政府會(huì)計(jì)制度下高校會(huì)計(jì)檔案管理策略與趨向

文/長(zhǎng)江大學(xué)檔案館 許淼

根據(jù)教育部《關(guān)于直屬高校實(shí)施政府會(huì)計(jì)制度的意見(jiàn)》教財(cái)〔2018〕6號(hào)文件要求，2019年1月起高校財(cái)務(wù)管理執(zhí)行政府會(huì)計(jì)制度。要求財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)變，通過(guò)會(huì)計(jì)檔案分析會(huì)計(jì)事項(xiàng)的可行性和預(yù)測(cè)性。由報(bào)銷轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾?、決策，由核算轉(zhuǎn)變?yōu)橹笇?dǎo)、監(jiān)督，形成財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、預(yù)算會(huì)計(jì)、成本會(huì)計(jì)三維體系，實(shí)現(xiàn)基于政府會(huì)計(jì)制度的全方位管理。會(huì)計(jì)檔案涵蓋財(cái)政撥款、網(wǎng)上繳費(fèi)、資產(chǎn)購(gòu)置與折舊計(jì)提、項(xiàng)目及其管理經(jīng)費(fèi)支出等收支過(guò)程。

一、高校會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀及問(wèn)題

高校歷史久遠(yuǎn)，會(huì)計(jì)檔案數(shù)量巨大、保存期限長(zhǎng)、以實(shí)體檔案為主，數(shù)字檔案缺乏，較難滿足政府會(huì)計(jì)制度新需求。會(huì)計(jì)檔案信息系統(tǒng)無(wú)法與檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)接，造成會(huì)計(jì)檔案信息管理“數(shù)據(jù)孤島”現(xiàn)象，無(wú)法實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息動(dòng)態(tài)化管理。

（一）會(huì)計(jì)檔案數(shù)量多、專業(yè)性強(qiáng)。高校歷史久遠(yuǎn)，會(huì)計(jì)檔案數(shù)量巨大。以某大學(xué)為例，該校是省屬重點(diǎn)高校，2003年由四所高校合并建立，加上之前各校辦學(xué)時(shí)間，歷時(shí)60多年，這還只是普通省屬高校，如果是國(guó)家級(jí)重點(diǎn)高校歷史更加悠久。某大學(xué)資產(chǎn)原值近42億，每年的憑證量達(dá)8000多份，裝訂保管工作量大。隨著政府會(huì)計(jì)制度的執(zhí)行，高校采用雙分錄會(huì)計(jì)核算，勢(shì)必造成會(huì)計(jì)憑證量進(jìn)一步增加。

（二）會(huì)計(jì)檔案以實(shí)體檔案為主，數(shù)字檔案缺乏。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案大多以紙質(zhì)實(shí)體檔案存儲(chǔ)為主。近年來(lái)，也有少量的電子檔案，電子檔案主要是保存電子版的會(huì)計(jì)賬，由財(cái)務(wù)部門(mén)保存，沒(méi)有電子化的會(huì)計(jì)憑證。高校檔案部門(mén)實(shí)體檔案保管壓力大，無(wú)論存儲(chǔ)空間和存儲(chǔ)質(zhì)量都有困難。隨著數(shù)字檔案館建設(shè)的興起，本著“存量檔案數(shù)字化，增量檔案電子化”的原則，需要加工的數(shù)字化檔案量大，會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化占比仍較低，數(shù)字檔案信息資源缺乏。

（三）無(wú)法適應(yīng)政府會(huì)計(jì)制度新要求。政府會(huì)計(jì)制度要求高校清晰反映財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)狀況和預(yù)算執(zhí)行情況，提升高校財(cái)政信息透明度及會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。高校財(cái)務(wù)工作量、專業(yè)度和工作內(nèi)容明顯劇增，而且涉及面廣、核算單位多。新會(huì)計(jì)制度將收付實(shí)現(xiàn)制和權(quán)責(zé)發(fā)生制結(jié)合在一起實(shí)現(xiàn)雙分錄，科目數(shù)由原來(lái)的54個(gè)增加到103個(gè)；需要披露雙報(bào)告，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息透明化，為使用者提供準(zhǔn)確有效的會(huì)計(jì)報(bào)表信息，現(xiàn)有會(huì)計(jì)檔案無(wú)法適應(yīng)政府會(huì)計(jì)制度的新要求。

