工程建設(shè)項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理的建議措施研究

劉輝敏

摘 要：工程建設(shè)項(xiàng)目檔案主要用于記錄工程在實(shí)際過程中的工程管理情況，在工程建設(shè)項(xiàng)目中至關(guān)重要，基于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，工程建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，社會(huì)各界對(duì)工程建設(shè)的各方面提出更高層次的要求?；诖耍疚年U述了工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新的重要性，分析工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題，并提出加強(qiáng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新的建議措施，以期為相關(guān)工作者提供參考。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè);檔案管理;信息化建設(shè)

引言

項(xiàng)目檔案作為反映建設(shè)工作的重要資料，貫穿于工程建設(shè)項(xiàng)目的全過程，并對(duì)工程的后期驗(yàn)收階段產(chǎn)生顯著影響，尤其在機(jī)場(chǎng)建設(shè)工程中，檔案管理質(zhì)量直接關(guān)系到工程建設(shè)的整體質(zhì)量。因此，西部機(jī)場(chǎng)集團(tuán)有限公司將項(xiàng)目檔案與工程建設(shè)同步管理作為檔案管理創(chuàng)新的首要目標(biāo)，旨在提高項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)機(jī)場(chǎng)工程項(xiàng)目檔案管理工作不斷向?qū)I(yè)化、規(guī)范化方向發(fā)展。

一、關(guān)于工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新的重要性

基于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的推動(dòng)下，我國(guó)加大對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目的投資力度，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案呈現(xiàn)出突出作用，為項(xiàng)目檔案管理提供專業(yè)服務(wù)的同時(shí)，其檔案創(chuàng)新管理模式成為當(dāng)前重要課題研究，創(chuàng)新性的檔案管理手段能夠優(yōu)化工程資源配置，降低工程質(zhì)量成本，最大化提升工程建設(shè)質(zhì)量和檔案管理工作效率。通過建立信息化檔案管理系統(tǒng)，為檔案檢索查詢提供便利條件。

機(jī)場(chǎng)建設(shè)屬于國(guó)家重大建設(shè)工程，民航類專業(yè)工程包括場(chǎng)道工程、空管工程、航空供油工程等，在項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察設(shè)計(jì)、施工、竣工及行業(yè)的驗(yàn)收的全過程中形成文件資料，機(jī)場(chǎng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案在檔案管理上不同于基建類的項(xiàng)目檔案，具體要根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)特點(diǎn)制定專業(yè)、規(guī)范的項(xiàng)目檔案管理辦法，有效進(jìn)行檔案分類、資料收集、整理、目錄編制、保管期限、竣工圖編制等，推動(dòng)工程建設(shè)與檔案管理的高度融合;確保促進(jìn)工程建設(shè)項(xiàng)目的高效開展，滿足工程建設(shè)運(yùn)行和管理需求。同時(shí)，檔案創(chuàng)新管理能夠充分體現(xiàn)工程實(shí)體安全質(zhì)量狀況，是消防、應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急救援的重要參考依據(jù);在檔案內(nèi)容上可作為工程合同糾紛、索賠的重要憑證，資料中記錄了工程建設(shè)的原始數(shù)據(jù)，可有效降低工程質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，為行政主管部門、工程管理單位嚴(yán)格履行崗位職責(zé)提供法律保障。

二、工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題

1.參建各方重視程度不夠

工程建設(shè)本身涉及諸多單位，需要各部門之間的協(xié)調(diào)溝通與協(xié)作。然而在實(shí)際的工程建設(shè)中，各部門之間忽視檔案創(chuàng)新管理的重要性，在項(xiàng)目檔案管理工作上缺乏統(tǒng)一性，內(nèi)部對(duì)檔案管理的重視程度不夠。

2.檔案管理制度缺失

機(jī)場(chǎng)內(nèi)部管理人員大都身兼數(shù)職，由于檔案管理制度的缺失，相關(guān)檔案管理人員隨意性較大，難以真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，對(duì)于海量的工程管理資料來說，對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理制度提出了極高的要求，據(jù)目前檔案管理現(xiàn)狀來看，在項(xiàng)目文件的同步管理及項(xiàng)目文件收集、整理上缺乏規(guī)范的制度，嚴(yán)重影響檔案管理工作的高效開展。

3.檔案信息化建設(shè)步伐滯后

受傳統(tǒng)檔案管理制度影響，當(dāng)前工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在監(jiān)管不力等問題，一定程度上制約了我國(guó)機(jī)場(chǎng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化工作的開展，受信息化硬件設(shè)施、軟件設(shè)施的制約，難以從根本上推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)。基于“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，數(shù)字化檔案管理成為行業(yè)發(fā)展的主旋律，西部機(jī)場(chǎng)集團(tuán)有限公司在大力推進(jìn)智慧機(jī)場(chǎng)建設(shè)理念下，積極引進(jìn)信息化管理設(shè)備，但與檔案創(chuàng)新管理缺乏有機(jī)融合，難以推動(dòng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理向著數(shù)字化、智能化、規(guī)范化方向發(fā)展。

