人力資源管理視角下醫(yī)院人事檔案信息的開(kāi)發(fā)利用

□趙亞芳

醫(yī)院人事檔案信息資源整理、運(yùn)用、共享及創(chuàng)新，對(duì)醫(yī)院人力資源管理有著極其重要的影響。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)以及醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的快速發(fā)展，大型綜合三甲醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)的核心力歸根到底就是人才，核心競(jìng)爭(zhēng)資源就是知識(shí)，而人事檔案作為人才信息的重要載體，其充分開(kāi)發(fā)利用是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要保障。醫(yī)院是一個(gè)典型的知識(shí)密集型組織，人事檔案作為醫(yī)院甄別人才、提拔任用及教育培養(yǎng)的重要基礎(chǔ)，其信息資源開(kāi)發(fā)利用不僅關(guān)系醫(yī)院的社會(huì)影響力和競(jìng)爭(zhēng)力，更關(guān)系醫(yī)院能否滿足當(dāng)今時(shí)代發(fā)展、服務(wù)新時(shí)期醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的現(xiàn)實(shí)需要。

一、醫(yī)院人事檔案信息開(kāi)發(fā)利用與知識(shí)管理的聯(lián)系及重要性

（一）人事檔案信息開(kāi)發(fā)利用與知識(shí)管理的聯(lián)系

1.對(duì)象具有重疊性。醫(yī)院人事檔案信息包含員工個(gè)人基本信息、參加黨團(tuán)信息、學(xué)籍信息、人事信息、獎(jiǎng)懲信息及其他證明考核材料信息，是記錄員工個(gè)人成長(zhǎng)及業(yè)務(wù)技術(shù)發(fā)展的原始憑證，是一種典型的顯性知識(shí)。醫(yī)院人事檔案信息開(kāi)發(fā)利用的對(duì)象歸根到底是隱藏在這些原始憑證后的隱性知識(shí)，通過(guò)整理、創(chuàng)新從而形成醫(yī)院獨(dú)有、扎根于醫(yī)院核心的可持續(xù)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。知識(shí)管理的對(duì)象為隱性和顯性知識(shí)，而知識(shí)的視覺(jué)形態(tài)以“書面”的形式存在。

2.目的具有一致性。人事檔案信息管理并不僅僅局限在提供檔案查借閱服務(wù)、滿足個(gè)人檔案需求等方面，而是能夠優(yōu)化醫(yī)院配置各種人才，為醫(yī)院決策者提供更全面、更有價(jià)值的人才信息。知識(shí)管理的目的是通過(guò)挖掘知識(shí)的相關(guān)價(jià)值，從而讓管理者作出更好的決策，進(jìn)而進(jìn)一步提升組織的競(jìng)爭(zhēng)力。

3.流程具有統(tǒng)一性。醫(yī)院人事檔案信息管理的制度性規(guī)程即檔案“接收、管理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用”，知識(shí)管理的流程則為知識(shí)“產(chǎn)生、收集、儲(chǔ)存、加工、整理、評(píng)價(jià)、利用”，二者具有較強(qiáng)的一致性。

（二）人力資源管理視角下醫(yī)院人事檔案信息開(kāi)發(fā)利用的重要性

首先，隨著醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展，人事檔案數(shù)量越來(lái)越多，人事檔案信息收集的范圍也越來(lái)越廣，這對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用提出了新的要求，人事檔案信息管理也將逐步進(jìn)入知識(shí)管理階段。其次，醫(yī)院人事檔案管理觀念急需更新。目前檔案信息的服務(wù)利用率較低，不注重對(duì)檔案隱性知識(shí)的挖掘和利用。因此，管理者需要更新管理理念，最大限度地挖掘檔案信息價(jià)值，從而將原始憑證中的隱性知識(shí)通過(guò)知識(shí)管理轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)。最后，知識(shí)管理促進(jìn)醫(yī)院人事檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新。醫(yī)院往往忽視人事檔案作為知識(shí)載體的重要價(jià)值，未實(shí)際深入挖掘人事檔案中隱含的知識(shí)資源。通過(guò)利用知識(shí)管理理念、方法及技術(shù)，檔案管理從單純的保管式向深層信息挖掘利用進(jìn)行轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的信息化和知識(shí)化。

