數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用研究

周潔 呂東陽(yáng)

摘 要：人事檔案管理是醫(yī)院管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，是對(duì)過(guò)往人事變動(dòng)情況的有效記錄，同時(shí)為當(dāng)前和未來(lái)工作提供可靠依據(jù)，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展水平的提升。傳統(tǒng)工作方式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前工作要求，必須對(duì)加強(qiáng)數(shù)字化信息管理力度，真正體現(xiàn)人事檔案的價(jià)值。除了要明確數(shù)字化信息之于人事檔案管理的意義外，還要對(duì)其中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，以便制定有效的人事檔案管理策略，滿足實(shí)踐工作要求。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化信息;醫(yī)院;人事檔案管理;應(yīng)用

在我國(guó)醫(yī)療體制改革進(jìn)程當(dāng)中，醫(yī)院建設(shè)規(guī)模和數(shù)量不斷擴(kuò)增，為人們提供了良好的看病就醫(yī)環(huán)境，有利于促進(jìn)我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的繁榮發(fā)展。做好醫(yī)院的人事檔案管理工作，能夠?qū)Ξ?dāng)前人力資源進(jìn)行優(yōu)化配置與高效利用，促進(jìn)醫(yī)院整體管理水平的提升。尤其是醫(yī)院發(fā)展必然以人才作為基本保障，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視，促進(jìn)工作效率與質(zhì)量的提升。數(shù)字化信息在人事檔案管理中的有效應(yīng)用，可以構(gòu)建管理工作新模式，增強(qiáng)管理手段的科學(xué)性與先進(jìn)化，為資源共享與利用提供了可靠保障。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)不斷加劇的趨勢(shì)下，醫(yī)院只有做好數(shù)字信息化建設(shè)，才能增強(qiáng)自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力，為醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下基礎(chǔ)。因此，應(yīng)該從醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀出發(fā)，根據(jù)數(shù)字化信息的基本特點(diǎn)制定針對(duì)性管理工作方案，實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)踐工作的有效指導(dǎo)。

一、數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用重要性

在人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化信息，為電子化檔案的創(chuàng)建奠定了基礎(chǔ)，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在空間占用上較小，能夠節(jié)省空間。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)空間可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的有效存儲(chǔ)，大大提升了檔案管理的工作效率，減輕工作人員的壓力和負(fù)擔(dān)。隨著計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)量的上升和數(shù)據(jù)交換速度的提升，可以滿足檔案的使用需求。借助于網(wǎng)絡(luò)還可以加快人事檔案資源的共享，滿足各個(gè)部門與科室的工作需求。電子檔案在歸檔、存儲(chǔ)和整理、調(diào)用中都具有明顯的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)計(jì)算機(jī)就可以接收所需信息，大大增進(jìn)了不同部門的交流溝通，體現(xiàn)人事檔案在醫(yī)院管理工作中的價(jià)值。通過(guò)采取有效的保密技術(shù)和安全防護(hù)措施，也能夠使人事檔案的保密性得到增強(qiáng)，避免人為操作失誤引起的信息泄露和丟失等問(wèn)題。在醫(yī)院的考核工作當(dāng)中，可以通過(guò)快速調(diào)閱人事檔案對(duì)不同人員進(jìn)行評(píng)估，保障流程的公開(kāi)性和公平性，防止暗箱操作等問(wèn)題，為考核者提供極大的便利。

二、醫(yī)院人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1.管理方式單一

管理方式單一化是傳統(tǒng)管理手段的主要弊端，導(dǎo)致在檔案資源收集、整理、分析和調(diào)用中存在較大的局限性，無(wú)法為醫(yī)院人事管理提供可靠的保障。在醫(yī)院改革進(jìn)程當(dāng)中，未能對(duì)當(dāng)前制度體系進(jìn)行優(yōu)化和完善，傳統(tǒng)制度與規(guī)范難以符合當(dāng)前信息化建設(shè)需求，其執(zhí)行效果不佳。未能對(duì)人事檔案進(jìn)行分類分級(jí)處理，導(dǎo)致在查詢和使用中十分不便，檔案錯(cuò)拿和缺失等問(wèn)題逐漸增多。對(duì)于數(shù)字化信息的重視程度較低，未能意識(shí)到在實(shí)踐工作中的重要性，資源配置存在諸多不合理之處，導(dǎo)致醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)成本上升。因此，應(yīng)該以數(shù)字化建設(shè)為契機(jī)，提升人事檔案管理手段的多元性與豐富性。