4.檔案管理人員儲(chǔ)備不足

參建單位檔案管理人員素質(zhì)普遍偏低，與機(jī)場(chǎng)工程建設(shè)項(xiàng)目不相適應(yīng)。由于檔案管理工作中專業(yè)技能型人才儲(chǔ)備不足，在計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上缺乏高精尖的復(fù)合型人才，難以滿足當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的需要。

三、加強(qiáng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理建議

1.優(yōu)化組織機(jī)構(gòu)的建設(shè)管理，提升內(nèi)部重視程度

要想提升工程建設(shè)項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理，必須加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，形成完善的管理體系，設(shè)立檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，安排專職檔案管理人員，明確劃分各部門檔案管理職責(zé)，確保各司其職，并加強(qiáng)各部門之間的交流配合?；谛麄鹘逃嵘齼?nèi)部重視程度，為有效提升項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量，領(lǐng)導(dǎo)層必須提升對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)，并提升到工程建設(shè)戰(zhàn)略高度，定期組織開展檔案管理工作的宣傳教育，強(qiáng)化檔案管理部門認(rèn)識(shí)，明確定位自身在檔案管理工作中的職能、義務(wù)，提升全員參與工程建設(shè)的思想認(rèn)識(shí)，提升各部門負(fù)責(zé)人工作的積極性和能動(dòng)性，保障工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的整體性。同時(shí)，創(chuàng)新檔案利用服務(wù)方式，進(jìn)行檔案分類管理，提供多樣化、常態(tài)化、個(gè)性化的檔案服務(wù)。加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)文件資料的跟蹤檢查，加強(qiáng)檔案管理工作的指導(dǎo)性，加強(qiáng)對(duì)施工單位實(shí)地考察，全面提升工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性。

2.加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理制度建設(shè)，推動(dòng)管理模式創(chuàng)新

加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)，規(guī)范項(xiàng)目檔案收集和檔案管理。項(xiàng)目檔案資料通常涉及工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程中各個(gè)階段產(chǎn)生的重要信息，即包括工程前期階段、開工階段、施工階段和竣工階段。需要完善項(xiàng)目檔案歸檔范圍，建立材料歸檔制度，嚴(yán)格落實(shí)規(guī)章制度和工作流程，推進(jìn)檔案管理工作和業(yè)務(wù)管理同步進(jìn)行，共同提升工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案創(chuàng)新管理水平。加強(qiáng)重點(diǎn)工作領(lǐng)域的歸檔工作，建立健全考核機(jī)制，由于檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、專業(yè)性的工作，相關(guān)制度的制定需要全面覆蓋機(jī)場(chǎng)工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依，并把檔案管理工作計(jì)劃納入考核項(xiàng)目?jī)?nèi)，加快推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化發(fā)展。

科學(xué)合理的規(guī)章制度是保障各項(xiàng)工作順利開展的先決條件，對(duì)于機(jī)場(chǎng)工程建設(shè)項(xiàng)目來說，必須全面優(yōu)化檔案管理制度和機(jī)制，明確將管理職能落實(shí)到個(gè)人崗位職責(zé)，并開展全程監(jiān)督管理工作，定期開展檔案管理工作的規(guī)范化會(huì)議，規(guī)范檔案資料的完整性、利用的安全性。各參建方要進(jìn)行分級(jí)管理原則，嚴(yán)格按照機(jī)場(chǎng)建設(shè)工程法律依據(jù)及國(guó)家、行業(yè)、地方等檔案相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，如《中華人民共和國(guó)民用航空法》《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》《民用機(jī)場(chǎng)不停航施工管理規(guī)定》《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》等各項(xiàng)規(guī)章條例。建立檔案安全防范體系，堅(jiān)持檔案管理以防為主、防治結(jié)合的基本原則，完善檔案安全保密制度，保障實(shí)體檔案安全，加大對(duì)破損檔案的搶救和修復(fù)保護(hù)力度，不斷強(qiáng)化檔案管理的法制建設(shè)，扭轉(zhuǎn)重建設(shè)、輕檔案的現(xiàn)狀，推動(dòng)管理模式創(chuàng)新發(fā)展。

