大數據下的高校綜合檔案數字化管理分析

徐世榮

摘 要：在互聯網、大數據、云計算等各種高新技術不斷發(fā)展的環(huán)境下，社會各個領域也開始步入到一個全新的發(fā)展階段，在大數據背景之下一系列智慧項目的提出與實施，也促使全面實現綜合檔案數字化管理進入到了一個全新的層面，而為了能夠更好地提升高校檔案管理質量，本文也就大數據下高校綜合檔案數字化管理進行了分析。

關鍵詞：大數據;高校;綜合檔案;數字化管理

引言

在辦公自動化系統(tǒng)、財務系統(tǒng)軟件不斷普及的環(huán)境之下，基于互聯網、大數據能夠有效整合各種信息系統(tǒng)，實現業(yè)務流程數字化管理的協同平臺開始逐漸進入到人們視野之中，同時也成為各單位與企業(yè)信息化建設主流，這也為高校綜合檔案數字化管理工作帶來了全新機遇。大數據背景之下，高校綜合檔案數字化管理不僅是時代發(fā)展必然趨勢，也是有效提升高校綜合檔案管理效率和質量的重要方法，而為了能夠更好地做好這一項工作，筆者也對其進行了如下分析。

一、大數據下高校綜合檔案管理現狀

1.檔案數據信息量大，查找利用較為困難

大數據時代背景之下，高等院校在各項工作之中產生了各式各樣的數據信息，如網頁數據、圖片數據、視頻數據、音頻數據以及文本文件等等，而這些均屬于高校綜合檔案數字化管理過程中需要收集的信息內容，整個信息量可謂是十分巨大。可是，就目前各個高校檔案管理系統(tǒng)使用情況來分析看，其大多是C/S或 B/S的單一服務器系統(tǒng)架構，這些系統(tǒng)在應用過程中最多只能做磁帶或者是光盤備份。

在檔案信息資源數據存儲量不斷增加的環(huán)境下，若不能引進云存儲技術或服務器集群，就很有可能會引發(fā)磁盤物理存儲容量不足，從而促使檔案信息數據庫出現崩潰等情況。高校在面對這些越來越復雜且大量的數據信息的時候，如何對其進行高效管理是需要著重思考的一個問題，所以說，高校綜合檔案管理存在的問題之一就是檔案數據信息量大、查找利用十分困難。

2.檔案數據多源異構，系統(tǒng)處理較為困難

高校檔案數據信息來源十分廣泛，而且種類也十分復雜，具體包含了高校內部教研、教學、后勤等多種數據信息，而且不同部門業(yè)務工作存在差異，這個時候其產生的檔案數據信息自然也會存在差異。

相關研究調查顯示，在高校數據信息之中，表格、音頻、文檔、網頁以及視頻等非機構化電子文件所產生的數據信息，在整個校園網數據信息之中就能夠達到85%。在紙質檔案管理過程中，管理人員通常是以“份”“卷”等形式展開管理工作，對于存儲空間、地點以及環(huán)境都具有一定要求，查詢材料也具有較強的局限性，有時候還會因為各方面因素所影響而出現部分資料無法有效存儲，最終查檔困難。

可是，在大數據時代背景之下，綜合檔案數字管理工作也開始進入數字化管理，所有紙質信息都能夠轉化成為數據信息，而這些數據信息均是十分重要的數據源，并且各個數據源結構差異也十分顯著，這也就促使高校綜合檔案數字化管理數據呈現出了多源異構這一現象，而現如今，高校檔案數字化管理工作還是有待完善，所以，在對這些數據信息進行處理的時候也存在著一些問題。

3.檔案數據信息需求多元化，管理難度較大

在大數據時代背景下，高校各個部門不僅是檔案數據信息生產者，同時也是檔案數據信息使用者，這些檔案數據的存在為學?？蒲?、規(guī)劃、教學管理以及校園文化建設等多方面都起到了一定的促進與指導效果。

使用人員的差異促使管理人員也面對著不一樣的檔案材料需求，所以現如今，現有的檔案管理體系無法滿足使用者檔案數據多元化需求。對于這一點，高校在發(fā)展過程中需要主動構建出一個高科技平臺作為支撐，而大數據技術的存在則能夠為新平臺建設提供良好的環(huán)境。

二、大數據下高校綜合檔案數字化管理特點與優(yōu)勢

1.特點

首先，載體數字化。傳統(tǒng)形式下的檔案資源大多是以書面、紙質等形式而存在，在對其進行存儲的時候，需要為其提供相應的空間進行存儲，存儲空間消耗較大，而且在使用的時候也需要耗費較多時間來查找?？墒牵瑪底只芾砭湍苡行Ц纳七@一現象，其能夠讓檔案資源信息載體以數據的形式直接存儲在光盤、云空間、磁盤之中，再加上大數據技術本身就具有強大的存儲功能、流通性，所以將其有效應用起來就能真正提升收錄便捷性，讓使用者能夠更加迅速的查詢與使用，提升存儲安全性。

