公共部門人力資源信息系統(tǒng)應(yīng)用研究

王玉超

摘要：人力資源信息系統(tǒng)是人力資源管理信息化發(fā)展的產(chǎn)物，在公共部門建設(shè)應(yīng)用人力資源信息系統(tǒng)有利于人力資源效用的充分發(fā)揮，有利于為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的公共產(chǎn)品和服務(wù)。當(dāng)前公共部門傳統(tǒng)的人力資源管理模式已不能適應(yīng)新形勢(shì)下的人事管理需要，亟需開(kāi)發(fā)應(yīng)用滿足實(shí)際管理要求的人力資源信息系統(tǒng)，合理規(guī)劃人力資源信息系統(tǒng)的應(yīng)用策略，推動(dòng)公共部門人力資源管理模式改革創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：公共部門;人力資源管理;信息系統(tǒng)

人力資源信息系統(tǒng)（HRIS）是利用信息技術(shù)對(duì)人力資源進(jìn)行管理和開(kāi)發(fā)的電子系統(tǒng)，能夠有效促進(jìn)人力資源管理的科學(xué)化和高效率。在信息技術(shù)與人力資源管理融合發(fā)展的背景下，多種人力資源信息系統(tǒng)被研發(fā)并廣泛應(yīng)用于各個(gè)部門，尤其是在企業(yè)取得了較好的實(shí)踐效果，為公共部門的人力資源管理信息化建設(shè)提供了契機(jī)?；谙冗M(jìn)的信息技術(shù)建立適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要的人力資源信息系統(tǒng)，能夠促使公共部門人力資源管理的規(guī)范化和精細(xì)化，從而更好地發(fā)揮人力資源的使用價(jià)值，服務(wù)社會(huì)公共利益需要。

一、公共部門人力資源信息系統(tǒng)效用分析

人力資源是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的第一資源，行政事業(yè)單位、醫(yī)院、學(xué)校等公共部門集聚著大量高素質(zhì)人才，承擔(dān)著公共管理和公益服務(wù)的重要職責(zé)，公共部門人力資源的價(jià)值發(fā)揮程度直接關(guān)系著公共利益的實(shí)現(xiàn)，將人力資源信息系統(tǒng)應(yīng)用于公共部門對(duì)組織發(fā)展和個(gè)人成長(zhǎng)進(jìn)步等都具有重要意義。

（一）有利于提高人事信息管理效能

傳統(tǒng)的人事信息管理習(xí)慣使用紙質(zhì)檔案，在制作、收集、保存、查閱上都較為繁瑣，且容易造成工作重復(fù)和資源浪費(fèi)。人力資源信息系統(tǒng)則借助計(jì)算機(jī)軟件和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，突破了時(shí)間和空間上的限制，實(shí)現(xiàn)了人事信息的自由傳輸和動(dòng)態(tài)更新。將人力資源信息系統(tǒng)應(yīng)用于公共部門，通過(guò)人事數(shù)據(jù)的全面搜集和處理建立起電子檔案，不僅能幫助管理者快速了解和維護(hù)職工信息，還能實(shí)時(shí)了解每個(gè)職工的工作狀態(tài)、工作成果，從而將職工的基本信息與工作實(shí)績(jī)進(jìn)行動(dòng)態(tài)整合，方便快捷地對(duì)職工進(jìn)行跟蹤管理，大大提高管理者信息處理的工作效率，降低在信息處理上投入的時(shí)間和資金成本。

（二）有利于優(yōu)化人力資源管理質(zhì)量

目前公共部門的人力資源管理模式信息化程度不高，管理者要將較多的精力用在人員招聘、職工考勤、績(jī)效考核、工資發(fā)放、培訓(xùn)教育、崗位調(diào)動(dòng)等事務(wù)的籌劃和具體實(shí)施上，日常事務(wù)較為機(jī)械重復(fù)，大量工作仍然采用手動(dòng)作業(yè)方式，工作效率和管理水平不佳。人力資源信息系統(tǒng)具有電子化、智能化的管理功能，可以幫助管理者快速準(zhǔn)確地獲取所需信息，自動(dòng)生成職工人力資源數(shù)據(jù)報(bào)表，為管理者開(kāi)展工作和領(lǐng)導(dǎo)層決策提供有力支持，有效提高人力資源管理的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)日常人力資源管理的規(guī)范化和高效化。人力資源信息系統(tǒng)科學(xué)的管理方式還能將人、事有效結(jié)合，針對(duì)性制定人力資源管理方案，在職工職位變動(dòng)、薪資管理等方面合理設(shè)定，促進(jìn)單位內(nèi)部人力資源的優(yōu)化配置。

