高校檔案實(shí)體分類的問題與建議

汪 敬

（達(dá)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 四川達(dá)州 635000）

目前，高校檔案工作主要依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部令第27號）開展。《高等學(xué)校檔案管理辦法》第三章第十六條規(guī)定：高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。四川省《高等學(xué)校檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則》（川教〔2017〕11號）第三章第二十六條規(guī)定：高校實(shí)行文件材料形成單位、課題（項(xiàng)目）組立卷的歸檔制度。因此，高校檔案管理的基本模式是部門、課題（項(xiàng)目）組立卷制，但檔案實(shí)體的分類還是延續(xù)了《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》的分類體系。隨著高校的快速發(fā)展和內(nèi)部機(jī)構(gòu)的不斷改革，在部門立卷制的管理模式下繼續(xù)按照《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》對檔案實(shí)體進(jìn)行分類存在一定的不足，本文將結(jié)合達(dá)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理的實(shí)際情況，列舉近年來高校在檔案實(shí)體分類中出現(xiàn)的問題并提出自己的觀點(diǎn)和建議。

高校檔案實(shí)體分類存在的問題

《高等學(xué)校檔案管理辦法》將高等學(xué)校文件材料的歸檔范圍分為黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財(cái)會類，共計(jì)十一類，這十一類為一級類目，一級類目的標(biāo)識，采用類目名稱主詞的漢語拼音的第一個(gè)字母，如：“DQ”即黨群的簡稱，“XZ”即行政的簡稱 ，“SB”即設(shè)備的簡稱。二級類目是對一級類目的細(xì)分，二級類目的標(biāo)識，采用“雙位制”，帶“0”的數(shù)字不用。比如：行政類檔案，XZ為一級類目，XZ11為二級類目，表示綜合，XZ12人事，XZ13監(jiān)察審計(jì)，XZ14武裝保衛(wèi)，XZ15總務(wù)，XZ16檔案、圖書、文博。但是，在部門立卷制的管理模式下按照此分類法對檔案實(shí)體進(jìn)行分類出現(xiàn)了以下幾個(gè)問題：一是共用一個(gè)分類號，需排隊(duì)拿號，人為影響歸檔工作進(jìn)展；二是新成立的部門如信息中心、采購中心等，其檔案資料不知?dú)w往何處；三是采購中心的檔案涉及到物資招標(biāo)和設(shè)備采購，這些檔案將被分到不同的類目中，不利于檔案資料的集中保管，不便于部門查閱和利用。

首先，幾個(gè)部門共用一個(gè)分類號，需等待排號，人為影響歸檔工作進(jìn)展的問題。比如：XZ15為總務(wù)，隨著我院內(nèi)部機(jī)構(gòu)的改革，現(xiàn)已不存在總務(wù)處，分別成立了國資基建處和后勤管理處。然而，按照此分類法，國資基建處和后勤管理處仍需共用分類號XZ15，再加上受保管期限的限制，每年組卷歸檔時(shí)部門之間就要相互等待排號。后勤管理處因檔案資料少，組卷快，而國資基建處檔案資料多（主要是國資管理檔案），工作量大，組卷相對較慢，因此，后勤處必須要等到國資基建處一起拿檔號，因?yàn)楦鶕?jù)保管期限設(shè)定，先排永久，再排30年，最后排10年。這不僅影響了后勤處的歸檔工作進(jìn)展，還人為分散了部門檔案，不利于檔案的集中保管和查閱利用。

其次，采購中心的檔案有的被分散，有的不知?dú)w往何處的問題。采購中心的采購范圍包括貨物、工程（基本建設(shè)除外）和服務(wù)，貨物是指各種形態(tài)和種類的物品，包括儀器儀表、設(shè)備、材料、耗材、家具、圖書、數(shù)據(jù)庫、電子出版物及其他物品等。工程是指建筑物和構(gòu)筑物的裝修、拆除、修繕等，以及水電管網(wǎng)和道路維修、改造、綠化施工等。服務(wù)是指除工程和貨物以外的其他采購對象。其檔案資料涉及政府采購項(xiàng)目（政府集中采購目錄范圍內(nèi)及采購限額標(biāo)準(zhǔn)以上的項(xiàng)目）、院內(nèi)招投標(biāo)項(xiàng)目（項(xiàng)目預(yù)算金額10萬元（含10萬元）以上，政府采購限額標(biāo)準(zhǔn)以下的項(xiàng)目）、院內(nèi)詢價(jià)采購項(xiàng)目（項(xiàng)目預(yù)算金額2萬元（含2萬元）以上，10萬元以下的項(xiàng)目）以及部門自行采購但需在采購中心備案的項(xiàng)目（2萬元以下的項(xiàng)目）。如果按照實(shí)體分類法，這些檔案資料有的將被歸到XZ15（10萬元以下的物資采購招投標(biāo)等資料），有的將被歸到SB12（10萬元以上的儀器設(shè)備項(xiàng)目），那么，金額在10萬元以上，但又不屬于儀器設(shè)備的采購項(xiàng)目，比如：辦公家具、服務(wù)類等，其招投標(biāo)資料就不知?dú)w往何處。因此，這種分類法顯然已經(jīng)不適應(yīng)高校發(fā)展現(xiàn)狀，不但不利于檔案資料的集中保管，也不便于部門查閱和利用，尤其是紀(jì)委、巡視組巡查我院的采購工作時(shí)，采購中心檔案工作人員需快速找到政府采購和院內(nèi)招標(biāo)項(xiàng)目的所有檔案資料，資料的分散保管不利于快速找到及找全所有檔案。綜上所述，二級類目設(shè)置與部門立卷歸檔制的不統(tǒng)一不利于檔案工作的開展。

