信息時代高校檔案管理工作面臨的問題及對策淺析

馬文青 孫秀蕓

（山東醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，山東 濟南250002）

0 引言

檔案是高校各項工作順利進行的重要前提，且由于高校的特殊性，諸多檔案都存在較強的保存、研究價值，對高校乃至國家的發(fā)展都有的較大的影響。信息時代，高校檔案面臨轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新，必須朝著數(shù)字化、信息化和智能化方向發(fā)展。接下來，本文對信息時代高校檔案管理工作創(chuàng)新進行分析。

1 高校檔案管理工作中存在的問題

1.1 缺乏信息化管理意識

高校檔案管理工作業(yè)務(wù)性、政策性強，由于傳統(tǒng)思維定式的影響，很多高校領(lǐng)導(dǎo)尚未認識到檔案管理模式重要性，在日常工作中尚未甚至設(shè)置專門崗位、安排專人負責檔案工作，多由其他崗位人員兼職從事檔案管理工作，工作人員意識不強、檔案工作缺乏濃厚的氛圍，且投入的資金、信息化設(shè)備多不足，導(dǎo)致檔案工作不能實現(xiàn)統(tǒng)一、集中管理，更不用說推動檔案管理信息化建設(shè)。

1.2 管理軟件缺乏通用性

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作信息化進程不斷加快，市場上開發(fā)設(shè)計了很多檔案信息管理軟件，這些軟件雖然滿足了高校檔案管理工作的基本要求，但無法保證檔案管理信息化可持續(xù)發(fā)展的需求，尚未與高校電子政務(wù)系統(tǒng)、自動辦公系統(tǒng)形成一體化發(fā)展體系。其次，不同組織、部門運用的計算機配置、各項參數(shù)均存在較大差異，導(dǎo)致所開發(fā)設(shè)計的檔案管理軟件也存在區(qū)別，互相之間無法兼容、通用，降低了檔案資源的共享程度與水平。

1.3 尚未形成統(tǒng)一的信息化標準

眾所周知，規(guī)范化、標準化管理是提高高校檔案信息管理效率與水平的基礎(chǔ)。但是，現(xiàn)階段，各個高校的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案信息系統(tǒng)多存在較大區(qū)別，使得檔案信息管理工作的規(guī)范、服務(wù)與共享等諸多方面存在較大弊端，不能真正保證檔案信息資源的實時共享。其次，由于諸多因素的制約，目前尚未形成統(tǒng)一、規(guī)范的檔案信息編制標準，很多軟件的可移植性較差，嚴重影響了高校檔案管理工作信息化步伐。

1.4 檔案資料保密性較差

對檔案資料信息化管理有利于改變傳統(tǒng)人工管理模式的弊端，但是，電子檔案共享性較高的同時，也增加了其安全隱患。很多不法分子利用計算機技術(shù)來刪除、篡改或者損壞檔案信息，甚至竊取一些密級程度高的檔案資料進行違法犯罪，增加了檔案資料安全隱患，無法保證檔案資料的安全性、準確性和完整性。其次，檔案資料信息化管理依賴于計算機，但計算機容易受到黑客、病毒等攻擊，使得檔案信息遺失或損壞，進而對高校教學(xué)科研工作產(chǎn)生不利影響。

1.5 高校檔案信息化管理人力資源不足

高質(zhì)量的人力資源是保證檔案管理信息化建設(shè)的重要保證，工作人員是檔案信息化管理的組織者、執(zhí)行者。但是，當下很多高校檔案管理工作人員雖然專業(yè)基礎(chǔ)扎實，但缺乏完善的信息化管理知識，且信息化素養(yǎng)不高，導(dǎo)致日常工作效率與水平較低，嚴重影響了檔案管理工作信息化建設(shè)的步伐。

