企業(yè)內控信息化建設探索與實踐

周艷麗 唐哲軍

摘要：信息化時代，企業(yè)面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，內部控制愈發(fā)重要。如何限制乃至消除各種形式的“變通”對內控流程的破壞，更好地防范化解風險？本文通過對江蘇省廣播電視集團有限公司內控信息化建設工作方法與成效進行總結、分析，為新形勢下企業(yè)內部控制工作落地提供了借鑒。

關鍵詞：內部控制；信息化管控；OA系統(tǒng)

江蘇省廣播電視集團有限公司（簡稱“江蘇廣電”）是2001年江蘇省人民政府批準組建的省級廣播電視集團，主要運營廣播電視節(jié)目制作與播出、電影制作與發(fā)行放映、新媒體、報紙雜志、文化金融、國際業(yè)務、培訓業(yè)務、演藝業(yè)務、產(chǎn)業(yè)基地（園區(qū)）、居家購物等多項業(yè)務。截止2018年底，江蘇廣電在職員工7000多人，集團合并總資產(chǎn)310多億元，旗下全資子公司、控參股公司200多家，是一家業(yè)務多樣、人員眾多、規(guī)模龐大的國有文化企業(yè)集團。

江蘇廣電內部控制信息化管控機制主要可概括為“七個管控”，即依托OA協(xié)同辦公系統(tǒng)、NC財務用友系統(tǒng)、CBS銀企直聯(lián)系統(tǒng)（以下分別簡稱“OA系統(tǒng)”“NC系統(tǒng)”“CBS系統(tǒng)”）等先后開發(fā)的信息化平臺，將主要的內部控制管理制度、流程、方法嵌入信息系統(tǒng)，從預算、資金、資產(chǎn)、采購、成本費用、財務報告和內部審計七個視角對各項業(yè)務施行信息化管控。

預算管理信息化管控。江蘇廣電全面預算管理是將各項業(yè)務全面、全流程、全員性地納入預算管理，在預算執(zhí)行環(huán)節(jié)，預算信息化管控具有實時管理、避免人工統(tǒng)計錯誤的明顯優(yōu)勢。以江蘇廣電廣播傳媒為例，年度預算經(jīng)審批核定后，由預算管理員將預算數(shù)據(jù)錄入NC系統(tǒng)，啟用當年度預算管理模塊。日常經(jīng)費實行預算總額控制，NC系統(tǒng)自動計算日常經(jīng)費可用預算金額，如使用經(jīng)費金額超出可用預算金額則無法保存使用經(jīng)費的單據(jù)、支出經(jīng)費；專項經(jīng)費事項專項控制，該專項業(yè)務發(fā)生前，由業(yè)務經(jīng)辦部門履行事項審批程序，列明申請使用的專項預算，NC系統(tǒng)自動生成事項審批單號，業(yè)務經(jīng)辦部門在使用經(jīng)費時，須在NC系統(tǒng)費用報銷單（或預付款、借款單據(jù)）上關聯(lián)事項審批單號，在專項預算范圍內使用預算，超出預算則無法保存使用經(jīng)費的單據(jù)、支出經(jīng)費。經(jīng)費使用后，NC系統(tǒng)預算管理報表實時統(tǒng)計預算總額、已執(zhí)行金額、可用預算余額，反饋當前預算管理情況并為后續(xù)管理提供數(shù)據(jù)。

資金管理信息化管控。江蘇廣電成立早期，由于其是由20余家單位合并組建，資金管理集中度和資金使用效益相對較低。2010年江蘇廣電上線CBS系統(tǒng)，建立了資金信息化管控平臺，將下屬單位所有銀行賬戶納入CBS系統(tǒng)集中管理，經(jīng)過多年的探索和完善，已實現(xiàn)對主要資金成員單位的資金實時監(jiān)控、統(tǒng)一資金歸集調配、統(tǒng)一資金運營、統(tǒng)一內部借款及委托貸款、統(tǒng)一內部融資等，有效發(fā)揮了集團資金的規(guī)模效應和協(xié)同效益。