（三）有利于平衡人才資源供求關(guān)系

公共部門受限于單位傳統(tǒng)的等級(jí)管理方式，在職位晉升和薪資待遇上對(duì)高素質(zhì)、高層次人才的吸引力都不強(qiáng)，因人力資源管理不善造成的人才流失也很多。人力資源信息系統(tǒng)解決了傳統(tǒng)人事招聘上的信息不對(duì)稱問(wèn)題，借助互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)和職位需求數(shù)據(jù)庫(kù)的雙向連接，既能為公共部門篩選出符合崗位所需的緊缺急需人才，又能為尋找期望工作崗位的人才提供更多機(jī)會(huì)，在雙方充分溝通的情況下更能達(dá)成合作意向。通過(guò)大數(shù)據(jù)分析，公共部門可以制定更加透明公平的招聘條件，根據(jù)市場(chǎng)行情和人才心理預(yù)期確定合理的薪資水平和相關(guān)待遇，以此吸引專業(yè)人才的關(guān)注，在人才引進(jìn)后利用人力資源信息系統(tǒng)制定個(gè)性化職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，充分發(fā)掘人才專業(yè)優(yōu)勢(shì)和個(gè)人特性，提供成長(zhǎng)進(jìn)步通道，激發(fā)他們的工作熱情和創(chuàng)新精神，提高人才與崗位的匹配度和穩(wěn)定性，實(shí)現(xiàn)人才資源供求關(guān)系的動(dòng)態(tài)均衡。

二、公共部門人力資源信息系統(tǒng)的模式建構(gòu)

開(kāi)發(fā)應(yīng)用公共部門人力資源信息系統(tǒng)，是人力資源信息化管理模式的落腳點(diǎn)。這就要求在人機(jī)互動(dòng)的基礎(chǔ)上對(duì)人力資源進(jìn)行信息整合與科學(xué)分析，在掌握整體人事信息的前提下統(tǒng)籌謀劃，合理設(shè)置系統(tǒng)模塊和管理功能，使信息化技術(shù)和先進(jìn)管理理念有機(jī)結(jié)合，促進(jìn)人力資源管理水平的提升。

（一）搭建人力資源信息管理平臺(tái)

人事信息是人力資源信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)，公共部門的人力資源管理要從信息處理方面著手搭建管理平臺(tái)。首先，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，合理增加資金投入，采購(gòu)安裝適當(dāng)配置的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等硬件設(shè)備，對(duì)人力資源信息管理設(shè)施進(jìn)行更新?lián)Q代;其次，創(chuàng)建人力資源電子數(shù)據(jù)庫(kù)，要確保人事信息的準(zhǔn)確全面，統(tǒng)一規(guī)劃人事信息采集流程，確定信息采集的內(nèi)容，在信息采集時(shí)要統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)，做好數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和保存，保持?jǐn)?shù)據(jù)源的一致性;再次，及時(shí)對(duì)信息進(jìn)行更新維護(hù)，實(shí)行人事信息的動(dòng)態(tài)管理，在對(duì)信息的可靠性核實(shí)的前提下，根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)更新維護(hù)職工信息;最后，對(duì)已有的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，既包括對(duì)個(gè)人涉及管理內(nèi)容的所有信息進(jìn)行整合，也包括各管理內(nèi)容所有職工的信息整合，在信息整合過(guò)程中要兼顧管理要素之間的有機(jī)銜接與信息聯(lián)通。

（二）完善信息系統(tǒng)內(nèi)容與功能設(shè)計(jì)

人力資源信息系統(tǒng)需要借助功能模塊實(shí)現(xiàn)整體管理效果，因此要重視系統(tǒng)內(nèi)容和功能設(shè)計(jì)，為系統(tǒng)應(yīng)用和維護(hù)打下良好基礎(chǔ)。首先，配置管理功能模塊，主要有職工信息管理模塊、績(jī)效管理模塊、薪酬管理模塊、崗位管理模塊、培訓(xùn)開(kāi)發(fā)模塊等，動(dòng)態(tài)智能管理職工的個(gè)人信息、工作績(jī)效、薪資待遇、崗位及職務(wù)、培訓(xùn)情況等;其次，確定事務(wù)處理流程，對(duì)各功能模塊進(jìn)行鏈條式管理，各功能模塊既相對(duì)獨(dú)立又整體關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的分類處理和資源共享;再次，加入職工意見(jiàn)反饋板塊，用于搜集、整理關(guān)于人力資源管理和信息系統(tǒng)改進(jìn)的意見(jiàn);最后，設(shè)計(jì)人事決策支持子系統(tǒng)，在信息集成和模塊整合的基礎(chǔ)上對(duì)職工各項(xiàng)指標(biāo)及綜合評(píng)價(jià)進(jìn)行定量和定性分析，對(duì)組織機(jī)構(gòu)和內(nèi)部人事結(jié)構(gòu)優(yōu)化提出建議，為領(lǐng)導(dǎo)層的人事決定提供依據(jù)。

