加強數(shù)字化建設(shè)提升檔案管理信息化水平

葉金霞

全面實現(xiàn)信息化管理，已經(jīng)成為提高檔案管理的自動化程度和效率的有力手段和有效工具。在數(shù)字化背景下，進一步加強檔案信息化管理水平，能夠充分發(fā)揮檔案資料以及文件的重要價值，并為相關(guān)工作的開展以及決策的制定提供關(guān)鍵的參考依據(jù)?；诖?，本文從新時期檔案信息化管理的基本要求出發(fā)，針對當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中存在的問題，提出完善對策與建議，以期改善檔案管理工作現(xiàn)狀。

數(shù)字化背景下，為檔案管理工作的開展提供了新的方向。為了能夠強化檔案管理力度，需要積極順應(yīng)當(dāng)前時代的變化與發(fā)展需求，轉(zhuǎn)變檔案管理理念，深度挖掘檔案資料的價值，從而促使檔案管理工作更加高效。因此，在開展檔案管理工作的過程中，需要結(jié)合數(shù)字化背景，采取合理有效的措施及手段，積極做出調(diào)整與改變，加強檔案管理的信息化建設(shè)，進一步提升檔案管理的信息化水平。

一、數(shù)字化背景下檔案信息化管理的相關(guān)概述

（一）數(shù)字化背景下檔案信息化管理

通常來說，數(shù)字化背景下檔案信息化管理主要是通過數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、電子掃描技術(shù)等多種現(xiàn)代化的技術(shù)手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、圖像以及音頻等類型的檔案進行轉(zhuǎn)化，從而成為一種數(shù)字化的信息，并將其存儲在計算機信息系統(tǒng)中，實現(xiàn)檔案信息的有效傳輸和利用。在信息化技術(shù)發(fā)展與創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，數(shù)字化的信息以及載體逐漸多樣化，不僅突破了時間上的限制，也為檔案信息存儲工作帶來了一定的便利。同時，數(shù)字化背景下檔案信息化管理在一定程度上提升了檔案資料的利用率。因此，在當(dāng)前檔案管理工作中，需要及時認(rèn)識到檔案信息化管理的關(guān)鍵作用，并明確提升檔案信息化管理的必要性和重要性，為推動我國檔案事業(yè)的建設(shè)與發(fā)展提供關(guān)鍵支持。

（二）數(shù)字化背景下檔案信息化管理應(yīng)用優(yōu)勢

1.檔案管理精準(zhǔn)度高

單位的檔案包含單位的日常工作、活動記錄，與上下級的工作對接記錄等，數(shù)量龐大且信息之間關(guān)系復(fù)雜，需要檔案管理人員多角度分析并對檔案信息進行綜合處理。在數(shù)字化背景下，檔案信息化管理能夠進一步提升檔案管理工作的精準(zhǔn)度。同時，可以通過搜索引擎完成檔案資料的搜索、調(diào)用以及利用等，不僅節(jié)約了工作時間，也提高了檔案資料的使用效率。隨著經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，檔案資料數(shù)量逐漸增多，為檔案管理工作的開展帶來了一定的難度和壓力。通過加強檔案管理信息化建設(shè)工作，能夠滿足當(dāng)前數(shù)量龐大的檔案資料的處理與管理工作。

2.提升檔案管理工作質(zhì)量

紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)破損、丟失等情況，對檔案管理工作帶來極大不便甚至是重大隱患。而在數(shù)字化背景下，檔案信息化管理能夠有效避免紙質(zhì)檔案管理帶來的問題，并且提高檔案管理工作質(zhì)量。同時，在檔案信息化管理中，可以將檔案資料以電子檔案的形式進行存儲，不僅提高了檔案管理的安全性，也為檔案管理相關(guān)工作的開展提供了關(guān)鍵保障。另外，信息時代下，檔案資料的數(shù)字化處理使得檔案管理中數(shù)據(jù)的完整性、多樣性能夠得到更全面、長久的保存，不受時間、空間所限，為工作的開展提供了諸多便利，是檔案工作在信息時代的必由之路。