2.信息更新緩慢

人工管理的方式在傳統(tǒng)工作中較為常用，這就會(huì)對(duì)工作效率產(chǎn)生嚴(yán)重影響，檔案資源信息的價(jià)值未能得到有效體現(xiàn)。尤其是隨著人事部門工作業(yè)務(wù)和內(nèi)容的增多，在檔案管理中涉及的信息量也呈現(xiàn)出海量化的特征。進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時(shí)代以來(lái)，給檔案管理工作帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)管理方式在信息收集、整理和保存等方面都存在滯后性弊端，導(dǎo)致信息更新緩慢。決策工作需要以最新的人事檔案信息為依據(jù)，因此會(huì)導(dǎo)致決策科學(xué)性和可行性受到影響。

3.人員素養(yǎng)不高

醫(yī)院人事檔案管理工作人員的專業(yè)能力較低，是限制數(shù)字化信息有效應(yīng)用的主要因素。在部分工作崗位中存在一人多職的現(xiàn)象，認(rèn)識(shí)檔案管理的專業(yè)性不足，無(wú)法認(rèn)識(shí)到當(dāng)前信息化建設(shè)的必要性，導(dǎo)致管理工作實(shí)效性不足。未能根據(jù)當(dāng)前工作需求進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，其專業(yè)知識(shí)與技能較為落后，在工作中固守傳統(tǒng)工作理念和方法。對(duì)于檔案安全性的重視程度較低，未能采用先進(jìn)技術(shù)做好系統(tǒng)安全防護(hù)工作，網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客等對(duì)檔案安全性和保密性造成威脅。人事檔案管理工作隊(duì)伍的活力不足，缺乏高素質(zhì)人才。

三、數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用策略

1.建立電子信息平臺(tái)

電子信息平臺(tái)的建設(shè)，是開(kāi)展人事檔案信息化與數(shù)字化管理的基礎(chǔ)與前提，因此應(yīng)該加強(qiáng)建設(shè)力度，滿足醫(yī)院的未來(lái)發(fā)展需求。在該平臺(tái)下，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)多種類型的人事檔案資料的統(tǒng)一化管理，對(duì)文字信息、圖片信息和數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)等進(jìn)行整合，通過(guò)數(shù)字化信息的形式進(jìn)行分級(jí)分類管理。這不僅有利于資源的優(yōu)化配置，而且滿足了信息的共享需求，有助于增進(jìn)各個(gè)部門之間的合作交流，防止出現(xiàn)信息孤島效應(yīng)。在電子信息平臺(tái)的建設(shè)當(dāng)中，應(yīng)該以技術(shù)平臺(tái)、業(yè)務(wù)平臺(tái)、數(shù)據(jù)交換平臺(tái)、集成平臺(tái)和應(yīng)用平臺(tái)的構(gòu)建作為核心內(nèi)容，增進(jìn)各個(gè)子平臺(tái)的有效銜接，為人事檔案信息數(shù)據(jù)的收集、整合、存儲(chǔ)、分析與調(diào)用等提供便捷條件。首先，應(yīng)該保障電子信息平臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)化特點(diǎn)，使其能夠在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)下實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)功能，增強(qiáng)使用效果。其次，應(yīng)該保障電子信息平臺(tái)的復(fù)用性和擴(kuò)展性特點(diǎn)，能夠?yàn)榻窈髽I(yè)務(wù)擴(kuò)展等工作提供可靠保障，防止資源浪費(fèi)的現(xiàn)象發(fā)生。加快紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，解決傳統(tǒng)管理模式下的種種弊端，增強(qiáng)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值。為了能夠增強(qiáng)電子信息平臺(tái)的功能，還要對(duì)不同科室和部門的工作特點(diǎn)進(jìn)行深入分析，拓展系統(tǒng)功能，滿足工作人員的個(gè)性化需求。

