基于信息化時代下的高校文印管理信息化及自助服務(wù)研究

魏文娟

摘 要：文印管理在高校管理中占據(jù)的位置非常重要，文印管理的質(zhì)量會直接影響教師的教學(xué)科研工作與學(xué)生學(xué)習(xí)生活的水平，目前很多學(xué)校文印管理內(nèi)容和過程依然存在不足之處，特別是一些高校的文印管理工作無法適應(yīng)信息化時代要求，在管理信息化及自助服務(wù)存在漏洞，該文從實踐出發(fā)，以提升效率、成本控制及隱患排除為目標，探索針對管理信息化及自助服務(wù)的文印管理策略。

關(guān)鍵詞：信息化時代? 高校管理? 文印管理? 自助服務(wù)

中圖分類號：G647? ?文獻標識碼：A

Abstract： At present， there are still deficiencies in the content and process of document management in many schools， especially the document management in some universities cannot adapt to the requirements of the information era， and there are loopholes in the management of information technology and self-service. This paper explores the management strategies for informationization and self-service from a practical point of view， with the objectives of improving efficiency， cost control and eliminating hidden problems.

Key Words： Information age; University management; Document printing management; Self-service

文印管理是現(xiàn)代高校管理中極為重要的內(nèi)容，受到高校管理者的密切關(guān)注。但在信息化時代，如何做好印管理信息化及自助服務(wù)，依然有很多工作要做。目前，還存在服務(wù)效率不高、成本居高不下等問題，在一定程度上限制高校管理質(zhì)量水平提升[1]。因而，高校有必要增加在信息化方面重視程度，并使應(yīng)用力度得到同步發(fā)展，逐步產(chǎn)生理想的文印管理信息化和自助服務(wù)效果，便以此為突破口，使高校管理向高質(zhì)量發(fā)展階段邁進。

1 高校文印管理信息化及自助服務(wù)平臺研究

現(xiàn)在很多學(xué)校都可以滿足最基本文印信息化與自助服務(wù)的管理要求，學(xué)校所普遍應(yīng)用的信息化系統(tǒng)平臺，通常會涉及服務(wù)器、控制端、復(fù)印機、刷卡器等環(huán)節(jié)。根據(jù)學(xué)校工作重點的區(qū)別，在管理方面已經(jīng)實現(xiàn)了不同程度的自助化服務(wù)。部分學(xué)?；趯W(xué)生所持有的一卡通或者教師所的手機，開發(fā)了自助數(shù)碼復(fù)印打印等應(yīng)用場景，廣大教師和學(xué)生可以通過一卡通刷卡、手機微信掃碼等形式，使用數(shù)碼復(fù)印打印一體機，完成掃描、打印等操作，費用結(jié)算采取直接系統(tǒng)扣除的形式。目前自助服務(wù)式復(fù)印打印機已經(jīng)具有無人管理的初步形態(tài)，能夠有效節(jié)省文印管理方面的成本[2]。此外，信息化文印系統(tǒng)平臺的使用，能夠有益于文檔打印及網(wǎng)絡(luò)傳輸達到理想效果。教師和學(xué)生可以把需要打印或傳輸?shù)南嚓P(guān)文檔進行掃描，在掃描后自動保存于網(wǎng)絡(luò)平臺中，方便其他用戶基于現(xiàn)實需求，自行于信息化平臺中下載、打印、復(fù)印或分享該文檔，并通過手機等形式支付。

2信息化時代下的高校文印管理信息化及自助服務(wù)方向

信息化時代下的高校文印管理信息化及自助服務(wù)，包括競爭機制、外包服務(wù)引入兩個可行方向。

2.1有序文印競爭機制的倡導(dǎo)

在符合國家法律與學(xué)校規(guī)章制度的前提下，可倡導(dǎo)透明有序的文印競爭，這種競爭方式的直接受益者是用戶。對于競爭而言，不應(yīng)當只停留于價格方面，而是要在文印質(zhì)量、完成時間、服務(wù)便捷度等方面都能有所突破。一般從屬于高校圖書館的文印中心，同學(xué)校所經(jīng)管的中心書店文印業(yè)務(wù)會有重合之處，然而它們在人員體制方面存在區(qū)別，業(yè)務(wù)面向?qū)ο蠹胺?wù)項目也有差異[3]。所以，可以在學(xué)校中形成文印工作良性的、能夠互相補充的競爭狀態(tài)，以便更好地為管理信息化及自助服務(wù)提供便利。例如：圖書館的讀者自助文印系統(tǒng)若有無線文印系統(tǒng)的支持，以及無需人員值守的便捷支付手段，則可以刺激學(xué)校整個文印體系的革新，突出競爭機制的價值。