對高校檔案實(shí)體分類的建議與意見

鑒于《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》中二級類目的設(shè)置在指導(dǎo)高校檔案整理工作中存在的問題，建議高校行政類檔案二級類目的設(shè)置采用“組織機(jī)構(gòu)”分類法。組織機(jī)構(gòu)的設(shè)立，總是以職能劃分為基礎(chǔ)的，履行什么樣的職能就相應(yīng)地設(shè)立什么樣的部門，每個(gè)部門都是在履行各自職能的過程中形成各種文件材料。高校檔案的管理模式是又部門立卷制，各個(gè)部門負(fù)責(zé)對自己部門的文件材料進(jìn)行組卷歸檔并移交綜合檔案室。因此，在部門立卷制的檔案管理模式下，高校行政類檔案宜采用“組織機(jī)構(gòu)”分類法。比如：XZ15為后勤管理處的檔案，XZ16為圖書館的檔案，XZ17為國資基建處的檔案（除基建檔案外），XZ18為采購中心的檔案，XZ19為信息中心的檔案......其中，關(guān)于采購中心的政府采購檔案、院內(nèi)招標(biāo)檔案以及院內(nèi)詢價(jià)采購檔案，建議在“組織機(jī)構(gòu)”分類法的前提下，再按采購項(xiàng)目組卷，即一個(gè)采購項(xiàng)目為一卷，政府采購項(xiàng)目、院內(nèi)招標(biāo)項(xiàng)目檔案的保管期限為30年，院內(nèi)詢價(jià)采購項(xiàng)目檔案保管期限為10年，部門自行采購項(xiàng)目檔案由部門自行保管。

行政類檔案采用“組織機(jī)構(gòu)”分類法的重要意義

行政類檔案按“組織機(jī)構(gòu)”進(jìn)行分類的重要意義有三點(diǎn)，一是分類標(biāo)準(zhǔn)客觀，在實(shí)際工作中更易操作；二是有利于檔案資料的集中保管和查閱利用；三是“組織機(jī)構(gòu)”分類法更符合部門立卷制的特點(diǎn)和要求。首先，“問題”分類法帶有很強(qiáng)的主觀性，人為因素大，在實(shí)際工作中不好把握。相反，“組織機(jī)構(gòu)”分類法是以高校各內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的檔案為對象，依據(jù)其客觀的組織機(jī)構(gòu)作為分類的標(biāo)準(zhǔn)，每一個(gè)具體的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)就是一個(gè)具體的類別，檔案文件在哪個(gè)部門中形成就將其歸入哪個(gè)組織機(jī)構(gòu)，具有一定的客觀性，主觀因素較少，在實(shí)際工作中更易操作。其次，高校按職能設(shè)立組織機(jī)構(gòu)實(shí)際上已經(jīng)形成了分類體系，如果再按照《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》中的“問題法”進(jìn)行分類，在“組織機(jī)構(gòu)”分類基礎(chǔ)上對文件進(jìn)行再分類，不但造成了文件材料分類復(fù)雜，而且人為地將歸檔文件分散在不同類目中，不利于集中保管和查閱利用，而“組織機(jī)構(gòu)”法只對文件材料進(jìn)行一次分類，分類方法單一，且不會將歸檔文件拆分成四分五裂，有利于檔案資料的集中保管以及方便各組織機(jī)構(gòu)查閱和利用。最后，“組織機(jī)構(gòu)”分類法以“組織機(jī)構(gòu)”為基礎(chǔ)，誰形成誰負(fù)責(zé)，按組織機(jī)構(gòu)拿檔號，更符合部門立卷制檔案管理的特點(diǎn)和要求。

綜上所述，在部門立卷制的檔案管理模式下，繼續(xù)沿用《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》中的問題分類法，存在一定的局限和不足，建議采用組織機(jī)構(gòu)分類法，這樣不僅分類客觀、操作簡單，更便于查閱和利用。