事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

王海玲 山東省濟(jì)寧市任城區(qū)殘疾人聯(lián)合會(huì)

前言：檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展過程中必不可少的工作內(nèi)容，其重要性不言而喻，在科學(xué)決策、落實(shí)上級(jí)政策及選拔任用人才等工作上，發(fā)揮著重要的參考作用，也可以說是重要的參考依據(jù)。這是因?yàn)槭聵I(yè)單位的檔案管理中的檔案，是對(duì)事業(yè)單位發(fā)展中的人物和事件的真實(shí)記錄，具有重要的保管和利用價(jià)值。進(jìn)入到新時(shí)期，事業(yè)單位的檔案管理工作中存在一些突出問題，對(duì)事業(yè)單位的快速發(fā)展產(chǎn)生了一定的制約作用，因此，客觀的看待這些問題，并積極的探索和尋找優(yōu)化和調(diào)整的途徑，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、簡述事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化的重要價(jià)值

（一）可以使檔案資源得到科學(xué)性、合理性的配置。事業(yè)單位在實(shí)際發(fā)展過程中，可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，加快檔案資源的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，合理配置和科學(xué)管理信息資源，使信息資源得到充分的利用。在信息化社會(huì)中，電子信息檔案的構(gòu)建具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和長遠(yuǎn)意義，不僅可以更加便捷的存儲(chǔ)和查詢需要的檔案信息，而且可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程操作查詢和管理，對(duì)信息資源的共享具有積極的促進(jìn)作用。

（二）可以進(jìn)一步滿足時(shí)代的發(fā)展需要。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理方法，凸顯出了一定的滯后性，檔案管理的效率和效果不能完全滿足時(shí)代的發(fā)展需要。因此，事業(yè)單位的檔案管理工作，一定要緊跟時(shí)代的發(fā)展變化，積極開展信息化建設(shè)，用現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和檔案管理工作相融合，使得事業(yè)單位的檔案管理工作體現(xiàn)出時(shí)代性和便捷性。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作暴露出的突出問題分析

（一）管理手段缺乏創(chuàng)新性.在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，各種檔案資料通常都是采取紙質(zhì)的保管方式，由管理工作人員進(jìn)行手工的保管程序和流程，這種檔案管理方式，工作效率比較低，而且出錯(cuò)率較高。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，這種傳統(tǒng)的管理方式的弊端愈加凸顯出來。一些事業(yè)單位缺乏發(fā)展和創(chuàng)新的意識(shí)，依然沿用傳統(tǒng)的管理模式，缺乏現(xiàn)代檔案管理的意識(shí)和現(xiàn)代化的設(shè)備支持，人工的管理手段，使得檔案管理工作的工作效率不高、錯(cuò)誤率較高，另外還存在檔案遺失或者泄露的情況，一定程度上影響著事業(yè)單位的檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。

（二）檔案管理中的設(shè)施設(shè)備需要進(jìn)一步完善.在我國事業(yè)單位的發(fā)展過程中，檔案管理工作中存在著設(shè)施設(shè)備不足的情況，例如檔案管理中的存檔場所不足；檔案管理中的用具不足，不利于檔案資料的有效保管；檔案管理中的信息化設(shè)備陳舊或者不足，影響了檔案管理的信息化和數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程；檔案安全防護(hù)設(shè)施設(shè)備缺少或者不足，給檔案管理工作帶來一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。

（三）檔案管理工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)有待提升.在事業(yè)單位的檔案管理工作中，檔案管理工作人員是主要的參與人，因此，他們的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)的高低，直接影響著檔案管理工作的開展質(zhì)量。從實(shí)踐來看，一些事業(yè)檔案管理工作人員并不具備一定的檔案管理的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)能力，不能積極探索和尋找檔案管理的優(yōu)化路徑，很大程度上阻礙了檔案管理的快速發(fā)展。他們常常不具備發(fā)展和創(chuàng)新的意識(shí)，思想觀念比較滯后，在檔案管理崗位上得過且過，不思進(jìn)取，很大程度上影響了事業(yè)單位檔案管理工作的更快發(fā)展。

三、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑分析

（一）注重檔案管理工作的信息化和數(shù)字化建設(shè)。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，很多的實(shí)用技術(shù)被應(yīng)用到了現(xiàn)實(shí)工作當(dāng)中，發(fā)揮出了巨大的優(yōu)勢，推動(dòng)了各項(xiàng)工作的快速發(fā)展。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，管理工作的工作量和工作強(qiáng)度是非常大的，如果單純的依靠人工來完成各項(xiàng)工作，不僅工作效率低，而且工作的質(zhì)量和效率難以保證。隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化和數(shù)字化建設(shè)勢在必行。在開展檔案管理工作的信息化和數(shù)字化建設(shè)過程中，需要一定的資金投入，在管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施方面進(jìn)行建設(shè)，例如辦公設(shè)備、安全防護(hù)設(shè)備、計(jì)算機(jī)設(shè)備及計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)等，對(duì)檔案管理工作的優(yōu)化將發(fā)揮重要的作用。

（二）進(jìn)一步做好檔案管理制度建設(shè).任何工作的開展都需要一定的管理制度進(jìn)行約束和規(guī)范。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，不僅要遵守國家的相關(guān)法律法規(guī)，還需要嚴(yán)格遵守事業(yè)單位檔案管理工作的各項(xiàng)管理規(guī)章制度，規(guī)范和約束檔案管理工作，使得檔案管理中的每個(gè)環(huán)節(jié)工作都具有一定的規(guī)范性。

（三）做好檔案管理工作的團(tuán)隊(duì)建設(shè).事業(yè)單位的檔案管理工作質(zhì)量優(yōu)劣，和檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)能力有著很大的關(guān)系。因此，事業(yè)單位要重視檔案管理工作的團(tuán)隊(duì)建設(shè)，幫助管理人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，為他們提供多種接受培訓(xùn)和再教育的機(jī)會(huì)，完善他們的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，增強(qiáng)他們的專業(yè)技能，提升檔案管理的專業(yè)能力。另外，在事業(yè)單位檔案管理人才招聘中，一定要適當(dāng)?shù)奶岣呷瞬配浻玫臉?biāo)準(zhǔn)，不僅要注重他們的專業(yè)理論知識(shí)素養(yǎng)，還要注重他們的實(shí)際檔案管理能力和經(jīng)驗(yàn)，將一些高素質(zhì)的專業(yè)人才收納到檔案管理隊(duì)伍當(dāng)中，提升整個(gè)管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)和能力。

結(jié)束語：進(jìn)入到新時(shí)期，事業(yè)單位要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，積極轉(zhuǎn)變發(fā)展觀念，重視本單位的檔案管理工作的發(fā)展。針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作中暴露出的各種問題，結(jié)合事業(yè)單位的發(fā)展實(shí)際，積極探索優(yōu)化的路徑，不斷提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為事業(yè)單位的發(fā)展助力。