財務(wù)共享模式下公司內(nèi)部控制存在的問題及對策研究

◆李小燕

財務(wù)共享服務(wù)中心起源于上世紀80 年代，由美國通用、福特等大型制造企業(yè)集團提出，是在公司國際化、信息化發(fā)展和規(guī)模高速增長的背景下管理和控制活動的創(chuàng)新。伴隨著經(jīng)濟全球化步伐的加快和“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，以移動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈、人工智能等為代表的新技術(shù)正在逐步的改變著會計行業(yè)，中國企業(yè)已經(jīng)逐步進入以“戰(zhàn)略財務(wù)+業(yè)務(wù)財務(wù)（管理會計）+共享財務(wù)”為核心，“管理創(chuàng)新+轉(zhuǎn)型升級”的財務(wù)3.0 時代。財務(wù)共享服務(wù)中心具有服務(wù)性、統(tǒng)一性、專業(yè)性和規(guī)模性，能夠?qū)崿F(xiàn)降本增效、強化運營風險控制，同時規(guī)范數(shù)據(jù)標準，實現(xiàn)了經(jīng)營數(shù)據(jù)、財務(wù)數(shù)據(jù)的標準化管理，以便于進行數(shù)據(jù)分析，挖掘數(shù)據(jù)價值，為企業(yè)決策提供依據(jù)，與此同時，新的財務(wù)共享模式與原有的內(nèi)部控制制度無法完美銜接，使得財務(wù)共享模式的作用無法充分發(fā)揮，企業(yè)內(nèi)控無法達到應(yīng)有的效果。

一、財務(wù)共享模式對企業(yè)內(nèi)部控制的影響

財務(wù)共享的實施，實現(xiàn)了財務(wù)集中管控，通過業(yè)務(wù)推動財務(wù)管理，使財務(wù)人員融入到日常的業(yè)務(wù)管理中，財務(wù)人員將財務(wù)管理的知識運用到業(yè)務(wù)前端，從源頭進行風險的識別和控制，降低了公司內(nèi)部控制管理的難度。以合同管理為例，在合同談判時財務(wù)人員就參與到其中，對合同內(nèi)容進行審核，從財務(wù)風險和稅務(wù)風險出發(fā)，提供專業(yè)的意見，杜絕了因業(yè)務(wù)人員不懂財務(wù)知識導(dǎo)致出現(xiàn)合同簽訂后執(zhí)行時出現(xiàn)資金流風險或是稅率不符合稅法規(guī)定等，使得公司遭受損失。同時通過共享中心集中審核，統(tǒng)一集團內(nèi)部各單位相同業(yè)務(wù)的審核標準，有利于在全集團范圍內(nèi)實施統(tǒng)一的控制規(guī)則，減少了人為主觀判斷造成的差異。同時通過整理業(yè)務(wù)流程，可以進一步完善公司內(nèi)部控制，提高了公司風險控制水平。

財務(wù)共享模式對企業(yè)內(nèi)部控制的實施既有有利的影響，也有不利的影響。因財務(wù)共享中心實施線上單據(jù)的審核，在整個流程中，很多審核人員看不到紙質(zhì)的材料，這和我們慣有的審核思維不一致，看不到紙質(zhì)材料，在實際的業(yè)務(wù)中，存在成員單位審核人員在審核時并未打開影像進行核對，只是對單據(jù)查看后就審核通過，甚至是單據(jù)都未核對就直接審核通過，這進一步加大了企業(yè)風險。同時，因為在財務(wù)共享系統(tǒng)中財務(wù)信息都是線上傳遞，導(dǎo)致財務(wù)信息傳遞滯后、出現(xiàn)誤差，在降低溝通效率的同時也增加了財務(wù)風險。另一方面，財務(wù)共享模式改變了傳統(tǒng)的財務(wù)處理模式，財務(wù)人員的角色也隨之改變，企業(yè)原有的內(nèi)控制度不能完全適應(yīng)共享模式的風險控制要求，需要企業(yè)從共享流程出發(fā)提出新的內(nèi)部控制措施。

