大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案電子化建設(shè)研究

周艷

摘 要：在現(xiàn)代社會(huì)中，檔案是十分重要的資源，因此加強(qiáng)檔案的管理是非常重要的。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案在檔案建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，將檔案文件用電子文件的方式進(jìn)行保存，使得檔案電子化，這樣可以更好對檔案進(jìn)行管理。本文主要分析大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案電子化，并從檔案管理角度提出以下合理的措施和建議，促進(jìn)檔案管理水平的提高。

關(guān)鍵詞：檔案;電子文件;大數(shù)據(jù)管理;對策

當(dāng)前，在所有的檔案文件中，電子檔案占有重要的地位，是非常重要的檔案形式，因此對于管理也要愈加重視。電子檔案在管理過程中要想取得良好的效果，就需要與大數(shù)據(jù)時(shí)代相結(jié)合，形成對電子檔案的大數(shù)據(jù)管理，使得檔案的管理質(zhì)量和管理效率可以提高，這樣可以更好的滿足檔案管理的需要，提升檔案管理的水平。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案電子化管理的特點(diǎn)

1.數(shù)據(jù)量巨大

檔案數(shù)字化文件在形成過程中，會(huì)有大量的原生電子文件形成，這些文件是海量的，形成之后會(huì)以TB甚至PB的存儲(chǔ)級別來進(jìn)行存儲(chǔ)，形成巨大的文件檔案庫。

2.數(shù)據(jù)類型多

大量的檔案電子文件中也存在著數(shù)量眾多的類型，有的是管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，有的是半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，還有一些是電子文件的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，比如圖片文件、視頻音頻檔案、Word文件、PDF文件等。這些數(shù)據(jù)在類型上不同，結(jié)構(gòu)上也是有很多差異的。

3.數(shù)據(jù)價(jià)值高

電子文件檔案有很多優(yōu)點(diǎn)，其一是可以更好的保證檔案，使得檔案的內(nèi)容可以完好的保存;其二是利用電子檔案可以將大量的檔案進(jìn)行儲(chǔ)存，節(jié)省儲(chǔ)存的成本和空間，還可以利用大數(shù)據(jù)對這些檔案進(jìn)行分析，使得檔案可以得到更好的管理，為客戶提供更便利的服務(wù)。

4.查詢速度快

電子檔案在大數(shù)據(jù)分析和管理過程中，可以實(shí)現(xiàn)快速的分析和查詢結(jié)果，使得人們可以在第一時(shí)間找到自己想要的結(jié)果，還可以利用關(guān)鍵字詞進(jìn)行查詢，將相關(guān)的檔案都找出來，提高檔案的利用率，有效的提高生產(chǎn)效益，推動(dòng)檔案信息化的發(fā)展。

二、文書檔案電子化建設(shè)的現(xiàn)狀和問題

1.檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后

當(dāng)前，還有很多檔案室的設(shè)備陳舊，發(fā)展落后而緩慢。首先，檔案庫落后，在檔案庫建設(shè)過程中不能滿足發(fā)展的需要，也不能滿足檔案信息化建設(shè)和管理的需要。辦公區(qū)域在劃分的時(shí)候不夠明確，沒有進(jìn)行三方分離，對于電子檔案所需要的電子化用房也沒有實(shí)現(xiàn)。其次，檔案的硬件管理設(shè)施落后，很多檔案室只是配備一些簡單的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)，沒有電子檔案管理需要的設(shè)備，如掃描儀、檔案刻錄設(shè)備以及服務(wù)器等。最后，管理軟件落后，管理的方式和管理的功能比較單一，不能滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代人們對于檔案管理的需求。

2.文書檔案管理體制落后

首先，檔案電子化管理過程中缺乏完善的規(guī)章制度。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，很多電子文件管理沒有相關(guān)的制度，導(dǎo)致檔案在管理過程中沒有規(guī)章可依，沒有制度可循，這會(huì)導(dǎo)致管理的規(guī)范性沒有做好，使得檔案在管理過程中容易出現(xiàn)一些錯(cuò)存或者是漏存的現(xiàn)象，對于檔案管理不利。檔案管理制度的完善可以使得電子文件的管理更加順利，保證檔案系統(tǒng)的平穩(wěn)發(fā)展。其次，落后的管理理念，很多電子檔案管理過程中，重視管理而輕視利用，這不符合大數(shù)據(jù)時(shí)代信息共享的需求，在檔案利用這方面還要進(jìn)一步加強(qiáng)，使得檔案可以為更多的人服務(wù)，發(fā)揮檔案的作用。

