不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)研究及管理的探討

肖欽欽 衡陽(yáng)市不動(dòng)產(chǎn)登記中心

前言：不動(dòng)產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)一登記這是房地產(chǎn)市場(chǎng)重大改革，加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記的檔案管理工作能夠?qū)τ谖餀?quán)及產(chǎn)權(quán)進(jìn)行明確，有助于房地產(chǎn)管理規(guī)范化。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案作為檔案登記工作中的一部分，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理制度也隨著不動(dòng)產(chǎn)登記制度的變化而變化。但是現(xiàn)階段，我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)檔案登記管理還處于初步發(fā)展階段，面臨著諸多的挑戰(zhàn)的同時(shí)，還面對(duì)著諸多發(fā)展的機(jī)遇及困難。檔案登記工作在進(jìn)行與發(fā)展的過(guò)程中存在著諸多問(wèn)題，直接影響到不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理合理化以及規(guī)范化，所以需要對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)登記的檔案管理引起高度重視，改進(jìn)工作看法，提升業(yè)務(wù)能力水平，全面提升工作質(zhì)量，采取有效應(yīng)對(duì)措施對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行有效的解決。

一、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的重要性

我國(guó)相關(guān)法律條例中已明確表明，對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的確定主要根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)登記的檔案信息。根據(jù)登記檔案內(nèi)部的記錄，劃分不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題。由此可見(jiàn)，不動(dòng)產(chǎn)檔案信息登記工作的重要性。不動(dòng)產(chǎn)登記需要有專(zhuān)業(yè)的部門(mén)以及專(zhuān)業(yè)的人員從事對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的流水化跟蹤管理，而不動(dòng)產(chǎn)的登記檔案信息需要由專(zhuān)業(yè)的部門(mén)進(jìn)行永久性保存管理。但若在管理過(guò)程中出現(xiàn)意外因素造成不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息遺失的情況，則需要相關(guān)部門(mén)進(jìn)行檔案重建。如果檔案登記信息中存在不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的糾紛問(wèn)題，對(duì)于其中涉及到利害關(guān)系的部分則需要通過(guò)專(zhuān)業(yè)登記管理部門(mén)及檔案管理部門(mén)，針對(duì)利害關(guān)系沖突，提出相關(guān)內(nèi)容的核實(shí)以及比對(duì)。可見(jiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案能夠有效提供我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)相關(guān)法案的法律依據(jù)。其次，我國(guó)的物權(quán)確定、法院訴訟、地籍調(diào)查、國(guó)家稅收、住房保障、個(gè)人信用管理、房屋轉(zhuǎn)讓拆遷、土地分割等都不能離開(kāi)不動(dòng)產(chǎn)的登記檔案。不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)信息檔案涵蓋內(nèi)容之廣泛，內(nèi)容邏輯之嚴(yán)謹(jǐn)，其內(nèi)容包括對(duì)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)的登記與申請(qǐng)、管理與查詢(xún)，甚至包括對(duì)不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的原始信息以及登記產(chǎn)權(quán)時(shí)所提供的材料合集，可見(jiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的重要性以及嚴(yán)密性。如若缺失不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，將會(huì)導(dǎo)致國(guó)家對(duì)于物權(quán)管理方面缺少諸多管理要素，以及管理依據(jù)，管理工作難以進(jìn)行，工作構(gòu)造混亂，而產(chǎn)權(quán)所有者的產(chǎn)權(quán)也將受到侵害，容易產(chǎn)生糾紛，不利于社會(huì)和諧。因此，不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記部門(mén)應(yīng)當(dāng)充分重視起檔案的保管與存放。最后，我國(guó)的政治服務(wù)，最終都是為人民生活提供便利，是真正的便民服務(wù)。國(guó)家對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理，是相關(guān)政府工作部門(mén)的職責(zé)。它有利于服務(wù)于人民群眾，調(diào)節(jié)由于不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)關(guān)系所導(dǎo)致的人民之間的矛盾與沖突，避免發(fā)生糾紛與矛盾。同時(shí)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)及不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)所有人進(jìn)行行之有效的法律保護(hù)[1]，維護(hù)社會(huì)和諧。

