事業(yè)單位檔案信息化建設探析

艾小英

摘要：進入新時期以來，我國各項事業(yè)均快速發(fā)展，取得了十分理想的成績，特別是事業(yè)單位以驚人的速度向前發(fā)展。隨著我國事業(yè)單位職能轉變，事業(yè)單位檔案管理制度及人員結構等方面發(fā)生變化。檔案管理根據時代發(fā)展逐漸更新管理方式，是其持續(xù)發(fā)展的重要方向。事業(yè)單位檔案是保存政府信息的重要載體，其管理是公共管理的一部分。目前事業(yè)單位檔案信息化管理中存在許多問題，研究事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題，對提高事業(yè)單位檔案管理工作效率，促進事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案;信息化;建設

引言

新時代背景下，信息技術已廣泛應用到各行各業(yè)的發(fā)展中，事業(yè)單位會計檔案管理工作也不例外。檔案管理在事業(yè)單位信息管理工作中十分重要，其發(fā)展必會朝著電子化的方向發(fā)展。無紙化資料的推廣，對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員不僅要掌握相關的檔案管理知識，更要熟練掌握電子計算機技術等方面的技能。

1信息化建設資金的投入

檔案信息管理作為事業(yè)單位順應時代發(fā)展的必然選擇，必須要得到單位領導的重視，確保能夠做好相對全面的分析，圍繞檔案信息管理工作而開展，嚴格遵守事業(yè)單檔案管理要求，并建立較為完善的系統(tǒng)，這樣可以保證各項工作順利進行，減少影響的同時，保證各項管理工作的順利進行。再加上檔案管理信息化需要涉及的設備相對較多，為了避免受到多種因素影響，需要適當對各個環(huán)節(jié)工作進行優(yōu)化，配備防火、防盜及各項檢測措施，保證檔案信息化管理順利進行。對于配置信息管理儀器來講，要想保證各項工作的順利進行，應該強化對各個環(huán)節(jié)工作的重視，確保各項工作能夠得到落實與優(yōu)化，選擇符合信息化要求的打印機、計算機及掃描儀等多種技術設備，強化對檔案管理工作的重視，落實好各項工作的開展，使檔案管理信息化工作順利進行。

2更新觀念

加強對檔案管理信息化工作的重視，事業(yè)單位要認識到檔案管理的價值;轉變傳統(tǒng)單純事務性檔案管理工作，建立適合群眾利用的檔案管理制度。檔案管理人員要加強對檔案的開發(fā)，為公民提供多種形式檔案信息資源。事業(yè)單位檔案管理涉及到有關業(yè)務來往等信息，檔案管理程序復雜，實際工作中管理人員對檔案管理缺乏積極性，要加強對檔案管理工作的監(jiān)督。事業(yè)單位檔案管理監(jiān)督需要從內部與公民輿論監(jiān)督入手。

3建立并不斷優(yōu)化檔案管理信息化平臺

建立檔案管理官方網站是重要環(huán)節(jié)之一，需要聘請專業(yè)人員進行技術指導，建立一個快捷便利、服務良好的信息查詢官網。平臺要保證其信息公開化，讓使用者實現高效查詢，平臺也要服務到位。同時需要招納專門人員對平臺進行定時維護和更新，修補平臺漏洞，保證服務器的正常運行。信息的錄入工作則由檔案管理人員進行，及時且準確無誤的上傳信息，而用戶只需登錄后即可進行信息的查詢，也可尋求客服幫助。同時，檔案信息化建設與檔案管理優(yōu)化要協(xié)調同步進行，檔案管理方式與信息化相適應，使各部門依托信息化建設高效率高質量完成工作，以達到信息化建設的最終目標。

4進一步優(yōu)化檔案檢索和儲存工作

檔案管理信息化建設最大的作用就是使檔案檢索儲存工作更加快捷，準確完整地儲存信息，因此信息錄入時就要做好信息準確率的檢查工作和分類工作。根據實際情況可以采用技術含量較高的手段，對檔案信息進行掃描錄入，人工與智能互相配合進行信息檢查工作，共同更正錄入錯誤。在工作中檔案管理人員也要針對檔案管理方面的不足及時進行更新升級，不斷完善信息化管理體制機制，提高工作效率和質量。創(chuàng)新是第一生產力，因此事業(yè)單位在檔案管理信息化建設中需要不斷的進行檢索機制和儲存機制創(chuàng)新，以適應事業(yè)單位發(fā)展規(guī)律和信息化時代的趨勢。

5提升網絡安全屏障的建設

對于網絡安全建設模塊，需要改善的首要事情是對安全保護的認識，對可能存在危險的安全漏洞進行及時調查，定期查殺可疑特洛伊木馬，防止保存檔案的硬件和軟件受到黑客的惡意攻擊，避免不必要的損失。同時，注意網絡連接的穩(wěn)定性和安全性，能夠迅速調查網絡環(huán)境的中斷。文檔交接時需注意文件網絡的儲存，避免在交接環(huán)節(jié)出現差錯，在系統(tǒng)處于離線情況下需及時備份相關數據，防止出現數據丟失。除此之外，網絡安全的特征具有偶然性以及不確定性。為了降低數據丟失風險，日常工作也需注意對紙質檔案的管理，在出現網絡安全問題的時候，紙質檔案的核查以及校對也需派上用場。針對黑客入侵采取科學高效的技術管理措施，提高技術管理的整體效果，重點針對防火墻技術進行全方面優(yōu)化，設置內外網保護屏障，避免信息泄露的問題。

6加強人才隊伍建設

首先，事業(yè)單位應該充分意識到在大數據背景下，引進先進的技術人才是很有必要的。只有不斷加強檔案管理人才的建設，才能夠保證整個檔案管理工作能夠有新鮮的血液，才能夠進行更加高效的合作，實現檔案的有效管理。其次，事業(yè)單位應該注重對檔案管理人員的培訓，參與各種各樣的培訓工作。讓這些管理人員能夠接受先進的工作理念，掌握先進的檔案管理工作技術，全面提高檔案管理人員的專業(yè)水準。只有這樣，才能夠讓事業(yè)單位的檔案管理工作得以可持續(xù)發(fā)展。最后，事業(yè)單位應該注重對在崗人員的信息技術培訓，全面提高工作人員的計算機操作能力，讓他們明白如何正確地使用信息技術，如何保證信息檔案的安全管理。

結語

事業(yè)單位檔案管理工作要隨著信息化發(fā)展，運用先進技術手段提高檔案工作質量。事業(yè)單位檔案人員要及時更檔案內容，充分利用計算機等現代化設備保存檔案資料，節(jié)省檔案管理資金費用。

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