檔案為疫情防控決策提供咨詢服務(wù)研究

馮艷 馬穎輝 劉雙紅 陳建軍

摘? 要：本文采用網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法和實(shí)地訪問法了解河南省生殖婦產(chǎn)醫(yī)院疫情防控檔案部門提供信息服務(wù)的現(xiàn)狀，分析得出檔案等信息服務(wù)部門為黨委決策提供咨詢服務(wù)過程中出現(xiàn)資金不足、缺少專業(yè)人員、提供信息服務(wù)模式單一等問題，并針對(duì)這些問題提出改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：疫情防控;檔案資源建設(shè);決策咨詢;服務(wù)

Abstract： This article uses the Internet survey method and the field visit method to understand the current situation of the information services provided by the archives department of Henan Reproductive and Obstetrics Hospital for epidemic prevention and control， and analyzes that the archives and other information service departments have insufficient funds and lack of professionals in the process of providing consulting services for the party committees decision-making.， Provide single information service mode and other issues， and put forward suggestions for improvement in response to these issues.

Keywords： Epidemic prevention and control; Archives resource construction; Decision-making consultation; Service

2020年突如其來的新冠肺炎疫情，社會(huì)各界包括基層醫(yī)療衛(wèi)生單位都對(duì)事件發(fā)展高度關(guān)注。應(yīng)對(duì)重大突發(fā)公共衛(wèi)生危機(jī)事件，突顯了檔案工作在知識(shí)服務(wù)、決策咨詢服務(wù)上的重要性。本文以河南省生殖婦產(chǎn)醫(yī)院為例，分析疫情防控檔案在決策咨詢和信息服務(wù)方面的問題，有針對(duì)性地提出改進(jìn)建議。

1 檔案是提供疫情防控決策咨詢服務(wù)的基礎(chǔ)

在基層醫(yī)療單位，以河南省生殖婦產(chǎn)醫(yī)院為例，疫情防控檔案資源主要包括：在疫情防控工作中所形成的文件材料（包括起草、制定和收到的文件、圖表、照片、錄音、錄像等，包括：

（1）上級(jí)部門下發(fā)的關(guān)于疫情防控工作的重要批示、指示等文件材料。

（2）上級(jí)部門及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)督導(dǎo)檢查科研院疫情防控工作的相關(guān)文件材料。

（3）院方及各科室（中心）圍繞疫情防控開展工作形成的文件材料。包括：召開疫情防控工作會(huì)議的記錄、紀(jì)要、決定、領(lǐng)導(dǎo)講話等文件材料;有關(guān)疫情防控工作的規(guī)定、辦法、意見、通知、應(yīng)急預(yù)案等文件材料;有關(guān)疫情防控工作的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、批示、函和復(fù)函等文件材料;有關(guān)疫情防控工作的計(jì)劃、安排、措施、報(bào)表、匯總統(tǒng)計(jì)、簡報(bào)、宣傳資料、大事記、防控預(yù)案、監(jiān)測方案等文件材料。

（4）各醫(yī)技科室在做好疫情防控工作中形成的線上線下醫(yī)療工作方案。

（5）院方工程項(xiàng)目部、安全、后勤保障等部門等在做好疫情防控工作中形成的文件材料。包括：建筑工地衛(wèi)生防疫、職工管理、食堂管理、專題培訓(xùn)等。

（6）附屬醫(yī)院在疫情防控工作中形成的文件材料。包括：醫(yī)院有關(guān)疫情防控的部署、措施等文件材料;醫(yī)護(hù)人員的請(qǐng)戰(zhàn)書、報(bào)名表、個(gè)人抗疫日記等文件材料;其它與疫情防控相關(guān)的文件材料。

（7）相關(guān)科室開展醫(yī)學(xué)、科學(xué)研究、專利申請(qǐng)等方面形成的文件材料。

（8）院方捐贈(zèng)物品及相關(guān)資金調(diào)撥、分配和使用等方面形成的文件材料。

（9）各科室（中心）參與疫情防控的特色工作資料（含醫(yī)生和護(hù)士的典型案例）。

2 檔案在疫情防控工作提供決策咨詢服務(wù)現(xiàn)狀分析

走訪生殖婦產(chǎn)醫(yī)院，對(duì)檔案室面向院領(lǐng)導(dǎo)提供的決策咨詢服務(wù)開展面對(duì)面的調(diào)查，調(diào)查了解到檔案為黨委決策提供咨詢服務(wù)主要包括專題文件匯編服務(wù)、編輯信息簡報(bào)、建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)等內(nèi)容。[1][2]

（1）專題文件匯編服務(wù)。檔案室根據(jù)單位工作重心的調(diào)整，不定期的制定文件匯編專題服務(wù)，有《2019年省屬科研業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目匯編》《二級(jí)醫(yī)院申報(bào)檔案資料匯編》等資料輯匯工作，目前正在整理《2020年疫情防控工作專題匯編》材料。

（2）編輯信息簡報(bào)。編輯疫情防控工作信息簡報(bào)22份，為院領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)部門提供了信息服務(wù)。

（3）建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)。檔案室利用院內(nèi)網(wǎng)發(fā)布工作信息，編制“工作動(dòng)態(tài)”“經(jīng)驗(yàn)交流”等欄目，并推出“信息搜索”“導(dǎo)航”等服務(wù)項(xiàng)目，方便公眾獲取各類信息;利用網(wǎng)絡(luò)，在微信工作群每天報(bào)告當(dāng)日體溫監(jiān)測人員數(shù)量，發(fā)布防疫信息300條，覆蓋人群350人。