3.檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案在管理中應(yīng)該結(jié)合信息化的技術(shù)，使得檔案可以盡快的電子化，這就需要大量專業(yè)的人員來完成這項(xiàng)工作。對于檔案的電子歸檔、管理、數(shù)據(jù)維護(hù)等工作進(jìn)行有效的處理。檔案管理人員提出更高的要求，不僅要掌握檔案的相關(guān)知識(shí)，還要具有信息化管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，并可以將這些知識(shí)與檔案管理有效的結(jié)合起來，熟練操作計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行處理。然而實(shí)際上，現(xiàn)階段很多檔案管理人員的素質(zhì)還不能夠達(dá)到要求，主要原因是，第一，檔案管理人員很多都是原有的一些管理人員，人員結(jié)構(gòu)比較老化，這些人對于新知識(shí)的學(xué)習(xí)能力和理解能力比較弱，不能適應(yīng)現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)，不能夠掌握好計(jì)算機(jī)的運(yùn)用，不符合電子化檔案的人才需求。第二，很多檔案管理人員雖然具備豐富的經(jīng)驗(yàn)和管理知識(shí)，但是在計(jì)算機(jī)運(yùn)用方面還不是很熟悉，對于計(jì)算機(jī)軟件的運(yùn)用不熟悉，也就無法處理海量的信息和檔案，使得檔案電子化建設(shè)要求無法達(dá)成。

4.電子檔案管理存在較大的安全隱患

當(dāng)前，我國加強(qiáng)了對網(wǎng)絡(luò)安全的重視，人們認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，也開始采用各種手段來維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全，然而網(wǎng)絡(luò)安全體系和保障體系還沒有完全形成，這對電子檔案管理的安全性有著較大的威脅，再加上一些電子檔案管理人員在工作中的疏忽，使得電子檔案面臨著較大的安全隱患和潛在的威脅。這會(huì)對電子檔案管理工作造成不利的影響，甚至?xí)斐梢恍├嫔系膿p失。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案電子化建設(shè)研究

1.加強(qiáng)文書檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案在管理過程中存在的嚴(yán)重滯后性，在使用過程中也不方便，沒有辦法滿足信息社會(huì)對于檔案管理的需求和對資源的需求。首先，要建設(shè)和配備現(xiàn)代化的檔案管理庫房，建設(shè)滿足檔案數(shù)學(xué)化和電子文件的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，以滿足檔案電子化的需求。在建設(shè)檔案庫房過程中要將各種設(shè)施配備齊全，包括系統(tǒng)硬件、安全保障系統(tǒng)、基礎(chǔ)軟件等。比如可以配備進(jìn)行全文識(shí)別的掃描儀、檔案專用刻錄機(jī)等。檔案部門也要做專業(yè)的服務(wù)器，配備專用的儲(chǔ)備設(shè)備。其次，要引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和管理技術(shù)，構(gòu)建高效的檔案查詢系統(tǒng)，提高檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)檔案的資源共享。對檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行更深層次的處理，構(gòu)建強(qiáng)大的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)檔案的互動(dòng)連通、資源共享。

2.科學(xué)合理利用相關(guān)技術(shù)手段

在檔案管理過程中要使得信息更好的保存，實(shí)現(xiàn)資源更好的利用，就要對先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行合理的運(yùn)用。第一，簽署技術(shù)應(yīng)用，就是在檔案電子文件中實(shí)現(xiàn)數(shù)字化簽名，這些電子簽名可以作為重要的依據(jù)，檢驗(yàn)電子文件的完整性、安全性以及原始性。當(dāng)前，電子文件應(yīng)用簽署主要包括光筆簽署和數(shù)字簽名技術(shù)。第二，要采取一定的防范措施，對于一些重要的電子文件要將其設(shè)置成為只讀模式，這樣用戶在查詢使用過程中不能夠?qū)ξ募械膬?nèi)容進(jìn)行更改，只能進(jìn)行閱讀，這樣大大增加了電子檔案的安全性，使得電子檔案在管理過程中可以更加安全。第三，使用加密技術(shù)，要對電子檔案使用一些合理的加密技術(shù)，特別是一種保密性比較強(qiáng)的文件，這些文件不是對外公開的，要進(jìn)行加密，保證其安全性，防止出現(xiàn)泄密。這種技術(shù)就是通過數(shù)字技術(shù)對這些需要加密的文件進(jìn)行數(shù)字偽裝，可以采用雙密鑰法來進(jìn)行加密，防止普通用戶的訪問，對用戶的操作進(jìn)行合理的限制。