3.傳輸共享便捷性強

在檔案信息化管理過程中，其數(shù)據(jù)傳輸以及共享優(yōu)勢相對較強。通過信息化管理手段和管理技術(shù)，實現(xiàn)了檔案信息資料的遠(yuǎn)程傳輸，有效降低了檔案管理工作中的失誤問題，進一步提高了檔案資料的綜合利用率，使得檔案信息和資源有了一定的外延特性，為檔案庫建設(shè)擴充了豐富的信息資源，也為用戶提供了更加全面的檔案信息服務(wù)，保障了用戶對每一檔案資料的查閱都能及時獲取。

4.合理縮減管理成本

當(dāng)前海量的數(shù)據(jù)資料，在一方面提高了檔案管理工作的難度，也在另一方面增加了檔案管理人員的工作量。為了能夠確保檔案管理的時效性和科學(xué)性，需要安排一定數(shù)量的管理人員完成檔案管理工作，從而增加了檔案管理整體運營和管理成本。而數(shù)字化背景下，通過檔案管理信息化建設(shè)，能夠有效降低檔案管理工作的難度，實現(xiàn)對當(dāng)前資源配置的優(yōu)化與升級，減少人力資源的浪費。

二、數(shù)字化背景下檔案信息化管理應(yīng)用問題分析

（一）檔案信息化管理力度低

在檔案管理過程中，當(dāng)前的信息化管理力度相對較低，未能將檔案信息化管理的關(guān)鍵作用發(fā)揮出來，并且在一定程度上影響到了檔案管理的全面性和科學(xué)性。比如，在檔案管理工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)信息重疊的情況，各個部門之間信息資源的交流與互通性相對較差，造成檔案信息較為分散，無法集中。同時，由于檔案信息的分散性，會直接影響到檔案管理人員對檔案信息的收集、整理等工作，并降低了檔案管理工作效率。

（二）檔案信息化管理模式相對滯后性

當(dāng)前，很多行政機構(gòu)雖然具備檔案信息化管理的工具，但使用率不高。還有些單位對檔案管理工作缺乏足夠的重視，投入有限，設(shè)備落后，配置與需求不相符，阻礙了信息化建設(shè)速度。此外，很多檔案管理人員并非全職，兼職較多，很難全身心投入工作實踐。檔案類型多樣，不同類型具有差異化的歸檔范圍、管理期限和重要性。但是，當(dāng)前檔案管理人員知識面有限，認(rèn)識層面參差不齊，對傳統(tǒng)的模式管理檔案方式依賴性較強，很難形成對檔案資料的端正認(rèn)識，直接影響了檔案信息化管理的建設(shè)與發(fā)展。

（三）信息化管理意識相對淡薄

目前，在檔案管理工作中，信息化管理是其工作發(fā)展的必然趨勢，也是提升檔案管理水平的關(guān)鍵途徑。在檔案管理工作匯總，需要充分利用計算機技術(shù)及手段等，做好檔案信息資料的存儲工作，并提高檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。然而，在實際的檔案管理過程中，一些檔案管理人員自身的工作責(zé)任意識不強烈，且對檔案信息化管理的認(rèn)識不夠全面，受到自身傳統(tǒng)工作理念的影響，對于檔案信息化管理相關(guān)知識的學(xué)習(xí)積極性和主動性不高，寧愿繼續(xù)堅守著檔案傳統(tǒng)工作方式和服務(wù)方式，很難確保檔案資料的真實性、完整性、時效性等。同時，在開展檔案管理工作的過程中，對于一些不安全因素的控制與分析能力相對較弱，可能出現(xiàn)人為失誤或者是操作不規(guī)范等情況。一些檔案管理人員的專業(yè)能力還有待提高，多表現(xiàn)在檔案信息歸檔不及時、檔案管理較為混亂等。而這些情況的出現(xiàn)，在一定程度上增加了檔案管理工作的難度，甚至?xí)斐蓹n案信息資料丟失等情況。此外，在很多檔案管理過程中，還存在管理職責(zé)劃分不明確的情況，不利于檔案信息化管理工作的開展。