2.加強(qiáng)檔案風(fēng)險(xiǎn)管控

人事檔案會(huì)關(guān)系到醫(yī)院的整個(gè)人力資源管理工作成效，也會(huì)對(duì)醫(yī)院的未來(lái)發(fā)展產(chǎn)生直接影響，因此應(yīng)該對(duì)檔案風(fēng)險(xiǎn)實(shí)施有效管控，從而增強(qiáng)人事檔案的保密性和安全性，防止信息丟失或者破壞等問(wèn)題的產(chǎn)生。在管理工作中應(yīng)用數(shù)字化信息時(shí)，雖然可以給工作人員帶來(lái)較大的便捷，但是由于網(wǎng)絡(luò)具有開(kāi)放性的特征，因此其面臨的風(fēng)險(xiǎn)也在不斷升高。尤其是黑客攻擊和網(wǎng)絡(luò)病毒等因素的存在，也導(dǎo)致人事檔案安全性受到威脅，只有不斷提升防護(hù)意識(shí)與防護(hù)力度，才能避免意外問(wèn)題的產(chǎn)生。應(yīng)該促進(jìn)管理人員責(zé)任意識(shí)的增強(qiáng)，防止對(duì)檔案進(jìn)行篡改，通過(guò)法制化建設(shè)對(duì)工作人員行為進(jìn)行約束與規(guī)范。在科學(xué)技術(shù)水平不斷提升的趨勢(shì)下，網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客攻擊等也更具隱蔽性特點(diǎn)，給系統(tǒng)防護(hù)工作帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)。應(yīng)該通過(guò)防火墻和殺毒軟件的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)上述問(wèn)題的有效預(yù)防，保障內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的安全性。同時(shí)，人事檔案管理權(quán)限的設(shè)置，也是增強(qiáng)檔案安全性的有效措施，可以通過(guò)人臉識(shí)別、指紋或者密碼等進(jìn)行加密處理。應(yīng)用特定格式對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理，促進(jìn)信息錄入便捷性和準(zhǔn)確性的提升，防止信息丟失或者破壞等問(wèn)題的出現(xiàn)，為信息化與數(shù)字化建設(shè)提供保障。對(duì)檔案修改程序進(jìn)行有效規(guī)范，尤其是在紙質(zhì)化檔案的錄入中，應(yīng)該保障信息的真實(shí)性。

3.規(guī)范管理操作流程

應(yīng)該明確醫(yī)院資源規(guī)劃要求，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化信息技術(shù)的有效利用，完善人事檔案管理系統(tǒng)的同時(shí)，對(duì)管理工作操作流程加以規(guī)范，防止出現(xiàn)混亂狀況。分類管理各類人事檔案信息，保障信息的真實(shí)性、精確性和全面性。在安排不同管理崗位任務(wù)時(shí)，應(yīng)該明確工作人員的基本能力，包括信息化素養(yǎng)、查閱能力和打字速度等等，確保人才價(jià)值得到充分發(fā)揮。對(duì)檔案管理查找頁(yè)面進(jìn)行針對(duì)性設(shè)計(jì)，使搜索字更加符合醫(yī)院的實(shí)際工作特點(diǎn)，加快人事檔案信息的查閱速度。數(shù)字化檔案相較于紙質(zhì)檔案而言占用空間較小，為檔案的存儲(chǔ)與管理帶來(lái)了便捷。隨著醫(yī)院建設(shè)規(guī)模的擴(kuò)增和業(yè)務(wù)的增多，人事變動(dòng)也會(huì)更加頻繁，因此應(yīng)該建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，并根據(jù)工作要求進(jìn)行實(shí)時(shí)更新。對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行定期檢查，防止信息遺漏等問(wèn)題的存在，以便對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)錄處理，避免檔案完整性受到影響。增進(jìn)與其他部門的信息共享，增強(qiáng)信息整合能力，加快檔案信息的更新。對(duì)當(dāng)前操作規(guī)范進(jìn)行細(xì)化處理，包括了數(shù)字字典、用戶管理、數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)日志等，在檔案信息的查閱中應(yīng)該使用工作賬號(hào)。在對(duì)單位信息欄數(shù)據(jù)進(jìn)行修改時(shí)，應(yīng)該經(jīng)過(guò)上級(jí)批準(zhǔn)，避免出現(xiàn)擅自修改的現(xiàn)象。對(duì)數(shù)字字典內(nèi)容進(jìn)行查核，以滿足信息查找的工作要求，加快人事檔案的利用效率。在檔案的瀏覽、修改和下載等操作中，也應(yīng)該設(shè)置相應(yīng)的數(shù)據(jù)化權(quán)限。

