大數(shù)據(jù)時(shí)代職業(yè)院校文書檔案管理工作探討

劉偉

摘 要：科學(xué)技術(shù)不斷高速發(fā)展，信息化、數(shù)字化等高科技應(yīng)用于各領(lǐng)域中，并獲取良好的應(yīng)用成效，對(duì)傳統(tǒng)工作模式產(chǎn)生了較大影響，進(jìn)而改變了人們?cè)械墓ぷ髂Ｊ?。職業(yè)院校作為我國教育院校核心構(gòu)成，其文書檔案管理應(yīng)積極滿足時(shí)代發(fā)展潮流，依托各類信息技術(shù)手段充分發(fā)揮新資源、新載體優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理智能化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高文書檔案管理有效性及科學(xué)性。本文闡述大數(shù)據(jù)應(yīng)用于職業(yè)院校文書檔案管理優(yōu)勢及價(jià)值，分析其文書檔案管理工作現(xiàn)狀與問題，提出大數(shù)據(jù)時(shí)代職業(yè)院校文書檔案管理工作新思路及方法。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;職業(yè)院校;文書檔案管理;策略

職業(yè)院校文書檔案是存儲(chǔ)及傳遞教學(xué)、行政、管理等相關(guān)信息的主要途徑，客觀反映學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)實(shí)施，是見證學(xué)校多年發(fā)展歷史，更是管理人員總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、改善管理、發(fā)展建設(shè)等舉措的前提條件。文書檔案自身作用相對(duì)固定，但對(duì)其管理方式、程度等直接決定檔案信息利用率，由于多方面因素影響，導(dǎo)致其管理過程中存在瓶頸。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，需積極應(yīng)用各方面先進(jìn)的技術(shù)，提高文書檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)其管理智能化、標(biāo)準(zhǔn)化，為后續(xù)職業(yè)院校發(fā)展建設(shè)提供基礎(chǔ)保障。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于職業(yè)院校文書檔案管理優(yōu)勢及價(jià)值

職業(yè)院校文書檔案管理成效直接決定院校決策發(fā)展及改革，其自身重要性不言而喻。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代需積極應(yīng)用各類先進(jìn)技術(shù)，如大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新興技術(shù)，應(yīng)用優(yōu)勢體現(xiàn)在以下幾方面：其一，收集客觀、及時(shí)，內(nèi)容豐富，有效提高工作效率。檔案信息收集是檔案管理基礎(chǔ)工作，應(yīng)保證收集全面性、可靠性，傳統(tǒng)職業(yè)院校文書檔案實(shí)際收集過程中需多個(gè)部門共同配合方可完成，若其中某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，將導(dǎo)致其內(nèi)容全面性、可靠性難以保證。大數(shù)據(jù)時(shí)代，文書檔案收集者不再是原有檔案管理及基層部門檔案專員，而是輻射至學(xué)校內(nèi)所有人員，人們均可依托網(wǎng)絡(luò)傳輸信息為文書收集方式提供新路徑，提高了工作效率，保證了檔案數(shù)據(jù)全面性、可靠性。其二，審核標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、便捷。文書檔案交由專業(yè)人員嚴(yán)格依照相關(guān)規(guī)范審核，保證其工作實(shí)施規(guī)范性。其三，檔案整體科學(xué)性、人性化突出。檔案整理是檔案管理部門按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)將文書檔案進(jìn)行劃分類別，并不斷補(bǔ)充完善檔案內(nèi)容。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)后，教師僅需提交電子大綱即可針對(duì)不同時(shí)段發(fā)生的變更，標(biāo)志更簡易，且具有大容量存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)多元化信息存儲(chǔ)，消除了傳統(tǒng)文書檔案中重點(diǎn)難以把控的瓶頸，提高了檔案開發(fā)價(jià)值。其四，檔案利用智能化突出，服務(wù)水平與競爭力增強(qiáng)。數(shù)字化檔案信息利用更便捷，且不受時(shí)間、空間限制，節(jié)省大量時(shí)間及精力，增強(qiáng)職業(yè)院校核心競爭水平。其五，檔案保存、保護(hù)到位，安全長久，成本降低。大數(shù)據(jù)背景下，文書檔案對(duì)原有數(shù)據(jù)進(jìn)行電子化、數(shù)據(jù)化處理，按照實(shí)際所需對(duì)數(shù)據(jù)化檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，直接在計(jì)算機(jī)或其他移動(dòng)終端上進(jìn)行查詢及使用，節(jié)省大量人力、物力。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代職業(yè)院校文書檔案管理工作現(xiàn)狀及其問題