固定資產(chǎn)管理信息化管控。江蘇廣電固定資產(chǎn)管理信息化管控主要體現(xiàn)在兩個方面：一是借助OA系統(tǒng)實現(xiàn)固定資產(chǎn)請購、調撥、變動、報廢的電子化審批，審批完成后由固定資產(chǎn)管理員在NC系統(tǒng)固定資產(chǎn)管理模塊中辦理請購、調撥、變動、報廢登記相關工作；二是NC系統(tǒng)固定資產(chǎn)管理模塊與會計核算模塊協(xié)同，固定資產(chǎn)管理模塊完成資產(chǎn)登記、折舊計提、減值計提、資產(chǎn)報廢等工作后，自動將增產(chǎn)增減、折舊、減值等信息發(fā)送到會計核算模塊來生成相應的記賬憑證，以確保固定資產(chǎn)管理模塊與會計核算模塊關于固定資產(chǎn)賬務信息的一致性和準確性。

采購管理信息化管控。江蘇廣電除節(jié)目采購業(yè)務實行專業(yè)性地采購管理外，其余各項采購業(yè)務均通過信息化工具進行全流程管控。5萬元以上的采購業(yè)務須在OA系統(tǒng)履行采購項目立項審批、采購文件（如公開招標文件、邀請招標文件、競爭性談判文件等）審批、合同審批、財務報銷審批等，集團監(jiān)察、財務、技術管理、法務等部門分別從采購方式和程序、預算執(zhí)行與付款、技術項目論證與驗收、采購活動的綜合監(jiān)督、法律風險管控等角度對采購活動分工實施監(jiān)督管理。

成本費用信息化管控。江蘇廣電成本費用信息化管控是通過NC系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的協(xié)同管理實現(xiàn)的。成本費用承擔部門在NC系統(tǒng)錄入費用報銷、預付款、借款等經(jīng)費支出單據(jù)，需要事前審批的事項，在錄入單據(jù)時可引用OA系統(tǒng)中已經(jīng)前置審批的合同審批表、采購相關表單、出差請假審批表等文件。經(jīng)費支出單據(jù)在NC系統(tǒng)保存后自動發(fā)送到OA系統(tǒng)履行經(jīng)費支出審批程序，審批完成后審批信息再次自動返回NC系統(tǒng)，經(jīng)財務人員確認后支付資金、生成記賬憑證。成本費用信息化管控一方面通過信息引用的方式在一定程度上實現(xiàn)了業(yè)務信息和財務信息的集成共享，另一方面大大方便了財務審批，提高了審批效率。

財務報告信息化管控。江蘇廣電是由江蘇人民廣播電臺、江蘇電視臺等20余家單位根據(jù)省人民政府的批復合并組建的，組建后下屬財務報告單位數(shù)量大、情況復雜，如何準確、高效地編報財務報告是集團會計核算的重點和難點。江蘇廣電通過統(tǒng)一使用NC系統(tǒng)，逐步、深入地促進統(tǒng)一會計政策、統(tǒng)一會計核算規(guī)則、統(tǒng)一會計科目、統(tǒng)一收支項目、統(tǒng)一客商等基礎檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)各財務主體財務報告的統(tǒng)一性和標準化。同時，為規(guī)避人工編報關聯(lián)交易漏報、錯報的風險，江蘇廣電通過推行NC系統(tǒng)中的內部交易協(xié)同模塊以實現(xiàn)關聯(lián)交易自動抵消，具體為關聯(lián)交易的一方在記賬憑證中錄入另一關聯(lián)單位的名稱后，則NC系統(tǒng)的內部交易協(xié)同模塊自動將信息發(fā)送到對方確認，待內部交易協(xié)同確認后，關聯(lián)交易雙方才能結賬，則編報合并報表時，已確認協(xié)同的關聯(lián)交易將自動完成抵消。