4.提升管理人員素養(yǎng)

人事檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，也會(huì)對(duì)信息化建設(shè)工作產(chǎn)生直接影響，決定著管理工作的效率。部分管理人員的專業(yè)性不足，往往是由其他部門人員兼任檔案管理工作，導(dǎo)致管理工作質(zhì)量受到影響。為此，應(yīng)該針對(duì)當(dāng)前人事檔案管理工作的特點(diǎn)與現(xiàn)狀，制定針對(duì)性專業(yè)培訓(xùn)計(jì)劃，使其專業(yè)知識(shí)和技能得到更新，了解數(shù)字化信息在實(shí)踐工作中的應(yīng)用方法，加快數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。在業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)活動(dòng)當(dāng)中，應(yīng)該確立小組組長(zhǎng)，增強(qiáng)其技術(shù)能力和責(zé)任意識(shí)，通過(guò)相互監(jiān)督的方式開(kāi)展工作，防止人為失誤導(dǎo)致檔案信息安全受到威脅。根據(jù)檔案分類、錄入、補(bǔ)錄和校對(duì)等工作內(nèi)容的不同，采取差異化培訓(xùn)方式，以增強(qiáng)實(shí)際培訓(xùn)效果。在培訓(xùn)中應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)信息化素養(yǎng)培訓(xùn)的重視，系統(tǒng)化學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)等等，增強(qiáng)管理工作人員的操作水平，適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作特點(diǎn)。接受新的工作理念，增強(qiáng)管理人員的技術(shù)應(yīng)用意識(shí)，防止信息化與數(shù)字化建設(shè)流于形式化。建立完善的招聘機(jī)制，引進(jìn)先進(jìn)人才，補(bǔ)充檔案管理工作隊(duì)伍，增加隊(duì)伍工作活力。在招聘中對(duì)人才的技術(shù)應(yīng)用能力、業(yè)務(wù)能力和溝通協(xié)調(diào)能力等進(jìn)行考察，保障工作隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的合理性，根據(jù)其自身特點(diǎn)為其分派崗位任務(wù)，使其在實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值的同時(shí)，為醫(yī)院創(chuàng)造良好的效益。

