大數(shù)據(jù)背景下人才服務(wù)促進(jìn)中心檔案管理工作改革思考分析

張忠鵬

摘 要：文章以全面實(shí)現(xiàn)檔案管理改革為目標(biāo)，分析大數(shù)據(jù)背景下人才服務(wù)促進(jìn)中心檔案管理改革的實(shí)施。探討檔案管理改革的必要性與落實(shí)現(xiàn)狀，總結(jié)大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理改革的方向，為今后檔案管理工作創(chuàng)新明確目標(biāo)。提出了不斷完善檔案管理制度、確立檔案管理改革目標(biāo)、完善檔案管理程序深入檔案數(shù)字化建設(shè)四點(diǎn)建議，完善檔案管理改革方案，旨在提高檔案管理信息化建設(shè)水平。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);人才服務(wù)中心;檔案管理;云計(jì)算;改革

人才服務(wù)促進(jìn)中心檔案管理的作用是幫助用人單位獲取準(zhǔn)確且完整的檔案信息，日常管理工作要保證規(guī)范性，將檔案管理中存在的問(wèn)題解決，有效提升檔案管理效率。在大數(shù)據(jù)背景下人才服務(wù)促進(jìn)中心檔案管理需要進(jìn)行改革，借助信息服務(wù)技術(shù)有效處理多樣化檔案數(shù)據(jù)，使檔案管理與數(shù)據(jù)利用的效率得到提升?，F(xiàn)如今，檔案管理和“數(shù)字化”“智能化”關(guān)聯(lián)更加緊密，為檔案管理大數(shù)據(jù)建設(shè)與創(chuàng)新明確了方向。實(shí)際上，在實(shí)現(xiàn)檔案管理改革過(guò)程中人才服務(wù)促進(jìn)中心對(duì)大數(shù)據(jù)的應(yīng)用還存在一些疑問(wèn)，需要在實(shí)踐改革中加以解決。

一、大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理必要性

近年來(lái)，隨著人才服務(wù)促進(jìn)中心進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時(shí)代，內(nèi)部管理工作逐漸實(shí)現(xiàn)了轉(zhuǎn)型，尤其是檔案管理開(kāi)始深入檔案資源數(shù)字化建設(shè)、創(chuàng)新檔案管理方式，為今后檔案相關(guān)工作的信息化轉(zhuǎn)型指出了更加明確的方向。數(shù)字化檔案作為全新的檔案管理形式，在原有檔案管理模式的基礎(chǔ)上逐漸實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化管理。當(dāng)然這離不開(kāi)大數(shù)據(jù)的支持，管理者思維模式也逐漸發(fā)生了變化，在現(xiàn)代化大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛普及的當(dāng)下是一項(xiàng)非常重要的舉措。

二、人事檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型現(xiàn)狀

1.大數(shù)據(jù)在檔案管理中的認(rèn)知

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理面臨全新的要求與規(guī)定，原有對(duì)于檔案管理模式的認(rèn)知也必須要發(fā)生變化，這是現(xiàn)階段人才服務(wù)促進(jìn)中心需要重點(diǎn)克服的問(wèn)題。一方面作為基層管理人員要在新環(huán)境下積極轉(zhuǎn)變自己的思維，重視檔案管理中大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，正確了解人才服務(wù)促進(jìn)中心檔案管理的任務(wù)。除了保存檔案之外，還需要在檔案接收、整理等方面配備人手、引進(jìn)設(shè)備與技術(shù)、定期檢查檔案管理硬件設(shè)備，以免出現(xiàn)老化、配備不齊全等問(wèn)題。另外，所有負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員必須接受培訓(xùn)，掌握數(shù)字化檔案管理知識(shí)及其專業(yè)技能，優(yōu)化檔案管理?xiàng)l件，促進(jìn)檔案管理創(chuàng)新。

