如何做好政府基層檔案管理工作

丁峰

摘要：在社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的現(xiàn)如今，檔案管理工作逐漸開(kāi)始受到人們的廣泛關(guān)注，為推動(dòng)社會(huì)基層建設(shè)起到重要作用。眾所周知，政府部門(mén)是處理公共事務(wù)的機(jī)關(guān)，承擔(dān)著檔案管理與保護(hù)的責(zé)任，然而，由于受到各種現(xiàn)實(shí)因素的影響，導(dǎo)致我國(guó)基層政府在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中還存在很多亟待解決的問(wèn)題，不僅使得政府部門(mén)無(wú)法及時(shí)獲取準(zhǔn)確的信息，還會(huì)在一定程度在阻礙整個(gè)社會(huì)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：政府部門(mén);基層檔案管理;途經(jīng)

在大數(shù)據(jù)形勢(shì)下，社會(huì)生產(chǎn)生活對(duì)于信息化和數(shù)字化相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用變得非常廣泛，其中大數(shù)據(jù)不僅僅代表著數(shù)據(jù)容量的擴(kuò)大，還在于海量信息處理與整合后代表的價(jià)值。這將會(huì)給檔案管理的觀念、方法以及模式帶來(lái)一定影響，使其面臨新的挑戰(zhàn)。

1.政府基層檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 欠缺對(duì)檔案管理意識(shí)

對(duì)于基層工作檔案來(lái)說(shuō)，其是當(dāng)代個(gè)體和社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展的重要載體，而檔案管理本身也是一門(mén)專門(mén)的學(xué)科。在經(jīng)濟(jì)體制發(fā)生重大改革的當(dāng)下，新生代的群眾對(duì)于相關(guān)體制的認(rèn)識(shí)還比較欠缺，對(duì)個(gè)人檔案資料的重視度也在不斷減弱。除此之外，基層檔案管理人員對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)也較為局限，這在很大程度上限制了檔案管理工作的順利開(kāi)展[1]。

1.2 采集到的檔案信息不夠完整

現(xiàn)如今，很多基層部門(mén)對(duì)檔案資料的認(rèn)識(shí)和研究程度都不夠深，導(dǎo)致基層檔案的管理工作不夠標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，很容易出現(xiàn)檔案收集整理與歸檔時(shí)信息不對(duì)稱的情況。再加上相關(guān)檔案內(nèi)容沒(méi)有同樣的標(biāo)準(zhǔn)做支撐，分類也不夠明確，這些問(wèn)題的存在會(huì)給基層檔案管理工作造成嚴(yán)重阻礙。

1.3 檔案管理比較分散

眾所周知，基層管理需要多頭進(jìn)行，這就導(dǎo)致基層檔案的管理比較分散。例如，轄區(qū)中事業(yè)單位的人事檔案由人事部收管;會(huì)議或相關(guān)業(yè)務(wù)檔案由秘書(shū)部收管;財(cái)務(wù)行政資料由財(cái)務(wù)部收管等。這種情況下，當(dāng)單位需要調(diào)度檔案時(shí)，不僅匯總難度大，查閱檔案的效率也非常低，不利于日常工作的順利開(kāi)展。

1.4 檔案管理方式落后

當(dāng)前，很多基層檔案仍舊采取紙質(zhì)化管理方式，與現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展相脫節(jié)，導(dǎo)致檔案跨地區(qū)調(diào)度與審核存在嚴(yán)重的滯緩性，會(huì)給相關(guān)單位的工作質(zhì)量和效率帶來(lái)不利影響。例如，在刑事案件中，需要保證檔案調(diào)度和處理的快速性與及時(shí)性，然而因?yàn)榧堎|(zhì)檔案不僅傳輸時(shí)間長(zhǎng)，還很容易出現(xiàn)資料混淆的問(wèn)題，耽誤案件的處理進(jìn)程。

1.5 基層單位在檔案管理工作上的投入不足

受經(jīng)費(fèi)等外界因素的影響，注定基層單位在檔案管理工作上的投入不會(huì)太大。而基層檔案管理的設(shè)施和場(chǎng)景都相對(duì)比較簡(jiǎn)單，紙質(zhì)檔案發(fā)生破損的概率很大，甚至檔案缺失的現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生[2]。

2.如何做好政府基層檔案管理工作

2.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳力度

在進(jìn)行基層檔案管理工作的過(guò)程中，所有檔案管理人員都要樹(shù)立起良好的檔案管理意識(shí)，并在相關(guān)法律法規(guī)制度的指導(dǎo)下充分落實(shí)檔案管理工作，為整個(gè)基層的健康發(fā)展提供有力支持。此外，檔案管理部門(mén)也要定期組織企事業(yè)單位或社區(qū)開(kāi)展檔案宣講活動(dòng)，向企事業(yè)單位中的人事部成員普及員工檔案管理知識(shí)，加強(qiáng)社會(huì)群眾對(duì)檔案資料的重視度，從而有效促進(jìn)基層檔案管理工作的順利推進(jìn)。

