互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代智慧醫(yī)院檔案管理的實(shí)施困境與優(yōu)化策略——以浙江省腫瘤醫(yī)院檔案信息化建設(shè)為例

■ 李鴿伶 康喬莉 王屹峰/浙江省腫瘤醫(yī)院

為加強(qiáng)檔案管理，適應(yīng)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化要求，2020年6月《中華人民共和國(guó)檔案法》修訂通過(guò)，為檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展提供了法治保障。為把握新發(fā)展階段、貫徹新發(fā)展理念、構(gòu)建新發(fā)展格局，《浙江省檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃》提出，以高質(zhì)量發(fā)展為主題，以檔案強(qiáng)省建設(shè)為主線，以數(shù)字化改革為牽引，全面推進(jìn)檔案治理、資源、利用、安全體系建設(shè)。公立醫(yī)院作為保障群眾生命健康的關(guān)鍵哨卡，肩負(fù)民生檔案建設(shè)的重要使命，是聚焦生命科技高新技術(shù)融合推進(jìn)智慧檔案建設(shè)的前沿陣地。但由于醫(yī)療機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、涉及范圍廣，當(dāng)前醫(yī)院檔案建設(shè)仍處于較為基礎(chǔ)的數(shù)字檔案建設(shè)階段，未形成資源集聚的智慧檔案。從浙江省“十三五”衛(wèi)生健康信息化建設(shè)成果看，全省二級(jí)以上醫(yī)院均建成了以掛號(hào)、收費(fèi)、診療為中心的信息系統(tǒng)，與此同時(shí)文書(shū)檔案、科技檔案、病歷檔案也以電子化方式開(kāi)展相關(guān)運(yùn)作，但各類(lèi)檔案資源未實(shí)現(xiàn)有效整合。本文以浙江省腫瘤醫(yī)院為例，就互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代醫(yī)院智慧檔案管理存在的困難問(wèn)題進(jìn)行剖析，嘗試精準(zhǔn)研判醫(yī)療機(jī)構(gòu)智慧檔案發(fā)展的定位，提出民生領(lǐng)域智慧檔案建設(shè)的框架和路徑。

1 智慧醫(yī)院檔案管理的實(shí)施困境

浙江省檔案信息化建設(shè)起步較早，20世紀(jì)80年代就開(kāi)始應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理，2017年，浙江省部署開(kāi)展“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔，2019年，浙江省衛(wèi)生健康委印發(fā)《醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)領(lǐng)域“最多跑一次”十大項(xiàng)目工作細(xì)則》，強(qiáng)調(diào)依托信息化互聯(lián)互通改善醫(yī)療服務(wù)能力，提升群眾健康獲得感，標(biāo)志著全省衛(wèi)生健康檔案信息化建設(shè)進(jìn)入新的發(fā)展階段。但當(dāng)前醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)尚未形成互聯(lián)互通、全面歸檔、智慧查閱的系統(tǒng)集成，需要在管理體系、隊(duì)伍建設(shè)、互聯(lián)互通上進(jìn)一步完善。

1.1 檔案管理體系，尚未從“電子化”升級(jí)為“數(shù)字化”