二、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作存在的問(wèn)題

現(xiàn)階段不動(dòng)產(chǎn)權(quán)登記檔案的管理工作面臨著較多的阻礙與問(wèn)題，需要相關(guān)的管理部門(mén)正視在工作過(guò)程中遇到的問(wèn)題，進(jìn)行逐一的突破，減少工作中所產(chǎn)生的意外。（1）檔案交接難度大。這是由于在傳統(tǒng)的不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記檔案管理的模式中，不同類(lèi)型的檔案分派給不同的檔案管理部門(mén)，這導(dǎo)致對(duì)于檔案的管理分權(quán)較為嚴(yán)重，管理較為分散。國(guó)土、林業(yè)、農(nóng)業(yè)等等不同類(lèi)型的產(chǎn)權(quán)分派給不同的產(chǎn)權(quán)管理部門(mén)。如果想要實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記檔案的統(tǒng)一管理，就需要將檔案進(jìn)行集中。但在檔案交接的過(guò)程中，由于長(zhǎng)時(shí)間的存放以及管理，可能將會(huì)出現(xiàn)檔案缺失、損壞等意外情況，難以保證檔案資料的完整性，檔案交接難度較大。（2）檔案整合難度較大。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的統(tǒng)一管理，必不可少需要走的一步路就是將分派給各部門(mén)管理的檔案進(jìn)行整合管理。但由于不同管理部門(mén)在管理過(guò)程中所采取的不同的管理方法以及管理機(jī)制等等，對(duì)于檔案的分類(lèi)以及劃分存在著較大的差異，不具備統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，再次集中可能會(huì)出現(xiàn)歸檔混亂的想象。因此由于受地區(qū)檔案管理水平的限制，工作質(zhì)量以及工作標(biāo)準(zhǔn)參差不齊，科技發(fā)達(dá)的地區(qū)已更換紙質(zhì)檔案，普遍使用電子檔案，而科學(xué)技術(shù)水平較為落后的地區(qū)，還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。這將會(huì)嚴(yán)重導(dǎo)致不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合集中工作難以進(jìn)行，整合難度較大。

三、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理對(duì)策

（一）建立健全管理制度

各行各業(yè)若想要實(shí)現(xiàn)高速穩(wěn)定的發(fā)展，需要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)的管理制度，對(duì)于促進(jìn)行業(yè)內(nèi)的高效發(fā)展具有極大的作用[2]。因此，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)作，首先就需要建立健全的檔案管理制度。針對(duì)不同類(lèi)別、不同形式的登記檔案制定合理的劃分標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一的管理模式。與此同時(shí)細(xì)致劃分出管理細(xì)則，確保工作過(guò)程中的每一部分的開(kāi)展都有章可依，確保工作的質(zhì)量以及效率。這對(duì)各部門(mén)檔案管理工作的開(kāi)展具有重要的參考作用，同時(shí)也能夠保證檔案材料的安全性與完整性，實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的管理，提升檔案管理效率與質(zhì)量。

（二）理順明確體系分工

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作需要滿(mǎn)足用戶(hù)的需求，能夠快速的查詢(xún)信息，及時(shí)進(jìn)行反饋。這需要檔案管理工作分工明確，內(nèi)部職能分工合理高效，能夠時(shí)刻應(yīng)對(duì)各類(lèi)型的需求。通過(guò)不同類(lèi)型的服務(wù)與需求，需要明確在不同方面進(jìn)行解答的能力。對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作通過(guò)實(shí)行集約化管理，進(jìn)行統(tǒng)一的操作規(guī)范與管理工作標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)，能夠盡可能的發(fā)揮數(shù)據(jù)庫(kù)的作用。同時(shí)也能夠提升工作服務(wù)效率與質(zhì)量。有利于各個(gè)窗口服務(wù)的有序進(jìn)行。

（三）完善檔案信息系統(tǒng)