3 檔案室為院領(lǐng)導(dǎo)提供決策咨詢服務(wù)中存在的問題

3.1 檔案部門的信息服務(wù)與院領(lǐng)導(dǎo)的要求還有差距。在調(diào)查過程中相關(guān)人員咨詢服務(wù)意識(shí)有了較大的發(fā)展，不僅重視檔案信息的基本服務(wù)職能，比如，提供利用、編制匯編等，還有為院領(lǐng)導(dǎo)提供決策咨詢服務(wù)的迫切愿望。但由于資金和人員方面的不足從而在一定程度上造成信息設(shè)備更新緩慢、信息內(nèi)容的滯后、輿情監(jiān)測信息服務(wù)無法開展、很難滿足決策咨詢需求。

3.2 檔案室與其他業(yè)務(wù)科室的聯(lián)系不夠緊密。在調(diào)查過程中發(fā)現(xiàn)，檔案與其他科室，特別是在疫情防控工作中，對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域不太了解，不能收集有效正確的信息為黨委提供專題咨詢服務(wù)。

3.3 檔案室對(duì)院領(lǐng)導(dǎo)、黨委模式單一?；旧鲜遣捎镁庉嬓畔Q策專刊、定期專題服務(wù)、建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)這 3 種單一的服務(wù)模式。

4 檔案室為院領(lǐng)導(dǎo)、黨委提供決策咨詢服務(wù)的改進(jìn)建議

4.1 檔案室應(yīng)加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)。檔案室作為單位的文件材料中心，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮其服務(wù)功能，充分利用，加強(qiáng)疫情信息的資源收集、整合、發(fā)布功能，建立檔案室與各科室合作發(fā)展的長效機(jī)制，合理對(duì)檔案進(jìn)行資源分配，提供更加全面、科學(xué)的信息決策。

4.2 檔案室應(yīng)加強(qiáng)與各科室的業(yè)務(wù)聯(lián)系，建立多學(xué)科組成的一支高水平信息服務(wù)隊(duì)伍。檔案室應(yīng)選取一些具有專業(yè)學(xué)科背景的人員，包括從事信息資源管理、計(jì)算機(jī)、醫(yī)療衛(wèi)生等專業(yè)的人員，將他們組成一個(gè)團(tuán)隊(duì)，定期的培訓(xùn)與指導(dǎo)，根據(jù)黨委中心工作的調(diào)整，通過各種渠道搜集疫情防控信息并能夠及時(shí)準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)內(nèi)容，最終形成工作簡報(bào)、調(diào)研報(bào)告等報(bào)送決策者，決策者再對(duì)專報(bào)內(nèi)容進(jìn)行圈閱、批示和轉(zhuǎn)發(fā)，影響決策制定和實(shí)施。

4.3 檔案室應(yīng)豐富館藏?cái)?shù)字資源，開展特色服務(wù)。檔案室作為醫(yī)院信息資源中心，應(yīng)最大限度地做好院內(nèi)職工與院領(lǐng)導(dǎo)、院黨委信息服務(wù)的橋梁工作，建立院外就診人員與院內(nèi)醫(yī)療專家建立信息反饋機(jī)制，反映發(fā)展、就診過程中最需要解決的問題。定期開展特色服務(wù)：（1）舉辦專題講座，解讀政策要聞、檔案新知、改革動(dòng)態(tài)等主題，讓職工理解檔案工作，支持檔案工作;（2）豐富館藏?cái)?shù)字資源，建立以醫(yī)院特色的信息資源庫，及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化整理，合適時(shí)機(jī)推出專題展覽、視頻直播;（3）開設(shè)網(wǎng)上信息服務(wù)，與醫(yī)院系統(tǒng)建立業(yè)務(wù)連接，包括抖音直播、QQ 咨詢、電話咨詢、當(dāng)面咨詢、E-mail 咨詢等，將檔案室的資源服務(wù)轉(zhuǎn)化為個(gè)性化服務(wù);（4）深度挖掘檔案信息資源，與醫(yī)院專業(yè)數(shù)據(jù)平臺(tái)建立連接。要充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)，以智能化應(yīng)用為手段，充分運(yùn)用AI、VR、5G等科技手段，創(chuàng)新搭建VR智慧醫(yī)院信息服務(wù)平臺(tái)，開展智慧建設(shè)試點(diǎn)，對(duì)疫情傳播規(guī)律及影響因素進(jìn)行研判，為決策調(diào)整提供參考和評(píng)價(jià)。以現(xiàn)有的醫(yī)療和檔案信息資源來實(shí)現(xiàn)科學(xué)防控、以信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用對(duì)疫情實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)、智能管理。

*本文為河南省檔案局科研項(xiàng)目“疫情防控檔案資源建設(shè)與智能決策咨詢能力建設(shè)研究”（編號(hào)：2020—X—28） 和河南省屬科研院所基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)專項(xiàng)資金項(xiàng)目課題研究成果之一。

參考文獻(xiàn)：

[1]王志庚，陳力.我國公共圖書館政府信息整合服務(wù)的方向與策略[J].圖書館建設(shè)，2010（01）2-3+8

[2]吳秀花.“嵌入式”服務(wù)：政府決策信息服務(wù)新探索[J].圖書館建設(shè)，2013（03）： 52-54.

（作者單位：河南省生殖婦產(chǎn)醫(yī)院 來稿日期：2020-09-23）