“大智移云”下財務(wù)共享費用報銷流程

□文/高佳婭

（西安石油大學 陜西·西安）

［提要］在“大智移云”時代背景下，企業(yè)的財務(wù)改革也隨之不斷推進，財務(wù)共享服務(wù)作為財務(wù)的“工業(yè)化革命”，對企業(yè)集團產(chǎn)生巨大影響。費用報銷流程作為財務(wù)共享中心的重要組成部分，其管控水平對于企業(yè)的財務(wù)管理效率具有直接影響。本文以A集團財務(wù)共享服務(wù)中心為例，分析其費用報銷所取得的成效及存在問題，利用大數(shù)據(jù)、人工智能、云計算等新興數(shù)字技術(shù)，對財務(wù)共享服務(wù)中心費用報銷流程進行優(yōu)化研究，從而最終實現(xiàn)財務(wù)智能化和數(shù)字化變革。

一、引言

大數(shù)據(jù)、人工智能及云計算等新興技術(shù)的發(fā)展，促使企業(yè)財務(wù)管理模式發(fā)生變革，加之經(jīng)濟全球化的趨勢下，企業(yè)尤其是大型企業(yè)集團進行多元化膨脹擴張，使得財務(wù)管控面臨全新的挑戰(zhàn)。財務(wù)共享服務(wù)的出現(xiàn)為企業(yè)財務(wù)管理提供了新的思路，它是以大數(shù)據(jù)、云會計等現(xiàn)代信息技術(shù)為依托，通過優(yōu)化財務(wù)業(yè)務(wù)流程，從而提升財務(wù)管理效率，最終為企業(yè)創(chuàng)造價值。由于費用報銷流程占據(jù)財務(wù)工作的大部分時間，且重復(fù)性較高、涉及面較廣，使得絕大部分企業(yè)將費用報銷模塊作為財務(wù)共享服務(wù)最核心的部分，期望通過信息技術(shù)的支持，提高費用報銷的信息化、自動化水平，從而激發(fā)財務(wù)共享的潛力，推動企業(yè)的信息化發(fā)展。

二、財務(wù)共享費用報銷模塊建設(shè)取得的成效

（一）A集團財務(wù)共享費用報銷流程建設(shè)基本情況。A集團是全球領(lǐng)先的企業(yè)與公共組織云服務(wù)、軟件提供商，機構(gòu)遍布于國內(nèi)及國外多國。目前，該公司員工超過15，000人，旗下總共擁有75家分支機構(gòu)。A集團在2018年開始全面實行財務(wù)共享模式，集團有專門的共享財務(wù)部，主要是將成員單位的部分財務(wù)工作抽取出來集中處理，為成員單位提供財務(wù)相關(guān)服務(wù)。各分支機構(gòu)財務(wù)管理部通過財務(wù)共享系統(tǒng)進行日常會計核算工作。集團財務(wù)部、共享財務(wù)部和各分支機構(gòu)財務(wù)部形成了上下游流程機制：共享財務(wù)部服務(wù)于集團財務(wù)部和各機構(gòu)財務(wù)管理部，集團財務(wù)部監(jiān)督共享財務(wù)部，各機構(gòu)財務(wù)管理部支持共享財務(wù)部。

A集團費用報銷在財務(wù)共享模式下具有統(tǒng)一的標準與流程，大致分為申請、審批、支付與檔案管理四個環(huán)節(jié)。首先，員工需要在財務(wù)共享系統(tǒng)里面填制報銷單，然后提交業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審核，業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審核完后單據(jù)自動提交到財務(wù)節(jié)點交由財務(wù)審核，在此過程中，員工需自行打印報銷單并且粘貼各類發(fā)票、水單以及附件等，之后置于財務(wù)部投遞箱或者快遞給財務(wù)部，財務(wù)部在收到報銷單后，根據(jù)系統(tǒng)里的報銷單，審查發(fā)票是否均上傳查驗，紙質(zhì)發(fā)票是否都已粘貼，水單等附件是否齊全，是否符合公司報銷制度。如果符合標準，財務(wù)審批通過交由出納進行付款，最后將檔案進行保存與管理。這種流水式的費用報銷方式在一定程度上加強了費用管控力度。

