財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)用與前景分析

□文/李金馨 閔浩倫

（哈爾濱商業(yè)大學(xué) 黑龍江·哈爾濱）

［提要］現(xiàn)階段，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到大幅度提升，新型管理模式——財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)用而生。本文以永輝超市為例，對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的概念進(jìn)行研究，通過(guò)分析其運(yùn)營(yíng)背景、建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后的流程及管理效果、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對(duì)永輝超市持續(xù)發(fā)展的影響等，對(duì)永輝超市財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心平臺(tái)搭建提出一些建議。

在智能化時(shí)代大環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用和互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，企業(yè)的財(cái)務(wù)管理開(kāi)始被廣泛重視，很多企業(yè)開(kāi)始思考財(cái)務(wù)工作該如何隨之改進(jìn)，直到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的出現(xiàn)和應(yīng)用。中興、海爾等國(guó)內(nèi)大型企業(yè)抓住了財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵因素開(kāi)始建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，雖然接收共享理論較晚且在建設(shè)的過(guò)程中存在一些問(wèn)題而受到外界人士的質(zhì)疑，但不可否認(rèn)的是這些企業(yè)建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后的成果，加上“互聯(lián)網(wǎng)+”和科學(xué)發(fā)展政策的推動(dòng)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的推廣建立是可以想象的。

一、背景及概念

（一）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的概念。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是一種創(chuàng)新的管理模式，它將不同國(guó)家和不同地點(diǎn)的多個(gè)業(yè)務(wù)單元資源比如那些重復(fù)性比較高、勞動(dòng)密集型特征明顯的基礎(chǔ)會(huì)計(jì)工作集中起來(lái)放到一個(gè)共享服務(wù)中心記賬和報(bào)告?？傮w來(lái)說(shuō)，采用共享服務(wù)中心模式的企業(yè)多為跨國(guó)、跨區(qū)域的大型企業(yè)，因?yàn)榫哂幸欢ǖ囊?guī)模和范圍效果，共享服務(wù)模式才會(huì)凸顯作用。

共享服務(wù)中心所集中的通常是一些重合、簡(jiǎn)單、容易整理匯合的基礎(chǔ)職能業(yè)務(wù)，在這種情況下可以更快速并不費(fèi)力的歸集同類業(yè)務(wù)和集中解決存在的問(wèn)題從而實(shí)現(xiàn)規(guī)模效應(yīng)，因此財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)用可以有效地降低人力和管理成本，還可以在有限的時(shí)間和不受限制的空間下采取高效率的集中管理辦法并快速地將管理知識(shí)和方法傳送到各個(gè)單元，為更多的員工提供優(yōu)質(zhì)的信息來(lái)實(shí)現(xiàn)資源共享并提高各層級(jí)的能力，促進(jìn)企業(yè)又好又快發(fā)展。

（二）永輝超市運(yùn)營(yíng)概況。永輝超市于2001年成立，是一家大型零售企業(yè)，主要經(jīng)營(yíng)生鮮和農(nóng)產(chǎn)品，在我國(guó)零售企業(yè)不斷增長(zhǎng)的階段中提出“競(jìng)合”理念并采取生鮮差異化經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略使其成為我國(guó)大陸首批將生鮮農(nóng)產(chǎn)品引進(jìn)現(xiàn)代超市的企業(yè)之一，其次它開(kāi)創(chuàng)了屬于自己獨(dú)有特色的“永輝模式”并確定了其獨(dú)特的定位。隨著永輝超市實(shí)力和口碑的增強(qiáng)和跨區(qū)域發(fā)展的成功使其連鎖區(qū)域持續(xù)擴(kuò)張，業(yè)務(wù)規(guī)模也不斷壯大，每日的顧客流量破萬(wàn)，而如此高的增長(zhǎng)速度增大了數(shù)據(jù)記錄和日常管理的壓力，人工和管理成本的上升抵消了大部分銷(xiāo)量增長(zhǎng)帶來(lái)的收益，所以如何在節(jié)約成本、提高工作效率的前提下保證永輝超市持續(xù)經(jīng)營(yíng)并保持銷(xiāo)量是值得思考的問(wèn)題。而正是信息化的環(huán)境提供了一條嶄新的道路，在此環(huán)境下應(yīng)運(yùn)而生的財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)能在很大程度上解決這些問(wèn)題，所以永輝超市決定創(chuàng)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)持續(xù)、有效的發(fā)展。