二、目前醫(yī)院人事檔案信息開(kāi)發(fā)利用存在的問(wèn)題

（一）缺乏檔案信息管理意識(shí)

作為醫(yī)院寶貴的隱性財(cái)富，人事檔案信息開(kāi)發(fā)利用的效益在短期內(nèi)很難體現(xiàn)，缺少人財(cái)物的支持；檔案管理者責(zé)任心缺乏，認(rèn)為安全保管好紙質(zhì)檔案就行；員工更隨意填寫個(gè)人檔案信息，不能全面真實(shí)反映個(gè)人情況。也就是說(shuō)，醫(yī)院人事檔案管理工作還有很大的提升空間。

（二）檔案信息管理方式老舊

人事檔案具有集合性、專業(yè)性、動(dòng)態(tài)性及保密性等屬性，對(duì)醫(yī)院軟硬件的配備都有嚴(yán)格的要求。從檔案安全性出發(fā)，醫(yī)院需配備專人管理，專門地點(diǎn)存放。事實(shí)上，許多醫(yī)院雖然有專門設(shè)置的檔案室，但由于編制不足，沒(méi)有專門的人員管理人事信息檔案。此外，計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)化管理未充分有效運(yùn)用到人事信息檔案管理中，大多數(shù)還采用手動(dòng)翻閱查找等。檔案的及時(shí)歸檔，信息的準(zhǔn)確性、完整性仍需進(jìn)一步提升。

（三）檔案信息利用度不高

人事檔案信息內(nèi)容豐富，涉及醫(yī)院多個(gè)行政部門的相關(guān)材料，醫(yī)院檔案管理制度不完善，存在檔案信息歸檔被動(dòng)、不及時(shí)的問(wèn)題。由于檔案工作人員缺少相關(guān)知識(shí)儲(chǔ)備，往往不能精準(zhǔn)找到自己需要的信息。同時(shí)，對(duì)檔案信息沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)的整理分析，人事檔案資料尤其是人員專業(yè)技術(shù)檔案混亂，不能真正挖掘人事檔案管理的價(jià)值。

（四）缺少專業(yè)的檔案管理人員

目前醫(yī)院的人事檔案管理工作多由人事部門有關(guān)工作人員兼管，他們雖然擁有多年的人事工作經(jīng)驗(yàn)，但是缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，又未經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，缺乏人事檔案信息管理相關(guān)知識(shí)結(jié)構(gòu)，不能領(lǐng)悟到檔案信息管理的重要性，人事檔案信息管理綜合素質(zhì)不高。

（五）落后的檔案信息化管理

目前，醫(yī)院僅有包含簡(jiǎn)單人員基本信息的電子匯總表，由于僅涉及人員的自然情況，不能體現(xiàn)個(gè)體的醫(yī)療技術(shù)水平、科研領(lǐng)域成就、學(xué)術(shù)優(yōu)勢(shì)等方面的情況，無(wú)法與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。對(duì)檔案信息深層次的查閱利用仍需要采取翻閱、復(fù)印、摘抄檔案實(shí)體的方式，掃描儀、復(fù)印機(jī)等基礎(chǔ)信息化設(shè)施僅用于滿足日常的手工操作工作。這些都大大降低了人事檔案信息管理工作效率。