2.人檔分離問(wèn)題

總結(jié)檔案管理的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)解決人檔分離問(wèn)題十分必要，直接關(guān)系到人事檔案管理效率與作用的體現(xiàn)?，F(xiàn)階段，大學(xué)生畢業(yè)離校之后的個(gè)人檔案會(huì)在人才服務(wù)促進(jìn)中心中進(jìn)行保管，如果畢業(yè)生工作不穩(wěn)定，或者工作崗位調(diào)換比較頻繁，難免出現(xiàn)檔案擱置的現(xiàn)象，長(zhǎng)此以往便會(huì)導(dǎo)致人檔分離。該問(wèn)題不僅會(huì)浪費(fèi)人才服務(wù)促進(jìn)中心的資源，還會(huì)增加閑置檔案管理工作量，管理人員不能定期更新檔案信息，后期查找與處理也會(huì)比較困難。

3.檔案管理方法的創(chuàng)新

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理朝著數(shù)字化方向不斷轉(zhuǎn)型，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)技術(shù)等也開(kāi)始在檔案管理的各項(xiàng)工作中得到體現(xiàn)，一方面可以更加快速、高效地查找利用檔案，另一方面人才服務(wù)促進(jìn)中心檔案管理更加便捷。但是在管理模式方面，數(shù)據(jù)化管理的方法有時(shí)會(huì)因?yàn)榻?jīng)費(fèi)、人才等因素的限制，使檔案管理數(shù)字化建設(shè)受阻。

4.檔案管理人員不足

人才服務(wù)促進(jìn)中心檔案管理對(duì)人才要求比較嚴(yán)格，無(wú)論是檔案管理部門還是其他管理人員，都要保證規(guī)范工作，而且每個(gè)工作崗位要配備專門人員。但實(shí)際上人才服務(wù)促進(jìn)中心檔案數(shù)量較多，無(wú)法保證每個(gè)工作崗位都有充足的管理人員，而且一些檔案管理人員并不是專業(yè)出身，沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)、專業(yè)的學(xué)習(xí)，使檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化時(shí)各項(xiàng)現(xiàn)代化技術(shù)、技能的應(yīng)用效果沒(méi)有完全得到發(fā)揮，降低了檔案管理效率。

檔案管理人才培養(yǎng)方面，可能會(huì)因?yàn)檎莆沾髷?shù)據(jù)技術(shù)的人才數(shù)量不足也會(huì)直接影響到檔案管理創(chuàng)新與數(shù)字化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，無(wú)法完全普及大數(shù)據(jù)技術(shù)，導(dǎo)致檔案管理與實(shí)際需求不符。

三、大數(shù)據(jù)背景下人才服務(wù)中心檔案管理工作改革方向

1.需要開(kāi)辟檔案管理新的切入點(diǎn)

（1）建立全局觀

檔案數(shù)據(jù)管理在大數(shù)據(jù)背景下需要建立全局觀，這是檔案部門負(fù)責(zé)各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)管理的必要前提。首先，檔案管理部門應(yīng)該與其他部門合作，搭建協(xié)調(diào)治理體系。實(shí)施檔案管理中的數(shù)據(jù)治理要以整體布局為基礎(chǔ)，利用各部門之間的協(xié)同合作帶動(dòng)檔案管理創(chuàng)新，也可以加速實(shí)現(xiàn)檔案管理在大數(shù)據(jù)環(huán)境下的轉(zhuǎn)型。其次，檔案部門按照大數(shù)據(jù)的管理要求重新認(rèn)識(shí)檔案資產(chǎn)與數(shù)據(jù)資產(chǎn)價(jià)值，明確檔案數(shù)據(jù)生產(chǎn)要素的重要性，采集檔案管理所必需的數(shù)據(jù)要素，而且要注重?cái)?shù)據(jù)要素流動(dòng)過(guò)程的開(kāi)放共享、安全保護(hù)等。另外，大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)據(jù)既可以作為管理業(yè)務(wù)產(chǎn)生的要素，又是人才服務(wù)促進(jìn)中心業(yè)務(wù)開(kāi)展的基礎(chǔ)條件，為業(yè)務(wù)發(fā)展提供必需的生產(chǎn)力，這是創(chuàng)新檔案管理的重要著手點(diǎn)。

