新時(shí)期下企業(yè)現(xiàn)代化電子檔案管理探析

曹倩

摘 要：在經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展視域下，企業(yè)競爭態(tài)勢愈加激烈，已經(jīng)由原先的資金、技術(shù)方面的競爭，轉(zhuǎn)移到了內(nèi)部管理的競爭層面上，讓不少企業(yè)對(duì)內(nèi)部管理加強(qiáng)了關(guān)注和重視，其中就包括檔案管理?，F(xiàn)如今，不少企業(yè)內(nèi)部都已實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理，但是這并不意味著所有企業(yè)的電子檔案管理水平均達(dá)到預(yù)期、令人滿意，在檔案資料越積越多、電子科技不斷發(fā)展的新時(shí)期，將現(xiàn)代化電子檔案管理的更為高效和合理，才是最重要的。本文我們就針對(duì)新時(shí)期下企業(yè)現(xiàn)代化電子檔案管理進(jìn)行深入探究，提出管理策略，以供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;企業(yè);現(xiàn)代化;電子檔案管理;管理探析

在企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中，傳統(tǒng)企業(yè)檔案紙質(zhì)化管理已經(jīng)滯后于發(fā)展，很快被現(xiàn)代化電子檔案管理所取代，這是科技發(fā)展的必然結(jié)果，也是時(shí)代推動(dòng)下的必然結(jié)局。但是，電子檔案管理的落實(shí)和推行并不是全部內(nèi)容，新時(shí)期企業(yè)還需有意策略、有意識(shí)的不斷提高電子檔案管理水平，只有做到這點(diǎn)，才可助力企業(yè)發(fā)展，也正因如此，才引申出了本次的研究主題。

一、電子檔案的定義

電子檔案與紙質(zhì)化檔案管理截然不同，一種為明顯的物質(zhì)化管理形態(tài)，一種為虛擬化的管理形態(tài)，而管理的載體依托紙質(zhì)和計(jì)算機(jī)，這即是兩者最大的區(qū)別和差異。具體來說，電子檔案即電子化、虛擬化的檔案，大多以電子圖片、電子文本等形式出現(xiàn)，包含命令文件、數(shù)據(jù)文件、文本文件等，通常被存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)，以影像技術(shù)、條碼技術(shù)等技術(shù)為支撐，存在不同格式，便于修改、提取、存儲(chǔ)、刪除等等，對(duì)于計(jì)算機(jī)的依賴較重。另外，電子檔案最小粒度為“件”，以實(shí)際需求進(jìn)行儲(chǔ)存，其大小也可用KB、MB、GB等單位來表示，檔案越大，單位也就越大。除此之外，電子檔案較好分類和處理，且便于提取，在海量檔案中，可輸入關(guān)鍵字查詢相對(duì)應(yīng)的檔案，方便快捷，節(jié)省了工作人員的較多精力和時(shí)間，正因如此，才使得它備受企業(yè)歡迎、備受工作人員青睞，對(duì)其管理進(jìn)行探究，有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、電子檔案的特點(diǎn)

1.電子檔案具有非人工識(shí)讀性和系統(tǒng)依賴性

電子檔案是基于計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)上產(chǎn)生的檔案，使用到了人工不可識(shí)讀的記錄符號(hào)，即數(shù)字代碼。當(dāng)然，人類無法直接對(duì)該符號(hào)進(jìn)行識(shí)別和分析，只能依托計(jì)算機(jī)特定程序進(jìn)行解讀，使其還原輸入前狀態(tài)，人工才可直接識(shí)別和解讀。另外，電子文件的制作、處理、歸置都對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)有著強(qiáng)烈的依賴，離開了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，這些操作均不可完成，這即是電子檔案管理與計(jì)算機(jī)的關(guān)系，如若出現(xiàn)應(yīng)用軟件與計(jì)算機(jī)不兼容現(xiàn)狀，還會(huì)給文件的制造和管理造成困擾和干擾，這也是電子檔案的特點(diǎn)之一。近幾年，電子文件依賴的硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)不斷升級(jí)，如果不能及時(shí)的將涉及文件形成與管理的軟硬件系統(tǒng)背后的語言系統(tǒng)加以著錄，會(huì)給電子文件的讀取、管理、利用造成麻煩。想要解決這類問題，就需要具體問題具體分析、具體問題具體解決。

