基于全生命周期的高校固定資產(chǎn)管理研究

□文/ 韓吉鵬 胡悅忻

（山東體育學(xué)院 山東·濟(jì)南）

［提要］ 高校固定資產(chǎn)是高校國(guó)有資產(chǎn)的重要組成部分，是開(kāi)展教學(xué)科研活動(dòng)及保障正常運(yùn)轉(zhuǎn)的物質(zhì)基礎(chǔ)。本文將全生命周期管理理論引入高校固定資產(chǎn)管理，按照固定資產(chǎn)形成期、固定資產(chǎn)運(yùn)行期、固定資產(chǎn)處置期分階段剖析高校固定資產(chǎn)管理存在的問(wèn)題及成因，并提出優(yōu)化策略。

一、引言

高校固定資產(chǎn)分為房屋及建筑物、專業(yè)設(shè)備、一般設(shè)備、文物及陳列品、圖書(shū)、其他固定資產(chǎn)六大類(lèi)。近年來(lái)，隨著國(guó)家對(duì)教育經(jīng)費(fèi)投入的不斷增加，高校形成的固定資產(chǎn)規(guī)模也在大幅度增加，但固定資產(chǎn)管理水平卻未隨之提高，許多問(wèn)題逐漸暴露出來(lái)。為此，如何規(guī)范固定資產(chǎn)管理，提升效益，使其更好地在教學(xué)科研及學(xué)校運(yùn)轉(zhuǎn)中發(fā)揮基礎(chǔ)保障作用，是高校固定資產(chǎn)管理中亟須解決的問(wèn)題。

二、高校固定資產(chǎn)管理存在的問(wèn)題

（一）固定資產(chǎn)形成階段存在的問(wèn)題

1、預(yù)算編制不科學(xué)。高校每年年末按照財(cái)政預(yù)算“一下”控制數(shù)細(xì)化預(yù)算，“一下”與“二上”間隔時(shí)間通常不會(huì)超過(guò)20 天。走訪調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，有些學(xué)校的預(yù)算分配方案不合理，如按照二級(jí)學(xué)院學(xué)生數(shù)簡(jiǎn)單平均分配或按上一年度預(yù)算分配，并不符合各部門(mén)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，學(xué)校各部門(mén)倉(cāng)促編制預(yù)算，一般沒(méi)有經(jīng)過(guò)充分論證，有的部門(mén)甚至完全按照供應(yīng)商的報(bào)價(jià)作為預(yù)算上報(bào)，導(dǎo)致預(yù)算編制不科學(xué)。

2、采購(gòu)需求不合理。學(xué)校各部門(mén)編報(bào)采購(gòu)預(yù)算時(shí)從部門(mén)利益出發(fā)，未考慮實(shí)際業(yè)務(wù)需求和學(xué)校資產(chǎn)配置間的聯(lián)系，資產(chǎn)使用部門(mén)與管理部門(mén)脫節(jié)，導(dǎo)致設(shè)備購(gòu)置缺乏計(jì)劃性，部分設(shè)備重復(fù)購(gòu)置，通用辦公設(shè)備超標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)。個(gè)別部門(mén)不以實(shí)際需求為導(dǎo)向，而是以資金額度作為標(biāo)準(zhǔn)，以經(jīng)費(fèi)執(zhí)行完畢為目標(biāo)，忽視資產(chǎn)配置的合理性。

3、采購(gòu)合同執(zhí)行不力。高校的固定資產(chǎn)采購(gòu)一般通過(guò)政府采購(gòu)方式，采購(gòu)?fù)瓿珊笠罁?jù)招投標(biāo)過(guò)程資料簽訂政府采購(gòu)合同。因合同簽訂部門(mén)履職不到位等原因，導(dǎo)致合同約定內(nèi)容未嚴(yán)格執(zhí)行，給學(xué)校造成損失或風(fēng)險(xiǎn)。例如，高校經(jīng)常需要采購(gòu)進(jìn)口設(shè)備，按照國(guó)家政策，教學(xué)相關(guān)進(jìn)口設(shè)備可以辦理免稅，成交供應(yīng)商卻以辦理免稅手續(xù)為由拖延供貨，山東某高校采購(gòu)的進(jìn)口設(shè)備，約定簽訂合同3 個(gè)月內(nèi)供貨，但未到貨時(shí)間長(zhǎng)達(dá)664 天。