1.缺少完善的數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)

高科技信息技術(shù)不斷被應(yīng)用于各領(lǐng)域中，但有的職業(yè)院校文書檔案管理工作由于多方面因素影響，如管理人員忽視、資金不足等，導(dǎo)致其檔案信息管理系統(tǒng)缺失，仍沿用傳統(tǒng)管理模式。還有的職業(yè)院校將核心精力放置于招生等工作中，部分文書資料以紙質(zhì)方式存儲(chǔ)，若保存方式不當(dāng)或者借閱頻次頻繁，極易增加丟失、破損風(fēng)險(xiǎn)?，F(xiàn)階段，多數(shù)職業(yè)院校逐漸認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理價(jià)值及其重要性，但其發(fā)展建設(shè)仍處于基礎(chǔ)階段，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息全生命周期管理。因此，為跟隨時(shí)代發(fā)展潮流，職業(yè)院校需積極構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，有效創(chuàng)新文書檔案管理方法。

2.職業(yè)院校文書檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施滯后

現(xiàn)階段，部分職業(yè)院校檔案基礎(chǔ)設(shè)施滯后，一定程度上阻礙了文書檔案實(shí)現(xiàn)智能化、數(shù)字化，更難以提升其管理水平，不利于院校可持續(xù)發(fā)展，體現(xiàn)在以下幾方面：一是檔案庫房建設(shè)滯后。受傳統(tǒng)管理模式長期影響，部分職業(yè)院校并未從本質(zhì)上重視文書檔案管理及其創(chuàng)新管理方式，忽視信息化檔案管理建設(shè)，政府及社會(huì)投入力度不足，影響其基礎(chǔ)設(shè)施配備，辦公劃分區(qū)域混亂。二是檔案管理硬件設(shè)施滯后，僅局限于計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等簡單辦公設(shè)備，缺少文書檔案信息化管理設(shè)施，如全文識(shí)別功能掃描儀、檔案專業(yè)刻錄設(shè)備等，影響文書檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化。三是檔案管理軟件滯后。文書檔案管理軟件較少，可實(shí)現(xiàn)功能較為單調(diào)，未定期對(duì)其進(jìn)行升級(jí)，影響文書檔案管理效率以及后續(xù)使用的便捷性，難以滿足大數(shù)據(jù)背景下文書檔案電子化管理需求。

3.職業(yè)院校文書檔案管理制度不健全

文書檔案管理制度是其工作實(shí)施的基礎(chǔ)保障，有助于各項(xiàng)檔案工作落實(shí)有據(jù)可依。有的職業(yè)院校管理人員忽視文書檔案管理，沒有立足院校實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r制訂相應(yīng)制度，有的院校甚至直接套用其他高校的制度，導(dǎo)致其文書檔案管理制度不健全，影響檔案工作落實(shí)的有效性。同時(shí)，部分職業(yè)院校未實(shí)施監(jiān)督問責(zé)機(jī)制，對(duì)檔案管理人員工作沒有獎(jiǎng)懲措施，導(dǎo)致其未能嚴(yán)格依照相關(guān)制度貫徹及落實(shí)工作，這些都影響了文書檔案管理水平的提高。

