從審核員的角度探析空冷器行業(yè)質(zhì)量管理體系外部審核

哈爾濱空調(diào)股份有限公司質(zhì)量管理部 黑龍江 哈爾濱 150078

1 概述

自從國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織(ISO)在1987年發(fā)布第一版的質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)以來(lái),質(zhì)量管理體系審核就逐漸成為了評(píng)價(jià)企業(yè)是否能夠提供符合要求的產(chǎn)品的一種重要方法和模式。

外部審核無(wú)論是認(rèn)證審核還是客戶(hù)的合格供方審核得目的是證實(shí)組織有能力穩(wěn)定地提供滿(mǎn)足顧客和適用的法律法規(guī)的要求。從組織的角度來(lái)講,其實(shí)這也是一種營(yíng)銷(xiāo),是向外部展示企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品的能力。

2 兩種外部審核的對(duì)比研究

2．1 外部審核的分類(lèi) 企業(yè)所面對(duì)的外部審核,包括第二方審核和第三方審核,從企業(yè)的實(shí)際情況來(lái)講,對(duì)應(yīng)的是客戶(hù)的合格供方審核(簡(jiǎn)稱(chēng)“客戶(hù)審核”)和認(rèn)證機(jī)構(gòu)的認(rèn)證審核或年度監(jiān)督審核(簡(jiǎn)稱(chēng)“認(rèn)證審核”)。

2．2 認(rèn)證審核與客戶(hù)審核的特點(diǎn)

(一)審核員。無(wú)論是認(rèn)證審核還是客戶(hù)審核,都是以審核員為主導(dǎo)。認(rèn)證審核一般是國(guó)家注冊(cè)審核員,是專(zhuān)業(yè)的管理體系審核員,他們具備質(zhì)量管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),對(duì)質(zhì)量管理中可能存在的問(wèn)題具備敏銳的洞察力并具備解決問(wèn)題的經(jīng)驗(yàn);客戶(hù)審核的審核員相對(duì)而言就比認(rèn)證審核的審核員復(fù)雜得多,一方面客戶(hù)可能會(huì)聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的第三方來(lái)進(jìn)行審核,另一方面國(guó)外客戶(hù)一般都擁有一支供應(yīng)商質(zhì)量管理的隊(duì)伍,由供應(yīng)商質(zhì)量管理人員進(jìn)行質(zhì)量審核,這些質(zhì)量管理人員雖然不是專(zhuān)業(yè)的質(zhì)量體系人員,但他們的知識(shí)背景非常的綜合,一般都具備某一技術(shù)領(lǐng)域的專(zhuān)長(zhǎng),比如設(shè)計(jì)、焊接、無(wú)損檢測(cè)、表面處理等。

(二)審核的范圍。對(duì)于體系審核,無(wú)論是認(rèn)證審核還是客戶(hù)審核,都是以ISO9001標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ),評(píng)估企業(yè)的運(yùn)行是否滿(mǎn)足了標(biāo)準(zhǔn)的要求,這是審核的最基本工作。由于審核目的的不同,認(rèn)證審核與客戶(hù)審核在范圍上存在很大的差別:認(rèn)證審核的范圍僅限于質(zhì)量管理體系,具體而言,認(rèn)證審核會(huì)關(guān)注文件系統(tǒng)和相應(yīng)的執(zhí)行情況,如文件的有效性、現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行的符合性、標(biāo)識(shí)的可用性及可追溯性等等;而客戶(hù)審核的主要目的在于考察企業(yè)是否有足夠的能力提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品,重點(diǎn)在產(chǎn)品上,所以客戶(hù)審核的范圍除了體系審核之外,更關(guān)注產(chǎn)品的制造過(guò)程,在空冷器制造行業(yè),翅片管加工、焊接、無(wú)損檢測(cè)、壓力試驗(yàn)、表面處理、產(chǎn)品組裝等工序是重點(diǎn)關(guān)注的過(guò)程。

(三)審核的流程。GB/T19011－2013中給出了建議的審核的流程,按照體系審核的經(jīng)驗(yàn),基本上是按照標(biāo)準(zhǔn)中所推薦的過(guò)程:首次會(huì)議→職能部門(mén)及現(xiàn)場(chǎng)審核→發(fā)現(xiàn)問(wèn)題→不符合項(xiàng)溝通→末次會(huì)議→分發(fā)審核報(bào)告→不符合項(xiàng)整改。

在上述流程中,對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō),最重要的是職能部門(mén)及現(xiàn)場(chǎng)審核和不符合項(xiàng)整改的過(guò)程。按照慣例,不論是認(rèn)證審核還是客戶(hù)審核,都會(huì)發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)。雖然審核的前提是抽樣,并且審核的職業(yè)道德也強(qiáng)調(diào)審核的客觀性,但從審核的心理上看,審核員為了體現(xiàn)其審核工作的質(zhì)量,發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)是記錄審核質(zhì)量的證據(jù),就如同審核大多是從記錄上發(fā)現(xiàn)問(wèn)題一樣。

