專業(yè)查新機構(gòu)開展科技查新服務(wù)的調(diào)查分析

胡穎堃 陳 峰

（中國科學(xué)技術(shù)信息研究所，北京 100038）

0 引言

科技查新是以文獻為基礎(chǔ)、以文獻檢索和情報調(diào)研為手段、以檢索結(jié)果為依據(jù)、在科技文獻檢索和科技咨詢基礎(chǔ)上發(fā)展起來的一項新型的科技信息服務(wù)業(yè)務(wù)。它以科研立項、科研項目評估、驗收、鑒定、報獎，專利申請等提供客觀評價依據(jù)，也為科技人員進行研究提供快捷、可靠、豐富的信息，是科研人員在科研工作過程中進行調(diào)研的重要手段[1]。近年來，國家大力鼓勵科技創(chuàng)新，不僅國家級項目、省級項目的申報數(shù)量大幅增長，中小企業(yè)的自主創(chuàng)新能力也在逐年遞增，呈現(xiàn)出查新數(shù)量激增的趨勢。1985年《專利法》的實施、1987年《科學(xué)技術(shù)成果鑒定辦法》的頒布，特別是2000年《科技查新機構(gòu)管理辦法》和《科技查新規(guī)范》的發(fā)布，極大地推動了科技查新工作迅速發(fā)展，科技查新工作逐漸步入規(guī)范化軌道。經(jīng)過30 余年的發(fā)展，目前已經(jīng)形成了多級別、分行業(yè)、分布于全國范圍內(nèi)的科技查新機構(gòu)網(wǎng)，基本形成了綜合性、專業(yè)性、高校系統(tǒng)、衛(wèi)生系統(tǒng)等在內(nèi)的300 余家科技查新機構(gòu)，科技查新工作已成為課題開展及項目研發(fā)的重要組成部分。在此背景下，調(diào)查專業(yè)查新機構(gòu)查新業(yè)務(wù)及服務(wù)現(xiàn)狀，分析其中存在的問題，探討查新機構(gòu)開展科技查新工作的舉措，進一步推動我國專業(yè)查新機構(gòu)查新服務(wù)的發(fā)展，既有學(xué)術(shù)意義又有現(xiàn)實意義。本文將對我國1990—1997年間認定的38 家一級查新機構(gòu)為調(diào)查對象，探討我國科技查新機構(gòu)服務(wù)的發(fā)展現(xiàn)狀，分析存在的問題，提出相應(yīng)的對策建議。

1 調(diào)查方法

目前，我國查新工作站包括科技部、教育部等認定的專業(yè)部級、省級的查新工作站共計300余家，基本涵蓋了各級別、各地區(qū)、各行業(yè)的查新機構(gòu)，在所屬行業(yè)和系統(tǒng)中發(fā)揮著引領(lǐng)、牽頭和示范作用，代表了科技查新工作未來發(fā)展趨勢。筆者以科技部（原國家科委）于1990—1997年間認定的38 家一級查新機構(gòu)為調(diào)查對象，如表1所示，通過以下3 種途徑對我國專業(yè)查新機構(gòu)開展科技查新服務(wù)的現(xiàn)狀進行具體的調(diào)查分析。

（1）在中國知網(wǎng)中以標題或關(guān)鍵詞進行檢索，檢索內(nèi)容為“科技查新”，分別檢索出數(shù)據(jù)庫中有關(guān)科技查新服務(wù)的文獻。再在此基礎(chǔ)上以“問題”“不足”為檢索詞在檢索結(jié)果中進行檢索，確定有關(guān)科技查新存在的問題或不足的文獻，保證檢索結(jié)果的查全率和查準率。經(jīng)過篩選，得到64 篇有效文獻。最后對獲得的文獻進行整理分析、歸納總結(jié)。

（2）訪問表1中所列出的科技查新機構(gòu)的官方網(wǎng)站，通過在網(wǎng)站內(nèi)尋找并整理各查新機構(gòu)的科技查新內(nèi)容、業(yè)務(wù)等具體工作的開展情況。

（3）通過咨詢查新機構(gòu)的查新員，結(jié)合查新機構(gòu)網(wǎng)站調(diào)查情況，調(diào)查目前各查新機構(gòu)的查新模式及查新資源開發(fā)利用現(xiàn)狀。

