新基建背景下基建檔案工作模式變革與發(fā)展

陳雨

摘要：在新基建時(shí)代背景下，基建檔案工作面臨著諸多挑戰(zhàn)，很難沿用傳統(tǒng)的管理思路和發(fā)展模式，亟待更新管理模式為其營造發(fā)展的空間和環(huán)境，這也給檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)帶來了機(jī)遇。本文以基建檔案工作中的“收、管、存、用”四個(gè)環(huán)節(jié)為切入點(diǎn)，對(duì)新基建背景下基建檔案工作的現(xiàn)狀與困境以及基建檔案管理模式的變革進(jìn)行分析和闡述，同時(shí)從豐富檔案數(shù)字資源，運(yùn)用當(dāng)下智能化技術(shù)建立檔案工作平臺(tái)和提供“知識(shí)服務(wù)、智能決策”三個(gè)角度，探析檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新基建 基建檔案 管理模式變革 檔案工作發(fā)展

自2018年12月中央經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議上提出加快新型基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)（簡(jiǎn)稱“新基建”）后，短短兩年新基建已成為我國重要的戰(zhàn)略方向。新基建涵蓋數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施、傳統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施數(shù)字化改造和基于數(shù)字化平臺(tái)的集成管理，對(duì)推動(dòng)中國經(jīng)濟(jì)和科技轉(zhuǎn)型升級(jí)具有重要意義。[1]基建檔案是在基建項(xiàng)目建設(shè)全過程中直接形成的具有保存價(jià)值的紙質(zhì)、聲像、電子等各種載體形式的歷史記錄。它對(duì)于基建項(xiàng)目后期的利用、改造、維權(quán)等再開發(fā)和評(píng)估環(huán)節(jié)具有重要的參考作用[2]，對(duì)于基建項(xiàng)目的傳承、創(chuàng)新和發(fā)展意義重大[3]。

新基建和傳統(tǒng)基建在管理主體、建設(shè)方式和應(yīng)用場(chǎng)景等方面的差異，導(dǎo)致其產(chǎn)生的過程文件內(nèi)容、載體和收集手段發(fā)生了變化，給基建檔案工作帶來了挑戰(zhàn)，促使基建檔案工作的管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級(jí)。本文即在分析新基建特點(diǎn)和基建檔案工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，闡述在新基建背景下基建檔案工作管理模式變革和檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)的新發(fā)展。

一、新基建背景下基建檔案管理現(xiàn)狀與困境

（一）新基建的概念與特點(diǎn)

新基建是指融入科技要素的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要包含5G基建、特高壓、城際高速鐵路和城際軌道交通、新能源汽車充電樁、大數(shù)據(jù)中心、人工智能、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)等七大領(lǐng)域[4]，是一種以新發(fā)展理念為引領(lǐng)，以技術(shù)創(chuàng)新為驅(qū)動(dòng)，以數(shù)據(jù)為核心，以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，面向高質(zhì)量發(fā)展需要，提供數(shù)字轉(zhuǎn)型、智能升級(jí)、融合創(chuàng)新等服務(wù)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)體系。概括來講，新基建是傳統(tǒng)基建結(jié)合時(shí)代發(fā)展需求的轉(zhuǎn)型升級(jí)，二者在建設(shè)和應(yīng)用等方面均存在較大差異。新基建的特點(diǎn)主要體現(xiàn)在建設(shè)主體趨向多元化、建設(shè)方式趨向產(chǎn)學(xué)研協(xié)同合作、建設(shè)重點(diǎn)著重于科技平臺(tái)的搭建、應(yīng)用場(chǎng)景著眼于支撐經(jīng)濟(jì)社會(huì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

（二）基建檔案工作的現(xiàn)狀與困境

當(dāng)前基建檔案制度規(guī)范方面，上有國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，下有地方標(biāo)準(zhǔn)，基建檔案收集的重要性已明確，但具體執(zhí)行仍存在不足。新基建背景下建設(shè)主體數(shù)量和類別增多、建設(shè)方式復(fù)雜化、同時(shí)產(chǎn)生大量原生電子文件，這給基建檔案工作的收、管、存、用帶來了挑戰(zhàn)。