4.文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升

文書檔案管理人員作為檔案管理核心實(shí)施者，其自身專業(yè)素養(yǎng)直接影響檔案管理成效。現(xiàn)階段，由于職業(yè)院校對(duì)文書檔案管理工作重視度不足，多將此類工作交由其他人員兼職，影響文書檔案管理規(guī)范性及標(biāo)準(zhǔn)化。一方面院校沒有定期做好培訓(xùn)工作，特別是崗前培訓(xùn)、崗后新知識(shí)定期培訓(xùn)，文書檔案管理人員知識(shí)體系不夠豐富，無法實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理;另一方面文書檔案管理人員雖然專業(yè)知識(shí)扎實(shí)，但操作計(jì)算機(jī)水平較低，加上獎(jiǎng)懲監(jiān)督機(jī)制缺位，難以激發(fā)文書檔案管理人員工作的積極性，影響了工作有效性。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代職業(yè)院校文書檔案管理工作新思路及方法

創(chuàng)新職業(yè)院校文書檔案管理模式，有助于完善其管理機(jī)制和開發(fā)檔案新資源，更加滿足現(xiàn)代社會(huì)實(shí)際需求，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)職業(yè)院校文書檔案信息管理的新要求。文書檔案管理工作不斷創(chuàng)新，保證了檔案資源實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，更加深層次挖掘檔案中的有價(jià)值信息，為職業(yè)院校發(fā)展建設(shè)助力。

1.創(chuàng)新文書檔案管理理念

一方面，要有大數(shù)據(jù)觀。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)大數(shù)據(jù)核心內(nèi)涵分析并非是數(shù)據(jù)抽樣分析，而是對(duì)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，更具有一定的說服力及代表性。大數(shù)據(jù)作為新興概念，人們對(duì)其缺乏正確的認(rèn)知，過度強(qiáng)調(diào)其字面內(nèi)涵。大數(shù)據(jù)并非分析數(shù)據(jù)體量大，主要是強(qiáng)調(diào)第三維度即速度或時(shí)間維度，其具有科學(xué)性，可完成數(shù)據(jù)優(yōu)化及整合目標(biāo)。新時(shí)代背景下，職業(yè)院校文書檔案管理需積極樹立大數(shù)據(jù)觀。單一數(shù)據(jù)價(jià)值性較低，單個(gè)數(shù)據(jù)在集體數(shù)據(jù)中均具有特定價(jià)值和作用。檔案管理部門需逐步培養(yǎng)檔案大數(shù)據(jù)觀念。另一方面，要有大檔案觀。對(duì)大檔案觀解讀可從兩方面進(jìn)行：一是所有數(shù)據(jù)均可入檔，檔案涵蓋范圍更廣泛，內(nèi)容更具豐富性，包含一切具有保存和利用價(jià)值信息，不可忽視細(xì)節(jié)信息;二是檔案普遍化。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代數(shù)據(jù)更新速率加快，涉及范圍較廣，應(yīng)積極改變文書檔案管理觀念。

2.加強(qiáng)職業(yè)院校文書檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為提高職業(yè)院校文書工作有效性，需積極加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為文書檔案管理智能化、數(shù)字化奠定良好基礎(chǔ)。首先，需嚴(yán)格依照相關(guān)要求結(jié)合院校實(shí)際狀況，配備先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案庫房、配備良好的網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)硬件等所需基礎(chǔ)設(shè)施，如全功能識(shí)別掃描儀、檔案專用刻錄機(jī)等，配備獨(dú)立的服務(wù)器及存儲(chǔ)設(shè)備。其次，需積極引入先進(jìn)技術(shù)，如云計(jì)算、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等，對(duì)檔案數(shù)據(jù)實(shí)施深層次處理，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，并與院校內(nèi)部網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)兼容，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)互通、資源共享，滿足文書檔案使用者需求。