2.2合理文印外包方案的形成

一些研究認為，作為一種新興綠色辦公文印服務(wù)模式，如果能夠?qū)⒏咝Ｎ挠》?wù)進行外包，則可突顯出節(jié)約、高效、環(huán)保、安全等方面的優(yōu)勢，因此是值得高校給予重點關(guān)注與支持的[4]。而另有研究結(jié)果表明：政府采購始終會給具有環(huán)保節(jié)能特點的產(chǎn)品以關(guān)照，而這些產(chǎn)品如果引入外包形式，在市場表現(xiàn)上也確有提升工作效率與降低能耗的雙重優(yōu)勢，所以高校高重視合理文印的外包方案，從不同模式著眼展開探索，其一是全外包模式，即全部硬件、耗材、維護與服務(wù)均納入到外包體系，不擁有設(shè)備所有權(quán)，在出現(xiàn)設(shè)備老舊等問題時，也可以統(tǒng)一由外包服務(wù)提供者收購，這可以免除固定資產(chǎn)管理麻煩，有效節(jié)約文件處理成本[5]。其二是高校自己購買機器，而將耗材外包，或者自己購買機器、耗材，而將維修服務(wù)外包，不同外包模式在費用上存在差別，高校可以視情況需要做出選擇。具體操作時，高?？梢赃x擇那些在外包服務(wù)方面有先進運營管理經(jīng)驗的公司，以及有先進維護工作水平的服務(wù)商，與之簽訂協(xié)議，讓其量身制訂科學(xué)的文印辦公管理方案，并參與到辦公文印系統(tǒng)建設(shè)中。另一方面，高校需要給外包方提供相應(yīng)的配合工作，基于實際需求給予相應(yīng)的支持，以方便高校文印管理信息化及自助服務(wù)的發(fā)展，提高工作效率。

3信息化時代下的高校文印管理信息化及自助服務(wù)對策

在上述兩個方向變革的過程中，高校文印管理信息化及自助服務(wù)還有對應(yīng)對策的配合，作為在尚未完全達到競爭機制理想狀態(tài)以及尚未真正做到全部服務(wù)外包時的方法支持。

3.1良好環(huán)境的創(chuàng)設(shè)

高校需要創(chuàng)建友好程度更高的信息安全環(huán)境，以便讓管理信息化和自助服務(wù)處在理想的狀態(tài)。對于在現(xiàn)時階段高校文印管理的突出問題，特別是信息安全方面的問題，負責(zé)高校文印管理工作部門還有其具體人員，可以利用給有特殊安全需求人員提供更優(yōu)安全環(huán)境的方式來處理。例如：高校內(nèi)某一科研部門要完成涉密工作，那么便可以使其引入相關(guān)的文件安全管理軟件，用于保障有關(guān)的信息安全[6]。對于這類軟件所提要求是能夠產(chǎn)生對文檔調(diào)用即時監(jiān)控、及時預(yù)警的效果，若出現(xiàn)有人調(diào)用文印設(shè)備進行文檔調(diào)取活動情況，則軟件可以有效監(jiān)測關(guān)鍵詞，若涉密文件的關(guān)鍵詞出現(xiàn)在提示區(qū)，便可以在第一時間把檢索監(jiān)測信息發(fā)送至管理者處，這將有效增加調(diào)用的合規(guī)性與安全性[7]。另外文印信息化管理和自助服務(wù)時，身份識別功能的引入極有必要，例如：為了防止校園一卡通的遺失與被盜用問題，可以采取刷卡同輸入密碼相關(guān)聯(lián)的策略實施預(yù)防，此時文印信息化管理與自助服務(wù)將有更高的安全性，如果和取消過期、掛失補辦、凍結(jié)解凍等形式有機結(jié)合起來，便可以成為使用者方便、快捷與安全的重要保障。

