學校檔案管理工作中電子檔案的應用探析

關鍵詞：電子檔案;監(jiān)管水平;規(guī)范操作

步入社會主義新時期以來，發(fā)展水平呈現(xiàn)上升態(tài)勢，追求信息化是當前主要的目標，各個行業(yè)也都在積極引進信息技術來完善相關管理工作。電子檔案的運用能夠有效推動教育行業(yè)的現(xiàn)代化轉型，但在發(fā)展過程在出現(xiàn)管理意識不足、相關制度不完善、系統(tǒng)與設備安全得不到保障等問題，嚴重制約檔案管理工作的效率，針對電子檔案應用的研究與優(yōu)化工作迫在眉睫。

一、學校檔案管理中應用電子檔案的優(yōu)勢

（一）提高工作效率

電子檔案在學校檔案管理中的作用是毋庸置疑的，相比傳統(tǒng)人工整理紙質檔案來說，計算機的處理效率會更高，大大降低出錯率。以往學生檔案的錄入分為兩個部分，首先根據(jù)招生網(wǎng)絡平臺了解入學學生的實際情況，其次由學生自己和校方共同撰寫紙質文檔保存，在此過程中對文字精確度也是較高的，經(jīng)常出現(xiàn)書寫錯誤，嚴重影響整體工作效率。每年技工學校招募的學生大概在3000以上，對于檔案管理工作來說無疑是造成一定壓力，而電子檔案以其可操作性強、準確率高的特點提升整體工作效率。

（二）實現(xiàn)及時查閱與共享功能

學校的檔案管理工作不僅僅包括學生信息的錄入，還有學校成立之初以來的各大決策、重點項目、設備購置數(shù)量以及研究數(shù)據(jù)等，這些內容能夠及時反饋學校發(fā)展情況，為制度、規(guī)定的建立提供數(shù)據(jù)基礎。在運用紙質檔案時盡管已經(jīng)標注的很詳細，但仍舊存在搜尋困難、查找遺漏的現(xiàn)象，難以達到最佳統(tǒng)計效果。對于部分成立年限較長、新時期決策較多的學校來說，電子檔案能夠充分行使平臺共享職能，間接提高決策的科學性。

二、電子檔案在學校管理過程中出現(xiàn)的弊端

（一）管理理念滯后

目前，部分學校在檔案管理方面仍舊沿用以往的方式，對電子檔案的理解存在偏差，其作用只停留在前期招生信息公布階段而忽視后續(xù)工作，以學生手寫、專人錄入的形式為主，前半部分過程無法保證文字書寫，后半部分無法保證錄入準確。此外，部分學校的電子檔案管理工作將側重點放在整合與分類中，忽視相關信息數(shù)據(jù)的安全性，無法法規(guī)電子檔案的真正價值。

（二）規(guī)章制度有待完善

在新時期背景下，社會對高級技工學校的關注度逐漸提高，每年入學人數(shù)也隨之增加，部分學校在整理檔案時難免出現(xiàn)力不從心的現(xiàn)象，并意識到電子檔案的優(yōu)勢，因此積極引進相關技術，在實際運用過程中卻發(fā)現(xiàn)了新的問題。一些學校的電子檔案權限尚不明確，若發(fā)生數(shù)據(jù)丟失、信息篡改問題時，沒有相關負責人。

（三）監(jiān)管力度尚未達到基準線

高效、安全是電子檔案管理工作的基本原則，現(xiàn)如今，大部分院校已經(jīng)普及電子檔案，并形成完整的收集、處理、整合分類體系，但在這一過程中卻缺乏最關鍵的監(jiān)管部分[1]。對于電子檔案的監(jiān)管工作主要分為兩項，其一是對檔案管理人員的監(jiān)管，檢查相關負責人是否完成其規(guī)定范圍內的歸檔、錄入等工作，這一環(huán)節(jié)若不加強監(jiān)管力度，則會造成員工懈怠、效率低下等不良影響;其二是對電子檔案完整度的監(jiān)管沒有制度依據(jù)，獎罰機制落實不到位。