（2）大數(shù)據(jù)融合

基于大數(shù)據(jù)背景下樹(shù)立融入觀念，其核心在于大數(shù)據(jù)技術(shù)、理念納入思維的延續(xù)，檔案管理本身可直接作為一個(gè)整體歸納到人才服務(wù)促進(jìn)中心業(yè)務(wù)信息化范疇，所有檔案管理活動(dòng)與其余數(shù)據(jù)管理活動(dòng)之間彼此影響，不斷開(kāi)辟新的發(fā)展路徑，實(shí)現(xiàn)檔案管理和數(shù)據(jù)管理的深入融合。檔案管理人員樹(shù)立融入視角，必須全面了解檔案數(shù)據(jù)管理新的發(fā)展需求，由檔案部門與數(shù)據(jù)管理部門展開(kāi)密切合作，使人才服務(wù)促進(jìn)中心的各部門都可以作為檔案管理主體，確定其在檔案管理工作中需要承擔(dān)的職責(zé)，積極適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境趨勢(shì)，帶動(dòng)其他管理工作朝著數(shù)據(jù)化方向發(fā)展，使檔案數(shù)據(jù)治理逐漸具有“生態(tài)化”特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)。

（3）檔案管理生態(tài)發(fā)展

檔案管理人員樹(shù)立生態(tài)視角，根本在于共同體意識(shí)。大數(shù)據(jù)促使檔案管理模式創(chuàng)新，而且管理內(nèi)容更加多元化。人才服務(wù)促進(jìn)中心在檔案管理方面，管理主體增多，逐漸形成了動(dòng)態(tài)結(jié)構(gòu)生態(tài)化管理系統(tǒng)。檔案數(shù)據(jù)形成、管理、利用等各方主體都可以建立檔案服務(wù)與合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理生態(tài)發(fā)展。

2.建議豐富檔案管理職能

（1）明確檔案部門權(quán)責(zé)

第一，立足于長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，檔案管理按照大數(shù)據(jù)要求必須要實(shí)現(xiàn)信息共享，但是共享信息系統(tǒng)的建設(shè)可能會(huì)面臨安全性問(wèn)題。應(yīng)以檔案數(shù)據(jù)管理為目標(biāo)更加積極主動(dòng)地參與其中，探索更加科學(xué)、有效的檔案管理創(chuàng)新途徑。第二，創(chuàng)新電子檔案管理團(tuán)隊(duì)。要在原有管理隊(duì)伍基礎(chǔ)上進(jìn)行升級(jí)，根據(jù)國(guó)家出臺(tái)的檔案管理文件與政策，搭建電子檔案管理隊(duì)伍，解決檔案管理復(fù)雜性問(wèn)題。第三，檔案管理部門應(yīng)發(fā)揮政策導(dǎo)向作用，可以和圖博機(jī)構(gòu)合作實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共同治理。第四，基層檔案管理部門要確定崗位職責(zé)，根據(jù)內(nèi)容管理要求分為非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)、歷史檔案數(shù)據(jù)、憑證性檔案數(shù)據(jù)，要加強(qiáng)檔案管理專業(yè)性與規(guī)范性。第五，檔案部門可以構(gòu)建合作數(shù)據(jù)管理小組，開(kāi)展基層檔案管理時(shí)，設(shè)置專門的檔案數(shù)據(jù)管理隊(duì)伍。在其他各個(gè)機(jī)構(gòu)與部門中選擇管理者，如數(shù)據(jù)管理部門、業(yè)務(wù)處、IT部門等。在檔案管理實(shí)踐中探索檔案數(shù)據(jù)管理對(duì)話機(jī)制，滿足大數(shù)據(jù)下對(duì)檔案管理的要求。

（2）完善檔案管理制度規(guī)范

應(yīng)樹(shù)立大數(shù)據(jù)理念，無(wú)論是宏觀還是微觀，都要有完善的制度規(guī)范。要符合國(guó)家與人才服務(wù)促進(jìn)中心提出的檔案數(shù)據(jù)管理整體發(fā)展要求，在大數(shù)據(jù)背景下實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享。

