檔案信息數(shù)字化下的民辦高職檔案管理模式分析

徐輝

摘要：隨著數(shù)字化時(shí)代的不斷發(fā)展，高職對(duì)于檔案的管理提出了越來(lái)越多的要求，不僅是要提高檔案管理的管理效率和質(zhì)量，更加要對(duì)檔案的管理模式進(jìn)行數(shù)字優(yōu)化。高職面臨著常年累計(jì)的大量學(xué)生資料，在管理上面，篩選、查找、分類區(qū)分、提取等過(guò)程都需要耗費(fèi)較多的時(shí)間，并且對(duì)于學(xué)生檔案的保密性也非常重要。運(yùn)用數(shù)字化的管理手段對(duì)學(xué)生檔案信息進(jìn)行管理，從當(dāng)下的管理模式出發(fā)，分析數(shù)字化下高職檔案管理模式的必要性，深刻分析當(dāng)前形勢(shì)下存在的問(wèn)題，將兩者相結(jié)合起來(lái)，提出幾點(diǎn)有利于高職檔案管理模式的建議，為高職院校的檔案管理提供一些參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息;數(shù)字化;檔案管理

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-2177（2021）23-0120-03

0引言

早在2005年，國(guó)家檔案局實(shí)行的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)字化的技術(shù)規(guī)范》中提到，要采用數(shù)字化檔案進(jìn)行在線和離線的備份，并且要注意進(jìn)行異地備份，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由靜態(tài)的、固定的、消極的狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)的、可變的、積極的信息，并且要在這種數(shù)字化形勢(shì)下不斷地優(yōu)化，不斷地調(diào)整管理模式。數(shù)字化檔案的建設(shè)過(guò)程中，要針對(duì)高職院校歷年來(lái)的所有檔案資源進(jìn)行整理，不僅要擴(kuò)大整理范圍，還要在整理過(guò)程中對(duì)信息進(jìn)行收集、整理、歸納、提煉等，不斷提高高職檔案管理的智能化和數(shù)字化，這個(gè)不斷完善檔案管理的模式，能夠讓高職檔案建設(shè)更加的科學(xué)有序，也讓高職院校對(duì)于檔案的利用率不斷提高，為高職院校檔案建設(shè)出一份貢獻(xiàn)[1]。

1檔案信息數(shù)字化對(duì)高職檔案管理模式的重要性和當(dāng)前存在的問(wèn)題分析

1.1檔案信息數(shù)字化對(duì)高職檔案管理模式的重要性

第一，這是高職院校檔案管理改變的必然。在21世紀(jì)初期，電子檔案剛剛興起，各大院校開始用網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行學(xué)生資料的錄入和整理，學(xué)生也通過(guò)網(wǎng)絡(luò)開始完善個(gè)人和家庭情況的相關(guān)信息，隨著數(shù)字化時(shí)代開始興起，對(duì)于學(xué)生信息的錄入進(jìn)行了一種轉(zhuǎn)變，開始利用互聯(lián)網(wǎng)和多媒體對(duì)學(xué)生資料進(jìn)行整理，并且建立了數(shù)據(jù)檔案庫(kù)，這在一定程度上對(duì)檔案的管理進(jìn)行了規(guī)范，通過(guò)這種方式可以更加方便的對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行更新，學(xué)生檔案的利用率也可以得到提升[2]。到今天，數(shù)字化信息已經(jīng)完全覆蓋，學(xué)生受教育的程度不斷擴(kuò)大，院校招生人數(shù)也是逐年攀升，各大院校的檔案信息呈現(xiàn)了一個(gè)突飛式的增長(zhǎng)，對(duì)于信息的收集和處理難度不斷增加，依照之前的管理模式難以對(duì)當(dāng)前如此龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行整理和分類，這種舊式的模式迫切需要改進(jìn)，所以說(shuō)信息數(shù)字化管理模式是一種必然，目前各大院校都將這種管理模式運(yùn)用到檔案管理中來(lái)，即方便整理和查看，也提高了高職管理方面的工作效率。