三、電子檔案管理的應用建議

（一）樹立正確的管理意識

新時期應當樹立新思想，對學校電子檔案管理工作來說，基礎性條件在于管理理念的提升，要求學校管理者深度融合“互聯(lián)網(wǎng)+管理”理念，從效率、安全、便捷程度等多個角度明確電子檔案管理的優(yōu)勢，從而提高重視程度。此外，還應當在內部進行宣傳，真正做到上行下效，通過會議、制度等形式讓全體職工都認識到電子檔案在檔案管理工作中的重要性，同時集思廣益探索實際工作開展路徑與具體流程。為了確保電子檔案的順利運作，可以通過晉升的方式激勵相關工作者，保障管理質量。

（二）加強培訓實現(xiàn)規(guī)范化操作

高效率的檔案管理技術離不開人員基礎，技工學校應當重點關注管理人員的技術水平，在對外招聘時要看重應聘者的提升空間，不能只看學歷，還要考察其務實能力，在面試階段增加實操環(huán)節(jié)，確保能夠勝任這項職務，在正式錄用后還要加強培訓，滿足其對職業(yè)的晉升需求，真正落實規(guī)范化管理;對內部人員則需要采取專業(yè)培訓、講座、技術課程等方式進行全方位指導，使其樹立終身學習意識，積極投入到技術革新與系統(tǒng)升級的學習中，同時加強對法律法規(guī)方面的培訓，普及相關知識，確保后續(xù)工作能夠順利進行[2]。為了讓電子檔案管理部門時刻保持進步性，可以通過定期考核的方式來決定是否能夠晉升，從而形成內部良性競爭，實現(xiàn)規(guī)范化管理。

（三）完善規(guī)章制度提高監(jiān)管力度

完善的制度能夠極大程度上解決電子檔案管理過程中的眾多問題，要求學校管理人員結合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等專業(yè)文件來制定校內電子檔案管理的一系列制度，首先需要明確權責范圍，在原有管理部門的基礎上加設監(jiān)管部門，將各個環(huán)節(jié)的責任落實在個人上，確保有制可依。對于新檔案性質的歸檔分類問題則需要學校管理者來明確定位，例如爭議較大的政黨活動，需要結合本校的實際發(fā)展情況進行合理歸檔。為了提升制度的有效性，需要監(jiān)管部門定期或不定期進行檢查，并將失誤情況與監(jiān)管人員和檔案負責人的業(yè)務績效掛鉤，從根本上杜絕管理漏洞，提升電子檔案管理效率。

（四）優(yōu)化電子檔案管理設施

安全的網(wǎng)絡環(huán)境和高質量計算機設備是電子檔案管理工作的保障，需要學校加大對二者的資金投入力度，在軟件方面聘請專業(yè)人員對檔案系統(tǒng)和防火墻軟件等進行定期升級與維護，充分迎合現(xiàn)階段對錄入和歸檔的發(fā)展需要，使相關數(shù)據(jù)和資料都能在安全的環(huán)境中使用，間接提升整體工作效率[3]。在硬件方面則需要做到與時俱進，購置符合系統(tǒng)運作的計算機設備，考慮二者之間的匹配程度，確保電子檔案管理工作能夠有序進行。

結語：

總而言之，檔案管理工作關乎到學校的整體發(fā)展，應當打破以往常規(guī)進行創(chuàng)新，從效率和質量兩個方面加以完善。電子檔案的運用不僅能夠確保信息交流與共享的便捷性，還能極大程度上降低出錯率，有效提升管理質量。在人員思想方面，電子檔案系統(tǒng)持續(xù)性更新，能夠幫助相關人員樹立終身學習意識，不斷學習新技術，實現(xiàn)長遠發(fā)展。

參考文獻：

[1]李滋強.現(xiàn)代檔案管理中電子檔案的作用分析[J]. 2021（2014-2）：65-65.

[2]鄭平.淺析電子檔案管理在高校檔案管理中的應用[J].卷宗，2020，010（003）：113.

[3]周游.檔案管理中的電子檔案管理探析[J].經(jīng)濟學，2020，3（4）：155-156.

作者簡介：

付良英（1982.07--）;性別：女，民族：漢，籍貫：四川省簡陽人，學歷：本科;現(xiàn)有職稱：助理館員;研究方向：檔案。