電力企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)及安全保障措施分析

全斐

摘要：近年來，隨著科技的不斷進(jìn)步以及發(fā)展，新技術(shù)和新方法的出現(xiàn)，勢(shì)必將會(huì)改變?nèi)藗冊(cè)械纳a(chǎn)和辦公方式。隨著數(shù)字化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，電力企業(yè)在檔案管理工作中也迎來了不小的變化。檔案管理的安全和質(zhì)量是管理工作的核心內(nèi)容，本文也是對(duì)電力企業(yè)中檔案數(shù)字建設(shè)以及安全保障做簡(jiǎn)要分析。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);檔案;數(shù)字化建設(shè);安全保障

引言

檔案管理無論是在何種企業(yè)中都占據(jù)著重要作用，它是企業(yè)發(fā)展過程各個(gè)階段的真實(shí)憑據(jù)。通過查閱檔案，可以了解企業(yè)的人員、工作、項(xiàng)目、資金等各個(gè)要素，不同的企業(yè)有不同類別的檔案。電力企業(yè)主要是對(duì)電力數(shù)據(jù)、電力工程項(xiàng)目等方面進(jìn)行收集和保存。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，電力企業(yè)已逐漸改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管方式，進(jìn)而逐漸采用數(shù)字化建設(shè)，方便了電力檔案的儲(chǔ)存和開發(fā)利用。

1電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理概述

電力企業(yè)的檔案管理在電力企業(yè)中是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，電力企業(yè)檔案管理的工作較為復(fù)雜，既要達(dá)到檔案管理的一般標(biāo)準(zhǔn)，也要符合電力企業(yè)要求的特定標(biāo)準(zhǔn)，電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作包括以下幾點(diǎn)：首先，就是負(fù)責(zé)檔案日常的管理工作，根據(jù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的要求達(dá)到階段性的管理標(biāo)準(zhǔn)，然后做好該階段的檔案管理計(jì)劃。還要對(duì)相關(guān)的檔案進(jìn)行檢查、復(fù)核、統(tǒng)計(jì)等工作，以及做好全部檔案的編輯工作。其次，各部門的檔案工作指導(dǎo)、監(jiān)督等也要做好。最后，在檔案整理完成之后，應(yīng)該經(jīng)過多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的審核，以及反復(fù)的檢查，最后在確認(rèn)無誤后歸檔保存起來。

2電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容

電力企業(yè)檔案管理內(nèi)容包含一般檔案管理工作的要求，但其特殊的行業(yè)性質(zhì)也決定了特定職責(zé)的存在。從具體內(nèi)容上看，包含以下幾個(gè)方面。首先是日常業(yè)務(wù)管理，它是根據(jù)上級(jí)主管單位安排的工作目標(biāo)，進(jìn)行檔案工作的合理調(diào)配，負(fù)責(zé)檔案的整理、收集、保管，并符合各類檔案的利用和鑒定工作。另外，全宗卷的編制和管理工作應(yīng)該落實(shí)到位，并負(fù)責(zé)開展檔案信息資源的開發(fā)和利用，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)好相關(guān)工作，對(duì)原始信息進(jìn)行合理的收集、查詢和管理。數(shù)字化管理后，紙質(zhì)載體的檔案可以轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，既節(jié)約了保管費(fèi)用，也節(jié)省了占地空間，查閱方便迅速，避免了反復(fù)印制資料造成的紙張和人員的浪費(fèi)。數(shù)字化管理后檔案能及時(shí)歸檔，并能盡快提供利用服務(wù)。數(shù)字化檔案管理使查詢檔案資料變得快捷、方便，做到足不出戶可查所需，數(shù)字化使信息共享成為現(xiàn)實(shí)。可以看到原始信息的管控工作是檔案管理工作的基本內(nèi)容，而行業(yè)性的特殊內(nèi)容體現(xiàn)在基建工程、變電站等相關(guān)部門的檔案管理工作等方面。

3電力企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)及安全措施

3.1完善數(shù)字化檔案管理方案，正確使用數(shù)字化軟件

數(shù)字化檔案的管理方案是保證數(shù)字化檔案質(zhì)量的前提。電力企業(yè)的檔案數(shù)字化流程和工作內(nèi)容都是依據(jù)數(shù)字化管理方案進(jìn)行，所以，想要保證檔案的質(zhì)量，就需要在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理之前，制定出完善的管理方案。企業(yè)需要先梳理目前檔案管理的所有流程，將現(xiàn)有檔案進(jìn)行分類劃分，區(qū)分出不同種類檔案的管理方法，然后根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案，需要有明確的標(biāo)準(zhǔn)。管理部門需要制定出合格與不合格之間的分界線，使管理人員明確數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量。如果沒有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定，便不能保證質(zhì)量，在掃描或者儲(chǔ)存的過程中，什么樣的檔案便都能夠進(jìn)入檔案庫中，會(huì)直接影響以后的使用效果。在進(jìn)行數(shù)字化的檔案轉(zhuǎn)化時(shí)，一定要正確使用數(shù)字化軟件。數(shù)字化軟件的種類繁多，在進(jìn)行數(shù)字化工作之前，要對(duì)相關(guān)的軟件進(jìn)行試驗(yàn)和考察。因?yàn)闄n案數(shù)量繁多，軟件的正確選擇和使用能夠有效的提高工作效率，還能夠保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量。前期先對(duì)軟件的讀取情況、呈現(xiàn)情況、故障情況等都做出一定的調(diào)查和分析，選用錯(cuò)誤率低，分辨率高并且讀取速度快的軟件。選擇好軟件之后，還需要正確的操作，在軟件的使用中盡量避免問題的出現(xiàn)，保障工作進(jìn)度和檔案質(zhì)量。

