數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用探析

田寶華

關(guān)鍵詞：數(shù)字化技術(shù);檔案;管理工作;運(yùn)用;現(xiàn)狀;對(duì)策

目前，中國(guó)高度重視檔案管理工作，從企業(yè)到事業(yè)單位作為核心管理業(yè)務(wù)之一，檔案管理扮演著非常重要的角色，可以為企業(yè)和公共機(jī)構(gòu)在發(fā)展和決策中提供充分的數(shù)據(jù)和科學(xué)依據(jù)，數(shù)字信息技術(shù)是信息技術(shù)隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷應(yīng)用，通信技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)和數(shù)字信息技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入了檔案管理。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，數(shù)字化檔案的管理是電子信息技術(shù)的管理，形成一個(gè)結(jié)構(gòu)化的信息庫(kù)結(jié)構(gòu)化模型。具有容易搜索、節(jié)省空間和資源共享等優(yōu)勢(shì)。數(shù)字化檔案管理已逐步應(yīng)用于國(guó)內(nèi)企業(yè)、事業(yè)單位的檔案管理，取代傳統(tǒng)的檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)管理手段高效，收益巨大，數(shù)字技術(shù)具有強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析功能，數(shù)據(jù)傳輸能力強(qiáng)，有利于資源共享，數(shù)字技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用是時(shí)代的選擇[1]。

1.數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的重要性

1.1數(shù)字檔案管理是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物

檔案是企業(yè)成功發(fā)展的真正平衡點(diǎn)，檔案管理是人類(lèi)發(fā)展過(guò)程中的一項(xiàng)重要任務(wù)，檔案管理是企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力，檔案技術(shù)的應(yīng)用是企業(yè)成功發(fā)展的關(guān)鍵。檔案管理信息化是必要的，特別是數(shù)字檔案館的發(fā)展方向的優(yōu)化，利用信息、數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以促進(jìn)數(shù)字技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，數(shù)字化是時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物。

1.2檔案數(shù)字化是提高檔案管理效率的有效途徑

考慮到計(jì)算機(jī)技術(shù)新時(shí)代的影響，檔案管理必須提高效率，檔案管理者必須明確檔案管理的目的，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字科技的研究是其中之一。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)有賴于大量的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，建立檔案信息管理平臺(tái)，為館藏建設(shè)奠定基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)的過(guò)濾、數(shù)字化、轉(zhuǎn)換和備份必須以數(shù)字技術(shù)為基礎(chǔ)，這將大大提高檔案管理的效率[2]。

1.3檔案數(shù)字化有助于提高檔案管理水平

檔案工作的主要任務(wù)是為社會(huì)服務(wù)，為解決各種問(wèn)題創(chuàng)造科學(xué)依據(jù)，為社會(huì)提供可靠的文獻(xiàn)和證據(jù)。社會(huì)、案件和糾紛，每個(gè)企業(yè)都必須重視檔案整理工作，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，促進(jìn)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用。當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀和數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，使檔案管理越來(lái)越受到重視。信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)在實(shí)現(xiàn)資源共享、加強(qiáng)檔案開(kāi)放管理、實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效收集和處理、完成檔案編目、建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)檢索，提高檔案管理效率。

2.當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1檔案管理人員的素質(zhì)和能力有待提高

檔案管理的發(fā)展經(jīng)歷了一個(gè)時(shí)期，檔案管理結(jié)構(gòu)相對(duì)穩(wěn)定。不過(guò)，伴隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理的質(zhì)量和能力亟待提高。一些老檔案管理人員，經(jīng)驗(yàn)豐富，但是沒(méi)有足夠的數(shù)字知識(shí)和信息技術(shù)，先進(jìn)的知識(shí)管理技術(shù)還沒(méi)有到位，檔案管理效率需要提高管理人員的能力需要提高現(xiàn)代化需要數(shù)字化，信息化的檔案管理模式轉(zhuǎn)變，檔案管理比較復(fù)雜，一味依靠人的能力不可能實(shí)現(xiàn)高效率的檔案管理，因此必須提高檔案管理的質(zhì)量和能力[3]。