表1 調(diào)研對象名單

2 樣本基本情況

針對38 家一級查新機構(gòu)，除在調(diào)查過程中因網(wǎng)站無法正常訪問或域名更改等而無法調(diào)查該查新機構(gòu)的實際情況等共計8 家查新機構(gòu)外，對其余30 家查新機構(gòu)的業(yè)務(wù)概況、業(yè)務(wù)范圍、文獻資源、查新過程、查新注意事項、查新委托書等進行了詳細調(diào)查與分析。

通過對30 家專業(yè)查新機構(gòu)的機構(gòu)介紹及查新業(yè)務(wù)進行統(tǒng)計，將查新機構(gòu)分為3 類:一是綜合類查新機構(gòu)，是目前專業(yè)查新機構(gòu)中數(shù)量最多也是最常見的一類查新機構(gòu)，包括中國科學(xué)技術(shù)信息研究所、中國科學(xué)院文獻情報研究中心以及各省份的科技情報研究機構(gòu)等，其業(yè)務(wù)范圍廣泛，開展科技查新的學(xué)科領(lǐng)域較為全面。如中國科學(xué)技術(shù)信息研究所，其開展科技查新的學(xué)科領(lǐng)域包括醫(yī)藥、生物、化工、信息、機械等，業(yè)務(wù)范圍包括立項查新、專利查新、成果查新、產(chǎn)品查新、標準查新等[2]。二是特色專業(yè)類查新機構(gòu)，該類查新機構(gòu)定位于針對特色學(xué)科領(lǐng)域開展查新工作，如冶金工業(yè)信息標準研究院，該研究院在冶金、機械、礦產(chǎn)、能源、環(huán)境、地質(zhì)等冶金類特色專業(yè)開展科技查新工作，具有強大優(yōu)勢[3]。三是針對某一行業(yè)或領(lǐng)域開展的特殊專業(yè)類查新機構(gòu)，如中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院醫(yī)學(xué)信息研究所圍繞國家醫(yī)藥科技創(chuàng)新對信息服務(wù)的需求，開展醫(yī)藥科技查新服務(wù)，還有中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院科技文獻信息中心主要進行農(nóng)業(yè)類、生物類的科技查新與檢索服務(wù)。圖1為上述3 類查新機構(gòu)的數(shù)量分布示意圖。從圖1可以得知，綜合類查新機構(gòu)數(shù)量最多，與我國科技查新機構(gòu)發(fā)展現(xiàn)狀相吻合。從涵蓋領(lǐng)域看，本次調(diào)查的專業(yè)查新機構(gòu)涵蓋了主要需要開展查新工作的學(xué)科領(lǐng)域，具有良好的代表性。

專業(yè)查新機構(gòu)所處地理位置的不同也會影響該查新機構(gòu)的業(yè)務(wù)規(guī)模及發(fā)展趨勢。圖2為本次調(diào)查的30 家查新機構(gòu)的地域分布示意圖。從圖2可以看出，本次調(diào)查樣本的地域分布涵蓋了我國東北地區(qū)、華北地區(qū)、東南沿海地區(qū)。其中，北京市所占比例最大，共有11 家機構(gòu)，其余省份分布較為均勻。

3 調(diào)查結(jié)果分析

3.1 業(yè)務(wù)范圍

圖1 調(diào)查樣本數(shù)量分布示意圖

圖2 調(diào)查樣本地域分布示意圖

筆者對30 家專業(yè)查新機構(gòu)的科技查新業(yè)務(wù)服務(wù)概況進行調(diào)查，專業(yè)查新機構(gòu)開展的查新業(yè)務(wù)類別包括立項查新、專利查新、成果查新、產(chǎn)品查新、標準查新、文獻檢索、情報跟蹤共7類，結(jié)果如表2所示。其中，前5 項查新服務(wù)屬于科技查新的傳統(tǒng)服務(wù)項目，開展的機構(gòu)普遍較多，特別是這30 家查新機構(gòu)全部開展了立項查新與成果查新業(yè)務(wù)。與立項查新與成果查新相比，多數(shù)查新機構(gòu)缺少標準查新服務(wù)，僅有6 家查新機構(gòu)在其業(yè)務(wù)介紹中提及開展了標準查新業(yè)務(wù)。除此之外，這些查新機構(gòu)提供專門的文獻檢索服務(wù)及情報跟蹤服務(wù)也較少，僅有36.7%的查新機構(gòu)涵蓋了文獻檢索服務(wù)，23.3%的查新機構(gòu)提供了情報跟蹤服務(wù)。

（1）立項查新是對于準備列入國家、省、部委等相關(guān)組織實施的科研選題而提供的查新咨詢服務(wù)，是一項非常重要的查新服務(wù)工作[4]?？萍疾樾路?wù)機構(gòu)一般均提供了此項服務(wù)[5]。

