醫(yī)用設(shè)備及專用耗材采購與監(jiān)管策略分析

□ 陳振宇 CHEN Zhen-yu 任維 REN Wei 戴偉 DAI Wei

目前，大多數(shù)醫(yī)院對設(shè)備及配套耗材采用傳統(tǒng)的采購與管理模式，即耗材隨著設(shè)備招標(biāo)采購?fù)瑫r進(jìn)入醫(yī)院，由使用科室自管自用。這種模式下，醫(yī)院不僅需要支付設(shè)備購置費(fèi)，還要持續(xù)支付耗材和維修維保費(fèi)用，不利于醫(yī)院的現(xiàn)金流管理；此外，由于設(shè)備采購后導(dǎo)致對配套耗材的依賴，使得耗材維保費(fèi)用難以下降。如何優(yōu)化帶耗材設(shè)備的采購模式與實現(xiàn)設(shè)備與耗材的聯(lián)動管理，從而控制醫(yī)療成本，是需要研究的管理難題。醫(yī)院采購供應(yīng)部負(fù)責(zé)全院耗材與設(shè)備的采購，基于成本管控和后期監(jiān)管的需要，采購供應(yīng)部認(rèn)真研究分析了采購過程和后期管理的各個環(huán)節(jié)，強(qiáng)化了采購業(yè)務(wù)相關(guān)人員的培訓(xùn)，借助信息系統(tǒng)，促進(jìn)耗材采購價格與設(shè)備費(fèi)用支出的持續(xù)降低，加強(qiáng)設(shè)備及耗材使用監(jiān)管、采購進(jìn)度管理、租賃費(fèi)用支付監(jiān)管。

供應(yīng)商投標(biāo)策略分析

帶耗材采購的設(shè)備招標(biāo)時，醫(yī)療機(jī)構(gòu)一般采用總價控制的方法進(jìn)行評分，供應(yīng)商往往采用不平衡報價的投標(biāo)策略，根據(jù)市場情況并結(jié)合自身實際條件，采取以下兩種形式進(jìn)行報價，以謀求利潤最大化：(1)針對能夠短期收回設(shè)備款的醫(yī)療設(shè)備，采用提高設(shè)備報價，壓低耗材報價的策略，中標(biāo)后能快速回收設(shè)備款項，利于企業(yè)資金周轉(zhuǎn)。(2)針對長期使用醫(yī)用耗材的設(shè)備，供應(yīng)商會選擇壓低設(shè)備報價，提高耗材報價的策略，謀求后續(xù)長期的利潤空間。

醫(yī)院管理難點解析

醫(yī)院購買醫(yī)療設(shè)備的管理難題有兩個：一是部分醫(yī)療設(shè)備必須使用配套耗材，依照設(shè)備使用年限和折舊的有關(guān)規(guī)定，作為固定資產(chǎn)管理的設(shè)備必須達(dá)到或超過使用年限才能正常報廢，在設(shè)備使用年限內(nèi)，無論耗材價格如何變化，醫(yī)院都無法替換設(shè)備耗材供應(yīng)商，致使在后期的耗材價格談判中喪失主動權(quán)；二是隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)的持續(xù)增長，導(dǎo)致現(xiàn)有設(shè)備不能滿足醫(yī)療需求，若醫(yī)院要增加同類設(shè)備，則需要公開招標(biāo)，招標(biāo)的結(jié)果可能會出現(xiàn)與原供應(yīng)商或品牌不同，導(dǎo)致同類產(chǎn)品在院內(nèi)存在多個品牌、多個供應(yīng)商的情況，這雖然符合了招投標(biāo)規(guī)定，但并不利于醫(yī)院后期的設(shè)備成本管控，以及設(shè)備維修、供應(yīng)商管理和科室業(yè)務(wù)的整體管理。

采購困境破局要點

在醫(yī)院運(yùn)營中，醫(yī)院選擇租賃或購買醫(yī)療設(shè)備，取決于醫(yī)療裝備管理委員會對租賃或購買醫(yī)療設(shè)備費(fèi)用支出的分析和耗材費(fèi)用風(fēng)險管控的全面綜合比選。