三、基于人力資源管理的醫(yī)院人事檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用措施

（一）改變傳統(tǒng)管理理念，營(yíng)造人事檔案知識(shí)管理的組織文化

組織文化具有凝聚、鼓舞和引導(dǎo)作用，醫(yī)院應(yīng)積極營(yíng)造醫(yī)院檔案知識(shí)管理的組織文化，讓每位員工都參與到醫(yī)院人事檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作當(dāng)中。在醫(yī)院里，只有領(lǐng)導(dǎo)充分重視后，才能進(jìn)一步激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，調(diào)動(dòng)大家的積極性，營(yíng)造全員知識(shí)管理氛圍，保證全院?jiǎn)T工能夠積極參與醫(yī)院檔案知識(shí)管理工作。增強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部信息資源共享，讓個(gè)人的隱性知識(shí)上升為醫(yī)院集體的隱性知識(shí)，讓員工在共享檔案信息資源的同時(shí)，充分理解檔案知識(shí)主管對(duì)檔案格式、信息質(zhì)量的要求，在個(gè)人檔案填寫時(shí)，能夠站在檔案知識(shí)管理者的角度，認(rèn)真對(duì)待，做到真實(shí)、完整。

（二）構(gòu)建醫(yī)院人才業(yè)績(jī)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案信息利用度

以知識(shí)管理為契機(jī)，構(gòu)建醫(yī)院人才業(yè)績(jī)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。由人事處牽頭，聯(lián)合其他行政職能部門，積極主動(dòng)收集每個(gè)員工各種人事檔案信息，通過(guò)對(duì)員工人事檔案信息尤其是醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案信息進(jìn)行挖掘、開(kāi)發(fā)、整理和編研，將隱性知識(shí)顯性化，將個(gè)人知識(shí)和信息提升為組織知識(shí)，從而整合醫(yī)院的知識(shí)資源，進(jìn)而為醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)提供合理配置依據(jù)。根據(jù)醫(yī)院人才檔案信息，做到“因事而擇人、用人以治事”，充分發(fā)揮每個(gè)人的潛力，促進(jìn)醫(yī)院人才的合理流動(dòng)，進(jìn)而帶動(dòng)科室乃至整個(gè)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

（三）加強(qiáng)專業(yè)性知識(shí)培訓(xùn)，完善人事檔案信息知識(shí)管理人員制度

首先，醫(yī)院人事檔案分管領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)更新自己的觀念，轉(zhuǎn)變身份，從檔案知識(shí)管理旁觀者變?yōu)楣芾碚呒皼Q策咨詢者，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案信息在醫(yī)院管理中的重要性，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)信息資源的開(kāi)發(fā)和管理，最大限度發(fā)揮人事資源的效力。其次，完善人事檔案信息知識(shí)管理人員制度，系統(tǒng)地對(duì)人事檔案管理員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，由傳統(tǒng)管理者轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案知識(shí)主管，加強(qiáng)與其他科室的溝通，充分收集挖掘人事檔案各種信息，全面負(fù)責(zé)人事檔案信息系統(tǒng)的構(gòu)建和實(shí)施。最后，建立有效的激勵(lì)措施，鼓勵(lì)所有員工成為醫(yī)院檔案知識(shí)管理的創(chuàng)造者、貢獻(xiàn)者和共享者。

（四）建立人事檔案信息化管理體系，不斷提高檔案信息化水平

人事檔案信息化的重點(diǎn)是要做好人事檔案資料的數(shù)據(jù)化，即利用電子計(jì)算機(jī)和知識(shí)管理的技術(shù)讓醫(yī)院人事檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變。人事檔案信息化管理的價(jià)值在于利用。要構(gòu)建人事檔案信息管理與應(yīng)用的綜合平臺(tái)，深度挖掘相關(guān)信息資源，逐步將隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)。同時(shí)，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)賦予每個(gè)行政管理部門人事檔案信息管理權(quán)限，滿足不同人員自主查詢、整理、分類和利用人事檔案信息資源，為醫(yī)院人力資源管理提供輔助決策。基于現(xiàn)代信息技術(shù)的醫(yī)院人事檔案知識(shí)管理，可以進(jìn)一步提高檔案信息便捷度及利用率，同時(shí)更好地促進(jìn)人事檔案信息的共享與創(chuàng)新。