醫(yī)院行政檔案管理中的辦公室檔案管理

王雅萍 青島市市立醫(yī)院

醫(yī)院行政檔案管理中的辦公室檔案管理工作貫穿于醫(yī)院各部門，其擔(dān)負(fù)著相關(guān)部門的檔案立檔、歸檔以及檔案利用管理等內(nèi)容，目的是幫助醫(yī)院經(jīng)營管理能夠作出正確的決策。并且醫(yī)院行政檔案管理中的辦公室檔案管理工作有效性，不僅能夠提升辦公室工作效率，還可以使醫(yī)院的相關(guān)設(shè)施得到充分運(yùn)用。隨著依法治國理念的不斷深入，醫(yī)院辦公室檔案也需要堅(jiān)持依法治檔進(jìn)行管理，從而提高醫(yī)院行政檔案管理工作效率，基于此，以下就醫(yī)院行政檔案管理中的辦公室檔案管理進(jìn)行了探討分析。

一、醫(yī)院辦公室工作內(nèi)容及其特點(diǎn)

1.醫(yī)院辦公室工作的主要內(nèi)容。醫(yī)院辦公室的工作比較繁雜，涉及范圍比較多，一般包括：做好院領(lǐng)導(dǎo)辦公的協(xié)助工作，主要有各種文件處理（比如領(lǐng)導(dǎo)部門的來函、醫(yī)院的日常工作總結(jié)、各種檔案管理等等），此外還有合理安排相關(guān)會議、做好各種接待工作以及值班等等。筆者認(rèn)為醫(yī)院辦公室的工作內(nèi)容主要概括為協(xié)助、協(xié)調(diào)、服務(wù)、公關(guān)以及監(jiān)督等，只有做好了這些工作內(nèi)容，才能使醫(yī)院辦公室價(jià)值在醫(yī)院發(fā)展過程中得到體現(xiàn)。

2.醫(yī)院辦公室工作特點(diǎn)。主要體現(xiàn)在：（1）綜合性特點(diǎn)。醫(yī)院辦公室工作涉及到人和事比較多，不但包括國家公布的相關(guān)政策方針，還對醫(yī)院日常經(jīng)營工作具有重要影響，同時(shí)還需要做好涉及到的政治經(jīng)濟(jì)等方面工作，使得醫(yī)院辦公室工作具有綜合性特點(diǎn)，所以為了做好醫(yī)院辦公室工作，從業(yè)人員也需要提升個人的綜合素養(yǎng)。（2）政策性特點(diǎn)。醫(yī)院辦公室工作對于醫(yī)院正常運(yùn)營及其持續(xù)發(fā)展具有重要的作用，其工作的有效性，可以很好的協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)日常辦公和決策，并且能夠?qū)⒂嘘P(guān)政策得到貫徹實(shí)施，從而提升醫(yī)院的經(jīng)營管理水平，因此政策性也是醫(yī)院辦公室工作的重要特點(diǎn)之一。（3）服務(wù)性特點(diǎn)。醫(yī)院辦公室的主要工作是為院領(lǐng)導(dǎo)決策提供協(xié)助，并且將相關(guān)政策傳達(dá)到有關(guān)科室，其服務(wù)對象一般是院領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)科室，其是主管部門與醫(yī)院不同科室之間聯(lián)系的紐帶。（4）被動性特點(diǎn)。由于醫(yī)院辦公室的很多工作是協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)，所以其實(shí)際工作會依附于院領(lǐng)導(dǎo)的日常辦公，雖然有時(shí)可以主動的提前做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，但是由于諸多變化因素的影響，導(dǎo)致其在實(shí)際的過程中呈現(xiàn)被動性特點(diǎn)，因此相關(guān)從業(yè)人員需要具備應(yīng)對突發(fā)事件的能力。

二、醫(yī)院行政檔案管理中的辦公室檔案管理特征

1.一體化特征。醫(yī)院辦公室檔案管理工作一般是指從業(yè)人員對辦公室的相關(guān)檔案資料進(jìn)行收集、整理分類、存儲等，使這些相關(guān)資料的應(yīng)用價(jià)值得到體現(xiàn)。所以說辦公室的日常工作和其檔案管理工作是聯(lián)系在一起，其檔案資料收集都是通過日常的文書處理獲得，并且檔案管理也是辦公室工作的重要內(nèi)容，所以醫(yī)院辦公室檔案管理具有一體化特征。