第二，對(duì)于檔案的管理具有明顯的優(yōu)勢(shì)。信息化管理相較于紙質(zhì)管理有明顯的優(yōu)勢(shì)，不易損壞，可以永久保存，并且查找也不用翻頁(yè)查找，可以進(jìn)行關(guān)鍵字檢索快速獲取數(shù)據(jù)，并且展示的結(jié)構(gòu)化形式也可以是多種多樣的，也不用擔(dān)心儲(chǔ)存空間不夠，不用擔(dān)心在大量的學(xué)生檔案中進(jìn)行查閱，數(shù)字化管理?yè)碛泻Ａ康膬?chǔ)存空間，并且占據(jù)的空間可以壓縮，這些優(yōu)勢(shì)都是促進(jìn)高職院校信息化管理模式的體現(xiàn)，最重要的一點(diǎn)是節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力，減少了管理檔案的工作人員，加快了工作效率，同時(shí)學(xué)生群體對(duì)于個(gè)人信息的管理可以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)提交，由專門負(fù)責(zé)的工作人員進(jìn)行審核，這樣也減少了學(xué)校老師的工作量，并且由學(xué)生進(jìn)行提交，也方便檢查，出錯(cuò)率也減少了，也不會(huì)造成學(xué)生大量聚集填寫造成系統(tǒng)崩潰的情況，且?guī)啄晗聛?lái)要填寫和整理的信息量是非常大的，用這種管理模式明顯節(jié)約了時(shí)間，提高了準(zhǔn)確率。

1.2檔案信息數(shù)字化下高職檔案管理存在的問(wèn)題

第一，檔案管理人員對(duì)管理模式轉(zhuǎn)變重要性還未充分意識(shí)到。部分高職院校對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)還是停留在對(duì)學(xué)生檔案的收集、整理和分類等，認(rèn)為對(duì)檔案的管理只是對(duì)檔案進(jìn)行保管和長(zhǎng)期地保存、方便查找、不易丟失等，忽略了檔案管理是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)和有價(jià)值的工作，在實(shí)際的操作中也并沒有這么簡(jiǎn)單，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的有效管理涉及到數(shù)據(jù)化的管理模式，方便對(duì)檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)的跟蹤檢查，確保學(xué)生檔案的準(zhǔn)確性，當(dāng)有突然情況出現(xiàn)的時(shí)候，要觸發(fā)對(duì)數(shù)據(jù)的智能保護(hù)，確保信息不被泄露，并且要對(duì)這個(gè)過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)地監(jiān)視，方便后續(xù)對(duì)管理模式中存在的問(wèn)題進(jìn)行修復(fù)，另外對(duì)檔案數(shù)據(jù)的歸納，歸納方法和模式都對(duì)學(xué)校的建設(shè)有非常重要的意義，為學(xué)校吸納人才提供參考，從海量的信息當(dāng)中找到一些規(guī)律[3]。高職院校學(xué)生的去處各有不同，比如有畢業(yè)檔案回生源地的，有進(jìn)入國(guó)家單位的，有繼續(xù)從事學(xué)術(shù)的，到了這個(gè)階段，需要對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行歸類，發(fā)向不同的去處，并且這個(gè)過(guò)程要學(xué)生能夠進(jìn)行實(shí)時(shí)的定位，便于確保檔案的安全，這就需要對(duì)每個(gè)人的檔案單獨(dú)用一份信息化的數(shù)據(jù)便于管理。而當(dāng)前的管理模式并不能有效地處理這些信息，檔案中出現(xiàn)的問(wèn)題也不能大概率地避免，對(duì)于一些潛在的問(wèn)題也不能及時(shí)地發(fā)現(xiàn)，意識(shí)如果不跟上，對(duì)于檔案管理的科學(xué)發(fā)展會(huì)造成阻礙。

第二，在高職檔案管理的工作中對(duì)人才重視程度不夠。檔案管理看似是一份廣泛性的工作，不需要多強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)和學(xué)歷背景，對(duì)管理的人員也沒有專業(yè)化的要求，在各大高職院校中，管理檔案的工作人員大部分都不是專業(yè)的人才，也沒有一個(gè)完整的管理結(jié)構(gòu)，部分工作人員甚至都是以兼職的形式參與工作，管理人員的不專業(yè)化只是一部分，在實(shí)際的業(yè)務(wù)過(guò)程中，對(duì)于檔案管理的流程也沒有體現(xiàn)專業(yè)化程度，工作人員并沒有對(duì)檔案管理的流程進(jìn)行改善，甚至都沒有對(duì)檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)化的歸納，覺得對(duì)于檔案實(shí)時(shí)調(diào)用性要求也不高，相關(guān)流程就沒有花心思進(jìn)行優(yōu)化。在高職院校數(shù)據(jù)庫(kù)的不斷更新，學(xué)生群體的不斷擴(kuò)大，對(duì)于檔案管理的要求也越來(lái)越高，對(duì)于檔案的管理和歸納都有更多的要求，比如說(shuō)要求檔案進(jìn)行查找的時(shí)候，要查到某一年或者幾年學(xué)生檔案的明細(xì)，并且要按照不同的專業(yè)不同的學(xué)院進(jìn)行排序。人才的缺失勢(shì)必會(huì)讓這項(xiàng)工作的數(shù)字化模式變得更低，也對(duì)檔案數(shù)據(jù)管理和編輯工作帶來(lái)了消極影響。