（2）專利查新是指在審查專利申請的過程中，對所述發(fā)明創(chuàng)造是否達到專利法所規(guī)定的新穎性進行的一種深層次的信息咨詢服務(wù)。在本次調(diào)查樣本中有76.7%的查新機構(gòu)開展了此項服務(wù)，如中國科學(xué)技術(shù)信息研究所憑借其國際權(quán)威的專利分析平臺及研究團隊，對企業(yè)的專利挖掘與布局、競爭對手專利調(diào)查與跟蹤、專利預(yù)警及侵權(quán)分析與預(yù)測、專利檢索與分析及數(shù)據(jù)庫建設(shè)等專利查新領(lǐng)域提供更加深入的研究工作。

（3）科技成果評價是科技工作中不可或缺的重要一環(huán)，科技成果查新是針對各級科技成果進行鑒定、驗收、評估和轉(zhuǎn)化的一項查新服務(wù)，是科技成果評價工作中的重要環(huán)節(jié)。對減少科技成果評審失準、保護知識產(chǎn)權(quán)、促進科技成果轉(zhuǎn)化具有重要意義[6]。因此，專業(yè)查新機構(gòu)都針對科技成果查新開展了相關(guān)服務(wù)工作。

（4）產(chǎn)品查新是為企業(yè)或機構(gòu)的新產(chǎn)品研發(fā)、高新機構(gòu)成果轉(zhuǎn)化等提供相關(guān)查新服務(wù)。大多查新是針對企業(yè)中的產(chǎn)品開發(fā)、高新技術(shù)企業(yè)認證、技術(shù)攻關(guān)、技術(shù)進出口等。例如，上海市科學(xué)技術(shù)情報研究所為寶鋼、華誼等大型企業(yè)集團開展新產(chǎn)品開發(fā)、高新技術(shù)成果轉(zhuǎn)化、高新技術(shù)企業(yè)認定等查新服務(wù)。

（5）標準是對機構(gòu)工作的開展進行檢驗的主要依據(jù)之一，對其中最新的制造或者規(guī)定的標準進行查新，就是標準查新。執(zhí)行現(xiàn)行有效的標準才能保證工作的準確性、有效性和公正性。標準的分散性、數(shù)據(jù)的不完整性加大了標準查新工作的難度，僅有20%的專業(yè)查新機構(gòu)開展了標準查新服務(wù)。

（6）由于文獻收錄引用情況是反映科研工作者的學(xué)術(shù)水平及學(xué)術(shù)影響力的重要評價指標之一，因此部分查新機構(gòu)將開展文獻檢索服務(wù)作為了機構(gòu)查新的特色業(yè)務(wù)之一。有36.7%的專業(yè)查新機構(gòu)開展了文獻檢索服務(wù)，如中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院科技文獻信息中心查新中心針對科研人員的委托，可以對用戶發(fā)表的論文或著作在SCI、EI、ISTP、CSCD等國內(nèi)外著名檢索工具中的收錄及引用情況進行檢索并出具檢索報告，為用戶申報各類人才、基金、獎勵、機構(gòu)學(xué)術(shù)水平評估和個人職稱評定等工作提供客觀、準確的依據(jù)。

（7）情報跟蹤服務(wù)是專業(yè)查新機構(gòu)開展的為數(shù)不多的主動型服務(wù)，有23.3%的查新機構(gòu)開展了情報跟蹤服務(wù)，其中絕大多數(shù)屬于競爭情報服務(wù)工作。

3.2 查新資源

隨著科技查新的不斷發(fā)展，查新資源成為影響其業(yè)務(wù)數(shù)量的重要因素之一。查新機構(gòu)為了提高查新業(yè)務(wù)量、加強查新資源建設(shè)，發(fā)展特色查新資源逐漸成為提升專業(yè)查新機構(gòu)核心競爭力的關(guān)鍵。通過調(diào)查專業(yè)查新機構(gòu)資源現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn)，除了全文數(shù)據(jù)庫、專業(yè)數(shù)據(jù)庫、Dialog國際聯(lián)機檢索系統(tǒng)、專利數(shù)據(jù)庫等常用的科技查新檢索資源外，不少查新機構(gòu)均開發(fā)或使用了特色類資源庫及平臺，其中以特色專業(yè)類查新機構(gòu)和特殊專業(yè)類查新機構(gòu)使用特色資源庫較多，如中國科學(xué)技術(shù)信息研究所的“全國科技查新事實型數(shù)據(jù)庫”和“Pyrios專利查新分析平臺”、中國林業(yè)科技信息研究所的“林科院圖書館”及“林業(yè)信息網(wǎng)”等。結(jié)合對30 家查新機構(gòu)常用查新資源的調(diào)查，筆者將其劃分為國內(nèi)外綜合類數(shù)據(jù)庫、國內(nèi)外專業(yè)類數(shù)據(jù)庫、國內(nèi)外專利數(shù)據(jù)庫、特色類數(shù)據(jù)庫及平臺以及其他數(shù)據(jù)庫，基本涵蓋了查新機構(gòu)所使用的全部查新資源，可以全方面地把握專業(yè)查新機構(gòu)查新資源建設(shè)情況。