2.廣泛性特征。醫(yī)院辦公室工作內(nèi)容涉及范圍比較大，具有綜合性功能，主要有下情上報(bào)、上情下達(dá)以及上下溝通等，其作為醫(yī)院的綜合性部門，由于工作內(nèi)容雜且多，使得檔案資料類型也非常多，基本上涉及到醫(yī)院所有科室以及醫(yī)院發(fā)展的關(guān)鍵資料，因此醫(yī)院辦公室檔案管理存在廣泛性特征。

3.保密性特征?；卺t(yī)院辦公室檔案管理工作的特殊性，相關(guān)從業(yè)人員必須具備保密意識，比如醫(yī)療科研資料方面，基于有些醫(yī)療科研資料的重要性，其是不可以對外泄露，因此相關(guān)從業(yè)人員在醫(yī)院辦公室檔案管理過程中，要求保證相關(guān)檔案的規(guī)范性，并遵守有關(guān)保密協(xié)議，從而保證醫(yī)院辦公室檔案安全。

4.重要性特征。醫(yī)院辦公室檔案一般是醫(yī)院內(nèi)部各科室資料以及醫(yī)院發(fā)展過程中的文件，這些檔案文件對于醫(yī)院的經(jīng)營管理與發(fā)展都非常重要，并且這些檔案能夠協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)決策，對于促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展具有重要意義，所以做好醫(yī)院辦公室檔案管理工作非常重要。

5.多樣化特征。一般表現(xiàn)為：（1）醫(yī)院辦公室工作范圍廣，因此其檔案資料類型具有多樣性特征。比如醫(yī)院經(jīng)營管理過程中，其科室非常多（如不同的臨床科室等），導(dǎo)致其指導(dǎo)性的檔案資料更新比較快。而且科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，使先進(jìn)的醫(yī)療技術(shù)和醫(yī)療設(shè)備得到引進(jìn)，同時(shí)這些相關(guān)技術(shù)和設(shè)備，必須增加有關(guān)技術(shù)規(guī)定制度以及操作規(guī)程等，這些形成的技術(shù)檔案和規(guī)章制度資料也具有多樣性特征，此外這些先進(jìn)的醫(yī)療技術(shù)和醫(yī)療設(shè)備對于促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展具有重要作用。（2）各種人事檔案的多樣性特征。醫(yī)務(wù)人員的個人待遇同職稱密切相連，而且醫(yī)院職稱的評定非常嚴(yán)格，同時(shí)對于醫(yī)務(wù)人員的晉升非常關(guān)鍵，并且醫(yī)院職稱評定需要的醫(yī)學(xué)資料非常多（包括個人的履歷、研究成果等）。而且為了促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展，需要對從業(yè)的醫(yī)務(wù)人員開展聘任、調(diào)崗、晉職等，這類人事檔案也非常多，上述都 說明了醫(yī)院辦公室檔案管理表現(xiàn)了多樣性特征。

6.完整性特征。本文主要說明的是公立醫(yī)院，其屬于事業(yè)單位，因此醫(yī)院具有穩(wěn)定特點(diǎn)，同時(shí)醫(yī)院辦公室檔案管理工作也相對穩(wěn)定，其工作開展能夠延續(xù)性進(jìn)行，可以有效保證醫(yī)院辦公室檔案資料的完整性，使其價(jià)值得到充分體現(xiàn)，并且有利于相關(guān)人員查閱。

7.科技化特征。近年來，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，提升了醫(yī)院經(jīng)營管理水平，同時(shí)也提高了醫(yī)院辦公室檔案管理效率，使其呈現(xiàn)了科技化特征。目前現(xiàn)代信息技術(shù)在醫(yī)院日常業(yè)務(wù)中得到廣泛運(yùn)用，比如網(wǎng)上預(yù)約掛號、網(wǎng)上付款、網(wǎng)上查閱病歷等。這些現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，有利于醫(yī)院辦公室檔案管理，也使其科技化特征得到充分體現(xiàn)。

三、醫(yī)院行政檔案管理中的辦公室檔案規(guī)范管理要點(diǎn)