第三，沒有建立完整的檔案管理制度。高職對(duì)檔案管理模式的落后，不僅僅是檔案統(tǒng)計(jì)工作的封閉性，還有一部分是檔案在歸檔時(shí)的制度不夠完善，在對(duì)不同專業(yè)的學(xué)生檔案進(jìn)行整理的時(shí)候，在基礎(chǔ)的對(duì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)階段需要將不同部門之間打通，需要獲取多個(gè)部門的授權(quán)，然后才能獲取各個(gè)專業(yè)的檔案信息，這個(gè)階段完成之后，才能對(duì)相關(guān)的檔案信息進(jìn)行錄入、整理、分類，這項(xiàng)工作看似只是簡(jiǎn)單的錄入整理，如果沒有使用數(shù)字化的信息處理工具和方法，就會(huì)浪費(fèi)大量的人力和物力，并且這個(gè)過(guò)程是復(fù)雜且冗長(zhǎng)的，還容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)上的錯(cuò)誤，但是這種錯(cuò)誤涉及到學(xué)生的個(gè)人信息，不允許出錯(cuò)。所以建立完善的檔案管理制度，強(qiáng)化信息化的建設(shè)和使用，能夠?qū)n案的管理起到一個(gè)積極的作用，對(duì)檔案管理的時(shí)間和成本都會(huì)減少，對(duì)于學(xué)生檔案信息的后期維護(hù)也會(huì)節(jié)省大量的時(shí)間，不僅可以提高工作效率，也對(duì)檔案管理后面的不斷優(yōu)化，模式的不斷改進(jìn)都有一定的促進(jìn)作用[4]。

第四，對(duì)電子檔案的管理過(guò)程保護(hù)不夠。信息化時(shí)代下，電子檔案越來(lái)越多，對(duì)于管理的質(zhì)量和安全性能上面都提供了較高的要求，不僅僅是要加強(qiáng)對(duì)儲(chǔ)存電子檔案系統(tǒng)的保護(hù)，更要不斷提高檔案管理的信息化水準(zhǔn)，要讓檔案管理過(guò)程越來(lái)越流暢，體系越來(lái)越完善，并且在信息的處理上面能有更好的發(fā)展，部分高職院校在檔案管理過(guò)程中對(duì)電子檔案的保護(hù)力度不高，市面上會(huì)出現(xiàn)學(xué)生信息的泄露，經(jīng)常接到一些陌生的電話，對(duì)方卻了解到學(xué)生的全部個(gè)人信息，所以在工作人員對(duì)學(xué)生檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的時(shí)候，要以安全性至上，線上匯總學(xué)生相關(guān)信息的時(shí)候要注意部分信息可以隱藏，在相關(guān)部門發(fā)送學(xué)生信息的時(shí)候，注意保密性，必要時(shí)可以通過(guò)移動(dòng)硬盤進(jìn)行存儲(chǔ)，通過(guò)這種方式可以顯著減少學(xué)生信息的公開紕漏，降低曝光度，也可以保護(hù)學(xué)生的信息，減少學(xué)生被騙的可能。