（四）安全保障體系不夠健全

一些從事檔案管理工作人員，并非是專門的計算機專業(yè)人員，即使具備一定的檔案信息錄入技能，也可能存在對檔案資料的網(wǎng)絡(luò)安全管理意識與能力不足的問題。在信息化技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)不斷滲透的基礎(chǔ)上，在一定程度上增加了電子檔案的安全風(fēng)險率，比如電子檔案可以隨意拷貝等，甚至是一些網(wǎng)絡(luò)黑客對檔案信息管理系統(tǒng)的破壞，從而降低了檔案信息的安全性和可靠性。尤其機關(guān)檔案管理涉及到許多機密信息，需要對檔案的安全性做出充足的保障。在開展檔案信息化管理的過程中，其對應(yīng)的安全保障體系不夠健全，無法從根本上保證檔案信息的真實性和完整性，也無法有效規(guī)避外界風(fēng)險因素對檔案管理工作造成的影響。此外，當(dāng)前檔案信息化管理過程中，其傳輸系統(tǒng)還不夠完善，對檔案信息資料的內(nèi)容不能全權(quán)負(fù)責(zé)，阻礙了后續(xù)檔案的查閱以及利用。

三、數(shù)字化背景下檔案信息化管理應(yīng)用的有效措施

（一）樹立正確的信息化管理意識

在數(shù)字化背景下，為了能夠提升檔案信息化管理水平，加強對各類信息化技術(shù)和手段的有效應(yīng)用，需要樹立正確的信息化管理意識，提高對檔案信息化建設(shè)的關(guān)注與重視。首先，在開展檔案管理工作的過程中，需要積極順應(yīng)時代的變化與發(fā)展對檔案管理工作提出的要求，采取合理有效的措施，強化管理意識，真正意識到檔案信息化管理的重要作用。其次，需要加強檔案信息化管理與建設(shè)的經(jīng)費投入，確保檔案信息化管理中各項工作的順利開展，并積極引進先進的管理設(shè)備，做好檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，從而發(fā)揮出檔案信息化管理的作用和優(yōu)勢。

（二）優(yōu)化并完善檔案信息化管理系統(tǒng)

要結(jié)合檔案管理的實際情況，優(yōu)化并完善檔案信息化管理系統(tǒng)，為各項管理工作的開展提供基礎(chǔ)保障。首先，要對檔案信息化管理相關(guān)的工作流程進行分析和研究，并做好工作流程的簡化工作，結(jié)合管理工作要求研發(fā)并升級檔案信息管理系統(tǒng)。其次，在檔案信息化管理系統(tǒng)中，需要將紙質(zhì)檔案進行及時轉(zhuǎn)化，通過掃描儀等技術(shù)手段，準(zhǔn)確地將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容做好數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并根據(jù)檔案信息資料的內(nèi)容做好分類管理，便于后續(xù)檔案管理工作的開展。此外，在完善檔案信息化管理系統(tǒng)的過程中，要保證管理系統(tǒng)的兼容性，確保不同格式電子文件的安全存儲，從而提升檔案信息化管理水平。