2.信息的可變性

要知道，電子檔案中的信息不是靜止的、固態(tài)的，它可以隨時(shí)隨地進(jìn)行調(diào)整和改變。檔案信息就算已經(jīng)被保存，也可打開進(jìn)行細(xì)致修改，再將之保存一遍即可，可變性較高。方然，也可對(duì)不符合信息的內(nèi)容全部抹除或是刪除不需要的信息，這些都是可以的，這即是電子檔案管理的靈活性、可變性體現(xiàn)，使得電子檔案能夠被相關(guān)工作人員調(diào)配、使用和處理，可確保最后保留下來的檔案資料更具價(jià)值。

3.信息與載體的可分離性

這一特點(diǎn)是比較好理解的，要知道，電子檔案可存儲(chǔ)于U盤等載體中，再在其他計(jì)算機(jī)中進(jìn)行下載和呈現(xiàn)。而原先沒有檔案資料的計(jì)算機(jī)，也可借助其他硬盤、軟件來進(jìn)行檔案資料的傳輸、下載并儲(chǔ)存，由此可見，信息與載體可分離性存在。雖說檔案信息的建立、存儲(chǔ)、使用大多依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，但是這并不意味著信息與計(jì)算機(jī)不可分離，這是兩個(gè)概念。由此我們得知，電子檔案信息可隨時(shí)根據(jù)需要、需求進(jìn)行遷移，而計(jì)算機(jī)也可隨時(shí)接收、下載原先沒有的檔案信息，該特點(diǎn)的存在，使得電子檔案文件得以充分利用和管理，有助于提高檔案管理效率。

三、企業(yè)現(xiàn)代化電子檔案管理的優(yōu)越性

在過去很長一段時(shí)間內(nèi)，企業(yè)的檔案管理大多為紙質(zhì)化管理，主要以手抄形式記錄檔案、手動(dòng)形式管理檔案，工作效率十分低下，且提取檔案、利用檔案的效率也遲遲得不到提高，還伴隨檔案資料丟失、腐壞等風(fēng)險(xiǎn)，不利于檔案管理的價(jià)值與作用真正顯現(xiàn)，對(duì)于企業(yè)發(fā)展的助推作用顯現(xiàn)的微乎其微。而現(xiàn)代化電子檔案管理方式的出現(xiàn)和實(shí)施，改變了這一現(xiàn)狀，其使用優(yōu)勢大體可歸納為以下幾點(diǎn)：

1.信息處理速度快

相較于傳統(tǒng)的手工抄寫檔案速度，電子檔案管理的信息處理速度無疑更快，只需操作鍵盤即可完成一系列操作，不管是錄入還是掃描，都是比較高效的，不僅速度提升上去了，信息處理質(zhì)量也可得到提升。除此之外，檔案的分類更便捷、更快速，這是毋庸置疑的，降低了人工操作的失誤，節(jié)約了精力和時(shí)間，確保了檔案管理的較高工作效率。

2.查閱方便

以往紙質(zhì)化檔案的查閱是非常不便的，如果檔案資料較多，可能需要花費(fèi)較多時(shí)間用來查找，會(huì)無形中耗費(fèi)較多的精力和時(shí)間，總體來說，查閱不方便且效率低下。而現(xiàn)代化電子檔案查閱是非常便捷的，只需在所需求的檔案類別中進(jìn)行查找即可，檔案名稱一目了然，縱使檔案資料過多，也可通過輸入關(guān)鍵字進(jìn)行快速查找，查閱極為方便，能夠省去不少時(shí)間，利用效率大大提升，能夠及時(shí)的體現(xiàn)與發(fā)揮檔案價(jià)值。

