技工院校人力資源管理中的學生檔案管理

□孫 璐

技工院校人力資源管理中學生檔案管理存在制度不完善、人力不足、信息化建設落后、價值挖掘不夠等問題，這些影響了學生檔案的利用效果。根據(jù)實際工作經(jīng)驗，在制定學生檔案管理制度、明確具體內(nèi)容和責任分工，加強學生檔案管理隊伍建設、提高服務專業(yè)性和創(chuàng)新性，推進學生檔案信息化建設、提升管理水平，多途徑發(fā)揮學生檔案利用價值等改進方向上提出具體可行措施，以期為技工院校人力資源管理中學生檔案管理提供參考。

一、引言

隨著國家產(chǎn)業(yè)和經(jīng)濟的發(fā)展，各行各業(yè)對技術技能人才的需求不斷擴大，關注并推進職業(yè)教育發(fā)展迫在眉睫?！秶衣殬I(yè)教育改革實施方案》強調(diào)了職業(yè)教育與普通教育具有同等重要的地位，肯定了職業(yè)教育在為國家建設提供優(yōu)質(zhì)人才資源支撐方面的積極作用。技工教育作為職業(yè)教育不可或缺的組成部分，特別是在中央高度重視技能人才隊伍建設的形勢下，技工院校擔當重任并不斷發(fā)展壯大。新中國成立以來，全國技工院校累計培養(yǎng)數(shù)千萬畢業(yè)生。學生檔案作為學生在學習成長過程中個人資料等靜態(tài)信息和學籍異動情況等動態(tài)信息的綜合反映，是最權威的原始記錄，在學生就業(yè)、教育教學改革等方面發(fā)揮積極作用。隨著檔案利用要求的提高，技工院校學生檔案管理面臨巨大考驗，因此，加強技工院校學生檔案管理十分必要。

二、技工院校人力資源管理中學生檔案管理存在問題

（一）學生檔案管理制度不夠完善

一方面，技工院校學生檔案內(nèi)容無統(tǒng)一要求，許多技工院校所規(guī)定的歸檔內(nèi)容過于簡單，不能全面反映學生在校相關情況，更無法體現(xiàn)學生綜合素質(zhì)差異。另一方面，沒有明確學生檔案收集、整理、保管、利用等各環(huán)節(jié)的具體內(nèi)容，使得管理工作無章可循，且由于沒有明確的責任分工、缺少監(jiān)督考核機制來強化制度執(zhí)行的效力，導致各層級之間相互推諉，無法保證每個環(huán)節(jié)的規(guī)范化操作。

（二）學生檔案管理人力不足

目前技工院校學生檔案管理隊伍多由班主任、輔導員、行政人員等非專業(yè)人員兼任，專業(yè)水平和實踐能力的局限使得他們在面對不斷增加的學生檔案以及日益繁重的管理與利用工作時，顯得力不從心。又因為對學生檔案管理的重視程度不夠，導致工作缺乏主動性和創(chuàng)新性。

（三）信息化建設落后，學生檔案管理成效不佳

目前技工院校多未開展學生檔案數(shù)字化工作，學生檔案仍以紙質(zhì)形式存在并提供利用，在保管條件不達標、查閱使用不規(guī)范等情況下，易造成老化磨損。同時，電子化、網(wǎng)絡化建設步伐緩慢，主要依靠人工手動方式，導致學生檔案收集、整理等環(huán)節(jié)工作效率低，檔案利用服務方式單一。

（四）學生檔案價值挖掘不夠，利用效果不顯著

檔案利用是檔案管理最主要的環(huán)節(jié)之一，是發(fā)揮檔案價值的重要途徑。技工院校學生檔案利用意識不強，管理人員對于學生檔案利用開發(fā)的主動性不夠，致使利用范圍較窄，局限在被動地提供給個人用于職稱評定、落戶等目的，未充分挖掘?qū)W生檔案在建設高水平職業(yè)院校等方面的價值。

三、技工院校人力資源管理中學生檔案管理的對策

（一）制定學生檔案管理制度，明確具體內(nèi)容和責任分工

制定學生檔案管理制度是實現(xiàn)學生檔案標準化、規(guī)范化管理的重要保障。這不僅體現(xiàn)了院校對學生檔案的高度重視，更是院校做好學生檔案管理工作，更好地服務學生、服務社會的有力宣言。