二、永輝超市建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的措施

（一）構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的過(guò)程。2011年底，永輝超市建立資金集中管理系統(tǒng)并與銀行進(jìn)行合作，同時(shí)開(kāi)始財(cái)務(wù)共享中心的籌備工作，安排分散在各個(gè)地區(qū)的多家分店將相同單元部門(mén)和類似業(yè)務(wù)集中到各大區(qū)并成立獨(dú)立且完整的小型財(cái)務(wù)中心，全國(guó)各地的員工資金的流轉(zhuǎn)、費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)等都先集中到總部的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心中進(jìn)行統(tǒng)一安排和規(guī)劃，各供應(yīng)商的票據(jù)和清單也集中到共享中心實(shí)現(xiàn)資金流轉(zhuǎn)和管理服務(wù)的流程化。2013年中旬，永輝超市財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)工作初步取得階段性勝利，緊接著永輝超市開(kāi)始開(kāi)發(fā)ERP系統(tǒng)，此階段的開(kāi)展使永輝超市的商品淘汰率、周轉(zhuǎn)率、客流轉(zhuǎn)化率和庫(kù)存量都進(jìn)一步增長(zhǎng)。2014年，開(kāi)始進(jìn)行應(yīng)付業(yè)務(wù)的升級(jí)改造，這使總部財(cái)務(wù)共享中心在各個(gè)方面都承擔(dān)著重要職責(zé)，供應(yīng)商提交清單和支付貨款、員工進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)等都需要通過(guò)總部財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的統(tǒng)一調(diào)配和安排指揮。2015年年底，永輝超市大范圍使用電子簽章并在總部管理發(fā)票數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化對(duì)賬，減輕了員工對(duì)賬及結(jié)算的工作量，并提高了各部門(mén)工作效率和供應(yīng)商的滿意程度。目前，永輝超市還在積極地完善共享系統(tǒng)的其他應(yīng)用。

（二）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心流程具體內(nèi)容。永輝超市對(duì)各業(yè)務(wù)活動(dòng)流程和標(biāo)準(zhǔn)制定了一系列要求，使之前原本雜亂無(wú)章的各區(qū)域各部門(mén)的財(cái)務(wù)活動(dòng)整合集中到一個(gè)共享中心中，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一簡(jiǎn)化的流程和高效的處理能力，利用財(cái)務(wù)共享中心這個(gè)平臺(tái)有效地提高績(jī)效和企業(yè)價(jià)值，所需要進(jìn)行的具體流程包含以下幾個(gè)方面：

應(yīng)付賬款：包含與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬，輸入提供的數(shù)據(jù)及付款日期等并與供應(yīng)商進(jìn)行查詢或業(yè)務(wù)溝通與交流。

收入應(yīng)收款：日常維護(hù)供應(yīng)商提供的數(shù)據(jù)并對(duì)其進(jìn)行檢查和核對(duì)，例如一些資金報(bào)表的檢查和資金狀況的查詢。按照統(tǒng)一業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)完成各項(xiàng)任務(wù)，之后對(duì)報(bào)表進(jìn)行分析再與供應(yīng)商進(jìn)行溝通。在進(jìn)行日常業(yè)務(wù)工作處理中要保證對(duì)資金的管控和監(jiān)督，保證資金的流入和流出是一致的，保障資金進(jìn)出的透明度。

費(fèi)用管理：對(duì)員工的集中數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，保證報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)和提交都符合流程規(guī)定，在錄入數(shù)據(jù)時(shí)保證準(zhǔn)確度同時(shí)應(yīng)提高監(jiān)管力度，其他付款和費(fèi)用等集中后進(jìn)行報(bào)表分析并與相關(guān)人員溝通交流，確保下一項(xiàng)目或工作的費(fèi)用額度能滿足實(shí)際需求且不額外占用資金，最后對(duì)報(bào)銷(xiāo)單等進(jìn)行審核，保證業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的獨(dú)立自主，提高工作效率。

資金管理：日常收支維護(hù)管理，與銀行進(jìn)行開(kāi)戶、轉(zhuǎn)賬、對(duì)賬等一系列業(yè)務(wù)處理，維護(hù)銀行賬戶與企業(yè)資金流通體系，在資金流轉(zhuǎn)上提供信息支持。

總賬與報(bào)表：收集成本、利潤(rùn)等數(shù)據(jù)信息，與相關(guān)人員進(jìn)行詢問(wèn)調(diào)查，在數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上進(jìn)行編制總賬報(bào)表等并進(jìn)行分析。

三、永輝超市建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的效果

（一）成果在三個(gè)方面的體現(xiàn)

1、總部財(cái)務(wù)層面：隨著永輝超市業(yè)務(wù)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，總部層面的有效數(shù)據(jù)不斷覆蓋，為未來(lái)企業(yè)進(jìn)行總結(jié)和調(diào)整奠定了堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，通過(guò)對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)和其他區(qū)域中心的信息進(jìn)行有效集中和整合，提升了各部門(mén)的工作效率和保障了更完善滿意的工作成果，使各區(qū)域及部門(mén)不受直屬上級(jí)的直接監(jiān)管，保持了財(cái)務(wù)工作的獨(dú)立性和彈性，在此基礎(chǔ)上打造的“云數(shù)據(jù)”平臺(tái)促進(jìn)了企業(yè)向創(chuàng)新型財(cái)務(wù)工作方式的發(fā)展。