表2 查新業(yè)務(wù)服務(wù)概況

（1）綜合類數(shù)據(jù)庫是科技查新與文獻檢索的常用數(shù)據(jù)庫之一[7]。包括中國知網(wǎng)（CNKI）、萬方數(shù)據(jù)資源系統(tǒng)、維普信息資源系統(tǒng)、國家發(fā)展研究中心信息網(wǎng)資源、中國知識資源總庫、NSTL、Dialog國際聯(lián)機檢索系統(tǒng)、STN國際聯(lián)機檢索系統(tǒng)等。由于綜合類數(shù)據(jù)庫的期刊種類全面、時效性強，所有的查新機構(gòu)都將綜合類數(shù)據(jù)庫作為查新資源使用。

（2）雖然綜合性數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)信息廣泛，但對于專業(yè)性較強的項目，還是要根據(jù)情況選擇不同的專業(yè)類數(shù)據(jù)庫進行補充[8]。對使用專業(yè)類數(shù)據(jù)庫的25 家查新機構(gòu)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，常用的國內(nèi)外專業(yè)類數(shù)據(jù)庫包括4 類，分別是機械自動化數(shù)據(jù)庫，包括EI、Web of Science數(shù)據(jù)庫、INSPEC等；環(huán)境化工材料數(shù)據(jù)庫，包括EA、CA等數(shù)據(jù)庫；生物醫(yī)藥數(shù)據(jù)庫，包括中國生物學(xué)文摘數(shù)據(jù)庫（CBA）、中文生物醫(yī)學(xué)期刊數(shù)據(jù)庫（CMCC）、美國《醫(yī)學(xué)文摘》等；農(nóng)業(yè)林業(yè)數(shù)據(jù)庫，包括中國農(nóng)業(yè)科技文獻數(shù)據(jù)庫（CASDD）、CAB、Agris等。

（3）對開展專利查新的23 家查新機構(gòu)的查新資源調(diào)查可知，在進行專利查新時，國家知識產(chǎn)權(quán)局的中文專利數(shù)據(jù)庫、世界知識產(chǎn)權(quán)組織（WIPO）的專利數(shù)據(jù)庫、歐洲專利局的專利數(shù)據(jù)庫是最常使用的專利查新資源，23 家開展專利查新服務(wù)的機構(gòu)均將其作為自己的查新資源使用。除此之外，一些機構(gòu)使用其他的專利查新數(shù)據(jù)庫進行專利查新服務(wù)，如智慧芽專利數(shù)據(jù)庫、德溫特全球?qū)＠麛?shù)據(jù)庫等。

（4）特色類數(shù)據(jù)庫及平臺包括查新機構(gòu)的自建資源及特殊專業(yè)類查新資源。筆者對使用特色類數(shù)據(jù)庫的查新機構(gòu)進行統(tǒng)計，結(jié)果如表3所示。從統(tǒng)計結(jié)果看，該類數(shù)據(jù)庫中大多是查新機構(gòu)自主開發(fā)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)或是報告類數(shù)據(jù)庫、法律法規(guī)類數(shù)據(jù)庫等小眾數(shù)據(jù)庫。除此之外，還包括一些省份自建的科技文獻、科技報告、知識服務(wù)等創(chuàng)新服務(wù)平臺。但該類平臺目前投入使用的較少。

3.3 科技查新制度

為了確?？蒲许椖坎樾逻^程中的客觀性和真實性，及時有效地完成科研項目的查新報告，科技查新工作需要有健全的制度機制。查新機構(gòu)將根據(jù)《科技查新技術(shù)規(guī)范》《科技查新機構(gòu)管理辦法》等查新管理制度，在其查新網(wǎng)站上發(fā)布查新流程及查新須知，包括查新點的填寫、委托須知、人員守則、查新流程、查新結(jié)果反饋等，以確保查新工作的順利進行。