現(xiàn)階段不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的保存與流動(dòng)都通過(guò)信息系統(tǒng)進(jìn)行操作。因此，完善檔案信息系統(tǒng)的內(nèi)部?jī)?yōu)化，確保系統(tǒng)內(nèi)的安全性與穩(wěn)定性。保存好系統(tǒng)內(nèi)的電子檔案數(shù)據(jù)，防止檔案數(shù)據(jù)丟失及損壞，降低數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，切實(shí)保障檔案數(shù)據(jù)安全性及可靠性，就需要相關(guān)部門(mén)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案安全的保護(hù)手段。這既需要相關(guān)技術(shù)人員能夠有效應(yīng)對(duì)信息技術(shù)手段本身存在的缺陷及漏洞，也需要應(yīng)對(duì)在信息系統(tǒng)管理內(nèi)部還在不斷完善的管理制度與系統(tǒng)設(shè)計(jì)。因此相關(guān)部門(mén)需要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)硬件以及設(shè)備的管理與支持，以及對(duì)應(yīng)用軟件以及協(xié)議軟件等軟件的支持與管理。

（四）全面提升人才培養(yǎng)

在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的工作過(guò)程中，檔案管理人員在其中發(fā)揮著極為重要的作用。從檔案的登記到系統(tǒng)的維護(hù)，都缺少不了檔案管理人員的支持。因此，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)以及道德素質(zhì)，時(shí)刻影響著檔案管理工作的質(zhì)量。因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)充分重視起對(duì)檔案管理從業(yè)者的管理與培訓(xùn)。定期對(duì)從業(yè)者進(jìn)行綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，確保從業(yè)者專(zhuān)業(yè)能力隨社會(huì)信息技術(shù)發(fā)展水平的進(jìn)步。此外，還可以通過(guò)提高在面對(duì)社會(huì)的檔案管理從業(yè)者的人才招聘的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)從業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與能力提出明確的標(biāo)準(zhǔn)，保證從業(yè)人員在從業(yè)過(guò)程中能夠高效工作，確保不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息工作的進(jìn)行[3]。

（五）確保支持資金安全

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的進(jìn)行，不能缺少資金的支持。資金時(shí)電子檔案庫(kù)能夠安全運(yùn)行與使用的基本保證。在面臨不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息管理風(fēng)險(xiǎn)的過(guò)程中，資金作為不可缺少的必要條件，影響著不動(dòng)產(chǎn)登記管理部門(mén)的運(yùn)轉(zhuǎn)，從組織管理到相關(guān)管理制度的建立建設(shè)，再到為確保工作服務(wù)質(zhì)量需要進(jìn)行的人員激勵(lì)，都離不開(kāi)資金的支持與保證。資金的參與能夠確保登記檔案管理工作的有效進(jìn)行。

（六）充分建立防范機(jī)制

風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防的防范機(jī)制，作為面對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作中的一種主動(dòng)應(yīng)對(duì)策略，能夠針對(duì)檔案管理工作中可能將會(huì)出現(xiàn)的安全事件，進(jìn)行提前的預(yù)防與規(guī)避。對(duì)于降低安全風(fēng)險(xiǎn)可能將會(huì)帶來(lái)的難題提供有效的應(yīng)對(duì)策略。對(duì)于不確定的風(fēng)險(xiǎn)因素能夠進(jìn)行及時(shí)的消除，和對(duì)風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行有效的管理，避免安全事件的發(fā)生所帶來(lái)的負(fù)面影響。

總結(jié)：不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息安全的保證，需要多方共同的努力與重視。需要從業(yè)人員的技術(shù)支持，需要管理部門(mén)的嚴(yán)格監(jiān)管，同樣也需要客戶(hù)配合與協(xié)作。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的順利進(jìn)行，同樣需要多方共同的協(xié)同、政策制度的支持、從業(yè)人員的意識(shí)、管理部門(mén)的監(jiān)管、技術(shù)人員的技術(shù)創(chuàng)新與應(yīng)用的服務(wù)等等，共同促進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的有序高效進(jìn)行，維護(hù)信息安全，維護(hù)社會(huì)和諧，提升不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益。