3.2 硬件技術(shù)的支持

在開展信息化時代下的高校文印管理信息化及自助服務(wù)時，一定要注意對有關(guān)硬件設(shè)備和軟件技術(shù)進行革新，從而使環(huán)境創(chuàng)設(shè)工作做到更好。在具體的操作過程中，除了相關(guān)硬件設(shè)備的革新以外，應(yīng)把工作重點放在特定關(guān)鍵技術(shù)方面，例如：文字識別技術(shù)、圖形掃描技術(shù)、數(shù)碼印刷技術(shù)等，這些都是實現(xiàn)高校文印信息化管理與自助服務(wù)理想效果的必要技術(shù)，應(yīng)當引起足夠的重視。借助掃描技術(shù)的變革，能夠通過前期預(yù)設(shè)必要參數(shù)的做法，達到網(wǎng)絡(luò)共享文件夾內(nèi)各項資源檢索的效果，像重點知識、參考書籍、關(guān)聯(lián)文獻等均能夠做到資源檢索[8]。對于掃描技術(shù)而言，利用使用元數(shù)據(jù)記錄的做法，可以更好地進行系統(tǒng)整體集成管理，給高校系統(tǒng)間資源信息共享提供可能性。文印管理服務(wù)者可以從實際情況出發(fā)，再參考資源信息內(nèi)容，設(shè)計保密系統(tǒng)，支持包括隱藏與只讀模式的文件的發(fā)送模式，為系統(tǒng)間整合推動提供支持。

3.3文印管理的成本控制

針對前文多次提及的高校文印管理的成本較高且利用不善問題，建議利用文印信息化管理契機給予及時解決。管理者可以適時引入復(fù)合機內(nèi)置的、具有兼容功能的讀卡器，讓信息讀取速度更快，更利于平時使用與維護。這樣的做法能夠直接獲取高校內(nèi)的一卡通信息，避免外置客戶端設(shè)置的繁瑣問題，可以節(jié)約很多資源?？傊P(guān)注文印管理的成本控制問題，可以使更多資源導(dǎo)向有效管理與服務(wù)，不但可以給高校師生提供更為智能、多樣、便捷、安全的文印服務(wù)，而且也利于高校文印硬件設(shè)備與軟件技術(shù)的統(tǒng)籌管理，避免重復(fù)購買與重復(fù)研究。

3.4身份方案的結(jié)合設(shè)定

在高校教學(xué)與科研的各項工作中，輸出資料文檔成為一種信息保存和信息交流的主要方式，而以現(xiàn)在的文印管理與服務(wù)情況來考察，師生的滿意度普遍不高，其原因一般在于廣大師生因為工作學(xué)習(xí)方向不同、需要不同，在資料檔案輸出、印刷方面的差異化要求也是客觀存在的，因此由使用印刷設(shè)備時的專人操作看起來是必要的。在探索自助文印服務(wù)時，又可以注意到它的必然趨勢及重要意義[9]。為了解決客觀存在的這種矛盾，應(yīng)當突出身份與方案的結(jié)合設(shè)定，可以用校園一卡通確認使用者身份，并利用文印終端形成面對不同身份使用者的合理方案，這樣即便在撤離專人服務(wù)后，依然可以讓設(shè)備擁有結(jié)合使用者身份而進行恰當?shù)墓δ苓x擇。

4結(jié)語

文印管理對于現(xiàn)代高校管理工作意義重大，這一點已經(jīng)取得了普遍共識，然而文印管理存在實踐中存在諸多問題，如管理成本的居高不下、管理效率的差強人意、服務(wù)工作的舉措失當?shù)龋@便要求高校要以現(xiàn)代信息技術(shù)手段為依托，有意識地提升文印管理質(zhì)量水平，并使管理角度向服務(wù)方向傾斜，逐步達到管理的信息化和人性化效果，真正做到方便教師與學(xué)生的工作和學(xué)習(xí)。因而，高校有必要增加在信息化方面重視程度，并使應(yīng)用力度得到同步發(fā)展，逐步產(chǎn)生理想的文印管理信息化和自助服務(wù)效果，便以此為突破口，使高校管理向高質(zhì)量發(fā)展階段邁進。

參考文獻

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