筆者對30 家查新機構(gòu)的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在其官方網(wǎng)站上對查新委托人進行查新時應(yīng)該了解的流程及注意事項開展公示的機構(gòu)共有19 家。這19家的查新須知內(nèi)容基本相同，包括需要查新委托人提供的資料、填寫查新委托書的注意事項、查新委托人與查新員的溝通問題以及查新委托人自身應(yīng)注意的問題等四方面內(nèi)容。

（1）查新委托人需要據(jù)實、完整、準確地向查新機構(gòu)提供查新所需要的相關(guān)資料，包括項目組成員發(fā)表的與查新點相關(guān)的論文/專利的申請、參考檢索詞，含中英文對照的查新關(guān)鍵詞、分類號、分子式、化學(xué)物質(zhì)登記號等，以及與查新項目密切相關(guān)的國內(nèi)外參考文獻。由于查新課題來自各行各業(yè)、各學(xué)科，種類繁多并且大多數(shù)具有專業(yè)深度，查新員不可能對所有查新課題都有深入的了解，查新委托人提供的相關(guān)資料可以幫助查新員盡快對該課題領(lǐng)域進行了解，提高工作效率。在19 家公布了查新須知的機構(gòu)中，有17 家機構(gòu)對查新委托人提出了此項需求。

（2）查新委托人填寫查新委托書時的注意事項主要是要明確項目的查新點，對查新點的描述必須是用已有的規(guī)范技術(shù)概念表達的單獨技術(shù)內(nèi)容，而不是簡單概括的整體特性或特點。查新點的確認對查新結(jié)果有直接的影響。因此，19 家查新機構(gòu)都對查新點的描述提出了相關(guān)要求。除此之外，還包括對技術(shù)細節(jié)描述的注意事項。

表3 特色類數(shù)據(jù)庫及平臺使用概況

（3）在查新委托人與查新員之間交流問題方面，有13 家查新機構(gòu)提出，查新員需根據(jù)查新點，與查新委托人共同討論檢索概念與檢索詞，并且當查新人員對查新課題提出不明事宜時，委托人應(yīng)提供積極的解答，及時進行溝通，避免查新員對項目理解產(chǎn)生偏差，從而影響查新結(jié)論的準確性。

（4）查新委托人不得對查新項目進行干涉，不得向查新人員施加任何個人傾向性影響。否則會使查新結(jié)論失去公平性，與真實情況產(chǎn)生偏差。這是查新工作中的原則性問題，19 家查新機構(gòu)均將其作為查新須知進行公示。除此之外，由于生成一份查新報告往往需要7～15 個工作日，因此查新委托人應(yīng)為查新工作留出充足的時間。有10 家查新機構(gòu)明確提出，若查新委托人需要提前獲取查新報告，需同查新員協(xié)商，按加急處理，以此保證查新質(zhì)量。

另外，在調(diào)查過程中發(fā)現(xiàn)，僅有云南省科學(xué)技術(shù)情報研究院和國家海洋信息中心兩家單位在其網(wǎng)站中設(shè)立了《查新委托回執(zhí)單暨用戶滿意度反饋表》，其中包括委托日期、取報告日期、費用情況、工作態(tài)度與報告質(zhì)量調(diào)查、對查新工作的意見與建議等調(diào)查項目?？梢钥闯?，查新機構(gòu)對用戶反饋方面不夠重視，導(dǎo)致查新結(jié)果得不到用戶的及時反饋，從而影響了專業(yè)查新機構(gòu)查新服務(wù)的發(fā)展與進步。

3.4 科技查新管理系統(tǒng)

