電力企業(yè)文書檔案的保密管理思考

王莉

摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅猛增長，人們對于電力需求逐年增大，電力系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行不僅為工業(yè)生產(chǎn)、人們的工作帶來了極大的便利，也改善了人們的生活和環(huán)境。而在電力系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的過程中必須重視企業(yè)內(nèi)部的文書檔案保密工作。企業(yè)的文書檔案承載著企業(yè)經(jīng)營管理過程中的眾多信息，這些信息不僅是企業(yè)開展各項(xiàng)工作的依據(jù)，也能夠通過這些信息來為企業(yè)未來的經(jīng)營方向和經(jīng)營計(jì)劃提供依據(jù)。而隨著電力市場的加劇市場競爭愈演愈烈，對于企業(yè)文書檔案管理工作的要求也越來越嚴(yán)格。但就目前電力企業(yè)文書檔案管理在保密管理中的實(shí)施現(xiàn)狀來說還存在很大的問題。因此，本文將針對這些問題進(jìn)行深入探討并提出合理的優(yōu)化措施，以供相關(guān)人員借鑒。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);文書檔案;保密管理;優(yōu)化措施

電力與人們的生活息息相關(guān)，電力企業(yè)的發(fā)展直接影響到了人們的生活質(zhì)量。而在電力企業(yè)各項(xiàng)管理工作開展的過程中，文書檔案管理在電力企業(yè)管理工作中占據(jù)著重要位置。是促進(jìn)電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要保障。而如何加強(qiáng)電力企業(yè)文書檔案保密管理工作已經(jīng)成為了電力企業(yè)各項(xiàng)工作開展的重要內(nèi)容之一，也是每一個(gè)企業(yè)需要面臨和解決的問題。而就目前電力企業(yè)文書檔案保密管理工作的開展現(xiàn)狀來說，由于缺乏完善的管理制度，先進(jìn)的技術(shù)手段，專業(yè)的管理人員使得電力企業(yè)的文書保密管理工作受到了一定的影響。而為了更好地促進(jìn)電力企業(yè)的良好發(fā)展，本文將提出幾點(diǎn)優(yōu)化措施，通過加強(qiáng)電力企業(yè)的檔案管理和保密工作，從而維護(hù)電力企業(yè)利益，確保電力企業(yè)能夠健康快速的發(fā)展。

一、電力企業(yè)文書檔案的保密管理中存在的問題

為了更加直觀的了解電力企業(yè)文書檔案在保密管理中所存在的問題以下將結(jié)合文書檔案管理的流程進(jìn)行深入分析通過三個(gè)角度來了解當(dāng)前保密管理中所存在的問題：

首先，在文書歸檔環(huán)節(jié)過程中所存在的問題。在電力企業(yè)文書檔案形成之前，需要對各類文書檔案信息進(jìn)行歸檔，而各類文書檔案信息的形成有主要源于各個(gè)職能部門的事項(xiàng)記錄和會(huì)議紀(jì)要。除此之外，還包括上級決策層所主持召開的各項(xiàng)會(huì)議。這些會(huì)議內(nèi)容所記錄的信息都會(huì)構(gòu)成文書檔案信息歸檔的重點(diǎn)，但在實(shí)際的工作中可以發(fā)現(xiàn)，部分文書檔案信息，在由職能部門傳遞給檔案管理部門時(shí)已經(jīng)存在了泄露的可能，比如，部分部門的會(huì)議紀(jì)要被無關(guān)人員查閱，又或者企業(yè)決策的文本信息由相關(guān)人員口述傳播。由此可見，文書檔案在歸檔環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的行為失范現(xiàn)象，會(huì)使得企業(yè)的文書檔案在保管的過程中陷入極大的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也會(huì)面臨著泄密追責(zé)的困境。

其次，在文書查閱環(huán)節(jié)所出現(xiàn)的問題。在檔案歸檔后，如需查閱，需要經(jīng)過上級領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)或者查閱人本身就具有查閱的權(quán)利，但隨著文書檔案電子化管理模式的建立，工作人員獲取文書的信息更加便利，不具備查閱資格的人員若能獲取查閱檔案的帳號偏可完成文書檔案的查閱和收集工作，由此可見，電子化的管理模式存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，這不僅為文書保密工作帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，也會(huì)使得電力企業(yè)文書檔案泄密現(xiàn)象更加隱蔽，不易被管理人員所察覺。