3.2以嚴(yán)密的檔案整理確保檔案的安全性

檔案整理需要在特定的空間、時(shí)間完成，對(duì)保密性強(qiáng)的檔案還應(yīng)在封閉的空間由特定的人員操作完成，不允許外人接觸，也不允許檔案上網(wǎng)。對(duì)安全系數(shù)高的檔案，要在專用電腦上完成數(shù)據(jù)庫的建立。數(shù)字化檔案依靠的技術(shù)都是計(jì)算機(jī)以及相關(guān)電子設(shè)備，檔案整理室要達(dá)到防潮、防水等要求，必要時(shí)配備相應(yīng)的除濕機(jī)、空調(diào)等設(shè)備，確保檔案保管環(huán)境合格。尤其是在數(shù)字化的過程中，要注意對(duì)網(wǎng)絡(luò)的管理，禁止外網(wǎng)入侵，注意防范病毒，確保檔案不泄漏。檔案管理人員進(jìn)入檔案保管室都要通過人臉識(shí)別、指紋識(shí)別等方式，確保身份的真實(shí)性。同時(shí)，要在數(shù)字化存儲(chǔ)上做多手準(zhǔn)備，在不同的設(shè)備上多次備份。

3.3提高企業(yè)檔案數(shù)字化管理的技術(shù)水平

在當(dāng)下檔案數(shù)字化管理的過程中，要注意對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行多重加密，以此可以使檔案更加的有安全性、保密性。提高檔案數(shù)字化管理保密技術(shù)主要涉及到網(wǎng)絡(luò)防火墻、操作系統(tǒng)安全、以及其他的經(jīng)營(yíng)技術(shù)，這些都是在數(shù)字化管理過程中廣泛應(yīng)用的加密技術(shù)。在數(shù)字化管理過程中，數(shù)字化加密技術(shù)是最直接的、最安全的加密手段，可以在非常大的程度上提升檔案數(shù)字化管理的安全以及質(zhì)量。在信息的傳輸過程中，可以采用更加有難度的密匙來保護(hù)信息不被泄露，在使用密匙保密措施時(shí)，可以選擇兩個(gè)相應(yīng)的密匙，一個(gè)是采用公開的形式用來發(fā)送信息文件里的，另一個(gè)則采用保密的形式用來接受私密的文件信息。只有從多個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)于檔案信息進(jìn)行保護(hù)，才能確保檔案數(shù)字化管理水平的提高，檔案信息更加安全保密。

3.4提升檔案管理人員素養(yǎng)加強(qiáng)規(guī)范檔案管理

檔案管理人員的素養(yǎng)會(huì)直接影響檔案管理的質(zhì)量，因此只有不斷提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，才能讓數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程更加順暢。電力企業(yè)部門應(yīng)在招聘、培訓(xùn)等環(huán)節(jié)中對(duì)檔案數(shù)字化管理進(jìn)行全面提升，注重對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。同時(shí)，還要在企業(yè)內(nèi)部加大宣傳力度，讓每個(gè)工作人員都明晰檔案管理的重要性。在數(shù)字化建設(shè)過程中，還要注重對(duì)信息化技術(shù)人才的培養(yǎng)，讓檔案管理隊(duì)伍兼具檔案管理素養(yǎng)和計(jì)算機(jī)技能。此外，還要重視針對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的突發(fā)情況制定應(yīng)急預(yù)案，一旦出現(xiàn)問題就能迅速響應(yīng)、快速解決，將損失降到最低。

結(jié)語

檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，其核心就是提升相關(guān)的技術(shù)水平以及企業(yè)內(nèi)部各相關(guān)人員的綜合素質(zhì)，檔案的數(shù)字化管理的總體水平可以利用各種技術(shù)來提升。檔案的數(shù)字化管理與其他傳統(tǒng)的管理手段相比可以更有效的保存信息，可以利用聲音、視頻等形式更好地把公司的信息資源保存下來，對(duì)于促進(jìn)整個(gè)電力企業(yè)的管理水平有明顯的效果。相信隨著科技的不斷進(jìn)步和發(fā)展，企業(yè)數(shù)字化管理的水平將會(huì)越來越高。

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