大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案信息資源安全策略研究

摘要：大數(shù)據(jù)時代是一個充滿了未知的時代，作為企業(yè)如何一方面利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢整合檔案信息化資源，助力企業(yè)發(fā)展，同時又要保持安全防范意識，利用現(xiàn)代的技術(shù)與設(shè)備確保檔案信息資源的安全防護，做到檔案信息資源的高效、便捷、安全的使用并實現(xiàn)檔案信息資源的可持續(xù)發(fā)展，這是我們研究的核心所在。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；企業(yè)檔案；信息資源；安全策略；研究

21世紀(jì)是一個大數(shù)據(jù)的時代，大數(shù)據(jù)等技術(shù)的發(fā)展使數(shù)據(jù)的價值被更大程度及更廣范圍上被利用，數(shù)據(jù)資源成為一種寶貴的資源有著其不同于其他資源的特殊性。這不得不說是一次技術(shù)性的革命，但凡事都是一分為二的，在更大程度利用數(shù)據(jù)的同時，如何對信息安全進行保護，讓信息資源為使用者提供高效可靠的服務(wù)這是值得我們思考的問題。相較于個人而言企業(yè)的檔案信息資源隨著現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，檔案資料正在經(jīng)歷的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的轉(zhuǎn)型，信息資源與物質(zhì)資源、能量資源并列為現(xiàn)代經(jīng)濟發(fā)展的三大支柱，并已經(jīng)逐漸成為一個國家屹立世界之林的核心競爭力?！吨泄仓醒朕k公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于加強信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》（中辦法[2004]34號）中要求加快以傳統(tǒng)載體保存的公文、檔案、資料等信息資源的數(shù)字化進程。那么企業(yè)如何讓檔案資源信息化進一步便捷化、智能化同時又確保信息資源的安全與可靠，在今天這個數(shù)據(jù)時代背景下就有了更多的研究意義。

一、企業(yè)檔案資源在大數(shù)據(jù)時代存在的安全問題

計算機信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用與普及，讓檔案信息在公共平臺的共享與使用成為了可能。檔案資源正在通過除傳統(tǒng)媒介手段之外的信息化手段更為便捷和有效的被有關(guān)單位和管理人員所使用。從而加快促進了企業(yè)發(fā)展和社會的進步。同時，數(shù)據(jù)時代的諸多安全問題也隨著大數(shù)據(jù)時代的到來而產(chǎn)生。如何既能保證檔案信息資源有效共享與利用，又能更好的做到對企業(yè)檔案信息資源的安全保護，確保檔案資源安全有效的被利用對今天的檔案管理部門和與有關(guān)人員都提出了更高的要求。

（一）檔案工作者理念與大數(shù)據(jù)時代還存在差距

社會的創(chuàng)新動力除卻機器設(shè)備和軟件的更新迭代之外，關(guān)鍵因素還是人的問題。只有從事相關(guān)工作的人能夠具備與時俱進的創(chuàng)新精神，才能使非人為因素的各類設(shè)備軟件發(fā)揮積極的作用，大數(shù)據(jù)時代數(shù)據(jù)共享與分析本身就是對網(wǎng)絡(luò)安全的一個重大挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案工作者如何應(yīng)對檔案信息資源數(shù)據(jù)共享的開放與檔案信息安全的相對安全這一辯證關(guān)系的認(rèn)識，這本身就是一個綜合性的能力，需要檔案工作者具有信息、管理等多方面的綜合知識作為理論基礎(chǔ)，從目前諸多企業(yè)檔案工作者培訓(xùn)來看仍存在認(rèn)識和實踐方面的差距。

（二）信息網(wǎng)絡(luò)軟、硬件環(huán)境的因素

檔案信息資源能夠高效有序的運行必須遵循安全原則，安全原則是基于信息化系統(tǒng)之上的，那么我們就必須要重視企業(yè)網(wǎng)絡(luò)軟、硬件的建設(shè)問題，但實際的情況是對于企業(yè)而言，在大數(shù)據(jù)迅猛發(fā)展的環(huán)境中更多是側(cè)重在利用檔案數(shù)據(jù)挖掘價值，促進利益增長，而在企業(yè)檔案信息資源的軟件與硬件安全維護上重視程度相對較弱。大數(shù)據(jù)技術(shù)無疑為黑客和企業(yè)的競爭對手提供了攻擊的平臺。檔案數(shù)據(jù)信息共享與開放，便捷了企業(yè)內(nèi)部更快的傳遞信息與資源便捷共享，但是由于基于網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境，如果軟件防護和硬件設(shè)備不能及時更新很容易造成黑客入侵，一旦企業(yè)檔案信息資源被竊取和攻擊，對于企業(yè)而言損失必然是巨大的。

（三）企業(yè)檔案管理面臨挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代的檔案信息資源管理實際上是一場技術(shù)與理念的創(chuàng)新革命，將人們原有意義上的檔案（紙質(zhì)）文件變成了電子化的為媒介的信息資源，在大數(shù)據(jù)時代檔案信息全部以信息化的形式保存，檔案存儲呈幾個倍數(shù)式增加，只使用傳統(tǒng)的管理方式很難滿足現(xiàn)代化信息資源的管理需求。此外，大數(shù)據(jù)時代檔案信息資源來源也較為廣泛，可以說是呈爆炸式增長，如何保證信息資源的長久性，并對大量的信息資源進行分析，為企業(yè)管理人員提供更多的有用信息，是目前檔案管理工作面臨的全新挑戰(zhàn)。