其次，信息共享化。大數據技術是網絡技術下的產物，綜合檔案數字化管理工作在開展過程中，大多是對電子檔案進行管理，而要想有效查找這些資料，則可以借助于大數據技術來查詢，還可以實現及時傳輸，這自然能夠有效實現信息資源共享，減少傳統(tǒng)管理模式下只是檔案傳遞期間有可能會引發(fā)的檔案信息丟失、受到損壞等情況。

最后，管理實效化。綜合檔案數字化管理工作的有序推進，能夠借助于大數據處理技能、共享功能，來有效突破檔案使用時間、空間限制，真正做到隨時隨地資源收集、整理與使用，在這種管理模式下，檔案管理人員整個操作過程自然會因此而變得更加的即時且動態(tài)，最大程度提升檔案管理工作實效性 。

2.優(yōu)勢

首先，數字化管理是借助于大數據技術展開的管理，因為依賴于技術，所以能夠減少一些人力資源成本，同時讓檔案立卷機制因此而變得更加的簡潔。傳統(tǒng)檔案管理模式下的檔案立卷工作在實施過程中，大多是以人工收集、整理為主，可是，并不是每一位檔案管理人員都能對檔案資料形成完整了解的，這個時候就很容易會引發(fā)檔案資源零散、混亂等管理現象，不利于后續(xù)的管理。但是，數字化管理工作的推行，則能夠借助于大數據技術來對檔案數據資源信息進行迅速錄入以及編號存儲，這樣自然能夠在很大程度上簡化了立卷步驟以及人工操作而引發(fā)的不必要的問題，有效降低人力成本。

其次，能夠省時省力、減少不必要的經濟支出。高校傳統(tǒng)綜合檔案管理工作在實施過程中，大多是以紙質載體來進行管理，這種形式下，工作人員需要耗費較多的時間與精力來對其進行整理、收集與歸納，而且在管理與存儲過程中還需要耗費一定的管理費用，經濟支出與消費也不少。但是，大數據背景下高校綜合檔案數字化管理，則能以機器讀檔的方式來對檔案數據進行存儲，這樣自然能夠在一定程度上減少不必要的經濟支出，同時提升整個管理工作效率。

最后，檔案管理辦公效率能夠得以有效提升。大數據下的高校綜合檔案數字化管理工作在實施過程中，大多是借助于大數據技術、計算機信息管理系統(tǒng)來直接將一些繁雜的數據信息呈現出來，這樣管理人員在使用與查找的時候自然會更加便捷，從而迅速為使用者提供方便，最大程度提升了整個綜合檔案數字化管理效率。

三、大數據下高校綜合檔案數字化管理措施

1.做好基礎設施建設

高校綜合檔案要想真正做好數字化管理工作，離不開完善的基礎設施，所以在發(fā)展過程中一定要做好基礎設施建設。通常情況下，高校可以從以下幾點著手：

首先，對軟硬件相關設備及時進行更新換代，讓其能夠滿足檔案管理工作正常運行。

其次，對于基礎網絡設施也需要做好檢查與維護工作，以此來保證相關設施能夠不受到任何干擾，從而發(fā)揮出互聯網流通性。

再者，對于檔案室內的設備安全一定要重點進行保護，避免因為人為破壞、操作不當對檔案資源造成損壞。

最后，在完善基礎設施之后，還需要對基礎設施使用技術展開有效普及與推廣，通過這一方式來提高檔案管理人員合理應用意識與能力，減少因為人為使用不當而引發(fā)的管理問題。

2.完善綜合檔案數字化管理制度

高校綜合檔案要想真正做好數字化管理工作，完善的規(guī)章制度體系也同樣重要，因為這是有效約束管理人員、提升管理效率與質量的重要舉措。所以，強化管理制度完善十分重要，對于這一點：

首先，對檔案管理各個環(huán)節(jié)負責人進行明確，如生產、審核、錄入以及歸檔要求等等，這樣才能有效保證各項工作推進的合理性。

其次，對于檔案信息整理流程同樣需要進行明確，以此來保證紙質檔案、電子檔案均能夠實現有效歸檔，及時對各種類型的檔案進行整合與管理，借助于制度體系進行約束，從而有效保證檔案真實性與完整性。

最后，還需要對檔案借閱、審批進行合理規(guī)范，如借閱要求、歸還時間、使用范圍等等，另外，還需要做好數據審核工作，這樣才能更好地提升高校綜合檔案數字化管理質量和效率。