（三）開(kāi)發(fā)人力資源管理軟件程序

公共部門人力資源管理不同于企業(yè)，在人力資源管理上帶有體制色彩，具有編制化管理特點(diǎn)，因此不宜直接選用企業(yè)使用的人力資源信息系統(tǒng)，而是要根據(jù)自身?xiàng)l件開(kāi)發(fā)符合實(shí)際管理要求的人力資源管理軟件程序，保證信息化管理的適用性。軟件程序開(kāi)發(fā)是建立人力資源信息系統(tǒng)的關(guān)鍵，應(yīng)做好需求調(diào)研，并從信息化知識(shí)、技術(shù)、產(chǎn)品、管理等方面提出可行性方案，邀請(qǐng)專家對(duì)方案的可操作性、實(shí)用性進(jìn)行充分論證，通過(guò)招標(biāo)方式聘用軟件公司開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)，融合運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)信息技術(shù)，注重對(duì)信息采集、匯總、分析、處理、利用程序進(jìn)行準(zhǔn)確性、兼容性和穩(wěn)定性測(cè)試，在后續(xù)工作中還要做好軟件程序的維護(hù)和調(diào)試，深化應(yīng)用提升工作，完成轉(zhuǎn)運(yùn)支持和系統(tǒng)驗(yàn)收。

三、公共部門人力資源信息系統(tǒng)的應(yīng)用策略

人力資源信息系統(tǒng)是信息化時(shí)代管理手段的改進(jìn)和優(yōu)化，從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)是管理者的輔助工具，只有將信息系統(tǒng)應(yīng)用于實(shí)際管理過(guò)程才能實(shí)現(xiàn)卓有成效的管理，因此公共部門要從整體視角確定實(shí)施策略，發(fā)揮其最大效用。

（一）轉(zhuǎn)變思想確立信息化管理理念

公共部門長(zhǎng)期依賴建立紙質(zhì)檔案進(jìn)行人力資源管理，工作瑣碎重復(fù)，在人事使用問(wèn)題上主觀性強(qiáng)，管理工作往往陷入文山會(huì)海之中，信息化建設(shè)較為滯后。在新時(shí)代，人力資源信息化管理是必然趨勢(shì)，公共部門的領(lǐng)導(dǎo)層和管理者應(yīng)認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)的管理模式已不能適應(yīng)信息化社會(huì)的管理需要，應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)更新管理理念，從長(zhǎng)遠(yuǎn)和發(fā)展的角度對(duì)待人力資源管理工作，不斷學(xué)習(xí)信息技術(shù)知識(shí)，樹(shù)立信息化管理觀念，積極參與人力資源管理信息化建設(shè)規(guī)劃設(shè)計(jì)，用戰(zhàn)略眼光開(kāi)發(fā)應(yīng)用人力資源信息系統(tǒng)，提高管理效率。

（二）以人為本建設(shè)高素質(zhì)管理隊(duì)伍

人力資源信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用都需要既懂技術(shù)又懂管理的人才隊(duì)伍來(lái)支持，這樣才能使每一項(xiàng)計(jì)劃得以落實(shí)。培養(yǎng)專業(yè)的信息化管理人才。首先，要做好人員篩選工作，選拔責(zé)任心強(qiáng)和有信息管理和人力資源管理專業(yè)背景的職工作為重點(diǎn)培養(yǎng)對(duì)象;其次，要開(kāi)展多渠道的培訓(xùn)活動(dòng)，豐富信息化管理的知識(shí)儲(chǔ)備，通過(guò)邀請(qǐng)技術(shù)和管理專家現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、參加網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)教育、外地參觀學(xué)習(xí)等方式進(jìn)行全方位的培訓(xùn)，提高管理者工作技能和綜合素質(zhì);最后，要強(qiáng)化信息技術(shù)水平和實(shí)踐管理經(jīng)驗(yàn)，讓管理人員全程參與人力資源信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、測(cè)試、應(yīng)用、維護(hù)、優(yōu)化工作，做到對(duì)信息系統(tǒng)充分了解和熟練操作使用。