3.制訂完善的文書檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理體系

完善的文書檔案管理制度是保證文書檔案工作落于實(shí)處的有力保障，應(yīng)按照相關(guān)要求結(jié)合職業(yè)院校實(shí)際狀況，制訂完善的文書檔案管理制度，促使檔案管理工作規(guī)范化、有序化。文書檔案管理制度中應(yīng)明確文書檔案電子化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，包含歸檔格式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)以及文書檔案流程管理要求，對(duì)信息收集、審核、分類、存儲(chǔ)等各環(huán)節(jié)制訂標(biāo)準(zhǔn)化制度，明確在線歸檔及利用流程，促使文書檔案管理數(shù)字化，提高文書檔案管理水平。傳統(tǒng)文書檔案主要是對(duì)具有一定存儲(chǔ)價(jià)值的數(shù)據(jù)信息和資料檔案進(jìn)行收集，通過一系列處理之后進(jìn)行存檔。大數(shù)據(jù)背景下，文書檔案資料屬于實(shí)時(shí)存儲(chǔ)，且重視數(shù)據(jù)收集及存儲(chǔ)的及時(shí)性與完整性。因此，為提高文書檔案管理效率，應(yīng)強(qiáng)調(diào)檔案資料存儲(chǔ)及搜集的規(guī)范性、及時(shí)性。此外，管理文書檔案資料時(shí)要利用計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)代替原始人工管理，優(yōu)化文書檔案管理體系，拓寬檔案領(lǐng)域范圍，發(fā)現(xiàn)與預(yù)測檔案實(shí)際價(jià)值。

4.組建高素質(zhì)文書檔案管理團(tuán)隊(duì)

文書檔案管理人員作為檔案管理實(shí)施者，其自身專業(yè)素養(yǎng)決定最終檔案管理成效，由于多方面因素影響，導(dǎo)致職業(yè)院校中檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)難以吻合大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)其管理的需求。因此，需按照目前文書檔案管理需求，可從以下兩方面實(shí)施：一方面，準(zhǔn)確評(píng)估現(xiàn)有文書檔案管理人員工作水平，明確其管理中存在的薄弱點(diǎn)，有目的性、針對(duì)性地制訂相關(guān)培訓(xùn)計(jì)劃，做好專業(yè)理論、技能實(shí)踐等培訓(xùn)，成績達(dá)標(biāo)人員可進(jìn)入工作崗位，不達(dá)標(biāo)者需適當(dāng)進(jìn)行調(diào)崗。鼓勵(lì)文書檔案管理人員積極前往其他院校學(xué)習(xí)，吸收其他院校成功經(jīng)驗(yàn)，為創(chuàng)新職業(yè)院校文書檔案管理理念、方式奠定良好基礎(chǔ)。另一方面，需適當(dāng)提高文書檔案管理崗位門檻，文書檔案管理人員不僅需要具備較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)、豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，還要具備良好的計(jì)算機(jī)操作水平。持續(xù)性為文書檔案管理團(tuán)隊(duì)注入新鮮血液，打造新時(shí)期文書檔案管理團(tuán)隊(duì)，助力其管理水平提高，實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化目標(biāo)。

5.利用科技手段完善文書檔案管理系統(tǒng)

2020年，國家檔案局明確規(guī)定，需全面實(shí)施檔案數(shù)字化、信息化及電子化，不斷優(yōu)化、升級(jí)信息化管理模式，實(shí)現(xiàn)以信息化為核心檔案管理目標(biāo)。大數(shù)據(jù)背景下，職業(yè)院校需加大資金投入，將文書檔案信息化建設(shè)資金納入預(yù)算，保證為其持續(xù)性發(fā)展提供支持。構(gòu)建完善的信息化文書檔案系統(tǒng)，并將其與學(xué)校各類辦公系統(tǒng)銜接，實(shí)現(xiàn)信息內(nèi)部共享，文書檔案使用人員僅需通過權(quán)限訪問，便可獲取自身所需數(shù)據(jù)信息，不僅提高檔案信息利用率，而且提升數(shù)據(jù)庫信息更新速率，數(shù)據(jù)更具時(shí)效性。