1.基建檔案收集現(xiàn)狀與挑戰(zhàn)?；n案往往種類繁雜，而且數(shù)量多，時(shí)間跨度長(zhǎng)，具有成套性、專業(yè)性、多樣性、復(fù)雜性及滯后性等專有特性，同時(shí)新基建背景下，基建檔案建設(shè)主體涉及政府、企業(yè)、科研機(jī)構(gòu)等，科技含量高，產(chǎn)生的過程文件復(fù)雜多樣，因此基建檔案的收集面臨著一定的困難。

（1）歸檔材料不齊全。前期的基建項(xiàng)目涉及的管理和參建單位多，專業(yè)技術(shù)性較強(qiáng)，許多基建項(xiàng)目設(shè)置的兼職檔案管理人員對(duì)檔案的基本原則和整理規(guī)范不了解，而專職的檔案人員對(duì)基建項(xiàng)目整個(gè)過程又缺乏系統(tǒng)的了解和相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)。同時(shí)前期基建項(xiàng)目形成的各種文件分散在個(gè)人手中保存，不能形成檔案，且機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員變動(dòng)頻繁，歸檔不及時(shí)進(jìn)而造成最終的歸檔材料不齊全。

（2）檔案收集手段落后。當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展，基建項(xiàng)目已產(chǎn)生大量的原生電子文件，但當(dāng)下多數(shù)單位仍要求將原生電子文件打印后歸檔，或者下載后離線存儲(chǔ)為電子文件，這種方式增加了基建檔案管理人員的工作量，不利于未來新基建背景下大量數(shù)字資源的收集歸檔工作。

2.基建檔案管理現(xiàn)狀與挑戰(zhàn)?；n案體量龐大，尤其是在新基建背景下，檔案數(shù)據(jù)量、數(shù)據(jù)類型增多，對(duì)信息化的要求高，因此基建檔案的管理面臨著巨大壓力。

（1）多種載體形式的檔案管理分散。前期紙質(zhì)、聲像、實(shí)物等載體的基建檔案管理相對(duì)較分散，缺少內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性，而提升基建檔案管理的關(guān)聯(lián)性對(duì)于未來檢索、查詢、利用十分重要。新基建背景下基建項(xiàng)目的參建單位數(shù)量和類型增多，給基建檔案關(guān)聯(lián)工作增加了難度，跨單位、跨學(xué)科所產(chǎn)生的檔案的關(guān)聯(lián)性判斷成為當(dāng)下亟待解決的問題。

（2）信息化管理程度低。前期的基建檔案基本上以紙質(zhì)檔案為主，極少數(shù)對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化，更是少有原生的電子文件，因此在管理上較少應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行全文管理，即使應(yīng)用了系統(tǒng)，一般也只是對(duì)基建檔案目錄進(jìn)行管理，使得查找和利用非常不便。新基建背景下產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量、數(shù)據(jù)類型增多，提升信息化管理水平對(duì)于管理新基建所產(chǎn)生的材料十分重要。加快基建檔案信息化管理步伐，促進(jìn)基建檔案的信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，是當(dāng)前時(shí)代背景下檔案管理人員的任務(wù)和責(zé)任。[5]

3.基建檔案保存現(xiàn)狀與挑戰(zhàn)。前期的基建檔案以紙質(zhì)件為主，保存條件要符合國家標(biāo)準(zhǔn)庫房保管要求。新基建背景下，基建檔案面臨著存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化的情況，以數(shù)字化形態(tài)存儲(chǔ)的基建檔案將以指數(shù)級(jí)的趨勢(shì)增長(zhǎng)，單獨(dú)的庫房保管已無法滿足當(dāng)下的資源現(xiàn)狀，因此需要尋找適用于檔案數(shù)字資源長(zhǎng)期保存的方式，如光盤、硬盤服務(wù)器等，當(dāng)前卻還未形成一個(gè)最優(yōu)的長(zhǎng)期保存策略，需要我們不斷探索。

