□ 馮敏 FENG Min 高養(yǎng)利 Gao Yang-li
近年來(lái),國(guó)家加快了對(duì)企事業(yè)單位財(cái)務(wù)電子化、智能化轉(zhuǎn)型。2015 年,財(cái)政部和國(guó)家檔案局發(fā)布了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,明確企業(yè)可以通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案。隨著電子發(fā)票應(yīng)用的逐漸普及,財(cái)政部和國(guó)家檔案局頒布實(shí)施《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷(xiāo)入賬的通知》,明確了符合檔案管理要求的電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。新的會(huì)計(jì)檔案管理辦法,為檔案信息化的加速發(fā)展提供了政策支持。電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用契合信息時(shí)代財(cái)務(wù)智能化管理的發(fā)展趨勢(shì)[1]。
1.醫(yī)院財(cái)務(wù)部門(mén)在日常工作中比較重視會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)的工作,而對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息不能及時(shí)收集和完善,會(huì)計(jì)檔案管理工作效率低下。醫(yī)院會(huì)計(jì)紙質(zhì)檔案雖然能更直觀地展現(xiàn)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)各個(gè)方面,但因醫(yī)院各科室票據(jù)使用量巨大,會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等數(shù)量大,涉及材料眾多,整理復(fù)雜、錄入困難,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔的會(huì)計(jì)資料沒(méi)有歸檔[2]。紙質(zhì)檔案保管還需要足夠大的空間保管原始票據(jù),物理要求比較多,可能會(huì)遺失或毀損,不能夠避免自然災(zāi)害、意外事故以及人為破壞的影響,實(shí)體管理已不滿足國(guó)家要求。
2.醫(yī)院會(huì)計(jì)信息化管理專(zhuān)業(yè)人員匱乏,影響了會(huì)計(jì)檔案管理工作的發(fā)展,大多數(shù)醫(yī)院目前還沒(méi)有電子檔案專(zhuān)用管理系統(tǒng)和完善的電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?。有些醫(yī)院電子會(huì)計(jì)檔案專(zhuān)用管理系統(tǒng)雖已上線,但不符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定,不能防止電子會(huì)計(jì)記錄被篡改,不滿足安全性要求,無(wú)法保證其真實(shí)和安全。一旦發(fā)生技術(shù)變革、應(yīng)用軟件淘汰等情況導(dǎo)致數(shù)據(jù)壞死,并不符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求[3-4]。而且內(nèi)外部借閱資料時(shí)尚未建立電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系,管理成本攀升。
3.當(dāng)前的醫(yī)院會(huì)計(jì)信息管理機(jī)制依舊是根據(jù)“規(guī)定”來(lái)實(shí)施,并不具備強(qiáng)制性,一定程度上加劇了檔案管理的惰性[5],加之醫(yī)院檔案資料管理的作業(yè)量和復(fù)雜性,與之配套的會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制并未有效建立與健全,導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作無(wú)法高效運(yùn)行。