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，科技查新從最初紙質(zhì)版的委托單填寫、查新報告接收、電話查詢等，逐步開發(fā)了效率更高、可以實現(xiàn)全部查新流程的科技查新管理系統(tǒng)。通過對30 家查新機構(gòu)樣本統(tǒng)計，有14 家機構(gòu)使用了網(wǎng)上在線科技查新管理系統(tǒng)，如中國科學(xué)技術(shù)信息研究所的科技查新業(yè)務(wù)分析平臺、河北省科學(xué)技術(shù)信息研究院的科技查新受理系統(tǒng)、山東省科學(xué)技術(shù)信息研究院的科技查新在線委托系統(tǒng)、陜西省科學(xué)技術(shù)情報研究院的科技情報一體化服務(wù)平臺等。這些科技查新管理系統(tǒng)支持在線填寫查新委托書、進度查詢等功能。通過管理系統(tǒng)可以在線填寫委托人或委托機構(gòu)的相關(guān)信息、提交相關(guān)資料、提交查新點及查新委托書等，還可以通過輸入委托單號或查新用戶姓名等方式查看查新進度信息。另外，有14家查新機構(gòu)是在其查新網(wǎng)站中下載Word版本的查新委托書，委托人填寫之后通過電子郵件形式發(fā)送至查新員進行查新工作。除此之外，冶金工業(yè)信息標準研究所是通過QQ咨詢的方式發(fā)送查新委托書，有色金屬工業(yè)總公司技術(shù)經(jīng)濟研究院院則是通過發(fā)送郵件的方式索取查新委托書之后進行填寫、提交工作。

4 存在的問題

4.1 業(yè)務(wù)模式單一，服務(wù)方式被動

根據(jù)調(diào)查結(jié)果，我國專業(yè)查新機構(gòu)的業(yè)務(wù)范圍主要包括傳統(tǒng)科技查新服務(wù)業(yè)務(wù)（含立項查新、專利查新、成果查新、產(chǎn)品查新、標準查新等）、文獻檢索及情報跟蹤服務(wù)。其中，大部分查新機構(gòu)將科技查新作為主要業(yè)務(wù)開展，即查新委托人提交查新委托書，查新員接收課題后，對查新點進行檢索、分析，出具查新報告，給出查新結(jié)果，屬于被動型服務(wù)。在被調(diào)查的30 家查新機構(gòu)中，僅有23.3%的機構(gòu)提供定向主動的情報跟蹤服務(wù)，其中主要是開展了競爭情報工作。此外，部分查新機構(gòu)提供的業(yè)務(wù)服務(wù)內(nèi)容比較單一、服務(wù)項目較少，只有常見的立項查新、成果查新等。專業(yè)查新機構(gòu)存在的業(yè)務(wù)模式單一、服務(wù)方式被動的問題將大大降低科研效率，制約高新技術(shù)發(fā)展，對國內(nèi)外正在進行或已經(jīng)完成的研究課題不能及時掌握，造成重復(fù)開發(fā)、重復(fù)引進的現(xiàn)象發(fā)生。

4.2 文獻資源不完善

科技查新工作中主要的檢索工具是各類科技文獻數(shù)據(jù)庫等信息資源以及部分紙質(zhì)版檢索工具書。從調(diào)查結(jié)果看，目前各專業(yè)查新機構(gòu)以網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫為主，包括國內(nèi)外文獻數(shù)據(jù)庫、綜合型數(shù)據(jù)庫、專業(yè)型數(shù)據(jù)庫以及國內(nèi)外免費的網(wǎng)絡(luò)資源[9]。隨著網(wǎng)絡(luò)資源和數(shù)據(jù)庫資源的迅速發(fā)展，各查新機構(gòu)用于檢索的數(shù)據(jù)庫資源日益豐富，但也存在有一些亟待解決的問題。

（1）缺少完善的文獻支持系統(tǒng)。根據(jù)調(diào)查查新資源情況看，各查新機構(gòu)的期刊類數(shù)據(jù)庫較為完善，包括國內(nèi)的中國知網(wǎng)、萬方數(shù)據(jù)、維普資訊等全文數(shù)據(jù)庫，可以直接對所需文獻直接進行檢索下載或原文傳遞進行獲取。另外，專利類檢索數(shù)據(jù)庫也較為完善，可選擇的專利類數(shù)據(jù)庫較多。但是一些查新機構(gòu)的文獻支持系統(tǒng)不夠完善，部分專業(yè)類學(xué)科論文、會議論文、學(xué)位論文等處于無法獲取的狀態(tài)。此外，一些專業(yè)查新機構(gòu)的查新資源缺少學(xué)科領(lǐng)域的相關(guān)專業(yè)數(shù)據(jù)庫，不僅使查新工作受到局限，而且查全率也得不到保證。

（2）缺少一手信息源的使用。從調(diào)查結(jié)果看，專業(yè)查新機構(gòu)在進行檢索時主要選用的信息源是公開發(fā)表的信息，如對期刊、專利、電子圖書、政府報告、科技報告等進行檢索分析。一手信息源即初始信息源，包括非公開情報源中的人際關(guān)系、實物、實地調(diào)查及部分文獻。一手信息源是科技情報工作的重要信息源之一，可以解決查新工作中數(shù)據(jù)庫滯后問題，保證查全率。然而，查新工作中對一手信息源的使用較少，僅在部分開展情報跟蹤服務(wù)的查新機構(gòu)中使用。