3.做好綜合檔案安全保管工作

在大數據背景之下的高校綜合檔案數字化管理工作，還需要考慮到網絡環(huán)境的開放性，在管理過程中做好綜合檔案安全保管工作，以此來有效提升數字化管理質量。

首先，從制度上對其進行規(guī)范，尤其是對于檔案應用、存儲以及傳輸等環(huán)節(jié)更是要做好審查與監(jiān)督工作，避免出現因為管理不當而產生的檔案資源信息受到損害、泄露等情況。

其次，對于數據信息還需要及時進行備份，對于一些重點檔案資料則需做好安全加密，借助于安全保密技術來提升其安全性，從而有效減少檔案資源受到損害。

4.拓展數字資源、開展大數據挖掘工作

大數據下的高校綜合檔案數字化管理過程中，資源建設屬于其發(fā)展根本，更是數字化檔案管理重點，所以高校綜合檔案數字化管理可以按照“存量數字化，增量電子化”等要求，來對館藏紙質檔案、照片、縮微膠片等一系列傳統(tǒng)實體檔案進行數字化加工，以此來便于電子檔案檢索與利用。

在這一過程中需要注意，大數據背景下的高校綜合檔案數字化管理工作一定要面向師生生活、教職工需求，以此來不斷拓展現有檔案分類體系下的收集內容與范圍，從而形成大檔案概念。例如，學校各個院系內部會議文件、重大實驗設備使用記錄、學生思想活動談話記錄等等都可以將其作為有價值的數據信息，將其存儲起來，有效豐富高校綜合檔案。

除此之外，高校綜合檔案數字化管理工作，本身就是高校數據開發(fā)與利用的關鍵，在工作過程中，我們還可以借助于數據分析引擎、云計算等技術，在海量的檔案數據之中選擇具有價值信息的檔案進行二次、多次開發(fā)，以此來更好地發(fā)揮出其價值。

5.構建綜合應用系統(tǒng)

大數據背景下的高校綜合檔案數字化管理過程中，還可以積極構建綜合應用系統(tǒng)。高校綜合檔案數字化管理工作本身就是一個信息綜合體，工作人員需要對數據進行收集、錄入、加工、檢索與使用，而這些環(huán)節(jié)都離不開強大的數據檔案管理系統(tǒng)與綜合檔案資源數據庫。為此，在數字化管理過程中，可以積極借助于綜合應用系統(tǒng)來進行管理與優(yōu)化：

（1）數字檔案管理系統(tǒng)。這一系統(tǒng)主要有三大部分，分別是數字檔案管理、日常業(yè)務管理、檔案查閱這三個部分，其中數字化采集模塊既可以借助于存儲技術、檢索基礎來批量對紙質檔案材料進行數字化采集;系統(tǒng)日常業(yè)務管理則主要是進行檔案整理與著錄;檔案查閱這一部分則是借助于大數據技術所提供的遠程查檔與閱檔工作提供服務。而且該系統(tǒng)還能與學校OA系統(tǒng)實現有效對接，這樣就能真正有效實現校內流轉的電子公共自動歸檔，以此來真正實現檔案收集、存儲與利用數字化。

（2）檔案資源數據庫。大數據背景之下，非結構化數據呈現出了顯著增加的趨勢，具體而言，就是由移動網絡設備而產生的通過圖像、視頻、音頻以及圖表等表現出來的信息數據正在不斷增加。在大數據背景之下，高校綜合檔案數字化管理過程中，需要對大量非結構化數據信息進行管理，具體包含目錄數據庫、文件數據庫以及多媒體數據庫等等，而構建檔案資源數據庫即能夠對這些分散的結構化與非結構的數據資源相互關聯在一起，從而有效克服結構數據與非結構數據內外部分界等情況，形成超大規(guī)模的數據資源庫。在這一過程中，還可以基于此來積極借助于大數據分析技術，來對數據資源塊進行提煉與優(yōu)化，以此來構建出數據資源目標，這樣就能進一步提升整個數據檢索效率，真正做好高校綜合檔案數字化管理工作。

四、結語

綜上所述，大數據背景之下，綜合檔案數字化管理是發(fā)展必然趨勢，借助于計算機網絡技術、大數據技術來對檔案管理工作進行創(chuàng)新與改進，能夠最大程度提升高校綜合檔案數字化管理水平。為此，高校在發(fā)展過程中，一定要做好基礎設施、軟硬件、管理制度、人才培養(yǎng)等多方面的優(yōu)化工作，以此來為高校綜合檔案數字化管理工作的有效推進提供良好保障，從而真正有效實現檔案資源價值最大化。

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（作者單位：荊楚理工學院檔案館）