4、資產(chǎn)驗(yàn)收不嚴(yán)格。高校在固定資產(chǎn)驗(yàn)收時(shí)通常會(huì)組建驗(yàn)收小組，由使用部門(mén)、資產(chǎn)處、財(cái)務(wù)處、審計(jì)處等部門(mén)組成，驗(yàn)收完成后填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。但驗(yàn)收過(guò)程經(jīng)常出現(xiàn)形式重于實(shí)質(zhì)現(xiàn)象，一方面驗(yàn)收人員本著誰(shuí)使用誰(shuí)負(fù)責(zé)的態(tài)度，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題只是口頭提出，不在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上體現(xiàn)；另一方面由于驗(yàn)收小組人員的專業(yè)知識(shí)欠缺，對(duì)于采購(gòu)的專用設(shè)備只能根據(jù)合同清單簡(jiǎn)單驗(yàn)收設(shè)備的名稱、數(shù)量、品牌、型號(hào)，而不對(duì)設(shè)備的詳細(xì)配置和性能指標(biāo)進(jìn)行驗(yàn)收。

5、入庫(kù)入賬不嚴(yán)謹(jǐn)。有些設(shè)備是成套購(gòu)買(mǎi)的，成套設(shè)備中包含多項(xiàng)可獨(dú)立使用的固定資產(chǎn)，資產(chǎn)處和財(cái)務(wù)處按整套設(shè)備入庫(kù)入賬，影響后期資產(chǎn)管理和賬務(wù)處理。固定資產(chǎn)招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中，供應(yīng)商有時(shí)會(huì)贈(zèng)送配套使用的設(shè)備作為優(yōu)惠條件，經(jīng)辦人辦理手續(xù)時(shí)未將贈(zèng)與設(shè)備入庫(kù)入賬，導(dǎo)致贈(zèng)與設(shè)備未納入學(xué)校統(tǒng)一管理。

（二）固定資產(chǎn)運(yùn)行階段存在的問(wèn)題

1、設(shè)備長(zhǎng)期閑置，利用率不高。調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，許多高校均有設(shè)備長(zhǎng)期閑置現(xiàn)象，有的設(shè)備甚至購(gòu)置后未拆封安裝，長(zhǎng)期存放于倉(cāng)庫(kù)；有些設(shè)備購(gòu)置后只為完成某項(xiàng)課題，后期便閑置不用。由于部分高校實(shí)行預(yù)算分配制度，又未建立有效的固定資產(chǎn)共享機(jī)制，使用財(cái)政性資金采購(gòu)的教學(xué)、科研設(shè)備變?yōu)槟承┎块T(mén)的私有財(cái)產(chǎn)，導(dǎo)致固定資產(chǎn)使用率偏低。

2、賬實(shí)不符。固定資產(chǎn)淘汰或報(bào)廢后，沒(méi)有及時(shí)辦理資產(chǎn)處置及賬務(wù)處理；建筑物或構(gòu)筑物竣工驗(yàn)收后按照工程審計(jì)值財(cái)務(wù)已入賬而實(shí)物未入賬；固定資產(chǎn)大修或改造后，價(jià)值卻沒(méi)有增加，或財(cái)務(wù)已入賬而實(shí)物未入賬；捐贈(zèng)形成的固定資產(chǎn)在資產(chǎn)管理系統(tǒng)登記入賬，而財(cái)務(wù)未作賬務(wù)處理；政府會(huì)計(jì)制度實(shí)行后，高校按照權(quán)責(zé)發(fā)生制核算，固定資產(chǎn)應(yīng)每月計(jì)提折舊，部分高校卻未按規(guī)定計(jì)提折舊，導(dǎo)致資產(chǎn)賬面價(jià)值虛高。

3、使用與運(yùn)維環(huán)節(jié)疏于管理。許多高校的資產(chǎn)管理處名義上統(tǒng)管學(xué)校設(shè)備，但實(shí)際上專用設(shè)備的采購(gòu)、使用、管理均由二級(jí)學(xué)院負(fù)責(zé)，由于缺乏對(duì)固定資產(chǎn)使用效益的評(píng)估，部分二級(jí)學(xué)院的設(shè)備即使長(zhǎng)期閑置也不會(huì)共享給其他部門(mén)使用。固定資產(chǎn)使用過(guò)程中還會(huì)出現(xiàn)隨意擱置、變更存放地點(diǎn)卻不做登記、固定資產(chǎn)條形碼損壞或缺失等現(xiàn)象。學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整或人員變動(dòng)時(shí)，資產(chǎn)管理系統(tǒng)未及時(shí)變更固定資產(chǎn)信息，導(dǎo)致固定資產(chǎn)實(shí)際信息與系統(tǒng)信息不一致。