二、財務(wù)共享模式下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

（一）審核標準受主觀影響較大

財務(wù)共享中心人員分工不同，不同模塊的人員對相同業(yè)務(wù)的審核標準不一致，同時同一模塊工作人員因知識架構(gòu)、工作經(jīng)驗不同等也會導(dǎo)致對相同業(yè)務(wù)審核標準不一致，使得不同審核人員對同一事項的評判標準不一致，導(dǎo)致共享審核存在差異。另一方面，由于業(yè)務(wù)集中處理，成員單位的財務(wù)人員減少了，重復(fù)單調(diào)的單據(jù)審核工作使得成員單位的會計人員形成思維定式，在業(yè)務(wù)初審階段對風險的評估不足。在實際業(yè)務(wù)中，因共享中心內(nèi)部人員審核標準不一致以及共享中心審核人員與成員單位會計人員審核標準不一致，導(dǎo)致單據(jù)被反復(fù)駁回，業(yè)務(wù)人員及成員單位會計人員在處理業(yè)務(wù)很難判斷如何處理才是合適的，降低了業(yè)務(wù)辦理效率，同時也增加了財務(wù)審核的風險。

（二）核算風險集中

財務(wù)共享模式下財務(wù)核算均在財務(wù)共享中心，業(yè)務(wù)量大，業(yè)務(wù)處理依賴于信息系統(tǒng)中的會計核算信息，一旦系統(tǒng)規(guī)則設(shè)置錯誤，錯誤將被放大到整個集團。同時各公司的業(yè)務(wù)一般在月底或年底時會集中發(fā)生，雖然共享中心規(guī)定了具體的結(jié)賬時間，但在實際工作中，下級單位經(jīng)常無法按時完成月底的相關(guān)業(yè)務(wù)，導(dǎo)致共享中心統(tǒng)一處理后需要反復(fù)的取消結(jié)轉(zhuǎn)、結(jié)賬，業(yè)務(wù)處理壓力加大，降低了工作效率。同時，當付款單據(jù)集中發(fā)生時，人工推送付款信息處理效率低，易發(fā)生無法及時支付或是支付錯誤等，尤其在還貸、結(jié)息時如果不能按時劃轉(zhuǎn)款項，將導(dǎo)致公司信用風險，降低公司的信用評級。

（三）信息系統(tǒng)風險較大

財務(wù)共享模式下各類業(yè)務(wù)流程均通過財務(wù)共享系統(tǒng)進行處理，所有財務(wù)數(shù)據(jù)均在共享中心數(shù)據(jù)庫處理，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題或是出現(xiàn)漏洞遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊，將會導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或是資金風險。同時系統(tǒng)不穩(wěn)定或者網(wǎng)速緩慢等也會影響共享中心業(yè)務(wù)處理效率，導(dǎo)致單據(jù)在途時間延長或是無法及時提交至共享中心，尤其在月底或年底時業(yè)務(wù)量增大時系統(tǒng)易發(fā)生故障，嚴重影響月度賬務(wù)處理及年終決算工作，降低了共享中心業(yè)務(wù)處理效率，影響財務(wù)共享中心服務(wù)。

（四）建設(shè)初期阻力較大

因共享中心改變了原有的核算模式，且初期建設(shè)的大量工作需要業(yè)務(wù)人員參與，建設(shè)初期成員單位比較抵觸，積極性不高，導(dǎo)致建設(shè)進度緩慢，同時由于對共享系統(tǒng)不了解，許多問題出現(xiàn)后不能及時發(fā)現(xiàn)并解決。共享模式開展初期業(yè)務(wù)人員對系統(tǒng)不熟悉，流程流轉(zhuǎn)緩慢，傳統(tǒng)財務(wù)處理模式下業(yè)務(wù)人員將手續(xù)完善的原始資料提交給財務(wù)人員，后續(xù)的業(yè)務(wù)不再需要業(yè)務(wù)人員跟進，但是到共享后卻要時時關(guān)注流程，導(dǎo)致成員認為共享模式下效率比原來更低，而無法充分財務(wù)共享中心優(yōu)勢。

（五）上市公司獨立性的要求

大集團公司下屬子公司一般包括上市公司和非上市公司，為降低財務(wù)共享中心建設(shè)成本，會建立統(tǒng)一的財務(wù)共享中心，但是按照《上市公司治理準則》及中國證監(jiān)會有關(guān)上市公司運作的規(guī)范性文件規(guī)定，上市公司與控股股東應(yīng)實行人員、資產(chǎn)、財務(wù)分開，機構(gòu)、業(yè)務(wù)獨立，各自獨立核算，獨立承擔責任和風險，集團公司財務(wù)共享中心集中核算，如果不合理設(shè)置，會對上市公司獨立性產(chǎn)生影響。