3.存儲(chǔ)穩(wěn)定

傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)面臨多重風(fēng)險(xiǎn)，受環(huán)境影響較大，如蟲蛀、腐敗、丟失等，一定程度上給檔案管理造成了影響和干擾，存在存儲(chǔ)不穩(wěn)定的現(xiàn)狀。而現(xiàn)代化電子檔案存儲(chǔ)就不必再受這些因素影響和干擾，只因其是電子檔案，只要建立檔案并進(jìn)行保存操作，就可將檔案保存于電腦中或電子文檔管理平臺(tái)并進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，不必?fù)?dān)心電子檔案會(huì)隨時(shí)丟失、會(huì)隨時(shí)被蟲蛀、會(huì)隨時(shí)受潮濕環(huán)境影響而出現(xiàn)損壞現(xiàn)象等等，存儲(chǔ)相對(duì)穩(wěn)定且存儲(chǔ)時(shí)間較長，有助于檔案的保管和應(yīng)用。

4.實(shí)現(xiàn)了信息高效利用

以往的紙質(zhì)檔案，只因查找不便、存儲(chǔ)不便等原因，其價(jià)值大多體現(xiàn)在查閱方面，檔案信息大多未被高效利用，大大浪費(fèi)了檔案資源。而現(xiàn)代化電子檔案除了可以用于閱覽，還可為企業(yè)決策提供參考，更可實(shí)現(xiàn)部門間的及時(shí)傳閱和分享，將檔案價(jià)值與作用充分體現(xiàn)和發(fā)揮了出來，這是以往檔案所不能企及的，與檔案管理方式進(jìn)步、管理技術(shù)升級(jí)也存在關(guān)聯(lián)。總體來說，電子檔案管理使檔案得以被高效利用的效果是顯著而突出的，也有效提高了工作效率并襯托出了其存在價(jià)值和意義。

5.信息調(diào)整方便

這里的信息調(diào)整，涉及修改、補(bǔ)錄、刪除等操作，傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案信息調(diào)整是相對(duì)不易的，有可能會(huì)造成檔案密密麻麻且混亂不堪。而現(xiàn)代電子化檔案，就不存在這個(gè)問題，只需要依靠簡單的程序操作，就可完成看似繁瑣的任務(wù)，省時(shí)、省力且提高工作效率，可謂一舉三得。

6.提高檔案管理工作人員的工作效率

以往檔案管理是一項(xiàng)繁重的工作，耗時(shí)耗力，還會(huì)加重檔案管理工作人員的工作量，使得檔案管理工作人員無暇顧及其他。而電子檔案管理，節(jié)省了檔案管理工作人員的時(shí)間，提高工作效率的同時(shí)，讓檔案管理工作人員可以將節(jié)省出的時(shí)間用于其他工作的實(shí)施和開展，直接有效的提高了該崗位人員的整體工作效率和廣度，有助于企業(yè)在高效的檔案管理基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展。

四、新時(shí)期企業(yè)現(xiàn)代化電子檔案管理現(xiàn)狀及管理策略

1.新時(shí)期企業(yè)現(xiàn)代化電子檔案管理現(xiàn)狀

雖說大部分企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化電子檔案管理，但是管理過程中出現(xiàn)諸多問題也是常事，可歸納總結(jié)為以下幾點(diǎn)：

首先，電子檔案原稿保存是備受忽視的，雖說在計(jì)算機(jī)上起草和制作文件已是常事，但是較大部分工作人員并未對(duì)電子文件原稿保存真正上心，會(huì)因?yàn)槭韬?、大意和錯(cuò)誤操作導(dǎo)致電子檔案草稿丟失，這類現(xiàn)狀在日常生活中是非常常見的，檔案起草與制作心血將付之東流。這種現(xiàn)狀及問題是可以避免的，這就需要相關(guān)企業(yè)加強(qiáng)員工的電子檔案原稿保存意識(shí)，不然很容易給企業(yè)造成一定損害與損失。

其次，是電子檔案的安全與保密問題。電子檔案雖說好存儲(chǔ)、存儲(chǔ)時(shí)間長且格式易轉(zhuǎn)換，但是這并不意味著電子檔案儲(chǔ)存是萬無一失的，如未做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，電子檔案極易被盜取、修改和銷毀，隨著黑客技術(shù)也在不斷升級(jí)，對(duì)機(jī)密文件的威脅更大、造成的損失也必然更大，嚴(yán)重的還會(huì)給企業(yè)造成致命損害。