1.公文制發(fā)規(guī)范管理要點(diǎn)。醫(yī)院行政檔案管理中的很多辦公室檔案都是由公文形式轉(zhuǎn)變過來，因此規(guī)范制定公文是辦公室檔案管理的前提條件，具體表現(xiàn)為：第一、必須結(jié)合有關(guān)規(guī)定，選擇統(tǒng)一要求的公文用紙（包括規(guī)格、形式、質(zhì)量、尺寸等要求），依據(jù)規(guī)范的橫寫橫排模式，將裝訂線安排在左面。第二、為了保證檔案的利用價(jià)值及其存儲，必須要求公文字跡清楚明晰、墨汁不易褪色等。第三、規(guī)范公文的簽發(fā)手續(xù)、審核權(quán)限、正文標(biāo)題、主/抄送單位、落款及日期等，必須對其做好檢查工作。第四、規(guī)范公文中的格式標(biāo)準(zhǔn)、文種運(yùn)用、簡稱等，為檢索做好基礎(chǔ)工作。

2.立卷歸檔規(guī)范管理。醫(yī)院辦公室檔案管理工作中的立卷歸檔規(guī)范管理同公文規(guī)范管理類似，雜亂無章的立卷歸檔會制約醫(yī)院辦公室檔案管理效率。規(guī)范的立卷歸檔工作必須遵循醫(yī)院辦公室檔案管理準(zhǔn)則，其資料構(gòu)成也是由辦公室收集整理，使其滿足信息化管理需要。醫(yī)院辦公室檔案管理的立卷歸檔規(guī)范管理必須做好以下內(nèi)容：第一、掌握時(shí)間。只有相關(guān)文件與文書資料的利用任務(wù)完成后，才能進(jìn)行立卷歸檔；第二、做好分類整理。加強(qiáng)對文書與文件資料的甄別工作，通過文件資料的內(nèi)容、形式以及作用等不公，對其進(jìn)行分類整理，從而提高檔案管理效果。第三、保證立卷歸檔的完整性。為了有效發(fā)揮檔案資料的運(yùn)用價(jià)值，必須保證其完整性，避免文件資料丟失。

3.案卷質(zhì)量規(guī)范管理。醫(yī)院行政檔案管理中的辦公室檔案是否有價(jià)值直接取決于案卷資料質(zhì)量，在其實(shí)際利用過程中，能夠被查詢和查閱到，這樣才是檔案管理的價(jià)值所在。所以在辦公室檔案管理過程中，必須選擇合適的案卷資料立卷形式，控制案卷裝訂質(zhì)量，從而有效提高檔案管理效率。

四、醫(yī)院行政檔案管理中的辦公室檔案管理問題分析

1.認(rèn)識問題?；卺t(yī)院的特殊性及其工作繁瑣特點(diǎn)，使得人們一般主要只關(guān)注醫(yī)院的治療，而忽視醫(yī)院辦公室檔案管理工作。醫(yī)院辦公室工作人員認(rèn)為，檔案管理是檔案管理人員的工作，與辦公室沒有關(guān)系，此外，醫(yī)院工作具有一定的復(fù)雜性致使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對于辦公室檔案管理工作不重視，認(rèn)為辦公室檔案管理價(jià)值比較低。

2.管理信息庫問題。辦公室檔案信息庫是醫(yī)院檔案管理工作的主要基礎(chǔ)和前提，目前，好多醫(yī)院的信息管理系統(tǒng)仍是十多年前的系統(tǒng)，該管理系統(tǒng)可以為檔案管理者提供更多關(guān)于醫(yī)院和員工發(fā)展的基本信息。但是，在醫(yī)院實(shí)際工作當(dāng)中，信息管理系統(tǒng)的使用率并不高。系統(tǒng)中沒有全面的醫(yī)院發(fā)展和員工信息，醫(yī)院活動記錄不到位，醫(yī)院發(fā)展信息不能實(shí)時(shí)更新，檔案信息不夠完整。

3.管理人員問題。隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷升高，在醫(yī)院辦公室檔案管理工作中也得到普及運(yùn)用，要使檔案工作得到有效管理就需要管理人員具有操作信息軟件的能力。但是在實(shí)際工作中，檔案管理人員的專業(yè)知識較弱，對計(jì)算機(jī)信息技術(shù)了解比較少，使得很多先進(jìn)的設(shè)備無法被高效利用，因此需要提高從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)。