2 信息時代高校檔案管理工作具體對策

2.1 提高對高校檔案信息化管理的重視

首先，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)正確認識到檔案工作重要性，將檔案信息化管理放在首要位置。作為管理人員，隨著信息共享程度的不斷加深，應(yīng)正確認識到檔案管理已然變成了一個信息傳輸中心，電子檔案的編目整理應(yīng)以每份文件為單位進行管理。其次，檔案管理工作人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變工作理念，正確認識到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案管理工作中的重要性，加強對數(shù)字檔案管的研究，結(jié)合實際情況建立具備本校特色的現(xiàn)代化、信息化檔案管理模式，將檔案管理部門打造成高校信息資源搜集、整合、管理與發(fā)布的部門，增強信息時代高校檔案管理工作成效。

2.2 提高管理軟件兼容性

加快檔案管理工作信息化建設(shè)步伐是大勢所趨，也是實時共享檔案資源的重要途徑，更是發(fā)揮檔案資源現(xiàn)實價值的重要保證。基于此，高校檔案管理部門應(yīng)積極運用先進的信息技術(shù)，加快實現(xiàn)自動化管理，以此提高檔案信息檢索效率與水平。例如，對檔案信息進行分類存儲過程中，檔案管理部門應(yīng)運用資源管理系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等加強對管理軟件編程，利用計算機技術(shù)來自動識別圖片類或者文字類檔案，并及時存儲到檔案信息庫內(nèi)，提高這些管理軟件間額兼容性。其次，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)平臺來實時傳輸檔案信息，保證信息資源的遠程傳輸、實時共享。如此有利于提高檔案資源存儲量的同時，也能防止發(fā)生傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案老化、遺失或者損壞的問題，不斷提高高校檔案信息管理效率與水平。

2.3 規(guī)范高校檔案信息化管理標準

在檔案資料管理信息化建設(shè)過程中，制定統(tǒng)一的檔案信息管理標準、明確管理規(guī)章制度至關(guān)重要。隨著科技的日新月異，檔案管理技術(shù)不斷提高和完善，基于此，應(yīng)注重與之配套的檔案管理工作體系，編制統(tǒng)一規(guī)范的管理細則，并要求在日常工作中嚴格執(zhí)行，不斷提升管理軟件的可移植性，推動高校檔案資料管理標準朝著規(guī)范化、統(tǒng)一化、數(shù)字化方向發(fā)展。其次，明確各部門、各崗位權(quán)責，并明確到每個人身上，實現(xiàn)對不同種類、載體的高校檔案集中統(tǒng)一管理，實現(xiàn)檔案管理與高校日常工作的同步考核與發(fā)展。

2.4 增加高校檔案管理利用的安全系數(shù)

社會的發(fā)展、經(jīng)濟的建設(shè)過程中蘊含著海量的信息資源，檔案信息資源在這些信息資源中的地位舉足輕重。因此，無論是企業(yè)還是高校，在信息時代檔案管理工作中，要想保證檔案管理安全、完整、客觀，就必須建立健全檔案信息安全機制，并做好以下幾點工作：首先，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在增加信息競爭性的同時，也增加了檔案信息使用的安全隱患?；诖?，要保證檔案管理安全性，應(yīng)積極轉(zhuǎn)變管理理念，增強網(wǎng)絡(luò)安全意識，通過行之有效的對策來抵御不法分子的非法入侵、惡意盜取或篡改檔案信息。其次，檔案信息管理部門要加強對用戶身份的驗證，實時監(jiān)控計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性，進而能夠全方位、多角度提高高校檔案信息的安全性、完整性。例如，高校檔案信息化管理過程中，經(jīng)常會存在黑客攻擊、病毒入侵等危險，進而使得檔案信息遺失、損壞，使檔案信息喪失利用價值?；诖?，為了提高檔案信息的安全性、完整性，檔案管理部門應(yīng)創(chuàng)新管理手段，通過用戶登錄、密鑰驗證等方式來提高檔案管理系統(tǒng)的安全有效性。另外，充分發(fā)揮計算機系統(tǒng)的監(jiān)管作用，積極安裝各種殺毒軟件、安裝防火墻、分離好內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)、日常做好數(shù)據(jù)備份，如此有利于充分保證高校檔案信息管理與利用的安全有效性。

