiàn)遺漏和丟失。此外，在檔案資料的借閱上，也要嚴(yán)格借閱程序，借閱人員必須要有上級部門的審批方可借閱，并且對具體借閱信息進行完整、詳細(xì)記錄，包括借閱人姓名、借閱時間、所借閱檔案的編碼信息等，從而保證檔案利用的安全性和可靠性，防止檔案出現(xiàn)丟失、損壞問題，而且還可以提高歸檔的時效性。

優(yōu)化檔案管理的信息化系統(tǒng)

檔案精細(xì)化管理模式的應(yīng)用離不開信息系統(tǒng)的支持，在完善的信息系統(tǒng)支持下，檔案精細(xì)化管理工作質(zhì)量會大大提升。對于醫(yī)院來說，在充分認(rèn)知檔案精細(xì)化模式運用的基礎(chǔ)上，對信息化系統(tǒng)進行優(yōu)化和改進，為檔案管理提供保障，醫(yī)院要積極構(gòu)建內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享數(shù)據(jù)庫，對不同的科室給予相應(yīng)的管理權(quán)限，保證管理人員可以在要求的權(quán)限范圍內(nèi)實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的傳輸、借閱、利用，從而促使檔案管理效率得到提升。同時還可以將云備份技術(shù)運用到信息系統(tǒng)中，將內(nèi)部檔案信息上傳到云端，以便于在突發(fā)狀況時可以保證檔案信息的完整。

構(gòu)建完整的檔案精細(xì)化管理責(zé)任體系

醫(yī)院檔案精細(xì)化管理模式的應(yīng)用，還需要構(gòu)建完整的管理責(zé)任體系，進一步強化檔案管理人員的責(zé)任意識，以負(fù)責(zé)任的態(tài)度來開展檔案管理各個工作，促進精細(xì)化管理水平提升。在精細(xì)化管理責(zé)任體系構(gòu)建中，要對管理人員的工作責(zé)任進行明確和細(xì)化，加強部門間的工作協(xié)同，使檔案管理工作更為有序進行，保證檔案資料收集、歸納、整合、利用的順利開展，對于工作職責(zé)也要具體到員工個人，提高管理人員職責(zé)意識，并對個人行為起到一定的約束作用，保證檔案精細(xì)化管理工作質(zhì)量得到保障。

綜上所述，檔案精細(xì)化管理對醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義，對于醫(yī)院來說，在精細(xì)化管理模式的具體應(yīng)用中，需要醫(yī)院結(jié)合自身實際情況，創(chuàng)新檔案管理模式，健全檔案管理制度并完善管理信息系統(tǒng)，從而使檔案資源得到高效利用，以更好的促進醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展，提高醫(yī)療服務(wù)水平。

（吉林省四平市伊通滿族自治縣民族醫(yī)院）

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