2檔案信息數(shù)字化下高職檔案管理模式的優(yōu)化途徑

2.1對(duì)檔案管理工作進(jìn)行大力的宣傳

檔案信息數(shù)字化下，高職要不斷地推陳出新，將思想觀念向新時(shí)代的管理方向走，要從全面并且客觀的角度意識(shí)到信息化管理模式已經(jīng)成為一種必然，對(duì)于目前檔案的管理工作要不斷的反思，不斷地去發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，總結(jié)原因，不斷地改善，要最大化地利用數(shù)字化模式進(jìn)行解決問(wèn)題。同時(shí)要加大宣傳力度，不斷地進(jìn)行行為上的監(jiān)控，通過(guò)校園的網(wǎng)站、部門老師的培訓(xùn)、校園內(nèi)張貼大字報(bào)等多種方式進(jìn)行宣傳，強(qiáng)調(diào)各部門的工作職責(zé)不只是做好自己分內(nèi)的工作，更要總結(jié)其余各部門的工作進(jìn)行反思，讓檔案的管理過(guò)程更加得流暢，數(shù)字化的運(yùn)用更加的深入，宣傳之后要進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)督，定期開展檢查模式，比如說(shuō)，組織相關(guān)的人員進(jìn)行使用，對(duì)檔案信息進(jìn)行抽查，以此來(lái)發(fā)現(xiàn)其中的問(wèn)題，組成各個(gè)小組對(duì)檔案管理的智能化、查詢功能的完善進(jìn)行檢驗(yàn)，然后進(jìn)行打分，綜合評(píng)價(jià)檔案管理系統(tǒng)已有的優(yōu)點(diǎn)和存在的不足，也可以結(jié)合小組給出的意見進(jìn)行調(diào)整，在這不斷地磨合當(dāng)中，對(duì)檔案的信息化管理會(huì)越來(lái)越流暢，并且能夠?qū)Πl(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)作出回應(yīng)。

2.2加強(qiáng)人才培養(yǎng)，重視檔案管理專業(yè)能力的提升

檔案管理的人才應(yīng)該重視起來(lái)，不能只是會(huì)收集整理數(shù)據(jù)信息等工作，更要注重對(duì)知識(shí)能力的要求，檔案管理的數(shù)字化需要這些能力，對(duì)部分基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的工作可以交給兼職人員進(jìn)行操作，但是對(duì)于整個(gè)檔案管理的大方向，應(yīng)該要重視對(duì)信息智能處理能力的培養(yǎng)，對(duì)于一些數(shù)據(jù)分析軟件，比如mysql、python等工具可以運(yùn)用起來(lái)，要倡導(dǎo)相關(guān)工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，要不斷地進(jìn)行突破。同時(shí)建立完善的考核制度，有獎(jiǎng)有罰，對(duì)于只是局限于當(dāng)前工作的人員，不愿意為檔案管理的優(yōu)化做進(jìn)一步努力的人員，應(yīng)該實(shí)行一定的懲罰制度，并且納入每個(gè)月的績(jī)效考核當(dāng)中，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異者，應(yīng)該給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，比如說(shuō)績(jī)效獎(jiǎng)金、提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)等。另一方面，學(xué)校應(yīng)該組織工作人員到其他院校進(jìn)行走訪和學(xué)習(xí)，觀察其他院校的用人制度和管理方式，多聽、多思考、多優(yōu)化，相信能在不斷地嘗試中讓數(shù)字化更加的明顯。學(xué)校也可以邀請(qǐng)優(yōu)秀的檔案專家來(lái)進(jìn)行指導(dǎo)，幫助解決本校檔案管理存在的問(wèn)題，對(duì)內(nèi)部人員的培訓(xùn)也應(yīng)該跟上，老員工要進(jìn)行學(xué)習(xí)，同時(shí)對(duì)新員工也要積極進(jìn)行指導(dǎo)，共同進(jìn)步。

2.3對(duì)學(xué)生檔案的管理實(shí)行監(jiān)督機(jī)制

數(shù)字檔案的建設(shè)和管理過(guò)程中，需要各個(gè)部門的協(xié)同處理，由部門負(fù)責(zé)人將各個(gè)部門串聯(lián)起來(lái)，在實(shí)際進(jìn)行操作的過(guò)程中，要強(qiáng)化各個(gè)部門和人員之間的合作意識(shí)，對(duì)于電子檔案的整理和歸納要及時(shí)地進(jìn)行反饋，部門之間的信息傳遞要暢通無(wú)阻，要對(duì)自己的責(zé)任有明確的認(rèn)識(shí)，對(duì)于這個(gè)過(guò)程中檔案的保存，以及對(duì)檔案的部分信息進(jìn)行歸類，要以方便查看為目的，還有如何將檔案信息更加的書面化，便于觀看，也便于查找，這些都是在整理數(shù)據(jù)過(guò)程中需要格外注意的地方，如果有誤，涉及到的都是上萬(wàn)條的數(shù)據(jù)，損失的時(shí)間和人力成本都是非常巨大的。所以對(duì)這個(gè)過(guò)程要進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)督，定期抽查，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)該對(duì)每個(gè)人的職責(zé)有明確的劃分，對(duì)于考核的關(guān)鍵點(diǎn)要一一列出來(lái)，并且要嚴(yán)格要求下屬按照制度執(zhí)行，數(shù)字化化對(duì)管理過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督并不困難，比如說(shuō)在某個(gè)節(jié)點(diǎn)設(shè)置關(guān)鍵信息錯(cuò)誤的提示，操作到某個(gè)不允許操作的地方，系統(tǒng)進(jìn)行警告處理，所有在這個(gè)過(guò)程中出現(xiàn)有誤的地方，系統(tǒng)后臺(tái)都會(huì)有反應(yīng)，這種方式就能實(shí)時(shí)的監(jiān)控檔案管理的過(guò)程，并且能夠?qū)竺娉霈F(xiàn)問(wèn)題的地方進(jìn)行復(fù)盤。