（四）會(huì)計(jì)檔案信息系統(tǒng)綜合性不強(qiáng)。按新會(huì)計(jì)制度的相關(guān)要求，高校應(yīng)結(jié)合實(shí)際建設(shè)預(yù)算、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、合同、基建和檔案等一體化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、相互制約，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案信息系統(tǒng)只能對(duì)輸入的信息進(jìn)行匯總、分類、篩選、流程管理等作業(yè)，不能完成檔案數(shù)據(jù)信息的加工及分析工作。現(xiàn)有財(cái)務(wù)信息散落在各處，由多個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)和崗位管理，會(huì)計(jì)檔案信息分散且數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，財(cái)務(wù)與資產(chǎn)、科研、人事、教學(xué)、合同、檔案等信息系統(tǒng)對(duì)接不暢、綜合性不強(qiáng)。

二、高校會(huì)計(jì)檔案管理的策略

（一）完善會(huì)計(jì)檔案信息系統(tǒng)管理規(guī)程。長(zhǎng)期以來(lái)，高校建立和完善了《XX學(xué)校檔案管理辦法》《XX學(xué)校檔案管理操作流程》等，也開(kāi)始著手修改相應(yīng)的《XX學(xué)校電子文件管理辦法》《XX學(xué)校檔案管理績(jī)效考評(píng)辦法》等等，但隨著政府會(huì)計(jì)制度的落地，會(huì)計(jì)檔案涵蓋基礎(chǔ)信息設(shè)置、雙體系科目、雙分錄憑證自動(dòng)生成、憑證影像化、會(huì)計(jì)賬表及差異表生成等重要環(huán)節(jié)，應(yīng)建立并完善《XX學(xué)校會(huì)計(jì)檔案信息系統(tǒng)管理規(guī)程》，梳理預(yù)算、決算、政府采購(gòu)等業(yè)務(wù)基礎(chǔ)上，完善會(huì)計(jì)檔案信息工作流程，并按照規(guī)定的管理權(quán)限和流程，逐步實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理事項(xiàng)的網(wǎng)上辦理，提升線上服務(wù)功能。

（二）基于政府會(huì)計(jì)制度的全方位管理。實(shí)現(xiàn)基于政府會(huì)計(jì)制度的全方位管理。一是準(zhǔn)確體現(xiàn)政府會(huì)計(jì)制度準(zhǔn)則，適應(yīng)新的核算內(nèi)容、方法，更加便捷操作，取代以往手工操作可能產(chǎn)生的不規(guī)范。如：模擬人工操作，自動(dòng)核對(duì)單據(jù)的規(guī)范性、金額的準(zhǔn)確性，未按流程填寫(xiě)即無(wú)法進(jìn)入下一步。二是適應(yīng)高校內(nèi)部管理要求，譬如成本核算、內(nèi)部控制，采用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)等新技術(shù)手段，與財(cái)政管理改革相匹配。

（三）優(yōu)化會(huì)計(jì)憑證管理功能。以先進(jìn)的影像管理技術(shù)為基礎(chǔ)，在憑證錄入（或網(wǎng)上報(bào)賬）中集成電子發(fā)票管理，實(shí)現(xiàn)檢驗(yàn)發(fā)票真?zhèn)魏筒橹?，建立憑證模板，審核通過(guò)后生成憑證并保存（或者退單），優(yōu)化憑證管理功能，某大學(xué)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)流向如“圖1”所示。從“圖1”可看出，檔案部門(mén)在采集會(huì)計(jì)電子檔案資料時(shí)，可一并提取梳理其他業(yè)務(wù)部門(mén)的相關(guān)檔案資料，保證檔案資料齊全；財(cái)務(wù)部門(mén)實(shí)現(xiàn)新核算模式下的數(shù)據(jù)集中，夯實(shí)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

