檔案管理中如何強(qiáng)化對(duì)檔案主題的管理分析

摘要：檔案管理工作是檔案使用和檔案分析的重要組成部分，在實(shí)際工作中，如何對(duì)檔案進(jìn)行有效和系統(tǒng)地管理，檔案主題的分析研究是不可或缺的一部分。對(duì)此，本文分析研究了檔案管理的主題，明確了檔案主題分析的現(xiàn)實(shí)依據(jù)，檔案主題分析研究的方法，一是對(duì)檔案主題類型的分析研究方法，二是對(duì)檔案主題結(jié)構(gòu)的分析研究方法，三是對(duì)檔案主題相互關(guān)系的分析研究方法。通過驪這些內(nèi)容的分析研究，為今后檔案管理工作提供方便，以便于使檔案管理工作能夠更好地服務(wù)于社會(huì)和人事選拔任用。

關(guān)鍵詞：檔案主題分析;檔案主題;主題分析;主題類型;主題結(jié)構(gòu);檔案

檔案主題的分析是根據(jù)檔案標(biāo)引和檔案檢索的現(xiàn)實(shí)需要，并從檔案管理的客觀實(shí)際情況出發(fā)，依據(jù)一定的方式和方法對(duì)檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行分析研究，以便于提取檔案主題概念，確定檔案主題的類型與結(jié)構(gòu)的過程。主題分析的質(zhì)量如何，直接關(guān)系到檔案標(biāo)引的效果乃至整個(gè)檔案檢索系統(tǒng)的檢索效率情況。

一、檔案主題分析的現(xiàn)實(shí)依據(jù)

檔案是依據(jù)、是資源、是財(cái)富。機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)公務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是檔案事業(yè)的重要保障，做好新時(shí)期檔案工作的現(xiàn)實(shí)意義十分重大。分析研究檔案管理主題的依據(jù)主要為檔案題名、文件版頭、附加標(biāo)記乃至正方等，其中檔案題名是作者對(duì)檔案中心內(nèi)容的概括，一般都能準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，但也有一些檔案題名不能準(zhǔn)確無誤地表達(dá)檔案的中心內(nèi)容，所以題名不能作為檔案主題分析的唯一依據(jù)，此時(shí)就需要查閱文件版頭和附加標(biāo)記。文件版頭包括作者、收文機(jī)關(guān)、文件字號(hào)、時(shí)間、密級(jí)等級(jí)內(nèi)容，通過它有助于明確文件的具體內(nèi)容、使用范圍及參考價(jià)值等。當(dāng)從標(biāo)題、文件版頭和附加標(biāo)記還不能判定檔案主題時(shí)，就有必要瀏覽正方。通過翻閱檔案館中保存的檔案正方可以了解其撰寫的目的和中心內(nèi)容，從而確定檔案論述和研究的主題。而在實(shí)際標(biāo)引中，在絕大多數(shù)情況下，以檔案題名為主要依據(jù)基本上就能夠迅速、準(zhǔn)確地判斷定檔案的主題。這主要是由于題名的擬寫有比較嚴(yán)格的規(guī)定和要求，形成了檔案題名規(guī)范性的特點(diǎn)。普通檔案題名一般由作者、事由、文件（案卷）名稱三部分組成，并且標(biāo)明了發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱，其中含有大量的可以供檢索的內(nèi)容特征和形式特征，基本上能反映檔案的主題。

二、檔案主題的分析方法介紹

《檔案著錄規(guī)則》已經(jīng)由國家標(biāo)準(zhǔn)局批準(zhǔn)，正式列為國家標(biāo)準(zhǔn)?！稒n案著錄規(guī)則》明確規(guī)定，要用分類法和主題法（敘詞法）兩種文獻(xiàn)檢索語言對(duì)檔案文件的內(nèi)容特征進(jìn)行標(biāo)引。而分類法和主題法都以主題分析為基礎(chǔ)。為了互相交流，筆者在此僅就主題分析問題談點(diǎn)學(xué)習(xí)體會(huì)。一般來說，主題分析的方式有以下幾種類型： 一是按主題分析單元的不同，可分為“宏觀”分析和“微觀”分析。所謂“宏觀”分析，就是以一個(gè)案卷、若干卷宗進(jìn)行分析，而“微觀”分析則是從細(xì)節(jié)上進(jìn)行劃分，通過兩者對(duì)檔案主題進(jìn)行分析能夠保證檔案管理工作順利開展。正確進(jìn)行主題分析是確保標(biāo)引質(zhì)量的前提和基礎(chǔ)，也是標(biāo)引工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。作為從事檔案著錄工作人員，深感主題分析的重要和難以駕馭。根據(jù)目前存在的檔案主題分析情況依據(jù)分析研究，結(jié)合目前檔案管理過程中存在的客觀情況，可以將檔案檔案主題分析為以下幾個(gè)方法。