4.3 科技查新管理不規(guī)范

通過對30 家專業(yè)查新機構(gòu)的調(diào)查結(jié)果發(fā)現(xiàn)，專業(yè)查新機構(gòu)的科技查新管理有待進一步向規(guī)范化發(fā)展。主要表現(xiàn)在以下3 個方面。

（1）對專業(yè)查新機構(gòu)在網(wǎng)站瀏覽可知，不是所有查新機構(gòu)網(wǎng)站上都公示了查新注意事項，有11 家查新機構(gòu)是直接在線填寫或下載查新委托書，沒有公示任何用戶查新須知。由于一些查新委托人對查新工作了解較少，對查新工作想象得比較簡單，就會出現(xiàn)通過簡單檢索得到幾篇文章就馬上出具查新報告[10]、在項目驗收上報臨界值時才到查新單位申請查新、提出的查新點過多等現(xiàn)象。若查新委托人不了解查新工作的流程且查新機構(gòu)也沒有明確公示用戶查新須知，就會給查新員帶來較大的負擔，也很難保證查新工作的質(zhì)量。除此之外，大多數(shù)查新機構(gòu)在其網(wǎng)站上未設(shè)置用戶反饋系統(tǒng)或滿意度調(diào)查表，致使查新員無法了解查新結(jié)果的好壞。從長遠來看，不利于專業(yè)查新機構(gòu)未來的發(fā)展與進步。

（2）通過對網(wǎng)站公示的信息可知，大多數(shù)專業(yè)查新機構(gòu)僅僅對科技查新流程、查新工作規(guī)范、查新員和委托人的行為規(guī)范、收費準則、查新時間等制定了一系列的標準，但仍缺乏對科技查新項目的保密制度、查新報告的檔案管理制度等管理規(guī)范。

（3）科技查新的管理系統(tǒng)建設(shè)依然沒有完善，在30 家專業(yè)查新機構(gòu)中，僅有14 家機構(gòu)目前采用線上科技查新管理服務(wù)平臺開展科技查新工作，其余16 家查新機構(gòu)依然使用查新委托人下載Word文件的形式填寫查新委托書，并發(fā)送至機構(gòu)電子郵箱的方式。部分查新機構(gòu)沒有意識到科技查新管理系統(tǒng)的重要性，查新工作的效率不高。

4.4 服務(wù)對象人員培訓(xùn)不足

在科技查新的服務(wù)流程中，核心步驟是信息檢索工作。這就要求查新員具有較高的專業(yè)信息檢索能力，熟練掌握多種數(shù)據(jù)庫的使用和檢索技巧。因此，專業(yè)查新機構(gòu)應(yīng)對查新人員開展相關(guān)的信息素養(yǎng)培訓(xùn)，包括檢索能力、溝通能力、外語能力、寫作能力等。除此之外，還可以針對查新用戶群體開展定期的專題講座，例如對博士生的論文開題舉辦專題開題查新講座，對科技查新的目的、意義、基本流程、查新點的提取、查新委托書的撰寫等進行講解，加強查新用戶對科技查新工作的理解與認識。

5 結(jié)語與建議

本文通過對我國具有代表性和典型性的38家一級專業(yè)查新機構(gòu)的科技查新服務(wù)進行了一系列的調(diào)查。綜合調(diào)查結(jié)果，具體從開展的業(yè)務(wù)范圍、查新資源、網(wǎng)站信息建設(shè)3 個維度展開論述，并針對每個維度進行深入剖析、歸納與總結(jié)，全方位準確地把握我國專業(yè)查新機構(gòu)科技查新工作開展現(xiàn)狀。為進一步推動專業(yè)查新機構(gòu)的發(fā)展，提出以下對策和建議。