由于醫(yī)療健康單位以醫(yī)療業(yè)務(wù)為主，存在多數(shù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)主管部門(mén)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，檔案工作易被邊緣化等現(xiàn)象，檔案管理仍停留在單一部門(mén)的電子檔案錄入，未形成滿足智慧檔案建設(shè)的“大數(shù)據(jù)”“大檔案”[1]管理體系。從機(jī)構(gòu)職能看，綜合檔案室歸口屬于黨政綜合辦公室管理，各相關(guān)科室并未設(shè)立專(zhuān)職檔案管理人員，通常具有檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的專(zhuān)職（或兼職）人員較少，不能滿足全院檔案歸集的需要。從醫(yī)院整體檔案管理看，醫(yī)院內(nèi)部資源豐富卻管理分散，各類(lèi)檔案分別保存在不同科室，分屬不同科室、不同上級(jí)行政管理部門(mén)管理，文書(shū)檔案在綜合檔案室，人事檔案由人事部門(mén)管理，病案由醫(yī)務(wù)部門(mén)所屬病案室管理，臨床信息系統(tǒng)（HIS）、物流管理系統(tǒng)（SPD）、檢驗(yàn)信息系統(tǒng)（LIS）等數(shù)字信息由信息工程部管理。不同類(lèi)型的部門(mén)涉及的醫(yī)療專(zhuān)業(yè)檔案又分布在各自部門(mén)或相關(guān)業(yè)務(wù)條線很難集中統(tǒng)一管理，如全省腫瘤登記地區(qū)腫瘤發(fā)病和死亡資料匯總、統(tǒng)計(jì)和管理由浙江省癌癥中心辦公室負(fù)責(zé)，省癌癥中心與省腫瘤醫(yī)院分別歸口于不同的上級(jí)行政管理部門(mén)，信息資源歸檔相對(duì)分散。同時(shí)，檔案管理制度與技術(shù)存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、政策多門(mén)出、職能交叉不清晰等情形，完成“數(shù)字化”統(tǒng)一歸集工作實(shí)屬不易[2]。

1.2 檔案隊(duì)伍建設(shè)，缺乏具備綜合素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人才

智慧檔案管理的核心是大數(shù)據(jù)綜合分析與應(yīng)用，因此離不開(kāi)具備多學(xué)科交叉的專(zhuān)業(yè)管理人才。從醫(yī)院當(dāng)前檔案人員隊(duì)伍看，能夠掌握醫(yī)學(xué)知識(shí)且懂得數(shù)據(jù)分析利用的檔案人才較為短缺，嚴(yán)重制約著大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作管理效率。從調(diào)研情況看，隨機(jī)訪談的3家省級(jí)醫(yī)院困于醫(yī)療機(jī)構(gòu)編制所限，招聘人員以醫(yī)技專(zhuān)業(yè)人才和預(yù)防、檢驗(yàn)等醫(yī)學(xué)相關(guān)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生為主，并非檔案專(zhuān)業(yè)管理人員，因此普遍檔案管理知識(shí)、對(duì)相關(guān)領(lǐng)域問(wèn)題的認(rèn)識(shí)不夠全面，不能適應(yīng)現(xiàn)代多元化檔案管理工作[3]。大部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)為緩解用人壓力，聘任的檔案管理者通常為退休臨床醫(yī)技人員或年紀(jì)較大的行政管理人員，對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用能力遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代化政府“整體智治”的發(fā)展需要，對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)更是知之甚少，有些甚至不能熟練地操作智能檔案管理系統(tǒng)，對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)內(nèi)部智慧檔案發(fā)展造成了較大的阻礙。

1.3 信息共享程度，數(shù)據(jù)壁壘“玻璃墻”仍無(wú)法突破

檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)復(fù)雜的工程，不是簡(jiǎn)單的應(yīng)用信息技術(shù)或檔案資源的數(shù)字化，還涉及法規(guī)政策、管理制度等諸多因素。當(dāng)前，各醫(yī)療機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)條線各自為政、數(shù)據(jù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和信息化建設(shè)水平差異直接制約著檔案的開(kāi)發(fā)利用和服務(wù)工作[4]。由于各醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有明確的歸檔依據(jù)，加之各單位信息化重視程度不一，導(dǎo)致檔案信息化管理千差萬(wàn)別。以浙江省腫瘤醫(yī)院為例，病案管理和腫瘤登記信息化程度較高，有統(tǒng)計(jì)分析等專(zhuān)職人員和專(zhuān)門(mén)的信息化管理系統(tǒng)；文書(shū)檔案有專(zhuān)人管理和專(zhuān)門(mén)的檔案管理軟件，人事部門(mén)則尚無(wú)專(zhuān)人管理及專(zhuān)業(yè)檔案系統(tǒng)，財(cái)務(wù)檔案僅紙質(zhì)檔案歸檔綜合檔案室，等等，不同業(yè)務(wù)部門(mén)間檔案管理系統(tǒng)無(wú)法共享。若通過(guò)代碼轉(zhuǎn)換，院內(nèi)系統(tǒng)穩(wěn)定性較差，易受到黑客、病毒等不良攻擊，檔案信息安全存在威脅。