2.2 做好檔案審核和復(fù)查相關(guān)工作

當(dāng)檔案資料采集不規(guī)范或者受主客觀因素影響時(shí)，很容易導(dǎo)致檔案遺失，出現(xiàn)檔案室存檔資料不完整的問(wèn)題，這種情況下，就需要檔案管理部門(mén)展開(kāi)細(xì)致的檔案審核與復(fù)查工作。在進(jìn)行群眾檔案審核與復(fù)查之前，整個(gè)檔案部門(mén)從上到下都要實(shí)行整改，根據(jù)有關(guān)認(rèn)識(shí)法規(guī)政策，要對(duì)個(gè)人檔案資料的信息有一個(gè)明確認(rèn)知，并按照所收集到的檔案內(nèi)容制定檔案審核與復(fù)查的通知文件。除此之外，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，要提前做好對(duì)應(yīng)的教育培訓(xùn)計(jì)劃，提高他們對(duì)自身工作的熟練性與規(guī)范性，保證其能在實(shí)際進(jìn)行審核復(fù)查工作時(shí)，減少資料遺漏等問(wèn)題發(fā)生的概率[3]。

2.3 檔案資料的集中化管理

眾所周知，基層檔案管理具有分散性的特點(diǎn)，為了進(jìn)一步提高基層檔案管理工作的質(zhì)量和效率，需要政府部門(mén)協(xié)助建立健全的檔案資料集中化管理系統(tǒng)，讓檔案管理工作朝著系統(tǒng)化、程序化的方向發(fā)展。比如，可以建立符合轄區(qū)實(shí)際情況的檔案管理系統(tǒng)，將檔案資料進(jìn)行合理分類，并在此基礎(chǔ)上科學(xué)配置各崗位、各部門(mén)的職能，這樣不僅能有效減少繁瑣、不必要的溝通和交流，還能讓檔案調(diào)度或補(bǔ)充變得更加靈活，增強(qiáng)檔案管理的主動(dòng)性。除此之外，還要合理規(guī)范檔案管理人員的工作行為，建立完善的考核機(jī)制，盡可能降低遺漏檔案資料的風(fēng)險(xiǎn)。

2.4 加強(qiáng)對(duì)高素質(zhì)人才的引進(jìn)

近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸被廣泛應(yīng)用到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域中，若是將信息技術(shù)和檔案管理工作有機(jī)結(jié)合起來(lái)，能為檔案管理部門(mén)構(gòu)建龐大的檔案資源庫(kù)，進(jìn)而加強(qiáng)各行各業(yè)以及各地區(qū)在檔案信息方面的交流。與此同時(shí)，有信息技術(shù)做支撐，通過(guò)將相關(guān)檔案信息錄入系統(tǒng)中，能讓檔案管理得到網(wǎng)絡(luò)化和紙質(zhì)化的雙重保障，極大的提高了檔案資料的安全性。除此之外，基層檔案部門(mén)還能借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建轄區(qū)范圍內(nèi)的檔案管理平臺(tái)，通過(guò)微信、官網(wǎng)等途徑來(lái)加強(qiáng)和人民群眾以及企事業(yè)單位的聯(lián)系，通過(guò)不定時(shí)發(fā)布檔案管理相關(guān)的知識(shí)，有效增強(qiáng)檔案管理消息的暢通性。當(dāng)然，也可以利用平臺(tái)建立合理的檔案管理評(píng)價(jià)機(jī)制，讓所有群眾都能對(duì)檔案管理工作提出自己的看法和意見(jiàn)，這樣能讓檔案管理工作變得更加人性化，開(kāi)展起來(lái)也會(huì)更加順利[4]。由此可見(jiàn)，檔案管理方式發(fā)生改變，相應(yīng)的就會(huì)對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能提出更高要求，所以檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)高素質(zhì)人才的引進(jìn)，推動(dòng)檔案管理工作不斷朝著現(xiàn)代化、信息化的方向發(fā)展。

2.5 加大對(duì)基層檔案管理工作的投入

眾所周知，基層檔案管理工作的信息化發(fā)展和對(duì)高素質(zhì)人才的引進(jìn)，都需要有大量的技術(shù)和資金投入，所以，政府應(yīng)加大對(duì)基層檔案管理工作的扶持力度，確保各地方政府都有專門(mén)的款項(xiàng)支持，同時(shí)各基層單位也要投入一些精力來(lái)促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的改進(jìn)和優(yōu)化。當(dāng)然，加大對(duì)基層管理方面的投入，還要重視對(duì)基層檔案庫(kù)房的修整，確保檔案存放處的光亮度、干燥性和通風(fēng)性，并安排專門(mén)的人員定期檢查和更新檔案室的工具與安全設(shè)施。除了加強(qiáng)對(duì)高素質(zhì)管理人才的引進(jìn)之外，也要加大對(duì)檔案宣傳和管理的重視度，不斷培養(yǎng)管理人員的檔案意識(shí)，提高他們對(duì)檔案公開(kāi)信息與保密信息的認(rèn)知，促進(jìn)檔案管理工作的健康、穩(wěn)定性發(fā)展。

3.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理有著很強(qiáng)的歷史使命，在現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和各項(xiàng)福利制度的不斷發(fā)展，檔案管理相關(guān)制度也在不斷健全和完善，基層檔案資料逐漸朝著可視化、信息化的方向邁進(jìn)，為整個(gè)社會(huì)制度的有序管理打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]梁娜.關(guān)于做好政府基層檔案管理工作的探討[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（23）：22-24.

[2]沈元.新形勢(shì)下基層政府加強(qiáng)檔案管理的有效途徑[J].城建檔案，2020（12）：74-75.

[3]王淑波.新形勢(shì)下基層政府如何加強(qiáng)檔案管理[J].山西青年，2018（13）：190.

[4]蔣仕君，鄭萍偉.淺論如何提高基層政府移民信息檔案管理水平[J].四川水力發(fā)電，2017，36（05）：130-131+136.