最后，在文書檔案銷毀環(huán)節(jié)所存在的問題。在文書檔案銷毀環(huán)節(jié)常見問題，主要發(fā)生在紙質(zhì)文書檔案當(dāng)中。由于紙質(zhì)檔案文書銷毀的不徹底導(dǎo)致文書檔案中的關(guān)鍵詞、關(guān)鍵句仍然完整呈現(xiàn)，又或者對于廢棄的紙質(zhì)文檔不進(jìn)行銷毀，而是用于其他用途，比如給孩子做草稿紙，又或者將紙質(zhì)文書當(dāng)廢紙變賣，這些行為都會(huì)導(dǎo)致電力企業(yè)文書檔案內(nèi)容泄露。

二、加強(qiáng)電力企業(yè)文書檔案保密管理工作的有效措施

2.1加強(qiáng)各個(gè)部門的主體意識(shí)

結(jié)合目前電力企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀可以了解到，電力企業(yè)已經(jīng)建立了完備的文書檔案管理體系。因此為了有效加強(qiáng)電力企業(yè)檔案文書保密管理工作，應(yīng)當(dāng)從各個(gè)部門的負(fù)責(zé)人和所涉及的相關(guān)人員入手，通過增強(qiáng)這些人員的主體意識(shí)，加強(qiáng)相關(guān)人員對文書檔案信息保密工作的重視程度，從而使電力企業(yè)能夠充分發(fā)揮自身的政治優(yōu)勢。在黨風(fēng)廉政建設(shè)的背景下，加強(qiáng)各個(gè)部門的主體強(qiáng)化意識(shí)，從而有效促進(jìn)電力企業(yè)文書檔案管理工作的有效開展。其次，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)發(fā)揮黨風(fēng)廉政建設(shè)中思想作風(fēng)建設(shè)和工作作風(fēng)建設(shè)。通過提高各個(gè)部門負(fù)責(zé)人的黨性修養(yǎng)，從而使其在開著文書檔案信息保密工作中不敢，也不愿產(chǎn)生行為失范的操作方式。

2.2加強(qiáng)對相關(guān)人員檔案保密工作的培訓(xùn)

隨著主體意識(shí)的加強(qiáng)，各個(gè)部門在進(jìn)行文書歸檔環(huán)節(jié)所出現(xiàn)的問題都能夠得到有效的優(yōu)化。因此，接下來需要對各個(gè)職能部門的相關(guān)人員開展文書檔案保密工作培訓(xùn)。通過對企業(yè)的黨委書記、紀(jì)檢書記、檔案管理部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行定期的檔案保密工作培訓(xùn)，從而使相關(guān)人員意識(shí)到自身的保密職責(zé)通過對材料保管細(xì)則進(jìn)行進(jìn)一步的培訓(xùn)，從而幫助相關(guān)人員了解泄密后所承擔(dān)的責(zé)任。通過這種方式，能夠有效防止泄密在檔案查閱環(huán)節(jié)所出現(xiàn)的問題。

2.3合理利用現(xiàn)代化技術(shù)輔助在線保密工作的開展

針對文書檔案電子化管理所帶來的新問題和新挑戰(zhàn)，應(yīng)當(dāng)從多個(gè)層面開展在線保密工作。首先，應(yīng)當(dāng)合理利用現(xiàn)代科技對電子檔案進(jìn)行加密，由檔案管理部門定期賦予其登錄密碼和查閱權(quán)限，并對瀏覽人員的IP進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄。通過這種方法，從而對電子檔案的查閱人員進(jìn)行鎖定，并且進(jìn)行及時(shí)的監(jiān)管。除此之外，對于具有查閱權(quán)限的人員，應(yīng)當(dāng)與檔案管理部門、電力企業(yè)的紀(jì)檢部門簽訂保密協(xié)議，通過這種方法有效降低文書檔案泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

三、總結(jié)

結(jié)合上述分析，在電力企業(yè)內(nèi)部建設(shè)的過程中，重視電力企業(yè)文書檔案管理工作對于企業(yè)的發(fā)展具有極其重要的影響。而隨著市場競爭格局的不斷擴(kuò)大，電力終端市場改革的迅速發(fā)展，使得電力企業(yè)的文書檔案保密工作在電力企業(yè)發(fā)展中占據(jù)著重要位置。結(jié)合目前保密管理中所存在的問題可以了解到文書檔案泄密主要存在于文書檔案歸檔環(huán)節(jié)、文書檔案查閱環(huán)節(jié)以及文書檔案銷毀環(huán)節(jié)三個(gè)環(huán)節(jié)。因此，為了改善這三個(gè)環(huán)節(jié)所出現(xiàn)的問題，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化各個(gè)部門的主體意識(shí)，通過對相關(guān)人員開展檔案保密工作培訓(xùn)，合理利用現(xiàn)代技術(shù)輔助在線保密工作的開展，從而有效提高電力企業(yè)檔案保密工作的工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉可， 梁晶潔. 新形勢下做好企業(yè)文書檔案保密管理工作的思考[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2020，（12）：2.