（二）A集團財務(wù)共享費用報銷模塊上線后取得的成效

1、實現(xiàn)報賬流程規(guī)范化、審批流程電子化，提高費用審核效率。A集團公司員工報銷主要通過電腦端財務(wù)共享報賬系統(tǒng)和移動端App兩種方式進行，移動報賬App對接財務(wù)共享報賬系統(tǒng)，打通從申請、提報、審批、憑證自動生成的全流程。員工可以隨時隨地通過移動報賬App直接連拍多張發(fā)票，系統(tǒng)智能識別票據(jù)信息，根據(jù)票據(jù)類型生成對應(yīng)報銷單，然后報銷單根據(jù)預(yù)設(shè)審批流程及審批規(guī)則自動流轉(zhuǎn)到下一個審批點，各個節(jié)點審批情況都會被記錄和顯示。財務(wù)部不僅僅能夠掌握費用報銷的整個流程，而且還可以對每一筆報銷進行及時有效的處理，從而提高費用審批效率。

2、通過運用信息技術(shù)，費用報銷流程信息化水平得以提升。A集團公司財務(wù)共享報賬系統(tǒng)通過OCR自動識別技術(shù)，可以實現(xiàn)發(fā)票的自動驗真和查重，發(fā)票信息可以同步進入稅務(wù)云平臺，智能勾選需要抵扣的票據(jù)，可以有效避免稅務(wù)風險；通過運用影像管理系統(tǒng)，對票據(jù)進行有效采集實現(xiàn)電子化保存，以便于日后的管理和查詢。另外，企業(yè)通過搭建智能商旅平臺，與社會化互聯(lián)網(wǎng)商旅平臺進行集成，按照企業(yè)規(guī)定制定合規(guī)的出行和住宿，使得員工出差更加方便快捷，也在很大程度上避免了員工超標準費用報銷的情況。A集團通過運用大量的信息技術(shù)使得其費用報銷信息化水平得以提升。

3、報銷系統(tǒng)與銀企系統(tǒng)規(guī)范對接，加快資金支付效率。銀企聯(lián)是以云計算的方式將企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)與多家銀行系統(tǒng)進行對接，這種云服務(wù)具有銀行賬戶付款、余額查詢、回單查詢等功能，它可以實現(xiàn)企業(yè)資金的集中管理，提高資金支付效率，降低財務(wù)付款工作量。A集團財務(wù)共享中心的費用報銷系統(tǒng)與銀企聯(lián)系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)實現(xiàn)了規(guī)范對接，財務(wù)審核完員工報銷單據(jù)，在系統(tǒng)里進行審批操作后，待支付數(shù)據(jù)自動流轉(zhuǎn)至銀行。財務(wù)不需要登錄網(wǎng)銀逐筆打款，可以直接在報銷系統(tǒng)中點擊付款操作，然后可以直接查詢支付結(jié)果，并且自動在系統(tǒng)中生成付款憑證。所以，銀企直聯(lián)在費用報銷方面不僅僅提高了資金支付效率和保障支付數(shù)據(jù)的安全性，也在降低了財務(wù)付款和做賬的工作量。

三、財務(wù)共享費用報銷流程存在的問題

（一）費用審核效率較低，使員工產(chǎn)生負面情緒。費用報銷流程作為公司基礎(chǔ)業(yè)務(wù)活動之一，工作繁雜且重復(fù)率較高，并且具有一定的時效性。A集團分支機構(gòu)眾多、業(yè)務(wù)量不斷增大導(dǎo)致員工費用報銷也日益增加。隨著單據(jù)量的增大，費用審核給財務(wù)人員帶來很大壓力。并且大多數(shù)員工與財務(wù)部處于不同地區(qū)，報銷單需要通過郵寄的方式進行傳遞，這大大降低了財務(wù)審核的工作效率，并且由于報銷長時間未處理，不僅使得費用歸集時間不準確，也使員工產(chǎn)生了負面情緒，一定程度上造成了公司員工以及財務(wù)人員離職的風險。所以，大量報銷單堆積給公司造成了很大的影響，如何提高費用審核效率以及如何縮短費用付款時間是一個有待解決的問題。