另外，電子檔案的接收格式不統(tǒng)一的問題也較常見，電子檔案軟件五花八門、檔案格式花樣繁多，這個(gè)造成檔案使用時(shí)，不被接受和打開，導(dǎo)致檔案被退回;還會(huì)因?yàn)榇鎯?chǔ)檔案方式的不同，造成電子檔案存儲(chǔ)和使用出現(xiàn)困難，還需有針對(duì)性的進(jìn)行解決。

最后，電子檔案管理工作人員素質(zhì)與能力參差不齊，也是電子檔案管理水平逐步提高中的巨大阻礙，涉及計(jì)算機(jī)操作不熟練、檔案軟件應(yīng)用不合理等問題，在新時(shí)期，有必要進(jìn)行解決，只有電子檔案管理工作人員素質(zhì)與能力得到提升，才可確保電子檔案管理水準(zhǔn)與質(zhì)量得到有效提升。

2.新時(shí)期企業(yè)現(xiàn)代化電子檔案管理策略

（1）加強(qiáng)電子檔案全過程管理。由于電子檔案特質(zhì)決定了其與紙質(zhì)檔案在收集、管理上的不同，紙質(zhì)檔案一旦形成，就意味著檔案信息被保存下來，而電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，只要檔案草稿仍是操作狀態(tài)并未保存，那么檔案信息是極有可能因?yàn)殄e(cuò)誤操作而丟失的，丟失后也是極難找回的，所以，有必要加強(qiáng)電子檔案全過程管理，這涉及檔案建立、檔案修改、檔案儲(chǔ)存等多個(gè)環(huán)節(jié)，確保有價(jià)值的電子檔案得以保存，將其與相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立起標(biāo)識(shí)關(guān)系。另外，建議在檔案建立過程中，有必做好檔案備份準(zhǔn)備，減少檔案錯(cuò)誤操作后的損失，為檔案安全提供保障。

（2）采取切實(shí)可行的舉措加強(qiáng)檔案信息保護(hù)。在網(wǎng)絡(luò)攻擊事件層出不窮的背景下，采取切實(shí)可行的舉措加強(qiáng)檔案信息保護(hù)是非常有必要的。檔案是企業(yè)的資產(chǎn)，其中不乏企業(yè)機(jī)密，比如企業(yè)資金狀況、企業(yè)內(nèi)部人員資料、企業(yè)合作等內(nèi)容，一旦被盜、泄露、修改和刪除，都將給企業(yè)造成重大甚至無法挽回的損失。就目前而言，想要加強(qiáng)電子檔案安全防護(hù)水平，就同樣需要依托科學(xué)技術(shù)，如設(shè)置檔案加密口令、進(jìn)行檔案身份驗(yàn)證、檔案備份、設(shè)置防火墻等，都可間接提高檔案信息的安全等級(jí)，可確保電子檔案實(shí)時(shí)被保護(hù)，可杜絕一切可疑賬號(hào)的登錄和干預(yù)。另外，在企業(yè)內(nèi)部宣傳檔案安全并培養(yǎng)相關(guān)工作人員的檔案安全意識(shí)，都是有必要的，雙管齊下將最大限度地降低電子檔案安全管理的風(fēng)險(xiǎn)。

（3）加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟、硬件建設(shè)。企業(yè)想要真正解決電子檔案接收格式不統(tǒng)一的問題，還需要從計(jì)算機(jī)軟、硬件上入手，統(tǒng)一內(nèi)部檔案管理軟件、硬件，這有助于公開檔案在各個(gè)部門間的流通和共享。軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲(chǔ)新路徑，必要時(shí)，還要給相應(yīng)部門配置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，并做好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問權(quán)限。在硬件管理方面，要有針對(duì)性的升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，以此確保硬件與軟件協(xié)同發(fā)展。