(四)審核成本。審核成本包括財(cái)務(wù)成本和時(shí)間成本兩個(gè)方面:表面上看,認(rèn)證審核的財(cái)務(wù)成本是由企業(yè)來(lái)承擔(dān)的,實(shí)際上,認(rèn)證機(jī)構(gòu)也是營(yíng)利性的組織,利潤(rùn)最大化也是認(rèn)證機(jī)構(gòu)存在的意義,所以,認(rèn)證機(jī)構(gòu)要以最小的成本來(lái)達(dá)到最大的收益;對(duì)于客戶(hù)審核來(lái)講,供應(yīng)商能力審核的成本是采購(gòu)成本的一部分,對(duì)于像空冷器這樣的大型設(shè)備的采購(gòu),審核的支出只占采購(gòu)成本的一小部分,而且審核一次可以覆蓋整年,是個(gè)可以分?jǐn)偟某杀?所以,這個(gè)成本取決于審核員的時(shí)間成本,由審核員來(lái)決定。

3 應(yīng)對(duì)審核的策略

根據(jù)以上的論述,可以針對(duì)審核的不同特點(diǎn),來(lái)更好的應(yīng)對(duì)外部審核。顧客對(duì)體系進(jìn)行符合性審核的最終目的是防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn),保證采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量,是對(duì)GB/T19001中有關(guān)采購(gòu)/外包要求的響應(yīng)。從信息經(jīng)濟(jì)的角度來(lái)講,客戶(hù)對(duì)企業(yè)的第三方審核是為了盡量避免由信息不對(duì)稱(chēng)而可能產(chǎn)生的道德風(fēng)險(xiǎn)、逆向選擇等問(wèn)題,只不過(guò)這是一個(gè)技術(shù)的過(guò)程,而不是一個(gè)商務(wù)或財(cái)務(wù)的過(guò)程,在特征上具備隱含性。

在空冷器制造行業(yè),銷(xiāo)售、采購(gòu)、設(shè)計(jì)、制造(其中翅片管制造、焊接、表面處理、組裝、壓力試驗(yàn)、整機(jī)性能試驗(yàn)等是重中之重)、檢驗(yàn)(原材料復(fù)驗(yàn)、無(wú)損檢測(cè)、計(jì)量設(shè)備的使用和管理、壓力試驗(yàn)、整機(jī)性能試驗(yàn)等是重點(diǎn)工作)。

從認(rèn)證審核的角度來(lái)講,空冷器行業(yè)是機(jī)械制造行業(yè),審核員一般都有機(jī)械制造的專(zhuān)業(yè)背景,如果沒(méi)有,審核組中一定會(huì)包含機(jī)械制造方面的技術(shù)專(zhuān)家。按照經(jīng)驗(yàn),以下方面是認(rèn)證審核關(guān)注的重點(diǎn):方針目標(biāo)管理、合同管理、文件管理、設(shè)計(jì)輸入與輸出、設(shè)計(jì)更改的控制、對(duì)供方的控制和管理、現(xiàn)場(chǎng)操作的符合性、標(biāo)識(shí)和可追溯性、產(chǎn)品檢查、計(jì)量設(shè)備的控制、不合格品控制、人員資質(zhì)(尤其是特殊過(guò)程操作人員如焊工、NDE人員、計(jì)量人員、理化檢驗(yàn)員等)、設(shè)備及工作環(huán)境的符合性,其他的就是管理性的內(nèi)容,如數(shù)據(jù)分析、內(nèi)部審核、管理評(píng)審、糾正措施等。

由于客戶(hù)審核的方式更細(xì)致,在策劃上更精細(xì),并且審核更注重產(chǎn)品的制造過(guò)程,所以客戶(hù)審核應(yīng)從以下方面來(lái)關(guān)注:質(zhì)量資質(zhì)、文件控制、合同管理、設(shè)計(jì)計(jì)算、設(shè)計(jì)的修改與變更、現(xiàn)場(chǎng)改善情況、標(biāo)識(shí)和可追溯性、產(chǎn)品檢驗(yàn)、作業(yè)文件、原材料復(fù)驗(yàn)、焊接、無(wú)損檢測(cè)、組裝、表面處理、壓力試驗(yàn)、整機(jī)運(yùn)轉(zhuǎn)試驗(yàn)、不符合項(xiàng)控制、產(chǎn)品資料等?？蛻?hù)審核的內(nèi)容相對(duì)而言就深入了許多,比如在審核設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)時(shí),客戶(hù)審核更多關(guān)注的是設(shè)計(jì)計(jì)算的方法、軟件和準(zhǔn)確性,對(duì)于管理上的流程如評(píng)審、編審批的程序、驗(yàn)證等并不深入審核。所以,在應(yīng)對(duì)客戶(hù)的審核時(shí),企業(yè)的職能部門(mén)應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)在上述工作上展示專(zhuān)業(yè)性和高品質(zhì)。

4 結(jié)論

本文主要從質(zhì)量管理體系審核方及其委托的審核員的職業(yè)特點(diǎn)、工作方式、方法、審核的目的和范圍以及企業(yè)要達(dá)到的效果的角度分析了質(zhì)量管理體系的外部審核。從審核的角度達(dá)到顧客滿(mǎn)意的層面上看,審核的過(guò)程實(shí)際就是持續(xù)改進(jìn)的過(guò)程,至少可以幫助企業(yè)改善了明顯存在的問(wèn)題。

企業(yè)在應(yīng)對(duì)外部審核時(shí),要考慮到審核方的財(cái)務(wù)成本和時(shí)間成本,合理的安排審核過(guò)程。同時(shí)還要將信息經(jīng)濟(jì)和風(fēng)險(xiǎn)管理與企業(yè)質(zhì)量管理結(jié)合起來(lái),充分考慮外部審核員的審核思路,以期順利通過(guò)外部審核,并達(dá)到與客戶(hù)共贏的效果。