檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用價(jià)值分析

吳曉春 黎華彪 張小艷

欽州市第一人民醫(yī)院

將信息化技術(shù)引入檔案管理中，可以提高檔案管理的效率，其中檔案管理的信息化主要是指在國(guó)家相關(guān)部門的規(guī)范下，將信息技術(shù)有效的引進(jìn)檔案管理活動(dòng)中，對(duì)檔案管理的數(shù)據(jù)信息利用信息技術(shù)進(jìn)行處理和管理，為醫(yī)院的發(fā)展提供有力的幫助。借助信息化技術(shù)可以對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面的改善，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行有效的處理，可以提高檔案管理的效率。將紙質(zhì)文件等傳統(tǒng)文件進(jìn)行有效的保存，全部歸納到電子檔案中進(jìn)行保存和管理，建立有效的檔案信息庫(kù)，避免出現(xiàn)信息丟失的情況，為社會(huì)的發(fā)展做出有力的貢獻(xiàn)。

我國(guó)正處于爆炸式發(fā)展的信息時(shí)代，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理關(guān)系無(wú)法跟進(jìn)社會(huì)發(fā)展的速度，需要對(duì)其進(jìn)行全面的改善和更進(jìn)，有效的利用網(wǎng)絡(luò)化、電子化、動(dòng)態(tài)化的信息管理模式進(jìn)行管理。相對(duì)于效率低下的傳統(tǒng)檔案管理模式，信息化檔案管理方式更符合社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。

一、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值

（一）有利于提升醫(yī)院檔案管理的效率

信息化的檔案管理具有資源存儲(chǔ)查取自動(dòng)化、資源共享、智能化、標(biāo)準(zhǔn)化、傳輸快、持久穩(wěn)定、社會(huì)服務(wù)化等特點(diǎn)，可以系統(tǒng)地對(duì)檔案進(jìn)行管理。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式，存在效率低下、費(fèi)時(shí)費(fèi)力等方面的缺點(diǎn)，在查詢資料的過程中通過人工的方式進(jìn)行，無(wú)法對(duì)檔案資料進(jìn)行有效的保管，容易出現(xiàn)資料丟失和損壞的情況，不能對(duì)檔案資料進(jìn)行全面的管理。而且，由于人工操作無(wú)法快速地傳輸檔案文件，不能共享資源，出現(xiàn)資金與資源地浪費(fèi)的情況，檔案管理的效率低下。但是，通過信息化的管理方式就能較好地規(guī)避這些問題，還能有效地提高文件材料的傳輸速度、管理效率和開發(fā)利用效率。

（二）可以提高醫(yī)院服務(wù)的質(zhì)量和水平

隨著居民生活質(zhì)量水平的提高，人們對(duì)醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量要求也逐漸提高。在醫(yī)患矛盾日益凸顯的今天，醫(yī)療投訴常常需要用到病歷檔案等相關(guān)檔案信息材料的復(fù)印件，這就要求醫(yī)院要隨時(shí)保存好、保護(hù)好這些具有重要意義的“證明材料”，為醫(yī)院、為患者提供更好的服務(wù)。由于檔案信息量急劇增加，而且種類繁多，紙質(zhì)資料經(jīng)過查閱容易破損，如果完全依靠紙質(zhì)檔案，那么就會(huì)需要大量的材料來裝載信息，既浪費(fèi)資源又不環(huán)保，因此，需要不斷加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的信息化，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展具有很大的作用。將信息化技術(shù)有效地運(yùn)用到醫(yī)院檔案管理工作中，可以提高檔案管理的質(zhì)量和水平，能為醫(yī)院和患者維權(quán)提供重要、真實(shí)的的佐證材料。

（三）有利于醫(yī)院各部門提供決策依據(jù)

醫(yī)院檔案資料對(duì)醫(yī)院的發(fā)展具有很大的作用，記載了醫(yī)院發(fā)展的歷史等相關(guān)的資料，包括日常的患者病歷、新技術(shù)新項(xiàng)目研發(fā)信息、財(cái)務(wù)水平、醫(yī)療水平、人力資源、市場(chǎng)發(fā)展的情況等重要信息，這些數(shù)據(jù)信息是醫(yī)院發(fā)展的重要見證，為醫(yī)院的管理提供了有效的信息，在醫(yī)院人事升遷、醫(yī)院研究工作方面具有很大的作用，能為醫(yī)院的發(fā)展提供有效的歷史性資料和信息，為醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)決策提供重要的歷史性參考和真實(shí)依據(jù)，可以促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。當(dāng)今世界正處于大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)云、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的開發(fā)和利用為醫(yī)院的生存和發(fā)展帶來了重要的發(fā)展機(jī)遇。如果將檔案信息化與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)相結(jié)合，必將能為醫(yī)院各部門的領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要有力的依據(jù)。

二、檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）創(chuàng)建多樣化的載體

信息管理手段的引進(jìn)，可以提高醫(yī)院檔案管理的水平，對(duì)其發(fā)展有很大的作用。在信息化技術(shù)引進(jìn)的過程中，需要對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)和教育，不斷更新他們的方案管理知識(shí)，避免出現(xiàn)工作人員將檔案資料看做簡(jiǎn)單的電子信息。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作，信息化的檔案管理工作提高了管理的水平，促進(jìn)了醫(yī)院的發(fā)展水平，但是，醫(yī)院檔案管理不能將傳統(tǒng)的檔案管理理念和管理模式全部摒棄掉，要“去偽存真”，要“取其精華，去其糟粕”，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作逐漸向多元化、多樣性的方向發(fā)展，提高醫(yī)院檔案管理工作的水平。

（二）提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平

一份檔案，從資料的形成到案卷的歸檔，必須要能夠確保檔案信息的完整性和有效性。所以，在電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、處置、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)中，都要有一套標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度或管理機(jī)制。此外，還要嚴(yán)格控制電子檔案管理的各個(gè)程序，包括其生成、加工等，確保檔案管理的流程依據(jù)相關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，保障檔案管理的安全性。

結(jié)語(yǔ)：總而言之，信息化管理是大勢(shì)所趨，是時(shí)代之需，需要醫(yī)院提高對(duì)信息化的重視度，跟進(jìn)時(shí)代發(fā)展的步伐。要全面提升醫(yī)院檔案管理工作的效率和醫(yī)院的運(yùn)行效率，需要將信息化技術(shù)引進(jìn)檔案管理工作中，順應(yīng)時(shí)代潮流，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息進(jìn)行整合歸納，將檔案管理工作的作用有效的發(fā)揮出來，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。