（3）檔案管理成熟度模型與評(píng)估的應(yīng)用

在檔案管理中應(yīng)用成熟度模型對(duì)于檔案數(shù)據(jù)管理是一種全新的方法，尤其可以在電子檔案文件管理、人才服務(wù)促進(jìn)中心檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)存等業(yè)務(wù)中發(fā)揮作用，憑借成熟度模型和數(shù)字保存能力成熟度模型創(chuàng)新檔案管理模式與方法。成熟度模型還具有評(píng)估功能，采用科學(xué)有效的評(píng)價(jià)辦法，創(chuàng)建完善的數(shù)據(jù)管理能力評(píng)估體系結(jié)構(gòu)，使檔案數(shù)據(jù)管理更具有數(shù)字化、信息化特性。

四、基于大數(shù)據(jù)的人才服務(wù)中心檔案管理改革策略

1.不斷完善檔案管理制度

大數(shù)據(jù)推動(dòng)檔案管理的不斷發(fā)展，人才服務(wù)促進(jìn)中心需要樹(shù)立統(tǒng)籌兼顧意識(shí)，正確認(rèn)知檔案管理的改革方向與需求，全方位把握改革過(guò)程中可能面臨的新問(wèn)題。為此，現(xiàn)有檔案管理政策與制度需要不斷完善，根據(jù)檔案管理中存在的不足從多個(gè)層面切入進(jìn)行優(yōu)化，在制度規(guī)范中補(bǔ)充檔案管理最新法規(guī)內(nèi)容，使檔案管理要求、內(nèi)容等能夠?qū)崟r(shí)動(dòng)態(tài)性更新，而且還可以體現(xiàn)出實(shí)效性與規(guī)范性，帶動(dòng)檔案管理在創(chuàng)新與改革的進(jìn)程中不斷實(shí)現(xiàn)法治化，也可以在人才服務(wù)促進(jìn)中心營(yíng)造大數(shù)據(jù)檔案管理的良好環(huán)境，為管理工作提供規(guī)范性的制度指導(dǎo)。

另外，遵循實(shí)事求是根本原則，檔案管理期間出現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)該進(jìn)行針對(duì)性分析，參考的檔案管理政策也應(yīng)該保證系統(tǒng)性和有效性，在管理制度規(guī)范下使人才服務(wù)促進(jìn)中心檔案管理更加深入，營(yíng)造有利于管理工作開(kāi)展的外部環(huán)境。這就體現(xiàn)出管理人員樹(shù)立全局觀念的重要性，通過(guò)發(fā)展目光正確看待人才服務(wù)促進(jìn)中心的檔案管理，著手實(shí)施檔案數(shù)字化建設(shè)，在檔案管理設(shè)備、基礎(chǔ)設(shè)施等方面增加投入，全面實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)在檔案管理各項(xiàng)工作中的滲透，推動(dòng)人才服務(wù)促進(jìn)中心管理信息化與數(shù)字化建設(shè)。

2.確立檔案管理改革目標(biāo)

首先，人才服務(wù)促進(jìn)中心管理的改革工作在檔案管理方面需要全面了解最新法規(guī)政策，掌握改革方向與根本內(nèi)容。首先，要遵循與時(shí)俱進(jìn)原則，改變傳統(tǒng)的管理理念，在檔案管理全過(guò)程中強(qiáng)調(diào)“以人為本”，檔案管理層次得到提升。具體實(shí)施需要結(jié)合戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)與根本方向，根據(jù)大數(shù)據(jù)環(huán)境發(fā)展要求調(diào)整檔案管理方向，加強(qiáng)管理工作的合理性與清晰性，而且要與現(xiàn)階段檔案管理要求一致，使檔案管理工作的實(shí)施可以得到指導(dǎo)。其次，實(shí)時(shí)觀察檔案管理開(kāi)展進(jìn)度與現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題之后要馬上處理，保證檔案管理目標(biāo)在實(shí)踐中更加深化，檔案管理的細(xì)節(jié)部分得到關(guān)注，也可以解決大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的重難點(diǎn)問(wèn)題。