圖1 某高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)流向示意圖

（四）強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理功能。高校內(nèi)部要充分利用財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，建立校園數(shù)據(jù)交換平臺(tái)，不同部門(mén)間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。高校財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)是高校財(cái)務(wù)管理的基石，而與之相關(guān)的招投標(biāo)采購(gòu)管理、合同管理、資產(chǎn)管理等其他部門(mén)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，應(yīng)在一定程度上共享端口，以實(shí)現(xiàn)高校各部門(mén)數(shù)據(jù)信息互聯(lián)互通、避免重復(fù)遺漏。一是方便辦事，提高辦事效率。二是將分散在各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息采集歸檔，以實(shí)現(xiàn)齊全、完備、完整的會(huì)計(jì)檔案信息管理。以便檔案館的利用與分析決策。

三、高校會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)展方向

在政府會(huì)計(jì)制度下，高校會(huì)計(jì)檔案管理模式應(yīng)向無(wú)人報(bào)銷、智能審核、提升會(huì)計(jì)檔案本體價(jià)值三個(gè)方面轉(zhuǎn)變，有助于高校會(huì)計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)創(chuàng)新。

（一）無(wú)人報(bào)銷。通過(guò)深度學(xué)習(xí)，以人機(jī)交互方式進(jìn)行圖像采集與文本提取，形成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。首先，機(jī)器自動(dòng)通過(guò)專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)理解，形成自動(dòng)核算。通過(guò)設(shè)置量化規(guī)則并自動(dòng)判斷經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)（報(bào)差旅費(fèi)還是報(bào)固定資產(chǎn)購(gòu)置費(fèi)……），再選擇會(huì)計(jì)核算方式，如科目、部門(mén)、項(xiàng)目等等，最后形成完整的憑證。其次，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)線上線下融合、PC端移動(dòng)端融合、校園卡與支付平臺(tái)融合。通過(guò)集成過(guò)程中數(shù)據(jù)種類、結(jié)構(gòu)、數(shù)量、質(zhì)量的把握和信息化資源的管理深度，提升會(huì)計(jì)檔案治理能力，推動(dòng)高校會(huì)計(jì)檔案管理方式轉(zhuǎn)型。

（二）智能審核。審核是會(huì)計(jì)核算中效率最低、人工量最大、最難溝通和最難把控的環(huán)節(jié)，可通過(guò)AI智能替代人工智能審核。一是自動(dòng)檢測(cè)原始發(fā)票、單據(jù)真?zhèn)魏蛨?bào)銷合理性。二是通過(guò)語(yǔ)音識(shí)別、語(yǔ)義識(shí)別，自動(dòng)解答財(cái)稅知識(shí)和報(bào)銷細(xì)則。三是報(bào)賬人身份識(shí)別、報(bào)賬經(jīng)費(fèi)號(hào)、自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，自動(dòng)做賬，并完成電子支付。四是以收支為主線，實(shí)現(xiàn)政府會(huì)計(jì)背景下自動(dòng)化處理。

（三）引入人工智能實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的本體價(jià)值。在新形勢(shì)下，財(cái)務(wù)工作所需知識(shí)結(jié)構(gòu)、工作細(xì)致度及深度發(fā)生了明顯變化，以往獲取數(shù)據(jù)以紙質(zhì)憑證承載數(shù)據(jù)，沒(méi)有對(duì)接的電子數(shù)據(jù)，根據(jù)既定規(guī)則進(jìn)行數(shù)據(jù)加工，引入人工智能可按照預(yù)設(shè)的方式生產(chǎn)后續(xù)數(shù)據(jù)?；跈C(jī)器學(xué)習(xí)提取預(yù)測(cè)維度和大數(shù)據(jù)分析，能對(duì)財(cái)務(wù)趨勢(shì)、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，精確預(yù)判，形成更準(zhǔn)確地分析預(yù)測(cè)。從而體現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息的本體價(jià)值。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新會(huì)計(jì)制度為高校會(huì)計(jì)檔案管理帶來(lái)了新機(jī)遇，人工智能并不能取代財(cái)務(wù)和檔案人員，但需要高校財(cái)務(wù)和檔案人員轉(zhuǎn)變?yōu)椤肮芾硇汀?。轉(zhuǎn)變觀念，更新知識(shí)，多學(xué)習(xí)、多實(shí)踐，順勢(shì)而為，運(yùn)用人工智能思維豐富高校會(huì)計(jì)檔案信息資源，助力高校會(huì)計(jì)檔案信息工作邁上新臺(tái)階。