（二）費用預(yù)算控制流于形式，未發(fā)揮應(yīng)有效果。通過財務(wù)共享系統(tǒng)進行的線上報銷方式避免了傳統(tǒng)的線下報銷資金預(yù)算的隨意性，但是實際上共享系統(tǒng)仍然沒有嚴格的控制成本預(yù)算，因為在實際處理報銷時，費用會計主觀判斷的權(quán)重過大，使得共享系統(tǒng)難以發(fā)揮它本來預(yù)算控制所應(yīng)有的效果。A集團的費用預(yù)算由財務(wù)部按照費用類型分別按年、季度或者月份進行統(tǒng)一制定，然后下發(fā)給各個部門，但是在實際執(zhí)行中，大多數(shù)公司成員仍然沒有預(yù)算概念，業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)在一般情況下，都會通過員工所提交的報銷單，費用會計在審核時也不會完全按照預(yù)算進行控制，大多數(shù)情況下，只要員工說明其特殊情況且讓領(lǐng)導(dǎo)進行審批，財務(wù)部就可以調(diào)高部門或員工費用比例，使得費用預(yù)算形同虛設(shè)，未發(fā)揮其應(yīng)有的效果。

（三）費用報銷流程自動化仍有較大改進空間。雖然A集團財務(wù)共享模式下費用報銷模塊的上線已經(jīng)取得了一定的成效，但是仍有較大的發(fā)展空間。財務(wù)共享并不是簡單地將費用報銷業(yè)務(wù)從線下轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上，而是采用信息技術(shù)手段，將部分簡單、重復(fù)的工作實現(xiàn)自動化處理，最大限度地緩解財務(wù)人員的壓力以及提高財務(wù)工作效率。A集團的費用報銷流程在很多方面已經(jīng)實現(xiàn)了自動化處理，但是部分系統(tǒng)自動化程度低，共享財務(wù)人員需要審核的關(guān)鍵點并沒有減少，使得降本增效的目的并沒有達到。而且由于部分流程仍未實現(xiàn)自動化處理，給報銷人員帶來不好的體驗。所以，如何實現(xiàn)報銷業(yè)務(wù)流程自動化頂層設(shè)計成為企業(yè)需要解決的問題。

四、財務(wù)共享模式下費用報銷流程優(yōu)化建議

（一）建立員工信用評價體系，實現(xiàn)優(yōu)先性排序處理。財務(wù)人員由于月末報銷單的堆積以及結(jié)賬等大量工作可能導(dǎo)致報銷單的審核不嚴格，針對報銷單審核效率低下以及審核質(zhì)量不達標的現(xiàn)象，可以在財務(wù)共享系統(tǒng)中建立員工信用評價體系，財務(wù)人員根據(jù)員工信用等級提前或延后審核其報銷單。首先，企業(yè)可以參考綜合因素，包括員工歷史報銷單情況，為每個員工設(shè)定一個信用初始值，作為信用考核的基礎(chǔ)；其次，當員工費用發(fā)生時，可按報銷單據(jù)填寫信息的合規(guī)性、正確性，以及所貼發(fā)票的真?zhèn)芜M行評分，在基礎(chǔ)分值上進行加減，也可以根據(jù)實際需要進行周期性恢復(fù)分值，以保證員工信用的相對準確性；最后，財務(wù)人員審核單據(jù)時，通過系統(tǒng)對員工信用的判斷提示，對信用分值高的員工進行簡化處理，不必再等接收員工的實物報銷單，對單據(jù)的實物影像進行審核，驗證影像與單據(jù)填寫的金額、事項等，可以進行先付款、后審核實物單據(jù)，從而加快員工費用付款，提升員工滿意度。而對信用度低的員工一定要嚴格審核，從而體現(xiàn)信用分值在報銷時的區(qū)別。財務(wù)部也可以在系統(tǒng)里建立黑名單機制，將嚴重違反報銷制度的員工列入黑名單，同時可以設(shè)定黑名單期限，在期限內(nèi)的員工費用報銷時要進行嚴格審核，不能享受先付款、后審核的方式。

在系統(tǒng)里建立員工信用評價體系可能導(dǎo)致財務(wù)部初期工作量增大，但是通過對員工信用機制的逐漸完善，財務(wù)人員對員工的信用度也會有一定了解，后期在審核時可以優(yōu)先處理信用度高的員工報銷單，然后將更多時間放在信用度低的員工報銷審核上，這樣可以督促員工按照報銷制度填寫報銷單和粘貼票據(jù)。這種優(yōu)先性排序處理在一定程度上可以解決財務(wù)審核報銷效率低的問題，從而加快財務(wù)運轉(zhuǎn)效率。