（三）固定資產(chǎn)處置階段存在的問(wèn)題

1、清查工作執(zhí)行不力。高校應(yīng)定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行清查，但實(shí)際執(zhí)行中卻流于形式，通常以自查為主，隱瞞虛報(bào)問(wèn)題很難被發(fā)現(xiàn)，清查過(guò)后也缺乏有力措施整改。資產(chǎn)處與財(cái)務(wù)處對(duì)固定資產(chǎn)管理理念不同，資產(chǎn)處注重實(shí)物管理，財(cái)務(wù)處注重賬面價(jià)值，兩個(gè)部門(mén)對(duì)固定資產(chǎn)的入賬標(biāo)準(zhǔn)和折舊計(jì)提標(biāo)準(zhǔn)不完全一致，如果未按規(guī)定及時(shí)對(duì)賬也會(huì)增加清查工作難度。

2、處置環(huán)節(jié)較為隨意。在對(duì)固定資產(chǎn)報(bào)廢處置環(huán)節(jié)較為隨意，未向上級(jí)部門(mén)申報(bào)，未對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行技術(shù)性能和使用狀態(tài)評(píng)估，僅參照規(guī)定使用年限就對(duì)設(shè)備進(jìn)行處置，處置過(guò)程缺乏報(bào)廢可行性論證、市場(chǎng)價(jià)值評(píng)估、大額設(shè)備招標(biāo)處置等流程，部分固定資產(chǎn)維修后可繼續(xù)使用，由于管理不善武斷報(bào)廢，造成國(guó)有資產(chǎn)流失。有些固定資產(chǎn)處置報(bào)廢后長(zhǎng)期掛賬或繼續(xù)存放于原使用部門(mén)，導(dǎo)致賬實(shí)不符。

三、高校固定資產(chǎn)管理問(wèn)題成因分析

（一）固定資產(chǎn)管理意識(shí)淡薄。目前，很多高校未對(duì)資產(chǎn)管理工作給予足夠重視，高校管理者以招生創(chuàng)收、教學(xué)科研為重點(diǎn)，忽視資產(chǎn)管理的重要性，在人員配備上資產(chǎn)管理部門(mén)缺乏專業(yè)技術(shù)人員，多為退居二線的教職工。校內(nèi)各部門(mén)也不重視固定資產(chǎn)管理工作，認(rèn)為資產(chǎn)管理無(wú)關(guān)大局，以部門(mén)利益為重，在資產(chǎn)管理、使用上懈怠，積極性不高。資產(chǎn)管理人員也未認(rèn)識(shí)到資產(chǎn)管理工作的重要性，在開(kāi)展資產(chǎn)管理工作中缺乏責(zé)任心，不注重細(xì)節(jié)，對(duì)固定資產(chǎn)管理制度理解不透徹，導(dǎo)致資產(chǎn)管理混亂。

（二）固定資產(chǎn)管理制度不健全?！爸赝度耄p管理”是高校普遍存在的問(wèn)題，資產(chǎn)處為學(xué)校固定資產(chǎn)的歸口管理部門(mén)，但由于制度不健全，很難對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)一管理。高校通常會(huì)制定固定資產(chǎn)管理制度，但這些制度大多籠統(tǒng)重復(fù)上級(jí)主管部門(mén)的文件規(guī)定，在執(zhí)行過(guò)程中可操作性不強(qiáng)，缺乏具體的實(shí)施細(xì)則。各二級(jí)學(xué)院對(duì)資產(chǎn)管理制度了解甚少，導(dǎo)致在固定資產(chǎn)采購(gòu)、管理使用、處置報(bào)廢階段存在各種問(wèn)題。如通用資產(chǎn)采購(gòu)缺乏統(tǒng)一管理，各部門(mén)為工作方便，大量購(gòu)置電腦、打印機(jī)、投影儀等通用資產(chǎn)，使學(xué)校通用資產(chǎn)總量超過(guò)行政事業(yè)單位通用資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)。

（三）缺乏固定資產(chǎn)共享機(jī)制。實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)共用共享是提高高校教學(xué)科研設(shè)備使用效益的有效途徑，但各部門(mén)以各自利益為重，把分配給自己部門(mén)使用的設(shè)備當(dāng)成部門(mén)私有財(cái)產(chǎn)，即使閑置也不愿與其他部門(mén)共享使用。其他部門(mén)如果需要的話也會(huì)申請(qǐng)購(gòu)置同樣的設(shè)備，導(dǎo)致某些使用率不高的設(shè)備重復(fù)購(gòu)置。高校為引進(jìn)知名教授或人才，專門(mén)為其購(gòu)置大額科研設(shè)備，使用率極低，這些人員離開(kāi)后設(shè)備長(zhǎng)期閑置，造成資源浪費(fèi)。