2、業(yè)務(wù)單元財(cái)務(wù)層面：各業(yè)務(wù)部門(mén)的報(bào)銷(xiāo)流程統(tǒng)一、簡(jiǎn)化并共享，“云數(shù)據(jù)”打造的電子錄入方式打破了地域之間的距離限制，不同地區(qū)間的報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)可以共享，使業(yè)務(wù)集中且減少了人力支出，降低了傳送和核對(duì)的成本，一定程度上提高了企業(yè)的盈利能力。對(duì)于永輝超市的供應(yīng)商來(lái)說(shuō)，數(shù)量大且種類繁多，這種無(wú)紙質(zhì)化的錄入方式縮短了發(fā)票在兩企業(yè)間來(lái)回傳輸?shù)臅r(shí)間，節(jié)約了大量的成本并提高了核對(duì)信息的準(zhǔn)確率及透明度，結(jié)算效率也因此大幅度提升，供應(yīng)商的滿意度也因此提高，有利于兩家企業(yè)的長(zhǎng)期交流與合作。

3、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心層面：將企業(yè)的管理會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)進(jìn)行了分離，保證了整個(gè)共享中心的各個(gè)業(yè)務(wù)流程規(guī)范并避免人為影響各個(gè)程序的啟動(dòng)和運(yùn)作，更為客觀、科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪M(jìn)行了集中管理，使監(jiān)控監(jiān)管到位，極大程度地降低了運(yùn)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）年度報(bào)告中成果的體現(xiàn)。從年度報(bào)告利潤(rùn)表與之前對(duì)比可以看出永輝超市總體上提高了運(yùn)營(yíng)效率并降低了監(jiān)管和人力成本：財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立的初步階段管理費(fèi)用發(fā)生的變化是因?yàn)楫?dāng)時(shí)需要資金和人力來(lái)打造基礎(chǔ)，而在上市后的初期，管理費(fèi)用占資產(chǎn)總額的比是較穩(wěn)定的，且2015年后期管理費(fèi)用的占比大幅度降低更能證明財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對(duì)降低管理成本的作用。其次，永輝超市人員增幅大幅度降低，遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于本身規(guī)模的擴(kuò)張程度，說(shuō)明永輝超市的財(cái)務(wù)共享中心對(duì)各業(yè)務(wù)的集中整合減輕了人力成本。

四、永輝超市財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心未來(lái)發(fā)展建議

隨著永輝超市規(guī)模的不斷擴(kuò)大，越來(lái)越多的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)產(chǎn)生了一系列財(cái)務(wù)信息，為增強(qiáng)財(cái)務(wù)共享中心的集中處理能力和應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的迅速反應(yīng)能力，永輝超市應(yīng)對(duì)共享中心進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化，在降低成本的前提下構(gòu)建更完善的處理框架，進(jìn)一步提高盈利能力和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，創(chuàng)造企業(yè)的最大價(jià)值。

（一）重視部門(mén)員工的配合與建議。財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的必要條件包括專業(yè)人員的指導(dǎo)以及員工與管理層之間的溝通。建設(shè)初期，專業(yè)技術(shù)人員來(lái)設(shè)計(jì)符合企業(yè)業(yè)務(wù)總體概況的財(cái)務(wù)中心程序，將數(shù)據(jù)整合制定總體流程并將具體操作內(nèi)容傳遞給各管理層和員工，在三者不斷的溝通交流下完善共享中心的建設(shè)。正式運(yùn)營(yíng)時(shí)遇到任何問(wèn)題，要隨機(jī)應(yīng)變的改善共享中心，需要員工積極的提出問(wèn)題并向領(lǐng)導(dǎo)反饋，再通過(guò)技術(shù)人員的更新改造，使財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)一步優(yōu)化。

（二）整合各大系統(tǒng)，促進(jìn)有機(jī)結(jié)合。可以通過(guò)影像掃描系統(tǒng)、資金支付系統(tǒng)、集成辦公系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)多個(gè)安全完善的系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，將企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)業(yè)務(wù)進(jìn)行信息整合，建立一個(gè)完整的信息平臺(tái)，完善運(yùn)營(yíng)平臺(tái)保證既有業(yè)務(wù)的順利整合，構(gòu)建統(tǒng)一的共享流程，不局限于只將數(shù)據(jù)傳送，而忽視有秩序的集中處理。