內部審計信息化管控。江蘇廣電內部審計信息化管控主要體現(xiàn)在對審計過程中發(fā)現(xiàn)問題的整改方面。在年報審計、經(jīng)濟目標責任審計、離任審計、內部專項審計等各項審計工作完成后，針對審計中發(fā)現(xiàn)的問題須即知即改、立行立改，具體要求是被審計單位在OA系統(tǒng)中提交《審計整改落實情況表》，列出當前整改情況、擬整改措施或情況說明、擬完成時間及整改責任人等信息，報集團財務資產(chǎn)部、經(jīng)營管理部、審計法務部、監(jiān)察室等部門審核。對需要逐步推進或持續(xù)改進的問題，被審計單位后續(xù)按月將持續(xù)整改情況匯總填報《審計整改落實情況表》，直至整改任務全部完成。

江蘇廣電內部控制信息化建設的過程，其實也是一個不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的過程，目前仍存在一些問題需要解決，重點要圍繞“四個方面”做好優(yōu)化與提升。

做好頂層設計工作。江蘇廣電作為規(guī)模較大的企業(yè)集團，對成員企業(yè)采用何種管控模式，是分散管理還是集中管理，集中管理又是采用何種具體操作模式，以及信息化建設本身采用集中還是分散的設計建設及運行管控模式，都需要在內控信息化建設之前作為前置性條件確定下來。從操作情況看，信息化之前集團采用的是分散運作、集中監(jiān)控的管控模式，信息化建設對江蘇廣電的內部管控模式提出了新要求，信息化建設過程中，江蘇廣電對集團內部的管控模式做了重大調整，從有管控的分散管理向集中運作、集中監(jiān)督分散經(jīng)營、集中監(jiān)督和集中管控模式轉變。

合理設置審批權限。內控信息化建設是以流程優(yōu)化為前置條件的，而流程優(yōu)化需要企業(yè)在組織架構、權力清單和管控模式等方面的優(yōu)化設置為前提條件。在內控信息化過程中，江蘇廣電十分重視從兩條路徑上優(yōu)化審批權限：一是集體審批線。結合江蘇廣電實際情況，重新梳理和修訂集團各層級集體決策事項清單；二是個人審批線。將集團公司需要個人審批的財務事項分為費用報銷、資金支付兩大類，分別由董事長、總經(jīng)理、分管領導和部門負責人四個職級設置審批權限。既加強管控又提高效率，有效平衡管控與效率的關系。

擴大內控信息化覆蓋范圍。內控具有全覆蓋的特性，橫向到邊、縱向到底，全覆蓋企業(yè)內部的各個組織層級，覆蓋企業(yè)的財務、業(yè)務和管理等各項有風險的活動，覆蓋面從戰(zhàn)略到計劃、預算、執(zhí)行、合同、審批、核算、報告、分析、考評、績效等整個管理循環(huán)的各個節(jié)點。與內控范圍相吻合，內控信息化建設和運行也應當全覆蓋。目前這一目標尚未達到。內部控制信息化建設尚未到邊到角，還存在一些業(yè)務管理或無成文規(guī)定僅按慣例執(zhí)行，或有制度規(guī)定但流程不明確無法融入信息管理系統(tǒng)，還需要繼續(xù)擴大業(yè)務覆蓋面。

內控信息化應力求一體、共享。信息化建設過程中，江蘇廣電著力對各系統(tǒng)進行了協(xié)同開發(fā)，實現(xiàn)了相關信息的共享、共有、共用，同時主要的審批事項均歸集提交到OA系統(tǒng)履行審批程序，審批流程相關人員可通過電腦或手機查詢、處理。從現(xiàn)有情況看，“信息孤島”問題仍未徹底解決，還需建立覆蓋業(yè)務全流程的內控信息管理系統(tǒng)。