4.基建檔案開發(fā)利用現(xiàn)狀與挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的基建檔案利用目的主要有提供法律證據(jù)和規(guī)范科研道德，而新基建背景下，基建檔案中將保存著大量的數(shù)據(jù)和知識(shí)，提供知識(shí)服務(wù)將成為新基建項(xiàng)目研究的基礎(chǔ)，利用檔案開展文化建設(shè)將成為檔案利用的主要目的。前期基建檔案主要以原件或復(fù)制件的形式提供利用，造成了部分檔案的破損。少數(shù)檔案部門會(huì)根據(jù)檔案內(nèi)容編研基建檔案相關(guān)產(chǎn)品，如編纂圖冊(cè)、制作微視頻等。未來，針對(duì)新基建科技含量高的特點(diǎn)，基建檔案中會(huì)包含大量信息資源，我們需要不斷探索如何利用檔案內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性，提供知識(shí)服務(wù)，把檔案價(jià)值最大化。

二、新基建背景下基建檔案管理模式變革

新基建項(xiàng)目具有技術(shù)新、需求新、機(jī)制新的特性，對(duì)此，很難沿用傳統(tǒng)的管理思路和發(fā)展模式[6]，與之相應(yīng)的基建檔案也需要在收集、管理、保存和利用等環(huán)節(jié)做出相應(yīng)的變革，才能擺脫新基建背景下的困境。

（一）向智能化檔案收集模式變革

1.建立與時(shí)俱進(jìn)的工作機(jī)制。首先需建立健全管理體制，實(shí)現(xiàn)檔案管理與項(xiàng)目實(shí)施的同步性。新基建多元建設(shè)主體背景下，檔案工作的收集也需要多元建設(shè)主體匹配相應(yīng)的人員，建立工作網(wǎng)絡(luò)，各個(gè)主體之間分工合作，專業(yè)人員制定并完善符合本基建項(xiàng)目的歸檔范圍。其次需加強(qiáng)對(duì)不同類型人員的檔案素質(zhì)培訓(xùn)，進(jìn)行檔案意識(shí)和基本原則的普及；落實(shí)檔案管理責(zé)任制，調(diào)動(dòng)人員的責(zé)任感和積極性，以保證基建檔案的齊全完整、真實(shí)有效、系統(tǒng)規(guī)范。

2.利用智能化手段收集檔案。新基建背景下很多過程文件材料、數(shù)據(jù)是在系統(tǒng)中直接產(chǎn)生的，應(yīng)利用當(dāng)下智能化的手段，實(shí)現(xiàn)在線歸檔，省去人工操作的過程，提高歸檔效率。同時(shí)利用文本識(shí)別、語義判斷等人工智能技術(shù)，在收集檔案時(shí)進(jìn)行質(zhì)量控制，可以有效提升收集效率，節(jié)約成本。

（二）向檔案信息化管理模式變革

1.建立基建檔案數(shù)字資源管理標(biāo)準(zhǔn)體系。在制度層面規(guī)范檔案數(shù)字資源，如制定符合實(shí)際需求的元數(shù)據(jù)規(guī)范、電子檔案管理規(guī)范等，利用元數(shù)據(jù)方法提升檔案內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性，建立各類型、各門類檔案之間的聯(lián)系。

2.建設(shè)基建檔案管理系統(tǒng)。配備專業(yè)的配套設(shè)施，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)基建檔案進(jìn)行高效的整合存儲(chǔ)，自動(dòng)化識(shí)別、搜索基建檔案全文，從而在安全保密的前提下，實(shí)現(xiàn)基建檔案遠(yuǎn)程傳輸、保管和查閱，提高基建檔案管理效率。

（三）向檔案數(shù)字資源長(zhǎng)期保存模式變革

在保證傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)方式安全可靠的基礎(chǔ)之上，探索檔案數(shù)字資源長(zhǎng)期保存方式，利用數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)[7]、軟件定義存儲(chǔ)技術(shù)[8]等實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源的集中統(tǒng)一存儲(chǔ)，提高檔案數(shù)字資源的管理效率。通過數(shù)字備份、數(shù)字遷移等手段，可以有效提高檔案數(shù)字資源的備份效率，解決檔案資源長(zhǎng)期保存的難題。

（四）向檔案知識(shí)挖掘的利用模式變革

1.建立跨載體的知識(shí)集成服務(wù)平臺(tái)、專題數(shù)據(jù)庫等。相關(guān)檔案部門可以利用信息及技術(shù)對(duì)現(xiàn)有的檔案信息資源進(jìn)行深度整合、深入挖掘，通過對(duì)各類信息的關(guān)聯(lián)性進(jìn)行研究，對(duì)各門類、各類型的檔案資源進(jìn)行集成，為用戶提供便利的查詢、獲取、利用的流程和渠道。