5.完善管理制度體系

傳統(tǒng)管理制度呈現(xiàn)出一定的局限性，難以適應(yīng)信息化建設(shè)的工作要求，難以對(duì)日常工作形成有效約束，因此必須加快制度改革步伐，增強(qiáng)各項(xiàng)工作的規(guī)范性，確保其有章可循。應(yīng)該根據(jù)當(dāng)前法律法規(guī)和政策要求構(gòu)建醫(yī)院檔案管理制度框架，同時(shí)結(jié)合醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀和未來(lái)戰(zhàn)略規(guī)劃，對(duì)制度進(jìn)行細(xì)化處理，尤其是精細(xì)化管理理念的引入，有利于增強(qiáng)制度的執(zhí)行效果，加快制度規(guī)范的落實(shí)。建立完善的責(zé)任機(jī)制，明確人事檔案管理中各個(gè)崗位責(zé)任，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，防止責(zé)任相互推諉引起的混亂，避免檔案信息受到影響。對(duì)用戶權(quán)限管理制度進(jìn)行優(yōu)化，防止越權(quán)管理等問(wèn)題的發(fā)生。建立完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于工作中表現(xiàn)優(yōu)異的員工進(jìn)行物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，為其他工作人員做出良好的榜樣，提升其工作積極性和主動(dòng)性;對(duì)于工作態(tài)度懈怠導(dǎo)致企業(yè)遭受損失的行為進(jìn)行處罰，增強(qiáng)其責(zé)任意識(shí)，認(rèn)識(shí)到自身崗位工作的重要意義。對(duì)當(dāng)前薪酬福利制度進(jìn)行優(yōu)化，改善管理人員的待遇，使其能夠在工作中增強(qiáng)歸屬感與凝聚力，為人才的吸引與留住提供制度保障。在購(gòu)置硬件設(shè)備時(shí)也應(yīng)該采用制度加以規(guī)范，防止資金浪費(fèi)等問(wèn)題的產(chǎn)生，尤其是在檔案管理軟件、程控交換機(jī)和長(zhǎng)距離數(shù)據(jù)收發(fā)器等設(shè)備采購(gòu)中需要較多的資金。建立設(shè)備維護(hù)與檢修制度，保障其良好的使用功能，為人事檔案管理日常工作的實(shí)施提供可靠保障，防止對(duì)工作進(jìn)程造成影響。

6.完善指標(biāo)評(píng)價(jià)體系

在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化信息，是提升工作效率、體現(xiàn)檔案價(jià)值的關(guān)鍵途徑，為工作人員帶來(lái)了極大的便捷性。但是，也會(huì)由于多種因素的影響，導(dǎo)致檔案可靠性和安全性受到威脅。因此，應(yīng)該指標(biāo)評(píng)價(jià)體系的構(gòu)建作為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案管理工作的有效評(píng)價(jià)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的存在的問(wèn)題，消除數(shù)字化建設(shè)和信息化建設(shè)中的弊端，提高人事檔案管理工作水平。應(yīng)該促進(jìn)電子信息檔案安全評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的快速構(gòu)建，以應(yīng)對(duì)安全管理的動(dòng)態(tài)化特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)安全問(wèn)題的有效預(yù)防與處理。要加強(qiáng)對(duì)電子信息系統(tǒng)威脅的快速、有效識(shí)別，明確其風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)和影響程度，由技術(shù)人員對(duì)其進(jìn)行識(shí)別和評(píng)價(jià)，促進(jìn)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的定性與定量分析。建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估模型，實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)參數(shù)的輸入，準(zhǔn)確預(yù)測(cè)在人事檔案管理中可能面臨的威脅及系統(tǒng)的安全情況。

四、結(jié)語(yǔ)

在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化信息，可以有效節(jié)省空間和時(shí)間，同時(shí)加快檔案資源的共享與利用，增強(qiáng)檔案的保密性。在傳統(tǒng)管理工作當(dāng)中，由于管理方式的單一化和信息更新存在滯后性等問(wèn)題，導(dǎo)致人事檔案的完整性和可靠性受到影響，不利于醫(yī)院各項(xiàng)工作的實(shí)施。為此，應(yīng)該通過(guò)建立電子信息平臺(tái)、加強(qiáng)檔案風(fēng)險(xiǎn)管控、規(guī)范管理操作流程、提升管理人員素養(yǎng)、完善管理制度體系和完善指標(biāo)評(píng)價(jià)體系等途徑，增強(qiáng)數(shù)字化信息的實(shí)際應(yīng)用效果，提升醫(yī)院人力資源管理水平，為醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展創(chuàng)造良好的內(nèi)部環(huán)境。

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（作者單位：山東省滕州市中心人民醫(yī)院）