二、大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案信息安全策略

大數(shù)據(jù)是這個時代的主旋律，它的到來使今天的檔案工作人員在檔案管理，特別是合理、便捷、安全等方面都提出了全新的要求。現(xiàn)代信息技術(shù)使檔案信息資源可以突破時空、地點的限制，為不同地域的檔案使用者提供便捷的服務(wù)，提高檔案的利用率，從而解決了跨區(qū)域的信息查詢、節(jié)省了企業(yè)的人力與物力，促進檔案信息資源為企業(yè)發(fā)展、決策服務(wù)的愿景與目標(biāo)。

（一）提高認(rèn)識，加強學(xué)習(xí)

企業(yè)的檔案信息資源作為企業(yè)資源的重要部分，為企業(yè)發(fā)展提供源源不竭的動力。檔案信息資源安全無小事，企業(yè)對待檔案資源的安全應(yīng)本著分級管理、分級負(fù)責(zé)、權(quán)責(zé)明確的原則，主管領(lǐng)導(dǎo)為第一責(zé)任人，各層級管理領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)各自層面的檔案信息負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)和管理責(zé)任，企業(yè)所有檔案信息應(yīng)有專門檔案管理人員進行管理，同時根據(jù)實際情況配備部分兼職檔案管理人員，對檔案信息資源要建立全方位、立體化的管理體系，平時要加強學(xué)習(xí)提高對企業(yè)內(nèi)部人員檔案資源使用的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，對待分級檔案資源要明確各級查閱的權(quán)責(zé)，對于在檔案形成、保管、利用過程中失職瀆職的要嚴(yán)肅處理，對于造成安全責(zé)任事故的要依紀(jì)依法追究責(zé)任。

（二）不斷完善檔案信息資源的安全防護體系

檔案信息資源關(guān)乎一個企業(yè)的興衰成敗，通過對企業(yè)檔案信息的分析，企業(yè)可以從中發(fā)現(xiàn)問題、吸收經(jīng)驗、尋求創(chuàng)新，可以說檔案信息資源是一個企業(yè)的創(chuàng)新的持續(xù)動力與源泉。大數(shù)據(jù)時代給檔案信息資源提供了網(wǎng)絡(luò)的快車道，資源通過信息網(wǎng)絡(luò)快速傳遞到企業(yè)管理層，但同時網(wǎng)絡(luò)也是把雙刃劍，信息系統(tǒng)的安全關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展與生存。對于已經(jīng)建立數(shù)字檔案和信息平臺的企業(yè)應(yīng)持續(xù)更新信息管理系統(tǒng)，設(shè)立安全等級防護，加強電子檔案資源的安全管理。企業(yè)管理層要定期開展檔案信息安全教育，不斷加強檔案信息資源的保密與安全防護，防止黑客和病毒的入侵。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下特別要注意電子檔案文檔的安全備份，做到定期備份，重要檔案資源要異地異質(zhì)備份，確保檔案信息資源安全。

（三）建立健全檔案信息資源管理制度、強化企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展

企業(yè)要實行檔案安全風(fēng)險分級管控，對影響檔案安全的各類風(fēng)險進行全面排查登記，定期排查安全隱患，有針對性的開展專項排查，在企業(yè)內(nèi)部要落實紙質(zhì)檔案和電子檔案的查閱要有嚴(yán)格的審核制度，建立檔案信息資源的審批、登記、檢查、反饋與監(jiān)督等相關(guān)管理制度，全方位的進行檔案信息管控，確保每一份檔案的安全。此外關(guān)于企業(yè)的涉密檔案要嚴(yán)格審批借閱制度，確保涉密檔案的信息不被泄露。同時，還需建立一套檔案信息資源應(yīng)急響應(yīng)方案，以備在緊急情況下有所應(yīng)對，企業(yè)在平時要加強檔案管理的應(yīng)急培訓(xùn)和實戰(zhàn)演練，提高應(yīng)急速度和處置能力，切實維護檔案信息安全，確保企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。企業(yè)的檔案的信息資源，就好比企業(yè)這架馬車的輪子與翅膀，只有利用好資源，發(fā)揮信息資源轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)力的優(yōu)勢，企業(yè)這架馬車才能在社會主義發(fā)展的康莊大道上一路飛馳。

（作者單位：中聯(lián)重科股份有限公司）

作者簡介：陳立香，1985年生，檔案館員，研究方向：企業(yè)檔案管理。

本文系2015年度湖南省檔案局科技項目“企業(yè)檔案信息系統(tǒng)安全防護等級策略研究”（編號：2015-H-19）的階段性成果；

參考文獻

[1]安靜.淺析企業(yè)檔案信息資源共享的安全問題及安全策略[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2017（16）：86.

[2]肖媛.利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（1）：132.

[3]張顏.試論大數(shù)據(jù)時代檔案管理的共建與共享[J].蘭臺內(nèi)外，2018（3）：25-26.

[4]劉娟.企業(yè)檔案安全防護應(yīng)用策略研究[J].人力資源管理，2018（4）：242.