為規(guī)范會(huì)計(jì)電子檔案管理,解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中存在打印工作量大、查閱不便、占用存儲(chǔ)空間大等弊端,引進(jìn)會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證、數(shù)據(jù)的規(guī)范化管理,提高會(huì)計(jì)檔案的利用價(jià)值,減輕檔案財(cái)務(wù)工作負(fù)擔(dān),是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化的重要保證。
1.電子會(huì)計(jì)檔案業(yè)務(wù)范圍。公立醫(yī)院需要留存大量會(huì)計(jì)檔案資料,會(huì)計(jì)電子檔案智能管理平臺(tái)可以有效管理醫(yī)院會(huì)計(jì)核算中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等各種形式的會(huì)計(jì)資料,系統(tǒng)應(yīng)涵蓋醫(yī)院會(huì)計(jì)憑證全口徑、全流程的電子化歸集、接收、入賬和歸檔(圖1)。
圖1 會(huì)計(jì)電子檔案業(yè)務(wù)內(nèi)容
2.平臺(tái)的實(shí)現(xiàn)目標(biāo)
2.1 實(shí)現(xiàn)原始憑證的電子化和數(shù)字化。通過(guò)影像系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè),實(shí)現(xiàn)支持對(duì)來(lái)自醫(yī)院內(nèi)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)、外部系統(tǒng)、線下業(yè)務(wù)產(chǎn)生的各類(lèi)電子或紙質(zhì)的文檔等各類(lèi)數(shù)據(jù)的采集和預(yù)處理。通過(guò)人工智能進(jìn)行識(shí)別和語(yǔ)義理解,形成結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),通過(guò)各種人工智能的技術(shù)手段真正實(shí)現(xiàn)全面的數(shù)字化
2.2 實(shí)現(xiàn)多應(yīng)用下的影像數(shù)據(jù)共享管理。建立統(tǒng)一的影像版本管理,實(shí)現(xiàn)影像數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和關(guān)聯(lián)。通過(guò)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一集中和處理,實(shí)現(xiàn)電子票據(jù)影像的查看、調(diào)用和共享,通過(guò)影像系統(tǒng)平臺(tái)建立清晰的協(xié)調(diào)機(jī)制和統(tǒng)一的票據(jù)影像數(shù)據(jù)管理流程與數(shù)據(jù)庫(kù)。
2.3 實(shí)現(xiàn)影像的標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程對(duì)接。實(shí)現(xiàn)所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)接及應(yīng)用。協(xié)助實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),為共享中心服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化建立基礎(chǔ)。
3.平臺(tái)業(yè)務(wù)處理設(shè)計(jì)。平臺(tái)通過(guò)與醫(yī)院多業(yè)務(wù)系統(tǒng)、會(huì)計(jì)系統(tǒng)的集成接口后獲取會(huì)計(jì)檔案,醫(yī)院內(nèi)財(cái)務(wù)人員、報(bào)銷(xiāo)人和各個(gè)往來(lái)單位只需完成電子發(fā)票的提交和接收,即可由系統(tǒng)自動(dòng)完成票據(jù)的采集整理、歸檔保存、檔案利用、檔案移交環(huán)節(jié)的規(guī)范管理,實(shí)現(xiàn)了電子檔案采集、管理和利用等基礎(chǔ)功能應(yīng)用,大大減輕了人員工作量和管理成本(業(yè)務(wù)處理如圖2 所示)。
4.主要系統(tǒng)功能