（四）固定資產(chǎn)信息化管理不力。高?；径冀ㄓ泄潭ㄙY產(chǎn)管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)的功能和適用范圍有待改善。有些學(xué)校的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)只是進(jìn)行資產(chǎn)錄入、登記，能夠查詢固定資產(chǎn)的名稱、金額、規(guī)格型號(hào)、品牌、購(gòu)入時(shí)間等，對(duì)于固定資產(chǎn)存放地點(diǎn)、使用負(fù)責(zé)人等信息不詳。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)只具備簡(jiǎn)單統(tǒng)計(jì)匯總功能，與財(cái)務(wù)的預(yù)算管理及核算系統(tǒng)缺乏對(duì)接，固定資產(chǎn)的購(gòu)入、增值、報(bào)廢等情況不能及時(shí)在賬面上反映。固定資產(chǎn)系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)管理功能有所欠缺，如資產(chǎn)的借用、歸還、調(diào)撥等很少直接通過(guò)系統(tǒng)完成。

（五）缺乏有效的監(jiān)管機(jī)制。高校審計(jì)處由于人員較少，主要精力集中于財(cái)政財(cái)務(wù)收支審計(jì)、專項(xiàng)資金使用審計(jì)、領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、工程審計(jì)等方面，對(duì)固定資產(chǎn)專門(mén)審計(jì)較少，偶爾涉及固定資產(chǎn)的審計(jì)，也主要是事后審計(jì)和程序?qū)徲?jì)。同時(shí)，由于高校內(nèi)控制度的不健全，缺乏對(duì)資產(chǎn)管理內(nèi)部控制實(shí)施效果的評(píng)價(jià)，導(dǎo)致固定資產(chǎn)管理監(jiān)管不力。

四、高校固定資產(chǎn)管理優(yōu)化策略

（一）固定資產(chǎn)形成階段優(yōu)化策略

1、做好預(yù)算編制工作。預(yù)算編制階段，高校應(yīng)根據(jù)經(jīng)費(fèi)情況和自身發(fā)展需求制定合理的年度采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)具有約束性，一經(jīng)確定應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，嚴(yán)控年中追加與調(diào)整。如確需變更，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行變更流程，逐級(jí)審批。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)績(jī)效預(yù)算管理，根據(jù)各部門(mén)上年度的績(jī)效考核進(jìn)行資源分配，各部門(mén)編制采購(gòu)預(yù)算時(shí)同步編制績(jī)效目標(biāo)，做到預(yù)算管理、支出情況、績(jī)效目標(biāo)三位一體，提升高校資產(chǎn)使用效益和管理水平。

2、規(guī)范采購(gòu)程序。高校固定資產(chǎn)采購(gòu)要統(tǒng)一管理，集中采購(gòu)，避免資產(chǎn)采購(gòu)的隨意性。固定采購(gòu)之前應(yīng)經(jīng)過(guò)詳細(xì)論證，辦公設(shè)備嚴(yán)格按照行政事業(yè)單位通用資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)，控制學(xué)校通用資產(chǎn)總量；專用設(shè)備應(yīng)論證技術(shù)可行性、設(shè)備先進(jìn)性以及學(xué)校同類(lèi)設(shè)備購(gòu)置情況，避免重復(fù)采購(gòu)。

固定資產(chǎn)采購(gòu)應(yīng)按照招標(biāo)采購(gòu)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，屬于政府采購(gòu)集中采購(gòu)目錄內(nèi)以及分散采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)以上的項(xiàng)目，必須嚴(yán)格執(zhí)行政府采購(gòu)程序；集中采購(gòu)目錄外且分散采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)以下的項(xiàng)目各高校應(yīng)按照學(xué)校規(guī)定采購(gòu)，做好內(nèi)部控制。招標(biāo)采購(gòu)工作應(yīng)公開(kāi)、公平、公正，嚴(yán)禁徇私舞弊，確保采購(gòu)質(zhì)量，節(jié)約成本。