（二）建立預(yù)算管理系統(tǒng)，實現(xiàn)費用的精準控制。財務(wù)共享模式下的費用報銷系統(tǒng)不應(yīng)該是孤立的，它應(yīng)當與其他外部系統(tǒng)整合成一體化系統(tǒng)，其中建立預(yù)算管理系統(tǒng)就是費用資金預(yù)算的開端，也是實現(xiàn)費用精準控制的保障。首先，集團應(yīng)通過爬蟲技術(shù)獲取外部信息，并于內(nèi)部信息進行有效融合，再結(jié)合其戰(zhàn)略目標進行綜合分析，制定出下一年度費用預(yù)算目標；然后，根據(jù)分子公司上一年度費用數(shù)據(jù)以及其實際情況按月進行預(yù)算編制。其次，集團待預(yù)算審批通過后，將預(yù)算下發(fā)給分子公司業(yè)務(wù)部門執(zhí)行，并隨時進行預(yù)算控制，根據(jù)實際情況進行預(yù)算的調(diào)整和分析。最后，預(yù)算執(zhí)行完之后，通過橫向和縱向?qū)Ρ葘M用預(yù)算管理進行評價，為下一年度預(yù)算管理提供決策支持。

費用預(yù)算的事中控制對于預(yù)算目標的實現(xiàn)起到關(guān)鍵作用，公司可以采用一些人工智能方法將預(yù)算目標與實際業(yè)務(wù)進行對比，在預(yù)算系統(tǒng)中設(shè)置一個報警閾值。由于費用預(yù)算管理系統(tǒng)對接報銷系統(tǒng)，所以當費用的實際發(fā)生額大于這個報警閾值時就會觸發(fā)預(yù)警，業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)部門會同時收到警示，業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實際情況通過或者駁回此項報銷申請，如果通過后，財務(wù)部重點審核該項費用，而只有業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)部均審核通過后才可以進行資金結(jié)算。通過將費用預(yù)算控制嵌入到費用報銷流程當中，能夠?qū)崟r掌握預(yù)算的完成情況，并能夠?qū)崿F(xiàn)對各項費用總額以及費用開支標準的精準控制。另外，系統(tǒng)還能夠提供預(yù)算的跟蹤分析工具等。只有建立完善的預(yù)算管理系統(tǒng)，才會提升費用預(yù)算控制能力，從而實現(xiàn)費用的精準控制。

（三）進一步利用RPA技術(shù)，實現(xiàn)報銷流程的全自動化處理。機器人流程自動化是基于人工智能概念產(chǎn)生的自動化技術(shù)，它通過替代簡單重復(fù)且規(guī)律性的操作來提高員工報銷效率，通過將以往基于規(guī)則的手工經(jīng)辦的流程實現(xiàn)自動化處理來緩解財務(wù)人員壓力，以及通過將復(fù)雜過程簡單化，從而提高用戶體驗度。比如，在費用申報階段，RPA可以基于員工行為分析其差旅行程，自動幫助員工填寫報銷單，它不僅可以將繁瑣的報賬流程簡單化，同時可以核查員工是否及時進行費用申報，使得費用歸屬期間準確無誤。在費用審核階段，可以按照費用類型及相關(guān)報銷制度，將梳理出的各類費用的審核要素、費用開支標準添加到財務(wù)共享費用報銷系統(tǒng)中，這樣就不會因為人為因素造成審核要點的遺漏，從而達到去人工化的報銷審核。在費用支付階段，可利用RPA機器人模擬人工操作，從財務(wù)共享系統(tǒng)中自動提取報銷人有關(guān)付款信息，將收款人名稱和銀行賬號等信息提交給資金管理系統(tǒng)，在短時間內(nèi)完成批量付款操作。當報銷人收到款項后，系統(tǒng)自動生成付款憑證，從而實現(xiàn)費用報銷的整個自動化流程。所以，企業(yè)應(yīng)進一步利用RPA技術(shù)實現(xiàn)費用報銷流程的全自動化處理，從而加快企業(yè)運轉(zhuǎn)效率。

五、結(jié)語

隨著大數(shù)據(jù)、人工智能、移動互聯(lián)網(wǎng)以及云計算等信息技術(shù)在企業(yè)財務(wù)管理中的深入運用，財務(wù)共享模式也隨之進入一個全新階段，費用報銷流程作為財務(wù)共享服務(wù)中的重要組成部分，只有通過與這些新興技術(shù)有效融合，才能提高財務(wù)人員的工作效率，增強企業(yè)的費用報銷管控水平，最終實現(xiàn)財務(wù)智能化和數(shù)字化。