1.租賃或購買醫(yī)療設(shè)備的優(yōu)缺點分析(表1)。醫(yī)院要根據(jù)租賃或購買醫(yī)療設(shè)備的優(yōu)缺點，綜合考慮租賃或購買設(shè)備的成本效益，最大限度發(fā)揮設(shè)備使用效益。

表1 設(shè)備租賃或購買的優(yōu)缺點

2.耗材費(fèi)用風(fēng)險管控措施。隨著醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院對醫(yī)療設(shè)備的需求顯著增加，與設(shè)備相比，配套耗材的市場價格變化較大。由于設(shè)備的自然壽命長，配套的耗材由于經(jīng)銷商授權(quán)等原因易被捆綁銷售，導(dǎo)致耗材更換廠家困難，價格談判困難，不利于成本控制。如果不改變采購方式，就無法合理控制醫(yī)療設(shè)備及配套耗材的采購成本，導(dǎo)致耗材成本虛高，不利于醫(yī)院廉政建設(shè)[1]。為避免因購買設(shè)備而導(dǎo)致綁定使用耗材的現(xiàn)象，選用設(shè)備租賃方式進(jìn)行耗材采購，在租賃期滿或帶量采購總金額完成時，可以重新啟動談判，達(dá)到持續(xù)有效地降低耗材成本和防控廉政風(fēng)險的目的。

為控制設(shè)備采購與耗材長期費(fèi)用支出，醫(yī)療機(jī)構(gòu)可選用設(shè)備租賃加耗材帶量采購的招標(biāo)模式優(yōu)化采購方案，以減少傳統(tǒng)采購模式的弊端。由于醫(yī)療設(shè)備存在技術(shù)壽命和經(jīng)濟(jì)壽命，前期折舊多、后期折舊少，在期末的資產(chǎn)價格會隨著時間的推移變得十分低廉，一旦淘汰，需要設(shè)立專門的報廢庫進(jìn)行管理，后續(xù)報廢需要走繁瑣的流程。結(jié)合設(shè)備租賃的相關(guān)特點，其所有權(quán)歸出租方所有，出租方承擔(dān)租賃資產(chǎn)大部分的風(fēng)險和報酬，租賃資產(chǎn)的折舊、維修費(fèi)用均由出租方承擔(dān)，租賃期滿后，承租方將設(shè)備退還出租方。醫(yī)院只要將租賃費(fèi)控制在合理水平，無論出于成本支出的考慮還是后續(xù)管理的要求，都有利于醫(yī)院在獲得先進(jìn)技術(shù)的同時，降低前期資金投入，減少人員和設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)成本，避免資金占用，有利于財務(wù)的現(xiàn)金流管理。此外，設(shè)備不屬于院方，避免了因授權(quán)被捆綁銷售耗材的現(xiàn)象，使醫(yī)院在后續(xù)的價格談判中占據(jù)主導(dǎo)地位。