2.2數(shù)字化檔案的使用減少

目前，檔案的管理比較復(fù)雜，特別是檔案的收集，整理和查閱比較復(fù)雜，在管理過(guò)程中還存在一些障礙，很多檔案不完整，缺乏完整性，檔案利用率低，數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用能有效提高檔案管理的效率，但現(xiàn)實(shí)中檔案管理中的一些企事業(yè)單位技術(shù)應(yīng)用較少，檔案利用有待進(jìn)一步提高。

2.3檔案管理的數(shù)字化資金不足

部分地區(qū)對(duì)檔案管理不夠重視，投資于檔案管理的資金嚴(yán)重不足。與其他問(wèn)題相比，檔案管理投入少得多，影響數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，由于資金不足，管理員工檔案工資低，直接影響員工檔案管理工作的積極性，由于資金短缺，難以在短時(shí)間內(nèi)提高檔案管理效率。

3.促進(jìn)數(shù)字技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用措施

3.1建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用必須以最新的技術(shù)和系統(tǒng)為基礎(chǔ)，數(shù)字技術(shù)具有強(qiáng)大的功能，檔案管理單位必須結(jié)合檔案管理的實(shí)際，建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。為確保檔案處理的一體化，保持檔案管理的有效性，加大對(duì)數(shù)字檔案管理的投入，購(gòu)置必要的數(shù)字化設(shè)備，做好檔案編目工作重視檔案的價(jià)值。

3.2云計(jì)算檔案管理信息平臺(tái)的構(gòu)建

數(shù)字技術(shù)與云計(jì)算有著相似之處和不同之處，云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用值得稱贊，突出了數(shù)字技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)。為了獲取大量的信息和數(shù)據(jù)，在一定程度上按照用戶的指令提供文件，如果用戶以虛擬語(yǔ)言的形式管理文件，就必須構(gòu)建云計(jì)算平臺(tái)實(shí)現(xiàn)文件共享。構(gòu)建云計(jì)算平臺(tái)不僅可以及時(shí)更新信息，而且可以提供快速的文件共享。

3.3電子檔案的收集和管理

檔案管理中有很多電子文件或檔案，主要涉及電子檔案的收集和管理，包括文件管理和圖片文件的使用。專(zhuān)業(yè)設(shè)備將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文件，如文件掃描儀，由專(zhuān)人管理文件，改變了傳統(tǒng)的管理模式，實(shí)現(xiàn)了電子文件的科學(xué)管理。檔案，節(jié)省了大量的時(shí)間和精力，文件管理決定了掃描儀的技術(shù)指標(biāo)，控制掃描過(guò)程，監(jiān)控掃描。

3.4數(shù)字技術(shù)應(yīng)用

數(shù)字檔案的管理和建設(shè)應(yīng)逐步考慮檔案的價(jià)值，將數(shù)字檔案存取和檢索技術(shù)應(yīng)用到數(shù)據(jù)庫(kù)檢索中，從而避免了復(fù)雜的應(yīng)用數(shù)字技術(shù)可以突破時(shí)空的限制，提高檔案管理的效率。

4. 結(jié)語(yǔ)

數(shù)字技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用是必然趨勢(shì)和結(jié)果，在新的歷史時(shí)期，加強(qiáng)數(shù)字信息技術(shù)的應(yīng)用，有利于提高檔案管理的實(shí)效，從企業(yè)和事業(yè)單位看，應(yīng)更加重視檔案管理，充分利用新技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和功能，提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力，提高檔案管理效率，促進(jìn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]姚樹(shù)靜.基于信息數(shù)字化的高校檔案管理新體系構(gòu)建[J].祖國(guó)，2016.

[2]金俊蘭.基于信息數(shù)字化的高校檔案管理新體系構(gòu)建[J].湖北師范學(xué)院學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2010.

[3]王麗勇.信息數(shù)字化對(duì)高校檔案管理的影響分析[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2013.