2 醫(yī)院智慧檔案建設(shè)的完善策略

為主動(dòng)適應(yīng)智慧檔案發(fā)展新要求，搶抓數(shù)字化改革先機(jī)，突出改革突破、數(shù)字賦能、創(chuàng)新引領(lǐng)、整體智治，推動(dòng)檔案工作與新技術(shù)融合發(fā)展，在管理層、基礎(chǔ)層、應(yīng)用層、制度層四維度，推進(jìn)檔案理論、技術(shù)、制度、安全整體協(xié)同創(chuàng)新。

2.1 管理層：踐行“大檔案”管理理念

“大檔案”概念源于1995年孫嘉焯在《試論“大檔案”》文章中提出，主要用于闡述檔案工作應(yīng)當(dāng)納入社會(huì)發(fā)展的大環(huán)境中，即凡是與檔案工作有直接關(guān)系的、檔案部門(mén)參與后能促進(jìn)其發(fā)展的都可劃為“大檔案”。黨的十九屆五中全會(huì)上習(xí)近平總書(shū)記提出強(qiáng)調(diào)了“十四五”時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展必須遵循的五個(gè)原則，即堅(jiān)持黨的全面領(lǐng)導(dǎo)、堅(jiān)持以人民為中心、堅(jiān)持新發(fā)展理念、堅(jiān)持深化改革開(kāi)放、堅(jiān)持系統(tǒng)觀念。隨后，“大檔案”的研究范圍更廣，不僅從檔案利用價(jià)值而言，更聚焦于檔案范疇和管理模式兩個(gè)維度。本文從規(guī)范“多檔合一”的管理模式入手，在廣泛調(diào)研多家醫(yī)療衛(wèi)生單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)困難和醫(yī)療健康檔案管理存在的問(wèn)題后，認(rèn)為構(gòu)建“大檔案”管理不僅是一個(gè)技術(shù)性概念，更是一種新的檔案觀、系統(tǒng)發(fā)展論，具有重要實(shí)踐意義。其主要內(nèi)容為：首先，成立專(zhuān)門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)，將文書(shū)檔案、人事檔案、病案檔案、腫瘤登記等院內(nèi)產(chǎn)生的檔案集中分類(lèi)統(tǒng)一管理。其次，拓展檔案機(jī)構(gòu)職能，探索檔案機(jī)構(gòu)保管職能向全省腫瘤數(shù)據(jù)中心、素質(zhì)教育基地、校史展覽和研究基地、檔案信息管理和服務(wù)的中心等多層級(jí)延伸[5]，加強(qiáng)綜合性人才的輪轉(zhuǎn)和培養(yǎng)，形成全面系統(tǒng)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理。第三，拓展檔案生成形式，將檔案大數(shù)據(jù)作為檔案職業(yè)發(fā)展的新方向，促進(jìn)業(yè)務(wù)流向數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)變，形成工作實(shí)時(shí)有留痕，處處有記錄。

2.2 基礎(chǔ)層：搭建先進(jìn)的云技術(shù)平臺(tái)

2.2.1 持續(xù)完善電子檔案管理系統(tǒng)。在遵守保密原則的情況下，將文書(shū)檔案、人事檔案、病案檔案、腫瘤登記等電子信息檔案統(tǒng)一歸集，實(shí)現(xiàn)各檔案資源庫(kù)之間的互聯(lián)互通。實(shí)現(xiàn)院內(nèi)OA辦公系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接，建設(shè)融合檔案管理、科技文件、圖書(shū)情報(bào)信息知識(shí)管理系統(tǒng)，開(kāi)發(fā)基于移動(dòng)端的檔案管理平臺(tái)、情報(bào)管理平臺(tái)和期刊管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)使用人掌上登陸、方便快捷。