采購進(jìn)度和設(shè)備使用率的系統(tǒng)監(jiān)控

醫(yī)院規(guī)模越大，需要管理的設(shè)備越多，其對應(yīng)管理的耗材也越多，要對設(shè)備與耗材實行精細(xì)化管理，需要快速、準(zhǔn)確的分析統(tǒng)計業(yè)務(wù)信息，為業(yè)務(wù)結(jié)算及后續(xù)招標(biāo)采購提供基礎(chǔ)信息。耗材采購進(jìn)度是指耗材已完成采購量占合同約定采購量的百分比。耗材系統(tǒng)原有的信息統(tǒng)計功能已不能滿足當(dāng)前需要，耗材采購?fù)瓿蛇M(jìn)度的人工統(tǒng)計工作費(fèi)時費(fèi)力，且精確度不高。為完善采購進(jìn)度監(jiān)控，有條件的醫(yī)院可對原信息系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)完善，增設(shè)耗材信息系統(tǒng)對應(yīng)的設(shè)備合同信息，在已有耗材數(shù)據(jù)庫包括基礎(chǔ)信息、輔助信息、證件信息的基礎(chǔ)上，增加設(shè)備合同管理信息數(shù)據(jù)庫，具體字段要求包括設(shè)備名稱、設(shè)備規(guī)格、生產(chǎn)廠家、設(shè)備證件、合同名稱、合同編號、開始時間、合同總金額完成時間或結(jié)束時間。用耗材信息系統(tǒng)將入庫的耗材數(shù)據(jù)信息與設(shè)備合同管理信息內(nèi)容相匹配，能按時間段統(tǒng)計所對應(yīng)耗材的數(shù)量及金額，并匯總金額，形成一張含設(shè)備信息內(nèi)容及對應(yīng)匹配耗材的采購?fù)瓿蛇M(jìn)度報表，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供基礎(chǔ)信息。另一方面，由于醫(yī)療設(shè)備價格昂貴，提升醫(yī)療設(shè)備的使用效率，是成本管理的一項重要舉措，這需要對設(shè)備的使用情況進(jìn)行整體監(jiān)測。從醫(yī)院營收角度而言，醫(yī)院設(shè)備耗材使用收費(fèi)可分為項目收費(fèi)類或耗材收費(fèi)類，項目收費(fèi)類設(shè)備的使用可通過物價設(shè)定的收費(fèi)項目、收費(fèi)次數(shù)、收費(fèi)總金額評定；耗材收費(fèi)類設(shè)備的使用情況可通過對設(shè)備配套耗材收費(fèi)情況和出入庫、現(xiàn)存量數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析。通過對數(shù)據(jù)的監(jiān)測，可準(zhǔn)確定位閑置設(shè)備，促進(jìn)購入設(shè)備資產(chǎn)全院間的調(diào)配使用或調(diào)整租賃資產(chǎn)的租賃期限，使設(shè)備成本效益最大化，從而全面提升醫(yī)院對科室固定資產(chǎn)的經(jīng)濟(jì)管理。

租賃費(fèi)支付監(jiān)管

醫(yī)院物資的采購支付要經(jīng)過采購、系統(tǒng)入庫、會計驗收和財務(wù)支付等環(huán)節(jié)，已形成一套完善的多方監(jiān)控體系，但租賃費(fèi)不是物資，只是費(fèi)用，無法進(jìn)行入庫管理。隨著租賃設(shè)備的增加，租賃費(fèi)付款缺乏系統(tǒng)性監(jiān)管，如遇到發(fā)票丟失，發(fā)票重開等事件，存在重復(fù)付款的可能，資金風(fēng)險較高。因此，需要對設(shè)備租賃費(fèi)進(jìn)行多重監(jiān)管，實行租賃費(fèi)入賬管理，產(chǎn)生應(yīng)付款后再付款，可有效避免重復(fù)付款。根據(jù)合同條款的執(zhí)行情況，由采購人員對租賃費(fèi)進(jìn)行系統(tǒng)錄入管理，由財務(wù)會計員將發(fā)票與已入賬的租賃費(fèi)進(jìn)行綁定，產(chǎn)生租賃費(fèi)應(yīng)付賬單，財務(wù)出納員在應(yīng)付賬單、發(fā)票、合同三者對應(yīng)一致后確認(rèn)付款，從而促成財務(wù)系統(tǒng)監(jiān)管，避免資金風(fēng)險。

小結(jié)

綜上，為優(yōu)化帶耗材設(shè)備的采購模式及實現(xiàn)設(shè)備與耗材的聯(lián)動管理，我院提出設(shè)備租賃加耗材集中帶量采購的采購方案，并對設(shè)備租賃全過程實現(xiàn)信息化管理，可實時監(jiān)控設(shè)備動態(tài)，有助于在面臨突發(fā)事件時，迅速調(diào)配閑置設(shè)備[2]。由信息系統(tǒng)對設(shè)備及匹配耗材的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類統(tǒng)計及分析，自動生成信息齊全的圖形和數(shù)據(jù)賬表，為各級管理人員提供快速、準(zhǔn)確的動態(tài)數(shù)據(jù)報表，精細(xì)控制耗材成本，實現(xiàn)設(shè)備資產(chǎn)管理和耗材成本管理的有機(jī)結(jié)合，保障項目從預(yù)算開始到合同支付完成的全過程監(jiān)管。開啟帶耗材的設(shè)備租賃模式，會顯著增加招標(biāo)談判頻次，為生產(chǎn)廠商和供應(yīng)商提供更具有競爭力的招標(biāo)方式，形成更大的投標(biāo)響應(yīng)力，經(jīng)營商要轉(zhuǎn)變思維方式，提高技術(shù)和服務(wù)能力，來適應(yīng)新形勢的市場需求變化。