4.管理制度問題。一些基層醫(yī)院的檔案管理制度不完善，收集檔案效率不高，缺乏集中的管理，信息資源不完整。與此同時(shí)，很多醫(yī)院的檔案管理工作缺少統(tǒng)一的管理模式和標(biāo)準(zhǔn)，對納入檔案的內(nèi)容沒有明確要求和規(guī)定。檔案管理制不完善，致使有價(jià)值的資料和數(shù)據(jù)丟失，不利于醫(yī)院的科研發(fā)展。信息管理和檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，造成了檔案工作的不完整性，從而導(dǎo)致現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展達(dá)不到新時(shí)期發(fā)展的需要。

五、醫(yī)院行政檔案管理中的辦公室檔案管理對策分析

1.加強(qiáng)對醫(yī)院辦公室檔案管理的認(rèn)識。目前基于醫(yī)院行政檔案管理中的辦公室檔案管理觀念問題，制約了醫(yī)院辦公室檔案管理工作的順利實(shí)施。所以需要結(jié)合實(shí)際，轉(zhuǎn)變管理理念，充分認(rèn)識到辦公室檔案管理的重要性。合理制定辦公室檔案管理目標(biāo)，促進(jìn)從業(yè)人員在檔案管理過程中的主觀能動性，明確管理的職責(zé)要求，從而使檔案資料價(jià)值得到合理體現(xiàn)。

2.做好辦公室檔案管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)。醫(yī)院行政檔案管理中的辦公室檔案規(guī)范管理過程中，合理運(yùn)用先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠把檔案進(jìn)行分門別類管理，并且還可以高效的對檔案資料收集、歸檔以及存儲保管進(jìn)行管理，從而完善檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案數(shù)據(jù)庫可以加強(qiáng)檔案管理工作和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合，開展辦公室檔案的自動化管理，這樣不僅提升了檔案管理效率，也節(jié)約了收集整理檔案資料時(shí)間，同時(shí)也方便檔案資料的查詢和查閱。

3.提升檔案管理的從業(yè)人員水平?？萍嫉倪M(jìn)步發(fā)展，提升了醫(yī)院辦公室檔案管理水平，同時(shí)相關(guān)從業(yè)人員必須適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的需要，加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高專業(yè)技術(shù)能力。其培訓(xùn)要求具體體現(xiàn)在：第一、加強(qiáng)法制教育培訓(xùn)。首先從業(yè)人員必須明確到醫(yī)院辦公室檔案管理工作的重要性，其相關(guān)工作必須符合法律法規(guī)要求。第二、加強(qiáng)專業(yè)能力培訓(xùn)。通過檔案管理的專業(yè)知識培訓(xùn)，提升從業(yè)人員的專業(yè)能力，從而提高醫(yī)院辦公室檔案管理效率，并有效促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展。

4.健全檔案管理制度。健全的檔案管理制度能夠保證醫(yī)院行政檔案管理中的辦公室檔案管理工作的規(guī)范性，使其在實(shí)際的管理工作中有章可循?，F(xiàn)代醫(yī)院辦公室檔案會以文字、影像、數(shù)據(jù)表格等不同類別形式存在，其涉及領(lǐng)域廣，不僅有醫(yī)院歷史記錄，還有各科室的患者信息資料等，這些檔案資料能夠?qū)︶t(yī)院以后的經(jīng)營管理進(jìn)行借鑒參考，并且還可以指導(dǎo)醫(yī)院日常工作以及協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)決策。因此需要健全醫(yī)院辦公室檔案收集整理、立卷歸檔以及存儲保管等有關(guān)制度，使醫(yī)院辦公室檔案價(jià)值得到充分發(fā)揮。

六、結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院行政檔案管理中的辦公室檔案管理工作需要結(jié)合相關(guān)程序與流程的規(guī)范要求，做好其維護(hù)更新工作，從而保證醫(yī)院辦公室檔案的真實(shí)準(zhǔn)確。并且做好辦公室檔案管理工作是提升醫(yī)院行政檔案管理水平的重要途徑，而且辦公室檔案管理工作的科學(xué)合理是保證醫(yī)院行政檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的有效手段。因此對于醫(yī)院行政檔案管理中的辦公室檔案管理問題，必須采取加強(qiáng)對醫(yī)院辦公室檔案管理的認(rèn)識、做好辦公室檔案管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)、提升檔案管理的從業(yè)人員水平以及建立健全檔案管理制度等對策，從而促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展。