（1）擴大業(yè)務(wù)范圍，升級服務(wù)模式。隨著科技創(chuàng)新的發(fā)展，科技查新機構(gòu)應(yīng)擴大業(yè)務(wù)范圍、升級服務(wù)模式。利用開展情報跟蹤服務(wù)、提供主動型跟蹤服務(wù)、定向服務(wù)等方式提升自身的競爭力，比如開展競爭情報服務(wù)等?？萍疾樾屡c競爭情報是信息服務(wù)的兩種不同方式，但二者又存在有必然的聯(lián)系。在科技查新中開展競爭情報服務(wù)是一種更高層次的服務(wù)方式[11]，也是將目前的科技查新從被動型服務(wù)向主動型服務(wù)轉(zhuǎn)變的一種方法。競爭情報服務(wù)具有很強的競爭性和超前性，可以第一時間掌握市場動向、競爭對手、競爭環(huán)境的變化。在科技查新服務(wù)中融進競爭情報服務(wù)，既打破了傳統(tǒng)科技查新服務(wù)的服務(wù)模式被動問題，也擴寬了查新機構(gòu)的業(yè)務(wù)服務(wù)范圍。不僅加強了專業(yè)查新機構(gòu)與企業(yè)之間的聯(lián)系，而且創(chuàng)新了科技查新服務(wù)功能、效能，延伸了工作價值[12]。

（2）建立完善的資源系統(tǒng)。完整的文獻資源系統(tǒng)是科技查新服務(wù)順利開展的前提基礎(chǔ)，文獻資源數(shù)據(jù)庫配置的不齊全必將嚴重影響查新質(zhì)量[13]。因此，要保障查新工作的準確性、規(guī)范性就必須保證文獻資源系統(tǒng)在數(shù)量和質(zhì)量上都達到相當高的水平。除了配備基本的全文數(shù)據(jù)庫、專利數(shù)據(jù)庫外，還要根據(jù)各個查新機構(gòu)之間的地域特色及專業(yè)領(lǐng)域的不同，設(shè)置專業(yè)數(shù)據(jù)庫和特色數(shù)據(jù)庫。還可以借助當?shù)匦畔⒎?wù)機構(gòu)、科研院所、高校圖書館館藏等資源進行資源共享，建立基于大數(shù)據(jù)的信息服務(wù)平臺，并定期對平臺中的各項資源進行更新與補充[14]。另外，還要加強一手信息源的使用，雖然與期刊等二手信息源相比，其資料收集難度較大，但其實用價值較高。

（3）加強查新機構(gòu)的規(guī)范化管理。一要加強網(wǎng)站建設(shè)，完善科技查新的相關(guān)信息。除了查新委托書填寫系統(tǒng)外，還應(yīng)設(shè)置用戶須知模塊、資源使用模塊、用戶滿意度反饋模塊等。將科技查新過程中需要查新用戶了解的查新委托書填寫要求、查新流程、查新資源使用情況、查新報告出具所需時間等內(nèi)容在網(wǎng)站中公示，防止因信息不完善帶來的不便，推進專業(yè)查新機構(gòu)更加規(guī)范化的發(fā)展。二要加強專業(yè)查新機構(gòu)的規(guī)章制度建設(shè)?？萍疾樾聶C構(gòu)應(yīng)從科技查新工作規(guī)范、科技查新業(yè)務(wù)管理流程、查新人員的管理規(guī)范、科技查新的檔案管理及保密措施等方面制定詳細又嚴密的計劃，按規(guī)章制度執(zhí)行。三要加強科技查新管理系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用。通過在線的科技查新管理系統(tǒng)完成科技查新從受理到完成的全過程。因此，專業(yè)查新機構(gòu)可以根據(jù)自身的工作需要，開發(fā)功能全面、操作簡便的查新管理系統(tǒng)，從而簡化工作流程、減少因郵件投遞造成的工作失誤、提高工作效率、為查新委托人和查新員帶來極大的便利。

（4）開展科技查新的人員培訓(xùn)工作。由于科技查新工作的質(zhì)量與查新員的能力有直接關(guān)系，因此科技查新機構(gòu)應(yīng)重視對查新員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)，加強對查新員的培訓(xùn)，定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，尤其是針對即將從事查新員工作的人員。專業(yè)查新機構(gòu)還可以定期開展查新業(yè)務(wù)交流活動，與地方、高校等查新部門組織開展交流活動，以此尋找各級、各領(lǐng)域查新機構(gòu)之間開展工作時的差異，互相學(xué)習(xí)、取長補短。此外，還要注重對查新用戶的素質(zhì)培養(yǎng)，定期開展專題講座，加強用戶的培訓(xùn)工作，如面對不同行業(yè)需要項目立項、獎勵申報等的科研用戶開展培訓(xùn)，面向需要高新技術(shù)轉(zhuǎn)化、專利申請等的企業(yè)用戶開展培訓(xùn)，面向需要論文開題的博士生、碩士生等學(xué)生用戶開展培訓(xùn)教育，從而加強用戶對科技查新的理解，進一步推動科技查新工作的發(fā)展。