3、嚴(yán)格資產(chǎn)驗(yàn)收。驗(yàn)收是資產(chǎn)形成的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，高校應(yīng)制定切實(shí)可行的驗(yàn)收管理辦法，規(guī)范驗(yàn)收程序，確保資產(chǎn)的質(zhì)量和效益。驗(yàn)收時(shí)應(yīng)以合同和招投標(biāo)過(guò)程資料為依據(jù)，除仔細(xì)核對(duì)設(shè)備名稱、品牌、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格等基本信息外，還應(yīng)對(duì)詳細(xì)參數(shù)和技術(shù)功能進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)于重要或技術(shù)復(fù)雜的設(shè)備，可邀請(qǐng)第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)或技術(shù)專家參與驗(yàn)收。

（二）固定資產(chǎn)運(yùn)行階段優(yōu)化策略

1、完善財(cái)務(wù)管理與資產(chǎn)管理對(duì)接工作。高校資產(chǎn)賬實(shí)不符、賬賬不符的原因在于資產(chǎn)處與財(cái)務(wù)處溝通不順暢、信息不對(duì)稱、核算標(biāo)準(zhǔn)不一致等，高校應(yīng)招聘專門(mén)的資產(chǎn)會(huì)計(jì)人員對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行核算和記賬。財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)有效對(duì)接，使財(cái)務(wù)報(bào)表與資產(chǎn)報(bào)表之間建立勾稽關(guān)系，資產(chǎn)變動(dòng)信息可以反映在財(cái)務(wù)報(bào)表中，會(huì)計(jì)人員及時(shí)處理賬務(wù)；財(cái)務(wù)信息也可以在資產(chǎn)系統(tǒng)中披露，資產(chǎn)管理人員及時(shí)核對(duì)資產(chǎn)賬務(wù)和實(shí)物，提高資產(chǎn)管理效率。

2、建立資產(chǎn)共享機(jī)制。高校應(yīng)明確固定資產(chǎn)歸口管理部門(mén)，使各部門(mén)樹(shù)立資產(chǎn)共用共享理念，固定資產(chǎn)屬于國(guó)有資產(chǎn)，不是部門(mén)的私有財(cái)產(chǎn)。資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)詳細(xì)記錄設(shè)備的基本信息和使用信息，校內(nèi)部門(mén)可以在系統(tǒng)中查詢?cè)O(shè)備的使用及閑置情況，通過(guò)流程審批借用設(shè)備，提高固定資產(chǎn)的使用率，減少閑置和重復(fù)購(gòu)置。

（三）固定資產(chǎn)處置階段優(yōu)化策略

1、認(rèn)真做好資產(chǎn)清查工作。高校應(yīng)對(duì)校內(nèi)固定資產(chǎn)分階段、分類(lèi)定期清查，清查之前制定詳細(xì)的清查計(jì)劃，不僅要對(duì)實(shí)物資產(chǎn)清查盤(pán)點(diǎn)，還要對(duì)相關(guān)賬務(wù)信息檢查核對(duì)。清查實(shí)物資產(chǎn)時(shí)不僅要對(duì)數(shù)量清點(diǎn)，還要檢查設(shè)備質(zhì)量和使用情況。清查發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符、賬賬不符情況應(yīng)認(rèn)真記錄，查明原因，并出具整改意見(jiàn)。

2、規(guī)范資產(chǎn)處置程序。對(duì)于不同金額、不同種類(lèi)的固定資產(chǎn)，高校應(yīng)制定相應(yīng)的資產(chǎn)處置辦法。資產(chǎn)處置過(guò)程必須規(guī)范科學(xué)，處置前應(yīng)組織專家論證設(shè)備的性能狀況、市場(chǎng)估值及報(bào)廢可行性。高校固定資產(chǎn)報(bào)廢必須嚴(yán)格執(zhí)行報(bào)批手續(xù)，不得自行處置設(shè)備。估算殘值超過(guò)一定金額的設(shè)備應(yīng)通過(guò)招標(biāo)方式報(bào)廢，避免國(guó)有資產(chǎn)損失。資產(chǎn)處置完成后，財(cái)務(wù)與資產(chǎn)賬務(wù)應(yīng)及時(shí)處理。

五、結(jié)語(yǔ)

高校固定資產(chǎn)全生命周期管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，逐步完善。高校要轉(zhuǎn)變觀念重視資產(chǎn)管理工作，建立切實(shí)可行的固定資產(chǎn)管理制度，完善內(nèi)控機(jī)制，提高固定資產(chǎn)形成-運(yùn)行-處置全生命周期的各個(gè)環(huán)節(jié)管理水平，提升固定資產(chǎn)使用效益，最大限度為高校教學(xué)科研提供基礎(chǔ)保障。