6.重視文書檔案管理安全保密工作

大數(shù)據(jù)為職業(yè)院校文書檔案管理帶來機(jī)遇的同時(shí)，也帶來了風(fēng)險(xiǎn)，主要體現(xiàn)在信息安全性層面，需對(duì)其加以重視，若相關(guān)檔案信息數(shù)據(jù)泄露，將會(huì)造成嚴(yán)重的后果。因此，為保證文書電子檔案安全性，應(yīng)從多層次、多維度做作好信息保護(hù)舉措。首先，加強(qiáng)人員保密意識(shí)。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員保密工作培訓(xùn)，增強(qiáng)人員保密安全意識(shí)，學(xué)習(xí)并掌握保護(hù)檔案方式，確保電子檔案載體安全性。同時(shí)，需嚴(yán)格依照相關(guān)程序規(guī)范工作流程，以免由于個(gè)人操作失誤導(dǎo)致信息泄露;其次，引入標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理設(shè)備、軟件安全系統(tǒng)，定期做好數(shù)據(jù)備份，重視系統(tǒng)升級(jí)優(yōu)化，應(yīng)盡量使用獨(dú)立網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行加密。此外，實(shí)施遠(yuǎn)端監(jiān)測及自動(dòng)攔截，一旦發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)存在高風(fēng)險(xiǎn)，需立即啟動(dòng)保護(hù)狀態(tài)對(duì)文書電子檔案數(shù)據(jù)庫封鎖，只能通過密鑰方可解除，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)雙重保障;最后，保證資金投入，加強(qiáng)安全措施。應(yīng)積極加大資金投入，為文書檔案信息化建設(shè)軟硬件設(shè)施提供保障。加強(qiáng)安全措施，加大保密技術(shù)和檔案信息監(jiān)管技術(shù)，保證文書檔案信息安全性。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代職業(yè)院校文書檔案信息管理的發(fā)展方向與前景

隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，文書檔案材料自身及信息管理特征也均發(fā)生了變更。大數(shù)據(jù)時(shí)代為文書檔案信息管理帶來巨變。首先，檔案定義發(fā)生了變更。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在較大差異性，未來文書檔案管理中檔案形式呈現(xiàn)多樣化，如視頻、文件、數(shù)據(jù)信息。職業(yè)院校文書檔案管理工作中如何高效應(yīng)用大數(shù)據(jù)、能夠獲取何種成效，都需對(duì)其進(jìn)行妥善處理，否則會(huì)耗損大量時(shí)間分析數(shù)據(jù)，影響其管理效率。待目標(biāo)確定之后，方可借助大數(shù)據(jù)工具對(duì)文書檔案進(jìn)行管理。其次，檔案服務(wù)發(fā)生變化。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，文書檔案服務(wù)逐漸趨于開放性、先進(jìn)性及多元化發(fā)展，文書檔案以客戶個(gè)性化需求為實(shí)際導(dǎo)向，提供網(wǎng)絡(luò)化、智慧型服務(wù)。職業(yè)院校要在文書檔案管理工作中高效、準(zhǔn)確應(yīng)用大數(shù)據(jù)服務(wù)，可在信息管理中獲取較大的突破，促使文書檔案中知識(shí)信息得以挖掘及高效應(yīng)用。最后，文書檔案信息技術(shù)發(fā)生變化。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息管理利用數(shù)據(jù)過濾器等先進(jìn)技術(shù)在云平臺(tái)上建立文書檔案信息系統(tǒng)核心數(shù)據(jù)庫，增設(shè)文書檔案信息管理專業(yè)人員，與大數(shù)據(jù)開發(fā)企業(yè)建立良好的合作，實(shí)現(xiàn)文書檔案深層次挖掘，獲取政策支持，用技術(shù)手段構(gòu)建各類服務(wù)子系統(tǒng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)技術(shù)手段向知識(shí)應(yīng)用轉(zhuǎn)變。

五、結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，人們的生活、工作方式發(fā)生了變化，職業(yè)院校文書檔案管理有助于提高院校發(fā)展建設(shè)水平，應(yīng)對(duì)其工作高度重視。立足職業(yè)院校戰(zhàn)略發(fā)展層面，積極引入各類高科技技術(shù)，加快文書檔案信息化建設(shè)，提高管理水平，促進(jìn)職業(yè)院校良好發(fā)展建設(shè)。

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（作者單位：日照市技師學(xué)院組織人事處）