3.強(qiáng)化項(xiàng)目檔案數(shù)字化建設(shè)，提升檔案管理水平

基于“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代發(fā)展下，現(xiàn)代化信息技術(shù)快速發(fā)展，數(shù)字化檔案管理廣泛應(yīng)用，通過信息技術(shù)的運(yùn)用，有效提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，提高檔案管理質(zhì)量和工作效率，從檔案錄入到歸檔全程進(jìn)行智能化管理，較比傳統(tǒng)檔案管理更具實(shí)效性，便于添加檔案信息和實(shí)時(shí)查詢，通過建立檔案管理系統(tǒng)，在原有檔案基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息化管理模式，推進(jìn)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)可建設(shè)，秉持簡(jiǎn)化整理、深化著錄的原則，完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)丟失的缺陷，提升工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性，在信息技術(shù)推動(dòng)下，加快技術(shù)創(chuàng)新，盡快規(guī)范檔案數(shù)字化建設(shè)。

加大硬件投入力度，規(guī)范軟件設(shè)施建設(shè)，加大資金投入，促進(jìn)檔案管理工作升級(jí)，確保為檔案硬件管理夯實(shí)基礎(chǔ)，穩(wěn)步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，全面推進(jìn)機(jī)場(chǎng)工程建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理的效率和質(zhì)量。要求各參建單位使用統(tǒng)一的專業(yè)軟件做好檔案管理，為編制規(guī)范的竣工資料夯實(shí)基礎(chǔ)，由于機(jī)場(chǎng)工程建設(shè)過程中的資料文件較多，文檔備份量大，需要加強(qiáng)信息的開發(fā)和利用，積極引進(jìn)先進(jìn)管理辦法，將材料檔案、電子檔案、圖表檔案支撐多媒體技術(shù)，提高檔案信息化管理水平。

4.加強(qiáng)檔案管理人才儲(chǔ)備，提升專業(yè)技術(shù)能力

機(jī)場(chǎng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員需要不斷提升自身專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備能力，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，定期開展相關(guān)人員的培訓(xùn)教育，建立績(jī)效考核機(jī)制，實(shí)施獎(jiǎng)懲分明機(jī)制，并建立相配套的激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，減少專業(yè)人才的流失，并加大檔案管理人員的信息化素養(yǎng)培養(yǎng)，促進(jìn)檔案管理人員向復(fù)合型人才方向發(fā)展。具體可以從以下幾方面著手：

首先，工程建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)要提高信息化建設(shè)與管理的門檻，要求檔案管理應(yīng)聘人員不僅需要具備較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)水平，同時(shí)，還需要具備一定的信息素養(yǎng)，能夠熟練操作各種應(yīng)用系統(tǒng)，招聘更多優(yōu)秀的人才加入到檔案管理隊(duì)伍。

其次，應(yīng)當(dāng)要強(qiáng)化檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，定期組織開展專業(yè)技能、計(jì)算機(jī)技能的培訓(xùn)，以此來提升檔案管理人員的工作能力，深化檔案管理人員信息化檔案管理意識(shí)。

最后，應(yīng)當(dāng)要完善檔案管理獎(jiǎng)懲制度，制定明確的獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于在檔案信息化建設(shè)和管理中表現(xiàn)優(yōu)秀的管理人員需要及時(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于在工作中出現(xiàn)紕漏或表現(xiàn)不佳的人員則需要給予一定的懲罰，以此來激發(fā)檔案管理人員工作積極性和創(chuàng)造性，推動(dòng)檔案管理全面深化。

5.加強(qiáng)檔案服務(wù)體系建設(shè)，提升用戶滿意度

提升檔案服務(wù)水平能夠使得檔案資源的價(jià)值得以充分體現(xiàn)，因此，在工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中應(yīng)加強(qiáng)檔案服務(wù)體系建設(shè)工作，提升檔案服務(wù)水平。

首先，工程建設(shè)單位應(yīng)對(duì)檔案資源進(jìn)行科學(xué)的整合，做好檔案資源體系規(guī)劃工作，并對(duì)檔案機(jī)構(gòu)以及檔案資源架構(gòu)進(jìn)行合理配置優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)全宗統(tǒng)一管理和資源共享，以此來為服務(wù)體系的形成奠定良好的基礎(chǔ)，提升檔案服務(wù)功能，推動(dòng)檔案資源的高效利用。

其次，工程建設(shè)單位應(yīng)做好檔案提供利用工作。這就要求檔案管理部門遵循方便利用的原則，在確保檔案信息安全的前提下盡可能的對(duì)檔案利用手續(xù)進(jìn)行簡(jiǎn)化，以此來提高檔案利用的效率。

再次，工程建設(shè)單位應(yīng)對(duì)檔案利用服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新。這就要求檔案管理部門根據(jù)檔案利用的實(shí)際需求，對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)的分類，并根據(jù)一定的專題形成專題匯編或?qū)ｎ}數(shù)據(jù)庫(kù)，以此來滿足用戶常態(tài)化、個(gè)性化和多樣化的檔案利用需求。