1.明確學生檔案歸檔范圍。學生檔案應包括個人信息類、在校情況類、特長優(yōu)勢類內(nèi)容。其中，個人信息類、在校情況類材料是常規(guī)記錄，不能完整反映出個體綜合素質(zhì)差異。教育部提出要進一步完善“文化素質(zhì)+職業(yè)技能”的評價方式，職業(yè)技能等級證書、體現(xiàn)專業(yè)知識水平的各類實踐成果、技能大賽獲獎材料等特長優(yōu)勢類內(nèi)容能對綜合素質(zhì)評價起到補充說明的作用。因此，技工院校學生檔案一定要保證特長優(yōu)勢類內(nèi)容的收集。同時，為了更好地發(fā)揮學生檔案價值，要緊緊圍繞企業(yè)關注的重點來調(diào)整完善檔案內(nèi)容。

2.明確學生檔案收集、整理、保管、利用等各環(huán)節(jié)的責任分工，進行分階段、分責任的管理。不同層級的明確分工既有利于細化整個管理流程，又能形成相互監(jiān)督機制，確保實現(xiàn)每一環(huán)節(jié)的規(guī)范化。技工院校學生檔案管理工作應利用搭建好的學生管理信息系統(tǒng)，由校級學生檔案管理員、系部學生檔案管理員、系部輔導員、班主任四個層級協(xié)力完成。班主任具有調(diào)用不同職能部門提供的本班學生歸檔材料的權限，建立學生初始檔案并做好日常收集。系部輔導員負責督促做好檔案收集工作，并完成移交檔案的審核，二次保證歸檔材料的真實性和規(guī)范化。系部學生檔案管理員負責傳達學院關于學生檔案工作的各項事宜，與系部輔導員做好檔案交接。校級學生檔案管理員負責學生檔案的統(tǒng)籌管理，完成畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞、保管，并做好畢業(yè)生查檔、調(diào)檔等利用工作。學生檔案管理制度的制定只是開始，需要根據(jù)現(xiàn)實情況對如何建立完善的監(jiān)督考核機制來強化制度執(zhí)行的效力進行進一步探討。

（二）加強學生檔案管理隊伍建設，提高服務的專業(yè)性和創(chuàng)新性

隨著學生檔案意義日益凸顯，這對承擔學生檔案管理工作的人員提出了更高的要求，加強學生檔案管理隊伍建設刻不容緩。專業(yè)的學生檔案管理員具有更高的政治責任感、更強的檔案意識、更系統(tǒng)的專業(yè)知識儲備，保證他們的履職能力和服務水平，實現(xiàn)高校學生檔案的專業(yè)化管理。技工院校應多組織相應學習培訓來提高學生檔案管理人員的業(yè)務水平、激發(fā)他們的服務創(chuàng)新熱情。江蘇省檔案局搭建的遠程教育平臺為檔案管理人員提供了崗位培訓課程和繼續(xù)教育課程學習的機會，技工院?？梢猿浞掷眠@一優(yōu)質(zhì)平臺，切實豐富檔案管理人員的知識儲備。此外，技工院?？梢越柚鷦趧咏逃龑嵺`來豐富學生的職業(yè)體驗并緩解檔案管理的壓力，學生采用自愿報名形式加入到檔案管理小隊，參與到學生檔案管理的勞動體驗中。

（三）推進學生檔案信息化建設，提升管理水平

學生檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)雖然花費大量人力物力，管理效果卻受到局限。學生檔案信息化建設可以通過學生檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡化三方面來實現(xiàn)學生檔案管理環(huán)節(jié)的高效運轉(zhuǎn)，進而提升管理水平。

1.建立專項資金來推動學生檔案管理工作的開展，包括紙質(zhì)檔案管理和信息化建設。首先，提供符合標準的庫房、設備、軟件等必要的物力保障。其次，實現(xiàn)學生檔案的安全管理，確保檔案庫房安全、實體安全、信息安全、設備安全。技工院校應主動發(fā)現(xiàn)并及時消除威脅學生檔案安全的因素，發(fā)動學生檔案管理員制定風險防控表，以此作為應對各種風險的行動指南，筑牢學生檔案安全管理的防線。