4.1 影像采集功能。影像掃描是會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。該系統(tǒng)支持多場(chǎng)景下的影像采集及各種圖像格式。影像掃描系統(tǒng)支持紙式掃描儀、高拍儀、手機(jī)移動(dòng)設(shè)備等多種采集設(shè)備,還支持PDF、BMP、JPG 等多種圖像格式。影像采集功能還具有多票切割采集技術(shù),能智能分割理票。掃描客戶端票據(jù)時(shí),對(duì)于票據(jù)的切割、歸類(lèi)、識(shí)別可以全流程智能機(jī)器人一體化運(yùn)行,快速掃描自動(dòng)分組,無(wú)需人工干預(yù)或手動(dòng)進(jìn)行切割,實(shí)時(shí)高效。影像采集功能擁有強(qiáng)大的圖像優(yōu)化能力,全面提升影像憑證質(zhì)量。拍照采集票據(jù)時(shí),利用四點(diǎn)定位、圖像轉(zhuǎn)正以及增強(qiáng)、黑白、銳化、灰度等圖像處理技術(shù)對(duì)拍照?qǐng)D片進(jìn)行處理。圖像預(yù)處理功能,則通過(guò)投影、邊緣檢測(cè)等圖像處理技術(shù),自動(dòng)判斷碎片位置,對(duì)于少切、多切的碎片能夠自動(dòng)重定位,目前對(duì)于定位錯(cuò)誤的碎片經(jīng)過(guò)重定位后識(shí)別正確率提高50%;通過(guò)膨脹、腐蝕等圖像形態(tài)學(xué)技術(shù),剔除印章干擾、部分線條干擾、背景噪點(diǎn)干擾,以提高OCR 識(shí)別率;圖像歸一化,運(yùn)用模板圖像與待處理圖片特征信息的匹配,把待處理的圖像與模板圖像能對(duì)應(yīng)起來(lái)(特征點(diǎn)對(duì)應(yīng)及大小對(duì)應(yīng));還能去除邊緣、黑邊,呈現(xiàn)完整的影像。此外,采集功能還支持發(fā)票驗(yàn)真服務(wù),支持對(duì)異常發(fā)票進(jìn)行預(yù)警,例如發(fā)票重復(fù)報(bào)銷(xiāo)等現(xiàn)象。
4.2 圖像識(shí)別功能。全票種識(shí)別能力,奠定智能化財(cái)務(wù)共享中心基礎(chǔ)。系統(tǒng)基于深度學(xué)習(xí)和圖像處理的票據(jù)識(shí)別服務(wù),具有強(qiáng)大的自動(dòng)模版識(shí)別分類(lèi)能力。采用人工智能技術(shù),運(yùn)用深度學(xué)習(xí)算法和全版面識(shí)別算法,集成版面識(shí)別、定位切割以及OCR 識(shí)別引擎技術(shù)。運(yùn)用人工智能的深度學(xué)習(xí)算法自動(dòng)進(jìn)行切割,精準(zhǔn)切割準(zhǔn)確率高達(dá)100%。通過(guò)OCR 技術(shù)和定位信息將圖片信息轉(zhuǎn)化為文本信息。強(qiáng)大的二維碼識(shí)別能力,能針對(duì)針式打印機(jī)打印的二維碼進(jìn)行優(yōu)化,采用快速定位、缺損重構(gòu)、模糊還原和畸變校正等圖像處理技術(shù),能夠適應(yīng)大部分的二維碼缺損、污損、畸變、模糊等應(yīng)用場(chǎng)景。全票種識(shí)別能力,對(duì)文本、表格等各類(lèi)文件均能支持(影像識(shí)別流程見(jiàn)圖3)。
圖3 影像存儲(chǔ)識(shí)別流程
4.3 影像檢索和管理功能。檢索功能支持快速檢索影像文檔,支持業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過(guò)API、單點(diǎn)登錄等方式進(jìn)行調(diào)閱查詢,對(duì)關(guān)鍵字段信息精準(zhǔn)查詢、模糊搜索和查詢,還支持影像相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)展示。影像管理功能支持針對(duì)影像的編輯功能,包括影像圖片的增、刪、改、批注等。支持業(yè)務(wù)信息索引,基于相關(guān)票據(jù)檔案的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)及歸檔信息,實(shí)現(xiàn)相關(guān)票據(jù)檔案的業(yè)務(wù)透視地圖。影像管理實(shí)行嚴(yán)格的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)準(zhǔn)入授權(quán),采用“用戶—角色—功能”的權(quán)限配置流程,可以更靈活方便地對(duì)用戶權(quán)限進(jìn)行配置和管理;支持用戶組的管理,支持按菜單、數(shù)據(jù)、報(bào)表等權(quán)限來(lái)統(tǒng)一管控。依影像檔案功能或用戶類(lèi)型設(shè)置支持用戶是否添加水印,用戶能自定義水印內(nèi)容,防止盜用,確保檔案借閱和打印安全;還支持依影像或檔案類(lèi)型設(shè)置電子簽章,有效防止篡改。依影像檔案功能或用戶類(lèi)型設(shè)置功能不僅實(shí)現(xiàn)是否添加水印,實(shí)行脫敏遮擋打印管理,還能對(duì)用戶敏感信息提供部分遮擋,以確保電子化會(huì)計(jì)信息的安全性、完整性。