（三）持續(xù)改進(jìn)適應(yīng)人事管理需要

公共部門人力資源信息系統(tǒng)的應(yīng)用是一個(gè)漸進(jìn)完善的過(guò)程，應(yīng)根據(jù)公共部門管理體制改革進(jìn)展、單位綜合管理情況和人力資源管理的個(gè)性化需要進(jìn)行設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)，使其更加適應(yīng)人力資源管理的形勢(shì)要求。一方面，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流引進(jìn)信息系統(tǒng)建設(shè)所需的先進(jìn)設(shè)備和高新技術(shù)，開(kāi)發(fā)更加智能化的管理軟件程序，在職工信息管理、勞動(dòng)關(guān)系管理、薪酬管理、績(jī)效考核上實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)計(jì)算和精確分析處理;另一方面，結(jié)合實(shí)際需要不斷優(yōu)化信息系統(tǒng)的內(nèi)容、功能模塊以及系統(tǒng)操作使用規(guī)則，使系統(tǒng)過(guò)程化控制更加科學(xué)，管理流程更加成熟，從而更好發(fā)揮對(duì)人力資源管理的支撐作用。

（四）健全規(guī)則強(qiáng)化系統(tǒng)運(yùn)行管理

公共部門的人力資源管理具有相對(duì)穩(wěn)定性，人力資源信息系統(tǒng)投入使用之前就應(yīng)在操作規(guī)范和使用規(guī)則上予以明確，未經(jīng)授權(quán)不得隨意調(diào)用。首先，制定科學(xué)合理的信息管理規(guī)章制度，嚴(yán)格調(diào)取、修改、查閱等信息使用程序，確保信息數(shù)據(jù)使用具有規(guī)范性;其次，優(yōu)化人力資源信息化管理流程，結(jié)合人力資源管理規(guī)定和系統(tǒng)程序?qū)β毠ふ衅?、培?xùn)、考核、任職、薪資等多種管理事項(xiàng)進(jìn)行流程梳理，使其與信息系統(tǒng)更加契合;最后，加強(qiáng)信息系統(tǒng)保密管理，通過(guò)設(shè)置防火墻、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)、定期進(jìn)行維護(hù)等方式提高人力資源信息系統(tǒng)的安全系數(shù)，保證信息資源的安全完整。

（五）統(tǒng)籌規(guī)劃服務(wù)組織整體發(fā)展

人力資源信息系統(tǒng)是公共部門進(jìn)行人力資源管理的重要手段之一，作為一種管理工具服務(wù)于單位的整體發(fā)展。人力資源管理信息系統(tǒng)是公共部門信息管理系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，在開(kāi)發(fā)和應(yīng)用時(shí)要注意與OA辦公系統(tǒng)、財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)等其他信息系統(tǒng)的程序兼容，做到系統(tǒng)之間的信息流通和有機(jī)銜接。人力資源信息系統(tǒng)作為公共部門信息化建設(shè)的重要一環(huán)，需要從整體的維度進(jìn)行長(zhǎng)遠(yuǎn)的統(tǒng)籌規(guī)劃，根據(jù)單位的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)和技術(shù)水平進(jìn)行分析和評(píng)估，做好頂層設(shè)計(jì)，分階段制定科學(xué)合理的目標(biāo)，服從總體發(fā)展規(guī)劃，充分把握現(xiàn)有資源，達(dá)到人力資源管理的最佳效果。

四、結(jié)語(yǔ)

人力資源信息系統(tǒng)在公共部門的應(yīng)用，不是單一的技術(shù)推廣，而是一種全新管理模式的創(chuàng)新。公共部門人力資源管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建需要綜合利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通信等先進(jìn)的信息技術(shù)，做到人事信息的集成管理、內(nèi)容及功能模塊的齊全完備、軟件程序的適用可靠，以此夯實(shí)人力資源管理信息化的基礎(chǔ)。在人力資源信息系統(tǒng)的運(yùn)用上，應(yīng)樹(shù)立信息化管理理念，培養(yǎng)既懂信息技術(shù)又會(huì)管人管事的專門人才，并根據(jù)形勢(shì)需要對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)提升，不斷完善其運(yùn)作規(guī)則，善于從全局謀劃，在技術(shù)和制度上推動(dòng)綜合管理的改進(jìn)提高，進(jìn)而強(qiáng)化公共部門的軟硬實(shí)力，為社會(huì)創(chuàng)造更多價(jià)值。

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（作者單位：滕州市行政審批服務(wù)局公共資源交易中心）