2.存量數(shù)字化。在開展信息化建設之前，未轉(zhuǎn)遞的技工院校往屆生檔案多以紙質(zhì)形式留存在學院檔案庫房，對已存在的紙質(zhì)學生檔案進行數(shù)字化處理，使其轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，通過現(xiàn)代化的檔案軟件，可以讓查檔、閱檔過程更為簡便，也減少對原始檔案的損耗。檔案數(shù)字化對人力、技術設備、場地有一定要求，技工院校學生檔案管理部門在不具備基本條件的情況下，學生檔案數(shù)字化外包不失為一種替代性途徑。

3.增量電子化。加快電子學生檔案的推廣，利用系統(tǒng)完成學生從入學到畢業(yè)的各項材料的填寫，為學生檔案的全過程管理提供便利。以打造“技工院校學生管理信息系統(tǒng)”為目標，在現(xiàn)有功能的基礎上建立學籍管理、教務管理、畢業(yè)生管理等模塊，將考評信息、獎懲信息、技能競賽信息、資格證書信息等納入記錄范圍，實現(xiàn)技工院校學生從注冊到畢業(yè)全過程管理，提升教育治理能力和治理水平。值得注意的是，須在電子文件管理上下功夫，多途徑規(guī)避電子文件管理可能帶來的數(shù)據(jù)丟失、被篡改等風險，最大限度地發(fā)揮電子文件的優(yōu)勢。

4.利用網(wǎng)絡化。為了提高學生檔案服務效率，應不斷更新服務觀念、完善服務方式，包括到館服務、信函服務、電話服務、網(wǎng)上服務。例如在學院微信公眾號增設學生檔案利用欄目，明確查檔、調(diào)檔的規(guī)定，并將整理好的畢業(yè)學生檔案情況發(fā)布到平臺上，供學生遠程查詢以提供更加優(yōu)質(zhì)便捷的服務。此外，對于校企合作單位，可以事先簽訂保密協(xié)議，通過加密方式提供其所需的學生檔案在線閱覽服務，以提高用人單位的招聘效率，促進學生就業(yè)。

（四）多途徑發(fā)揮學生檔案利用價值

1.豐富檔案宣傳形式。檔案宣傳是檔案管理部門與檔案用戶之間的有效溝通方式，技工院校在學生檔案宣傳方面，要注重傳統(tǒng)和現(xiàn)代宣傳方式的有效結(jié)合。除了展板、宣傳欄、宣傳手冊等常規(guī)宣傳方式，可以在院校官網(wǎng)和微信公眾號上增設檔案專欄，介紹學生檔案的內(nèi)容、利用規(guī)定等，并在國際檔案日、畢業(yè)生招聘會等特殊時期舉辦線上檔案活動，通過平臺舉辦檔案知識小競賽、校友風采展等活動，擴大檔案宣傳面和影響力。

2.充分發(fā)揮學生檔案教育功能。在新生入學教育時開展檔案知識專題講座，提高學生檔案意識，讓他們了解個人檔案的內(nèi)容，從而促使他們規(guī)范個人言行、提高個人綜合素質(zhì)，進而發(fā)揮學生檔案教育功能。此外，技工院校可以對“在校情況類”“特長優(yōu)勢類”內(nèi)容進行深度開發(fā)，分在校生和畢業(yè)生兩類評選出不同方面的先進典型，如“學習標兵”“技能標兵”“志愿服務標兵”等，以宣傳欄、微信公眾號推送等形式對事跡進行宣傳，發(fā)揮其對學生的正向引導作用，為技工院校建設文明校園貢獻力量。

3.助力建設高水平職業(yè)院校。對近年的招生情況、專業(yè)開設情況、就業(yè)情況等學生檔案資源進行整合與開發(fā)，按照把教育與經(jīng)濟社會發(fā)展緊密結(jié)合起來，把人才培養(yǎng)與就業(yè)緊密結(jié)合起來的要求，推動技工院校的教育教學改革。一方面，在進一步做強做精優(yōu)勢專業(yè)基礎上，緊跟當前產(chǎn)業(yè)發(fā)展和企業(yè)人才需求，遴選認定各專業(yè)核心課程，完善核心課程建設方案和人才培養(yǎng)方案，提高學生的崗位匹配度。另一方面，選定優(yōu)質(zhì)的定向招聘企業(yè)，通過成立其冠名的教學分院等形式，創(chuàng)新校企合作模式，深化產(chǎn)教融合，促進企業(yè)參與技工院校的招生就業(yè)、專業(yè)設置管理、培養(yǎng)方案制訂、質(zhì)量評價等全過程。