（三）優(yōu)化共享中心架構(gòu)。結(jié)合永輝超市的實(shí)際情況，從各個(gè)方面對(duì)財(cái)務(wù)共享中心架構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化。在保證共享中心系統(tǒng)和流程順利工作的前提下，納入的業(yè)務(wù)應(yīng)得到有效整合，隨之進(jìn)一步優(yōu)化共享中心架構(gòu)，積極開(kāi)發(fā)未能覆蓋的業(yè)務(wù)并加快推出其他功能，使財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的地位得到提升，不局限于小區(qū)域的集中處理，而是努力向集團(tuán)及各個(gè)區(qū)域部門(mén)提供共享服務(wù)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)實(shí)意義的扁平化管理，提高總體的管理能力。

（四）提高信息化建設(shè)水平。加快企業(yè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的智能化建設(shè)，將財(cái)務(wù)工作與處理流程銜接起來(lái)，提高總體效率降低管理成本。首先，注重建設(shè)內(nèi)部各部門(mén)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)中心的對(duì)接，保證各流程和溝通交流準(zhǔn)確無(wú)誤，清晰明了，使信息整合無(wú)誤并快速傳遞，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息網(wǎng)的建立健全。其次，永輝超市的財(cái)務(wù)共享中心承擔(dān)著重要作用，為內(nèi)部集中處理提供流程標(biāo)準(zhǔn)化的工作環(huán)境，無(wú)形之中提高了工作效率。但目前只為企業(yè)內(nèi)部及員工提供集中服務(wù)，未來(lái)應(yīng)在智能化進(jìn)一步發(fā)展的條件下實(shí)現(xiàn)規(guī)模化，不僅為本企業(yè)還可以跨公司來(lái)承接工作，繼續(xù)提高信息化水平來(lái)通過(guò)共享輸出優(yōu)質(zhì)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)不同領(lǐng)域、不同公司的數(shù)據(jù)整合，共同提高企業(yè)效率和創(chuàng)造企業(yè)價(jià)值。

（五）加強(qiáng)管控力度，防范風(fēng)險(xiǎn)。永輝超市應(yīng)注意在硬件和軟件方面同時(shí)進(jìn)行管控，這樣一方面能夠避免內(nèi)部數(shù)據(jù)的消失或被破壞，加強(qiáng)管控的情況下還能保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量，完善數(shù)據(jù)中心處理的流程；另一方面監(jiān)管到位能夠使共享服務(wù)中心更加可靠和穩(wěn)定。因?yàn)樨?cái)務(wù)共享中心的建設(shè)涉及各業(yè)務(wù)部門(mén)的共同努力和付出，企業(yè)應(yīng)更加重視該服務(wù)中心的日常維護(hù)升級(jí)以及補(bǔ)救方案等準(zhǔn)備工作，保證服務(wù)中心正常工作運(yùn)轉(zhuǎn)。

五、總結(jié)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心不斷發(fā)展并在各個(gè)企業(yè)推廣建立且日益成熟，但在不同的企業(yè)和不同的環(huán)境下要根據(jù)自身因素和企業(yè)規(guī)模、部門(mén)管理模式、資金及技術(shù)支持等來(lái)設(shè)計(jì)獨(dú)一無(wú)二且適合本企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，使其發(fā)揮最大的效果，為企業(yè)創(chuàng)造最大價(jià)值。本文為例的永輝超市財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)得到了很多顯著的成效，數(shù)據(jù)信息的集中整合降低了人工成本并提高了信息的準(zhǔn)確度和透明度，但也存在一些問(wèn)題如財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的穩(wěn)定度還有待提升，監(jiān)督系統(tǒng)不完善，如何降低監(jiān)督成本的情況下保證監(jiān)督的效果還值得思考。未來(lái)，永輝超市共享服務(wù)應(yīng)進(jìn)行進(jìn)一步改善：整合企業(yè)原有的業(yè)務(wù)，融入未共享的業(yè)務(wù)；提供統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化流程，不再僅僅將各種數(shù)據(jù)集中，而是規(guī)范有效地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和運(yùn)作；可以將財(cái)務(wù)共享中心作為一個(gè)考核的指標(biāo)，若有效準(zhǔn)確的完成共享中心各業(yè)務(wù)的整合和處理，那么可以給予績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)，如節(jié)約部分的百分比；不僅為本企業(yè)提供共享服務(wù)，還可以跨公司來(lái)承接工作，實(shí)現(xiàn)不同領(lǐng)域不同公司的數(shù)據(jù)整合，共同提高企業(yè)效率和創(chuàng)造企業(yè)價(jià)值。總之，共享中心的建設(shè)在多個(gè)方面實(shí)現(xiàn)了降低成本提高效率的成果，要想繼續(xù)創(chuàng)造企業(yè)價(jià)值和提高競(jìng)爭(zhēng)力，應(yīng)從各個(gè)角度和方面來(lái)打造與企業(yè)自身情況相符的服務(wù)中心并制定策略進(jìn)一步完善。