2.2.2 采用業(yè)界先進(jìn)的分布式云計(jì)算技術(shù)[6]，搭建一套以云計(jì)算、大數(shù)據(jù)計(jì)算、數(shù)據(jù)服務(wù)為主的IT基礎(chǔ)設(shè)施平臺(tái)。通過(guò)虛擬化和自動(dòng)化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)硬件、軟件資源統(tǒng)一管理、分配、部署、監(jiān)控及備份。同時(shí)，拓展Web應(yīng)用，采用三層Web技術(shù)架構(gòu)[7]暢通云網(wǎng)數(shù)據(jù)資源。云建設(shè)架構(gòu)和數(shù)字檔案館三層Web技術(shù)架構(gòu)分別見(jiàn)圖1和圖2。

圖1：云建設(shè)架構(gòu)圖

圖2：數(shù)字檔案館三層Web技術(shù)架構(gòu)

2.2.3 系統(tǒng)布網(wǎng)支持內(nèi)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)用戶聯(lián)通。包括電子文件的接收、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、數(shù)字檔案資源整理、建立數(shù)字檔案資源庫(kù)。通過(guò)逐步完善和迭代升級(jí)，使得系統(tǒng)能提供館藏檔案信息資源的查詢利用服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的檢索利用服務(wù)、檔案信息的傳送服務(wù)以及個(gè)性化服務(wù)。

2.3 應(yīng)用層：建設(shè)掌上數(shù)字檔案庫(kù)

樹(shù)立系統(tǒng)思維，用好系統(tǒng)方法，將系統(tǒng)觀念貫穿檔案事業(yè)發(fā)展全過(guò)程各領(lǐng)域，推動(dòng)檔案工作形成系統(tǒng)性、整體性成果。

2.3.1 整合全院資源建立數(shù)字檔案庫(kù)。實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率95%以上；實(shí)現(xiàn)電子檔案歸檔率100%；建設(shè)檔案知識(shí)編研庫(kù)、醫(yī)院歷屆領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)構(gòu)沿革等專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)；建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、圖書(shū)期刊、情報(bào)信息等其他數(shù)字資源數(shù)據(jù)。強(qiáng)化檔案信息開(kāi)發(fā)利用體系建設(shè)，大幅度提高電子檔案管理系統(tǒng)的歸檔管理和利用效率。實(shí)現(xiàn)新增各類(lèi)檔案文件信息的跨庫(kù)檢索。實(shí)現(xiàn)檔案、圖書(shū)、標(biāo)準(zhǔn)、期刊、情報(bào)等資源信息的統(tǒng)一管理，各類(lèi)知識(shí)信息的數(shù)據(jù)挖掘與定制推送，有針對(duì)性地為醫(yī)院提供全方位、多層次的個(gè)性化檔案信息和決策支持服務(wù)。如專(zhuān)題數(shù)字庫(kù)建設(shè)，建成了醫(yī)院院史館，在實(shí)體基礎(chǔ)上，基于檔案信息的挖掘與利用，形成醫(yī)院歷屆領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)機(jī)構(gòu)沿革、科技檔案等專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)。

表1：專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)主要數(shù)據(jù)項(xiàng)