2.4健全檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，推廣檔案軟件的使用

對(duì)學(xué)生成績(jī)的管理，不要只是對(duì)學(xué)生成績(jī)進(jìn)行錄入和存檔，應(yīng)該采用相關(guān)的技術(shù)軟件對(duì)信息進(jìn)行數(shù)字化處理，要滿足學(xué)生日常對(duì)于成績(jī)查詢的動(dòng)態(tài)化和實(shí)時(shí)化的要求，利用軟件對(duì)學(xué)生成績(jī)進(jìn)行管理，然后對(duì)成績(jī)進(jìn)行檢查，對(duì)于畢業(yè)信息的管理，相關(guān)人員要做好審核工作，對(duì)畢業(yè)信息要進(jìn)行準(zhǔn)確的校驗(yàn)。同時(shí)相關(guān)技術(shù)人員要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行不斷的研發(fā)和升級(jí)，對(duì)服務(wù)器上傳的信息進(jìn)行分層次管理，檔案的管理者可以通過(guò)特定的賬號(hào)進(jìn)行訪問(wèn)，而學(xué)生用戶，需要先注冊(cè)個(gè)人賬號(hào)，填寫在下相關(guān)的所有基本信息，由后臺(tái)的管理人員審核之后才能進(jìn)行訪問(wèn)，并且對(duì)于不同的IP登錄要有相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)提示，軟件的內(nèi)容展示，要包括基本信息、所得榮譽(yù)和在?；顒?dòng)、畢業(yè)的去向等板塊，學(xué)生在校期間表現(xiàn)良好，成績(jī)突出，或者在校期間積極入黨的情況，對(duì)于學(xué)生系統(tǒng)的檔案也應(yīng)該進(jìn)行修改，要不斷對(duì)內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行完善，對(duì)軟件的開發(fā)團(tuán)隊(duì)要提出更高的要求，系統(tǒng)軟件在流程上、操作上、視覺上等都應(yīng)該不斷地進(jìn)行修改，不斷地完善，這個(gè)過(guò)程要不斷地進(jìn)行操作，結(jié)合多方面的意見進(jìn)行優(yōu)化，還可以進(jìn)行多校聯(lián)用系統(tǒng)軟件，針對(duì)不同的學(xué)生群體進(jìn)行系統(tǒng)的升級(jí)。

3結(jié)語(yǔ)

通過(guò)對(duì)檔案管理模式的分析，以及對(duì)以后檔案管理優(yōu)化途徑的以下建議，相信當(dāng)前檔案管理過(guò)程中存在的一些問(wèn)題會(huì)在不斷優(yōu)化的過(guò)程中得到解決，對(duì)于檔案管理的信息和系統(tǒng)化流程，也會(huì)在不斷適應(yīng)的過(guò)程中變得更加流暢。大力開展高職檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新，便于以后學(xué)生填寫個(gè)人信息，日常對(duì)于個(gè)人檔案進(jìn)行完善更加的有條不紊，檔案管理部門對(duì)于自己的職責(zé)更加的清晰，在工作中也可以加快溝通和工作的效率，對(duì)于學(xué)生檔案管理工作的快速開展也可以更加的流程化，數(shù)據(jù)更加的數(shù)字化。不斷地對(duì)管理模式進(jìn)行升級(jí)，要求更方便、快捷的對(duì)檔案進(jìn)行管理。

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（責(zé)編：陳靜姝）