（4）開展多項(xiàng)培訓(xùn)，消除檔案管理人員間素質(zhì)與能力的較大落差。新時(shí)期，企業(yè)與企業(yè)間的檔案管理人員在素質(zhì)與能力上有著較大差異，且企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員素質(zhì)與能力上也存在較大落差，不利于體現(xiàn)與發(fā)揮檔案管理人員的真實(shí)價(jià)值和能力，對(duì)電子檔案管理水平的提高造成了嚴(yán)重的困擾。為了解決這一問題，企業(yè)還需在內(nèi)部多次開展多樣化的培訓(xùn)，涉及計(jì)算機(jī)操作、軟件認(rèn)知與了解、檔案修訂和管理等多方面內(nèi)容。除了給予理論培訓(xùn)，還要匹配檔案管理實(shí)踐進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案管理工作人員更具現(xiàn)代化電子檔案管理意識(shí)和水平，從而為電子檔案管理效率的不斷提升的奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。另外，激發(fā)檔案管理員工的學(xué)習(xí)主動(dòng)性是有必要的，企業(yè)可合理落實(shí)獎(jiǎng)懲機(jī)制達(dá)成此目標(biāo)，也可以將培訓(xùn)成效與績效相掛鉤。合情合理的發(fā)展方式企業(yè)均可根據(jù)實(shí)際情況酌情采用，相信會(huì)取得不錯(cuò)的成效。

五、企業(yè)現(xiàn)代化電子檔案管理展望及建議

就本次研究而言，讓我們對(duì)企業(yè)現(xiàn)代化電子檔案管理加深了認(rèn)知和了解，雖說現(xiàn)代化電子檔案管理已經(jīng)足夠先進(jìn)和優(yōu)越，但是科技研發(fā)的腳步并未停止，相信電子檔案管理使用技術(shù)的不斷升級(jí)與創(chuàng)新是必然的趨勢。屆時(shí)，這些迭代必然會(huì)有效提升檔案管理和使用效率，也會(huì)對(duì)企業(yè)檔案管理提出新的目標(biāo)和要求。除此之外，檔案電子化、產(chǎn)業(yè)化的力度目前已顯現(xiàn)出持續(xù)化加大的苗頭，相信將來這一趨勢將不斷加大，這也必將促進(jìn)檔案電子化過程更加規(guī)范和有序。值得一提的是，伴隨大數(shù)據(jù)、云儲(chǔ)存等高端科技的出現(xiàn)和應(yīng)用，未來電子檔案管理只會(huì)更智能、更高端，這是值得期待的，相信相關(guān)的研究也會(huì)逐步展開，最終為電子檔案管理水平、質(zhì)量的提升提供理論支持。

面對(duì)企業(yè)現(xiàn)代化電子檔案管理的未來發(fā)展形勢，企業(yè)需要做的就是以長遠(yuǎn)的眼光看問題，并堅(jiān)持不懈的學(xué)習(xí)前沿思想、引進(jìn)前沿技術(shù)，只有如此，才可抓住其他企業(yè)未看到的先機(jī)，緊跟時(shí)代步伐，將企業(yè)檔案管理方式煥然一新。在此基礎(chǔ)上，更要緊抓人才建設(shè)，相信在兩者的有力支撐和協(xié)作下，檔案管理也將越來越好。

六、結(jié)束語

綜上所述，在檔案資料越積越多、檔案管理量越來越大、檔案管理要求不斷提升的新時(shí)期，企業(yè)還需緊抓現(xiàn)代化電子檔案管理各項(xiàng)工作，在充分認(rèn)知與了解電子檔案基礎(chǔ)上，發(fā)現(xiàn)問題并追蹤溯源解決問題，這是提升電子檔案管理水平與質(zhì)量的合理做法、正確做法。除此之外，企業(yè)還需暢想電子檔案管理發(fā)展前景與趨勢，以發(fā)展的眼光看問題、制定切實(shí)可行的管理策略并實(shí)施，相信企業(yè)的檔案管理會(huì)取得事半功倍的效果，助力企業(yè)做出正確決策，最終促進(jìn)企業(yè)長遠(yuǎn)、可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：廣東大鵬液化天然氣有限公司）