2.3.2 升級(jí)電子檔案管理系統(tǒng)。借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，重點(diǎn)開(kāi)發(fā)常用表單自動(dòng)生成導(dǎo)出、文件關(guān)聯(lián)關(guān)系建立、移交管理、銷(xiāo)毀管理、編研利用管理等功能[8]。主要技術(shù)為便攜式采集終端技術(shù)、電子簽章技術(shù)、輔助實(shí)體管理技術(shù)、緩存技術(shù)、信息分類(lèi)聚類(lèi)與智能發(fā)現(xiàn)技術(shù)。此外，要加強(qiáng)四性檢測(cè)與系統(tǒng)測(cè)試，運(yùn)用加密等技術(shù)對(duì)真實(shí)性進(jìn)行檢測(cè)；通過(guò)系統(tǒng)校驗(yàn)進(jìn)行完整性檢測(cè)；定期對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行可靠性檢測(cè)，發(fā)現(xiàn)異常定期進(jìn)行提醒；通過(guò)監(jiān)控、防病毒等對(duì)可用性進(jìn)行檢測(cè)。同時(shí)，從功能測(cè)試、性能測(cè)試、安全保密測(cè)試、兼容性等方面進(jìn)行電子檔案管理系統(tǒng)測(cè)試，確保系統(tǒng)滿足電子檔案真實(shí)、可靠、完整、可用、安全[9]。

2.3.3 開(kāi)發(fā)掌上智慧檔案?；贏pp和釘釘平臺(tái)，開(kāi)發(fā)建設(shè)基于移動(dòng)端的檔案管理平臺(tái)、情報(bào)管理平臺(tái)和期刊管理平臺(tái)，即掌上智慧檔案館[10]。實(shí)現(xiàn)借閱管理的移動(dòng)端審批、檔案編號(hào)的手機(jī)端查詢等功能，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程檔案管理。基于釘釘平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)期刊稿件狀態(tài)查詢和過(guò)刊查詢閱讀。

2.4 制度層：完善安全體系建設(shè)

2.4.1 建立完善的數(shù)字檔案館制度管理體系。包括：數(shù)字檔案館人員崗位職責(zé)、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理制度、機(jī)房和檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所制度、數(shù)字檔案館電子檔案收、管、存、用等覆蓋電子文件全過(guò)程管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范[11]。重點(diǎn)研究電子文件的歸檔范圍、各類(lèi)電子文件格式的轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)的規(guī)范等。強(qiáng)化底線思維，壓緊壓實(shí)責(zé)任，增強(qiáng)法律制度執(zhí)行剛性，運(yùn)用信息化智能手段確保檔案安全管理。

表2：數(shù)字檔案制度范例

2.4.2 建立完善的數(shù)字檔案館安全與保密管理體系。建立安全與保密管理制度，配備安全設(shè)備[12]；嚴(yán)格控制信息資源利用范圍，制訂嚴(yán)密的信息發(fā)布審核制度，嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限；做好各類(lèi)電子文件的分級(jí)備份管理。根據(jù)GB/T22239—2008《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)基本要求》二級(jí)要求開(kāi)展安全保密體系建設(shè)，在安全管理方面，完善現(xiàn)有信息安全管理措施，形成信息安全方針準(zhǔn)則，健全安全管理機(jī)構(gòu)和標(biāo)準(zhǔn)，完善安全管理制度，加強(qiáng)人員安全管理，關(guān)注系統(tǒng)建設(shè)管理，強(qiáng)化系統(tǒng)運(yùn)維管理。建立信息安全事件管理、容災(zāi)應(yīng)急管理等安全管理措施和機(jī)制，構(gòu)建更高水平風(fēng)險(xiǎn)防控體系和應(yīng)急管理體系，全面提升安全工作的科學(xué)性、主動(dòng)性、預(yù)見(jiàn)性。在技術(shù)防護(hù)方面，從物理環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)、應(yīng)用、數(shù)據(jù)五個(gè)層面建立了較為全面的安全防護(hù)措施，降低運(yùn)維過(guò)程中的安全風(fēng)險(xiǎn)[13]。通過(guò)構(gòu)建一個(gè)基于檔案查找搜索便捷化、檔案收集豐富化、檔案服務(wù)多元化、檔案載體多樣化、利用價(jià)值效率最大化和智能平臺(tái)[14]，實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)實(shí)體檔案和數(shù)字檔案全方位、多元化管理，提供多渠道、高效率、全方位的共享化服務(wù)，助推醫(yī)院檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)。