3.完善檔案管理程序

檔案規(guī)范化、信息化管理必須嚴(yán)格按照既定流程展開(kāi)，開(kāi)始實(shí)施檔案管理改革之前要制訂統(tǒng)一的規(guī)劃、明確改革實(shí)施重難點(diǎn)，根據(jù)要求完善檔案管理程序，滲透大數(shù)據(jù)理念，分別制訂層次性的檔案管理目標(biāo)，檔案管理內(nèi)容需要加以整合，更加全面地開(kāi)展檔案管理創(chuàng)新。另外，人才服務(wù)促進(jìn)中心檔案管理信息化建設(shè)務(wù)必要認(rèn)識(shí)到檔案信息安全保護(hù)的重要性，按照紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理要求，進(jìn)一步加強(qiáng)安全管理。

制訂的檔案管理程序與制度中，檔案數(shù)據(jù)安全防護(hù)內(nèi)容比較廣泛，如不同類型紙質(zhì)檔案資料的保管、外接登記、檔案數(shù)據(jù)審核等，在整理、儲(chǔ)存之后需要最大限度加強(qiáng)檔案信息的完整性。除此之外，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下人才服務(wù)促進(jìn)中心檔案逐漸實(shí)現(xiàn)了向電子檔案的轉(zhuǎn)型，應(yīng)用各項(xiàng)先進(jìn)技術(shù)手段可以加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)的安全性，以免檔案管理系統(tǒng)受到計(jì)算機(jī)病毒、不法黑客的惡意攻擊。

4.深入推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案管理為了適應(yīng)大數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢(shì)，改革期間需要加快信息化建設(shè)。人才服務(wù)促進(jìn)中心在總結(jié)客觀發(fā)展規(guī)律之后，明確檔案信息化建設(shè)的切入點(diǎn)與內(nèi)容，結(jié)合檔案管理實(shí)施情況，制訂檔案信息化建設(shè)方案，為今后檔案管理明確新的方向，還可以有效提高現(xiàn)有檔案資源利用率。建議將重點(diǎn)放在檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用上，樹(shù)立信息化建設(shè)目標(biāo)與方向，建設(shè)在線檔案資源共享平臺(tái)，而且要有檔案信息共享機(jī)制作為輔助，憑借大數(shù)據(jù)、信息技術(shù)等優(yōu)勢(shì)全面實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。除此之外，人才服務(wù)促進(jìn)中心應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算等全面打破原有技術(shù)局限性，為檔案信息管理系統(tǒng)賦予統(tǒng)一性，推動(dòng)檔案資源開(kāi)發(fā)、利用、共享等各項(xiàng)工作的深入進(jìn)行，既能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源共享，又可以提高檔案信息的利用率，使檔案信息化建設(shè)更具有層次性。

在檔案信息化建設(shè)期間，不能忽略數(shù)字化建設(shè)的重要性，人才服務(wù)促進(jìn)中心可以全面普及掃描、存儲(chǔ)與構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)等各項(xiàng)技術(shù)，發(fā)揮信息化與數(shù)字化技術(shù)的作用，創(chuàng)新檔案分類、管理、儲(chǔ)存、檢索形式，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)和檔案管理的深入融合。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)環(huán)境下對(duì)檔案管理提出新要求，人才服務(wù)促進(jìn)中心為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面轉(zhuǎn)型，要樹(shù)立大數(shù)據(jù)管理理念。在檔案管理模式、方法、平臺(tái)等各個(gè)方面融入先進(jìn)技術(shù)，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)、云計(jì)算與各種信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，轉(zhuǎn)變?cè)袡n案管理模式，提高管理效率，滿足大數(shù)據(jù)環(huán)境下對(duì)檔案管理的諸多要求。

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（作者單位：濱州市沾化區(qū)人才服務(wù)促進(jìn)中心）