1、對(duì)檔案主題類型的分析。依據(jù)檔案主題的數(shù)量，檔案主題類型可以分為單主題與多主題兩種。只是記錄或闡述一個(gè)事物的或者一個(gè)問題的檔案稱之為單主題檔案，如經(jīng)濟(jì)作物、檔案館建筑設(shè)計(jì)等;論述兩個(gè)或兩個(gè)以上事物或問題的檔案，稱之為多主題檔案，如棉花和大豆的種植與銷售等。對(duì)多主題檔案應(yīng)分解為幾個(gè)單主題分別進(jìn)行分析。依據(jù)檔案主題的構(gòu)成因素，可分為單元主題和復(fù)合主題。單元主題是指由一個(gè)主題因素構(gòu)成的主題，如將農(nóng)作物、圖書館等，論述的是一特定的事物對(duì)象或問題，分析時(shí)只需要將該主題概念析出即可;復(fù)合主題是指由若干個(gè)主題因素結(jié)合構(gòu)成的主題，比如說大氣污染的防治、中國機(jī)構(gòu)改革現(xiàn)狀等，對(duì)復(fù)合主題須深入分析其結(jié)構(gòu)及主題因素之間的相互關(guān)系。依據(jù)主題的重要程度，可以將其分為主要主題和將要主題。在進(jìn)行主題分析時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)分析主要主題，根據(jù)標(biāo)引的需要對(duì)其作充分的提煉，而對(duì)次要主題，則應(yīng)當(dāng)根據(jù)它的實(shí)際標(biāo)引價(jià)值決定取舍。依據(jù)對(duì)主題表達(dá)的明確程度，可以將主題劃分為顯性主題和隱性主題。顯性主題是作者明確闡述的主題;隱性主題是作者未直接加以表達(dá)，而是隱含于檔案檔案內(nèi)容之中的主題。對(duì)顯性主題的分析較為容易，可根據(jù)檔案題名或者正文直接提取主題概念，而隱性主題則易漏標(biāo)，須在深入了解檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上進(jìn)行分析和提煉。

2、對(duì)檔案主題結(jié)構(gòu)的分析。檔案主題結(jié)構(gòu)是指構(gòu)成主題的客觀因素（也稱之為主題因素）以及這些主題因素在主題中的作用和相互關(guān)系。單元主題結(jié)構(gòu)簡單，只由一個(gè)主題因素構(gòu)成，而復(fù)合主題結(jié)構(gòu)復(fù)雜，一般由幾個(gè)因素構(gòu)成，因此分析主題結(jié)構(gòu)，主題是針對(duì)復(fù)合主題而言。主題因素可以分為以下五種：（1）主體因素。即文件或案卷中論述的關(guān)鍵性主題概念，是主題中的核心部分。凡是具有獨(dú)立檢索意義的主題概念，都可作為主體因素。比如說《××縣人民政府關(guān)于加強(qiáng)糧食收購工作的決定》，其中的“糧食收購工作”即為主體因素;（2）通用因素。即構(gòu)成主題的通用概念。凡是沒有獨(dú)立檢索意義的一些主題概念因素，比如說研究、方法、設(shè)備、總結(jié)等，均為通用因素。它們一般不能作檢索入口，在主題中主要對(duì)主題因素起細(xì)分的作用，用以補(bǔ)充說明主體因素。比如說“拖拉機(jī)的生產(chǎn)規(guī)劃”這個(gè)主題中，“規(guī)劃”為通用因素;（3）位置因素。即檔案所論述的對(duì)象所處的空間、地理位置等主題因素，它對(duì)主體因素所在的空間、地理位置起限定作用。比如說“北京市發(fā)展鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)情況的調(diào)查報(bào)告”，其中“北京市”為位置因素;（4）時(shí)間因素。即檔案所論述的對(duì)象所處的時(shí)間范圍的主題因素。如朝代、年代、年度等，它也對(duì)主體因素起限定和修飾作用。比如說“××省人民政府2019年度工作報(bào)告”，其中“2019年”即為時(shí)間因素;（5）檔案類型因素。即用來表示檔案種類中文件名稱的主題概念，比如說會(huì)議記錄、指示、通知、報(bào)告、通報(bào)、命令等等。

3、對(duì)主題因素間相互關(guān)系的分析。主題因素間相互關(guān)系主要有下面幾種情況：（1）限定關(guān)系。表示事物與事物的某一屬性及其方面，比如說“汽車的保養(yǎng)”;（2）交叉關(guān)系。表示具有概念相交關(guān)系的同級(jí)事物或者對(duì)象，比如說“水生哺乳動(dòng)物”;（3）應(yīng)用關(guān)系。表示某種科學(xué)、原理、方法、材料、設(shè)備、工藝等在某方面的應(yīng)用，比如說“激光技術(shù)在醫(yī)學(xué)中的應(yīng)用”;（4）影響關(guān)系。表示某事物對(duì)另外一事物的影響，比如說“環(huán)境污染對(duì)生物的影響”;（5）因果關(guān)系。表示某事物是另一事物的原因或結(jié)果，比如說“大氣污染的危害”;（6）比較關(guān)系。表示兩個(gè)或兩個(gè)以上主題因素之間的比較，比如說“國有經(jīng)濟(jì)與個(gè)體經(jīng)濟(jì)”。

作者簡介：鄭立偉，男，漢族，1978年11月出生，中級(jí)職稱，吉林通榆人，現(xiàn)任職于吉林省白城市通榆縣重點(diǎn)項(xiàng)目服務(wù)中心，研究方向?yàn)闄n案管理。