最后，工程建設(shè)單位應(yīng)做好檔案編研工作。這就要求檔案管理部門根據(jù)集團(tuán)公司相關(guān)規(guī)定，做好大事記、民航志、年鑒等通用性檔案編研工作，以此來將檔案資源知識(shí)庫(kù)、信息庫(kù)和思想庫(kù)的作用充分發(fā)揮出來，將檔案管理的價(jià)值最大化。

6.加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)，保障檔案管理質(zhì)量

檔案資源體系建設(shè)是確保檔案資源得以合理配置和高效利用的重要保障，因此，工程建設(shè)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)工作。

首先，工程建設(shè)單位應(yīng)做好檔案收集和管理工作。檔案資源是工程建設(shè)單位歷史活動(dòng)的原始記錄，工程建設(shè)單位在工程建設(shè)全過程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資源，其中涉及工程建設(shè)項(xiàng)目、文書、科技等重要信息，這些信息能夠真實(shí)的反映出工程建設(shè)單位的發(fā)展歷史，對(duì)于工程建設(shè)單位的發(fā)展具有非常重要的借鑒意義。這就要求檔案管理部門必須要做好檔案收集和管理工作，促進(jìn)檔案資源總量增加、結(jié)構(gòu)優(yōu)化和質(zhì)量提高。

其次，工程建設(shè)單位應(yīng)完善各類檔案歸檔范圍。這就要求工程建設(shè)單位建立完善的文件材料歸檔制度，并制定企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表，將歸檔工作納入各項(xiàng)業(yè)務(wù)的工作流程和規(guī)章制度中，以此來確保所有的檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作和業(yè)務(wù)管理工作的共同提升。

最后，工程建設(shè)單位應(yīng)加強(qiáng)重點(diǎn)領(lǐng)域歸檔工作。這就要求檔案管理部門對(duì)單位內(nèi)的重大建設(shè)項(xiàng)目、重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)、重大科研項(xiàng)目，以及新專業(yè)、新技術(shù)、新領(lǐng)域、新機(jī)構(gòu)的建檔工作作為檔案管理工作中的重要內(nèi)容，做到應(yīng)建盡建，全面覆蓋。

7.加強(qiáng)檔案安全體系建設(shè)，確保檔案安全保管

檔案安全體系建設(shè)是確保工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資源安全的重要前提，因此，工程建設(shè)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案安全體系建設(shè)工作。

首先，工程建設(shè)單位應(yīng)健全檔案安全防范體系，實(shí)現(xiàn)“人防、物防、技防”三位一體，切實(shí)將檔案安全保密防范體系落實(shí)到實(shí)處。同時(shí)，檔案管理部門必須要堅(jiān)持“以防為主，防治結(jié)合”的原則，強(qiáng)化檔案安全保密教育和檢查工作。

其次，工程建設(shè)單位通過加強(qiáng)設(shè)施設(shè)備配備和檔案館庫(kù)建設(shè)等措施，切實(shí)保障實(shí)體檔案安全，加大對(duì)檔案的綜合性保護(hù)，避免出現(xiàn)歷史欠賬和安全隱患問題。同時(shí)，檔案管理部門必須要堅(jiān)持保護(hù)與開發(fā)并重的原則，加大對(duì)檔案資源的保護(hù)力度，同時(shí)對(duì)于破損的檔案資源應(yīng)及時(shí)搶救修復(fù)。

最后，工程建設(shè)單位應(yīng)完善檔案安全應(yīng)急預(yù)案，針對(duì)各種突發(fā)事件，制定出具有科學(xué)性、完整性、操作性和針對(duì)性的應(yīng)急預(yù)案，確保在各類突出事件中，重要檔案資源能夠得到優(yōu)先搶救和妥善處置。

四、結(jié)論

總之，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案在整個(gè)工程建設(shè)中發(fā)揮著巨大作用，是順利實(shí)施工程項(xiàng)目的保障，有助于提升工程項(xiàng)目管理水平，其中涉及內(nèi)容十分復(fù)雜，要想全面促進(jìn)項(xiàng)目檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，必須加大信息化建設(shè)力度，優(yōu)化組織機(jī)構(gòu)建設(shè)，完善檔案管理制度，不斷加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能和人才儲(chǔ)備，積極轉(zhuǎn)變創(chuàng)新管理方式，提升現(xiàn)代化管理水平。

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（作者單位：西部機(jī)場(chǎng)集團(tuán)有限公司機(jī)場(chǎng)建設(shè)指揮部）