2.建立智能推薦系統(tǒng)。相關(guān)檔案部門可以利用人工智能技術(shù)、信息挖掘技術(shù)等，揭示檔案中隱藏的信息，有效地組織檔案資源，有針對(duì)性地為用戶主動(dòng)提供知識(shí)服務(wù)和智能決策參考。

三、“新基建”背景下檔案工作新發(fā)展

基建檔案所面臨的機(jī)遇也帶動(dòng)著整個(gè)檔案工作的新發(fā)展，當(dāng)今科研環(huán)境面臨著信息化、數(shù)據(jù)化態(tài)勢(shì)，以數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的科學(xué)技術(shù)發(fā)展正在促使整個(gè)檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)。相關(guān)檔案部門應(yīng)適應(yīng)當(dāng)下的環(huán)境變化，把握機(jī)遇，豐富基建檔案數(shù)字資源，運(yùn)用當(dāng)下智能化技術(shù)建立檔案工作平臺(tái)，秉持知識(shí)服務(wù)、智能決策的服務(wù)理念，應(yīng)對(duì)新形勢(shì)下檔案工作的新發(fā)展。

（一）豐富基建檔案數(shù)字資源

資源是檔案的立身之本，新基建背景下我們應(yīng)該高度重視檔案數(shù)字資源的收集。一方面，需要建立健全基建檔案數(shù)字資源收集、歸檔管理的制度建設(shè)，強(qiáng)化全流程管理和質(zhì)量把控前置的思維模式；通過充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，積極探索基建檔案數(shù)字資源的在線收集、自動(dòng)收集、智能收集等，不斷創(chuàng)新基建檔案數(shù)字資源的收集方法、收集手段，提高基建檔案數(shù)字資源的收集效率，豐富基建檔案數(shù)字資源。

（二）運(yùn)用智能化技術(shù)

新基建給我們帶來了信息技術(shù)的進(jìn)步，檔案部門應(yīng)利用新基建所創(chuàng)造的智能化技術(shù)手段，建立智能化的檔案工作平臺(tái)，把智能化的技術(shù)手段應(yīng)用于基建檔案工作的收集、管理、保存和利用等環(huán)節(jié)，提升檔案工作人員的效率，保障檔案安全的同時(shí)為需要檔案資源的用戶提供便利的利用條件。

（三）提供知識(shí)服務(wù)，促進(jìn)智慧決策

新基建時(shí)代基建檔案資源利用的目的不僅僅是提供法律證據(jù)，更重要的是提供知識(shí)服務(wù)，為新項(xiàng)目研究奠定基礎(chǔ)，以及提供智能決策，為科技管理立項(xiàng)提供參考。檔案部門需要研究并運(yùn)用新技術(shù)，挖掘、組織基建檔案信息資源，提供可視化的知識(shí)服務(wù)，不斷創(chuàng)新服務(wù)形式，例如通過數(shù)據(jù)融合的方法集成基建檔案資源，提升用戶利用效率；通過應(yīng)用VR、3D投影等新技術(shù)進(jìn)行基建檔案編研與宣傳；通過智能推薦系統(tǒng)、信息挖掘技術(shù)等為用戶提供基建檔案中的知識(shí)和信息。

四、結(jié)語

總的來說，新基建不僅為基建檔案管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)帶來了新機(jī)遇，也為檔案工作帶來了新機(jī)遇。檔案工作者要緊跟時(shí)代發(fā)展，轉(zhuǎn)變觀念，更新知識(shí)，順勢(shì)而為，不斷豐富基建檔案數(shù)字資源，運(yùn)用當(dāng)下智能化技術(shù)建立檔案工作平臺(tái)，始終秉持“知識(shí)服務(wù)、智能決策”的服務(wù)理念；利用新技術(shù)、新方法、新模式提升基建檔案的收集、管理效率；探索出新時(shí)代下基建檔案數(shù)字資源長(zhǎng)期保存策略，使基建檔案的安全性得到保障；發(fā)揮基建檔案資源的價(jià)值，更好地服務(wù)新基建項(xiàng)目研究創(chuàng)新和管理決策。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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作者單位：中國科學(xué)院檔案館