2.5 完善法律法規(guī)體系

新形勢下，相關(guān)法律部門應(yīng)注重緊隨時代發(fā)展步伐，完善檔案信息管理的法律法規(guī)體系，進而為高校檔案信息化管理提供完善的法律體系保證，讓工作人員在開展檔案信息化管理工作時能夠有法可依、執(zhí)法必嚴，推動檔案信息化管理可持續(xù)發(fā)展。其次，加快數(shù)據(jù)庫建設(shè)步伐，設(shè)置專門崗位、安排專職人員從事數(shù)據(jù)庫的運行、管理和維護工作，進而保證高校檔案信息管理的安全有效性。

2.6 創(chuàng)新高校檔案信息化管理機制

信息時代，高校應(yīng)注重建立完善的檔案信息管理機制，正確認識到檔案管理工作重要性，并列入高校的長遠工作規(guī)劃中去，投入足夠的資金支持，購置先進的設(shè)備設(shè)施，進而提高檔案管理信息化水平。首先，高校應(yīng)注重完善檔案管理人員薪資待遇體系，為他們提供廣闊的晉升機會，創(chuàng)設(shè)公平競爭的機會與平臺，進而激發(fā)檔案管理工作人員熱情與積極性。其次，注重完善考核評價機制，年終考核應(yīng)公平公正，并直接與績效獎金掛鉤，形成良性競爭氛圍，進而引導(dǎo)工作人員充分發(fā)揮主觀能動性、主動創(chuàng)新。另外，加大對檔案信息管理保密工作的重視，提高保密效率與水平，嚴格規(guī)范刪除、銷毀行為。

2.7 提高高校檔案管理工作人員綜合能力與素養(yǎng)

高校檔案管理人員綜合能力與素養(yǎng)直接決定了目標的實現(xiàn)程度、任務(wù)的完成情況，提高檔案管理人員綜合能力與素養(yǎng)至關(guān)重要。首先，提高管理人員準入門檻，多渠道引進一批檔案管理專業(yè)知識功底扎實、信息技術(shù)水平高、職業(yè)素養(yǎng)高的高素質(zhì)年輕人才，優(yōu)化現(xiàn)有工作人員隊伍結(jié)構(gòu)，為檔案管理工作提供新的思維和方式。其次，加強對在職檔案管理人員的培訓(xùn)。新形勢下，高校應(yīng)定期邀請相關(guān)專家學(xué)者、行業(yè)精英到本校召開座談會，傳授檔案信息化管理最新理念、新技術(shù)和新工藝，加強網(wǎng)絡(luò)知識教育，引導(dǎo)管理人員全面掌握檔案搜集、整合與分析等專業(yè)技能的同時，也能熟練運用計算機技術(shù)。另外，注重引導(dǎo)檔案管理人員樹立終身學(xué)習(xí)理念，利用業(yè)余時間來豐富自身知識儲備、開闊工作思路，為他們創(chuàng)造更多進修學(xué)習(xí)的機會、平臺，到檔案管理工作信息化建設(shè)成效突出的地區(qū)去學(xué)習(xí)先進的管理經(jīng)驗、與優(yōu)秀工作者互相交流檔案管理信息，及時找到自身的不足之處，并制定行之有效的對策加以解決，不斷提高高校檔案管理信息化水平。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案是高校開展各項工作的重要保障，其重要性不言而喻。信息時代，高校檔案管理工作應(yīng)注重朝著信息化、數(shù)字化方向發(fā)展。正確認清當前檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，積極轉(zhuǎn)變管理理念、提高管理軟件兼容性、規(guī)范管理標準，并注重完善法律法規(guī)、創(chuàng)新管理機制、保證檔案信息的安全有效性、增強人力資源力量，通過多管齊下，不斷提高高校檔案管理信息化水平，為高校的健康可持續(xù)發(fā)展保駕護航。