（三）強化信息化安全管理與控制力度

在推進檔案信息化管理與建設(shè)的過程中，需要提高對各類技術(shù)以及手段等的安全利用，全面保證檔案信息資料的完整性和安全性，從而提升檔案管理的工作效率。目前，隨著各類技術(shù)手段的創(chuàng)新與發(fā)展，對于檔案信息化管理工作的開展也帶來了一些安全隱患問題，從而威脅到了檔案信息化管理的安全。而檔案信息資料具備一定的保密性，需要采取有效的措施和手段，從源頭上規(guī)避檔案信息資料泄露的情況。因此，在進行檔案信息化管理的過程中，需要不斷強化信息化安全管理與控制力度，積極構(gòu)建科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化的網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，在最大程度上保證檔案信息的安全性和可靠性。首先，需要針對檔案信息化管理中的防火墻等進行升級和優(yōu)化，有效避免電子檔案信息被黑客盜取，通過先進的加密監(jiān)控技術(shù)手段，提高檔案信息的安全性。其次，在構(gòu)建科學(xué)完善的安全管理體系的過程中，要做好硬件設(shè)施的安全保障工作，及時明確檔案信息化管理中設(shè)備、環(huán)境等可能存在的安全隱患問題，并及時把握好各類不確定因素，制定出有效的預(yù)防處理方案，加大排查和維護力度，減少外界不確定因素對檔案信息化管理的干擾和影響。此外，需要定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的資料信息進行掃描，及時消除網(wǎng)絡(luò)病毒等的侵害，從根本上提高檔案管理的安全性和穩(wěn)定性。

（四）打造專業(yè)化的管理人才隊伍

檔案管理數(shù)字化的推進除了要明確規(guī)劃工作，做好軟硬件設(shè)施的設(shè)置外，還要在管理人員的觀念教育和能力素養(yǎng)方面多加培養(yǎng)訓(xùn)練，讓管理人員相應(yīng)技術(shù)水平推動檔案管理信息化的開展。首先，需要就檔案信息化管理工作的需求，制定出科學(xué)有效的人才需求方案，做好人才引進和培養(yǎng)工作。同時，要建立完善的教育培訓(xùn)制度，定期組織召開檔案信息化管理相關(guān)的培訓(xùn)活動，最大程度提升檔案管理人員的工作能力，并加強對檔案信息化管理的重視度，提高檔案管理工作相關(guān)部門之間的交流與溝通，保證檔案信息化管理工作能夠符合時代發(fā)展需求。其次，檔案管理人員需要提高自身的學(xué)習(xí)積極性和主動性，加強對各類信息化技術(shù)和設(shè)備的學(xué)習(xí)和掌握，通過對信息化技術(shù)的熟練操作，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。檔案管理人員需要及時了解檔案信息化管理相關(guān)政策，為建設(shè)高素質(zhì)、復(fù)合型的管理人才隊伍提供重要保障。最后，檔案管理人員需要提升自身的工作積極性和工作認(rèn)清，及時明確檔案信息化管理中自身的職責(zé)所在，全身心投入到檔案信息化管理工作中，把握好工作中的重點和難點，促進檔案信息化建設(shè)。

（五）創(chuàng)新檔案管理模式

對于檔案管理工作而言，為了能夠充分發(fā)揮出檔案信息化管理的關(guān)鍵作用，需要就其管理模式進行創(chuàng)新和完善，避免管理模式的單一性和滯后性，展現(xiàn)出現(xiàn)代化管理模式的重要優(yōu)勢，從而提高檔案管理工作質(zhì)量。在此過程中，需要積極轉(zhuǎn)變管理理念，加強對先進的管理模式和管理方式的引進，做好創(chuàng)新工作，并對當(dāng)前檔案管理相關(guān)軟件以及硬件進行升級，切實將信息化技術(shù)及手段等融入到檔案管理的各個環(huán)節(jié)中，及時處理好檔案信息化管理過程中存在的問題和不足，深度挖掘檔案信息資料的價值，為后續(xù)各項工作的開展提供重要的參考依據(jù)。

結(jié)語

綜上，信息技術(shù)已逐步取代傳統(tǒng)檔案工作方式，為更好地適應(yīng)信息時代發(fā)展，檔案管理工作應(yīng)站在戰(zhàn)略高度來重視和加強檔案信息化管理工作，將信息化管理理念融入其中，及時把握檔案信息化管理中的重點環(huán)節(jié)和薄弱環(huán)節(jié)，充分發(fā)揮出檔案信息化管理的作用和價值。同時，在數(shù)字化背景下，需要全面保證檔案信息的真實性和安全性，加大探索和創(chuàng)新力度，不斷完善和優(yōu)化檔案信息化管理模式，從而推動檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

（作者單位：福建南平市延平區(qū)綜治中心）