淺談電子化在事業(yè)單位檔案管理中的發(fā)展趨勢

李紅偉 吉林省洮南市科技服務中心

如今我國正處于時代發(fā)展的新時期，為了保障事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，從而更好的應對時代發(fā)展需求，必須對傳統(tǒng)且落后的檔案管理方法進行創(chuàng)新，實現(xiàn)更高效率、高質量的檔案管理，這對于事業(yè)單位的長久發(fā)展有重要作用。

一、電子化在事業(yè)單位檔案管理中的應用問題

（一）檔案管理安全問題

以往開展檔案管理工作多采取紙質記錄的方式，這種方式不管在信息數(shù)據(jù)的收集、記錄還是后續(xù)保存方面，都存在極大的缺陷，很容易導致資料的遺漏和確實，而隨著電子化技術的應用，使得事業(yè)單位檔案資料可以通過計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)更加高效的收集和存儲，但是互聯(lián)網(wǎng)具有連通性，因此事業(yè)單位檔案資料在網(wǎng)絡平臺連通很容易出現(xiàn)安全風險。在電子檔案資料的收集和整理過程中，往往會采取線上平臺文件傳輸?shù)男问?，然而在文件傳輸過程中極有可能受到病毒侵害，因此導致電子檔案資料遭受損壞、泄露和丟失[1]，因此給電子化檔案管理的安全性埋下了極大隱患，經(jīng)過調查研究可以發(fā)現(xiàn)，很多事業(yè)單位都存在計算機網(wǎng)絡受到病毒入侵的問題，繼而導致很多事業(yè)單位發(fā)展信息和員工信息被泄露，這也給事業(yè)單位的發(fā)展帶來了一些影響。

（二）檔案管理人員水平不足

在新時期的時代發(fā)展背景下，社會和人民對事業(yè)單位電子檔案管理要求越來越高，也因此需要檔案管理人員具備足夠的專業(yè)水平。然而縱觀我國很多事業(yè)單位檔案資料管理情況來看，往往并不具備足夠的高素質檔案管理人員，不僅基層檔案管理者水平不足，很多事業(yè)單位還存在管理人員素質較差的問題，因此，事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質亟待提升。與此同時，很多初入事業(yè)單位就業(yè)的員工并不具備足夠的檔案管理經(jīng)驗，因此在面對大量檔案資料整理工作時往往無法適應[2]，所以很難有效提升檔案管理效率和質量。除了上述因素之外，我國很多事業(yè)單位檔案管理部門都存在人員流動性高的問題，缺乏長時間固定在同一崗位的員工，而新員工無法第一時間勝任工作，因此使得電子檔案管理過程中經(jīng)常出現(xiàn)操作問題。

（三）檔案管理方式不規(guī)范

如今我國科學技術水平在不斷提升，使得電子化的管理方式得到了高度推廣，在很多企業(yè)和事業(yè)單位中都發(fā)揮了重要作用，但是與此同時，很多事業(yè)單位并未就電子檔案管理制定完善的管理制度，與傳統(tǒng)的紙質檔案管理形式相比，傳統(tǒng)的管理制度更加嚴密，主要原因就是一旦紙質檔案發(fā)生丟失就會導致非常麻煩的后果，但是在電子檔案管理過程中，因為可以隨時備份，所以很多管理人員并未對檔案資料的管理制度進行完善，繼而導致電子檔案資料管理過程中出現(xiàn)遺漏問題。

二、電子化在事業(yè)單位檔案管理中的發(fā)展

（一）加強電子檔案管理安全保障

對于電子化事業(yè)單位檔案管理來說，檔案資料的安全問題是最為重點的內容，從檔案資料管理人員的角度出發(fā)，要求檔案管理者更加嚴謹?shù)膶Υ龣n案資料，避免向外部泄露，同時還要在事業(yè)單位的檔案管理平臺建立完善的訪客制度，從而實現(xiàn)對訪客的管理，對用戶的瀏覽時間也要加以控制，以此來保障電子檔案的安全管理和運行。此外，還應該對事業(yè)單位的檔案管理設備進行定期維修和檢查，例如計算機等設備，必須保障其安全平穩(wěn)的運行[3]，同時也要避免使用盜版軟件，以免給硬件設備的運行以及所存儲的檔案資料埋下安全隱患。與此同時，事業(yè)單位應該保障能夠定期對檔案管理人員展開培訓，保障員工具備足夠的安全管理意識，從而更加重視電子檔案管理設備的正常運行。

（二）加強對檔案管理人才的培養(yǎng)

在電子檔案管理過程中，雖然硬件設備等是非常關鍵的因素，但是管理人員也是非常重要的影響因素，在事業(yè)單位電子化檔案管理期間，要求管理人員必須掌握足夠的專業(yè)技術，同時也要足夠掌握檔案資料管理的所有內容，以此來保障管理工作開展過程中一旦發(fā)生問題也能及時采取措施加以解決。與此同時，事業(yè)單位在進行當年資料管理人才的選用時，還必須對管理人員的綜合素養(yǎng)等因素充分調研，保障事業(yè)單位的人才基礎[4]，從而進一步提升事業(yè)單位電子化檔案管理效率。隨著時代的發(fā)展，事業(yè)單位電子化檔案管理人才也必須不斷提升自身水平，從而全方位發(fā)展，掌握更多管理技能，實現(xiàn)更高效、高質量的電子檔案管理。

（三）強化事業(yè)單位檔案管理技術

為了最大程度保障事業(yè)單位電子化檔案資料的安全，除了要保障硬件設備的完好之外，還要對檔案管理技術和制度進行強化。以往進行的紙質檔案管理需要花費大量的人力物力資源成本，因此其管理制度較為復雜，需要很多調用程序，因此為了節(jié)省時間，實現(xiàn)更加高效率的檔案資料管理，就必須采取更加現(xiàn)代化的管理方式，使用電子計算機建立網(wǎng)絡平臺，采用分類歸納整理的方式管理檔案資料，同時采取網(wǎng)絡檢索的形式也可以實現(xiàn)更加快速高效的檔案資料搜索和調用。

三、結束語

總而言之，為了更好的順應時代的發(fā)展，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案資料的電子化管理是非常重要的，而隨著我國科學技術水平的提升，事業(yè)單位電子化檔案資料管理也必然走入各行各業(yè)，從而發(fā)揮出重要作用。