三、解決措施

（一）加強共享中心審核人員及成員單位會計人員的培訓(xùn)，提升財務(wù)人員職業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)標準流程化的工作能力，及時培訓(xùn)新的財稅知識。對審核中存在的問題及時進行反饋，同時要構(gòu)建高效的溝通交流機制，加強共享中心內(nèi)部人員之間以及財務(wù)共享中心人員與業(yè)務(wù)人員的溝通交流，對存在的問題及時解決，提高共享中心服務(wù)能力，同時在條件成熟時引入單據(jù)審核機器人，統(tǒng)一審核標準，提高審核效率，防范財務(wù)風險。同時，財務(wù)共享中心不應(yīng)僅僅是集中處理業(yè)務(wù)，還應(yīng)通過財務(wù)共享中心數(shù)據(jù)集中的優(yōu)勢，梳理分析成員單位在經(jīng)營管理中存在的風險，及時提示，為成員單位提供風險預(yù)警服務(wù)。

（二）通過RPA+OCR 流程自動化機器人，實現(xiàn)智能輔助稽核、結(jié)算自動化、月末結(jié)賬、關(guān)賬、報表編制等。隨著共享中心的運營，積累了大量的數(shù)據(jù)資源，在此基礎(chǔ)上將重復(fù)的、審核規(guī)則明確的業(yè)務(wù)由單據(jù)審核機器人進行處理，機器人基于明確規(guī)則的操作避免了人為操作的風險，并且不受時間和地點的限制可以任何時間執(zhí)行任務(wù)，提升了工作效率，促進企業(yè)的成本節(jié)約、降低風險，同時也將人員從低效繁復(fù)的工作中釋放出來，使他們有更多時間和精力對共享系統(tǒng)進行完善。

（三）增強信息系統(tǒng)風險管理，制定切實可行的風險應(yīng)急預(yù)案。對系統(tǒng)進行定期維護，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行反饋解決。在日常工作中加強權(quán)限管理，督促各公司加強本公司相關(guān)人員的權(quán)限管理，并對人員權(quán)限進行不定期的檢查。加大對系統(tǒng)維護的投資，構(gòu)建專業(yè)維護團隊，對系統(tǒng)開展實時維護，及時發(fā)現(xiàn)并處理各種安全隱患。做好數(shù)據(jù)的備份工作，以防系統(tǒng)故障造成數(shù)據(jù)丟失。

（四）在財務(wù)共享中心建設(shè)期初要加強宣傳引導(dǎo)，共享中心建設(shè)期初做好調(diào)研工作，了解各公司的需求。建設(shè)過程中做好問題的征集反饋，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。合理設(shè)置共享流程，一方面防止因流程過長導(dǎo)致內(nèi)部控制審核形同虛設(shè)，另一方面，通過流程控制降低風險，提高審核效率。在財務(wù)共享中心運行的過程中根據(jù)積累的經(jīng)驗，不斷地完善財務(wù)共享流程，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高風險防范能力。

（五）為保證上市公司獨立性，集團公司建立財務(wù)共享中心時應(yīng)注意以下方面，一是上市公司財務(wù)共享中心工作人員單獨辦公，人員由上市公司管理；二是上市公司根據(jù)公司管理要求設(shè)置自己的內(nèi)控管理制度；三是權(quán)限分開設(shè)置，做好上市公司數(shù)據(jù)隔離工作，非上市人員不得查看上市公司數(shù)據(jù)；四是根據(jù)證監(jiān)會要求做好內(nèi)幕信息知情人的備案；五是聘請專業(yè)機構(gòu)對信息系統(tǒng)的獨立性進行審計。

四、結(jié)語

財務(wù)共享服務(wù)已成為國內(nèi)外集團企業(yè)廣泛采用的新的財務(wù)管理模式，世界500 強企業(yè)中約有50%的企業(yè)、100強中約有80%的企業(yè)設(shè)立了財務(wù)共享服務(wù)中心，財務(wù)共享服務(wù)能夠有效支持企業(yè)戰(zhàn)略、促進核心業(yè)務(wù)的發(fā)展、降低管理成本，財務(wù)共享模式對企業(yè)的內(nèi)部控制建設(shè)既有挑戰(zhàn)也是機遇，企業(yè)應(yīng)在財務(wù)共享中心建設(shè)的過程中同步加強內(nèi)部控制的建設(shè)，避免因內(nèi)部控制缺陷導(dǎo)致共享服務(wù)中心的風險放大。