4.4 影像歸檔功能。影像類(lèi)型分為固定類(lèi)型和自定義類(lèi)型,檔案類(lèi)型可設(shè)置為自定義檔案類(lèi)型、多級(jí)檔案目錄和檔案自動(dòng)分類(lèi)規(guī)則。影像歸檔功能支持根據(jù)影像信息自動(dòng)歸檔及分類(lèi)。根據(jù)系統(tǒng)預(yù)先設(shè)置的歸檔規(guī)則,將影像文件自動(dòng)歸檔到目標(biāo)目錄里。在影像不滿足自動(dòng)歸檔規(guī)則的情況下,用戶還可手動(dòng)將該影像歸檔到指定檔案目錄。影像歸檔功能菜單下的日常操作日志欄目對(duì)影像檔案的新增、修改、刪除、查閱、功能配置等內(nèi)容進(jìn)行記錄,而完整日志記錄欄目則可根據(jù)操作用戶、記錄時(shí)間、操作描述的內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄。
4.5 數(shù)據(jù)歸檔功能。對(duì)于電子會(huì)計(jì)憑證,數(shù)據(jù)歸檔功能使電子票據(jù)系統(tǒng)直接獲取,版式文件定時(shí)自動(dòng)下載,電子發(fā)票自動(dòng)查驗(yàn)接收,實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)歸檔存儲(chǔ)。對(duì)于賬簿數(shù)據(jù),平臺(tái)內(nèi)的歸檔適配器,可以對(duì)任意賬務(wù)軟件采集,用戶無(wú)需二次開(kāi)發(fā)軟件。
4.6 數(shù)據(jù)查詢功能。該功能可以跨系統(tǒng)、跨版本歷史財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)查詢,不用維護(hù)老舊系統(tǒng),不用登錄多系統(tǒng)查詢,提供檔案閱讀器和定制式摘錄電子賬本,可脫離實(shí)際業(yè)務(wù)系統(tǒng),進(jìn)行記賬憑證、賬簿、報(bào)表、合同等電子檔案管理,支持文件完整導(dǎo)出至移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備,使用戶打開(kāi)即可查詢,有效解決財(cái)務(wù)軟件更新?lián)Q代后歷史財(cái)務(wù)查詢不便的問(wèn)題,便捷高效。
4.7 借閱和移交功能。檔案借閱功能,可以按借閱申請(qǐng)人要求,精準(zhǔn)提供查閱資料,提供授權(quán)查閱密碼和借閱期限限定,支持在線或離線電子文件查閱,免歸還,便捷、高效、留痕。不僅方便醫(yī)院內(nèi)外部借閱,還可為財(cái)務(wù)審計(jì)、檢查等提供資料。對(duì)于檔案移交,歸檔文件可以下載備份獨(dú)立存儲(chǔ),文件可實(shí)現(xiàn)移交、備份,并自動(dòng)保存移交接收處理記錄,便于檔案長(zhǎng)期保存,節(jié)省空間。
醫(yī)院會(huì)計(jì)電子檔案智能管理平臺(tái)的上線,提高了會(huì)計(jì)電子檔案流程效率和管理能級(jí),適應(yīng)社會(huì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的快速發(fā)展。原先需占據(jù)大量物理空間的會(huì)計(jì)檔案通過(guò)數(shù)字化呈現(xiàn),通過(guò)加密功能保障信息安全,也可以隨時(shí)調(diào)閱,有利于信息共享,提高了在審計(jì)、紀(jì)檢、內(nèi)控工作中的利用率。電子會(huì)計(jì)檔案處理流程,引入醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)控制制度,有利于醫(yī)院進(jìn)行多層次、全方位的風(fēng)險(xiǎn)管控。會(huì)計(jì)檔案電子化依托信息技術(shù),將檔案信息存儲(chǔ)在專(zhuān)業(yè)設(shè)備中,降低了成本,提高了效率[6-7]。在檔案管理的有效性和規(guī)范性上顯著提質(zhì)增效。醫(yī)院電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的上線,將更快地提升財(cái)務(wù)管理工作效率、更優(yōu)地提升患者就醫(yī)體驗(yàn)、更好地提升院內(nèi)外財(cái)務(wù)信息相關(guān)使用者的感受度,同時(shí)也為公立醫(yī)院財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型,為有效提升醫(yī)院整體管理水平與質(zhì)量,提升醫(yī)院整體精細(xì)化管理能力,助力醫(yī)院持續(xù)健康的高質(zhì)量發(fā)展提供實(shí)踐探索借鑒。