3.制定完善的文書檔案

在電子檔案管理過程中，要制定和完善相關(guān)的管理制度，而電子檔案在建設(shè)和管理中相對比較復(fù)雜，區(qū)別于紙質(zhì)檔案的管理，這些電子檔案在管理中要進(jìn)行有條不紊的展開，就需要一套統(tǒng)一的制度和規(guī)范。國家檔案局頒布的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等制度在其中起到非常大的作用。在實(shí)際的管理落實(shí)過程中，要嚴(yán)格按照電子檔案制定的規(guī)范制度來進(jìn)行，才能有效的實(shí)施，發(fā)揮應(yīng)有的作用。首先，要按照國家頒布的檔案管理規(guī)范，將電子文件、文檔等電子檔案進(jìn)行規(guī)范化，使其可以達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。其次，要對電子檔案產(chǎn)生的流程進(jìn)行規(guī)范，包括紙質(zhì)檔案如何轉(zhuǎn)化為電子檔案、這些文件的產(chǎn)生、收集、流轉(zhuǎn)、鑒定、分類、存儲(chǔ)等都要有明確的規(guī)定。此外，對于電子檔案的查詢、傳輸和利用也要有一定的制度來進(jìn)行規(guī)范，使得電子檔案在運(yùn)用過程可以更加規(guī)范，實(shí)現(xiàn)電子檔案合理的運(yùn)用和管理，推動(dòng)電子檔案文明化管理，從而為人們提供更多的資源，使得資源利用率可以得到提高。

4.重視文書檔案安全保密工作

在電子檔案管理過程中一定要重視其安全性，對電子檔案進(jìn)行安全性的管理，主要從人的角度和物的角度來進(jìn)行合理的防范。一方面是從人的角度而言，要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，使得檔案管理人員的安全意識(shí)可以得到提高，樹立起安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案管理的相關(guān)制度，嚴(yán)格按照一定的程序來進(jìn)行管理工作，防止自己在管理工作中存在失誤;另一方面來說，要通過引進(jìn)先進(jìn)的檔案設(shè)備來提高檔案的安全性，從科學(xué)技術(shù)層面來對檔案進(jìn)行保護(hù)，維護(hù)一些保密檔案的安全性，使得紙質(zhì)檔案和電子檔案都可以更加安全。在電子檔案防護(hù)過程中還可以對其進(jìn)行隔離，使得這些電子檔案可以在一定范圍內(nèi)進(jìn)行傳播，防止文件流向外部。對涉密的文檔要進(jìn)行加密，有專門的技術(shù)人員做好防范的措施，對文檔進(jìn)行電子化的加工;不僅如此，還要做好文檔的電子化分類，將這些電子檔案按照一定的類別做好分類，從而在查詢使用過程中可以更好的進(jìn)行利用;在電子檔案中還要進(jìn)行一些網(wǎng)絡(luò)安全軟件的設(shè)置，防止網(wǎng)絡(luò)病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，定期進(jìn)行安全維護(hù)，對于使用者做好權(quán)限的設(shè)置;建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案庫房和機(jī)房，配備專業(yè)的設(shè)備，防止電子存儲(chǔ)過程中受到電磁波的干擾，防止文件和檔案受到破壞。

四、結(jié)束語

總而言之，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子檔案成為一種趨勢，電子檔案有著非常大的優(yōu)勢，在存儲(chǔ)過程中會(huì)更安全，使用過程會(huì)更方便，因此電子檔案在管理過程中就非常重要。檔案管理工作者要加強(qiáng)自身計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)，緊跟時(shí)代的步伐，提升電子檔案管理的水平，為發(fā)展提供有力的支持。

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