淺析新形勢下行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作

孫宇航

【摘要】在行政事業(yè)單位的工作中，檔案管理工作尤為重要，做好檔案管理是服務(wù)人民和單位內(nèi)部管理的基礎(chǔ)。鑒于此，本文主要討論數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢，以及工作中出現(xiàn)的問題，并對行政事業(yè)單位如何做好檔案數(shù)字化管理提出建議。

【關(guān) 鍵 詞】行政事業(yè)單位;檔案管理優(yōu)化;數(shù)字化建設(shè)

在行政事業(yè)單位的工作中，做好檔案管理能給各項工作提供可靠依據(jù)，但因檔案管理工作復(fù)雜性高、周期性長，要做好檔案管理并非易事。得益于數(shù)字化技術(shù)快速發(fā)展的今天，將數(shù)字化技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，可顯著提高檔案管理效率。本文從實際出發(fā)，淺析行政事業(yè)單位如何應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)對檔案進行管理。

一、行政事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存問題

目前行政事業(yè)單位雖已著手數(shù)字化檔案管理改革，但在規(guī)范性、專業(yè)性、安全性上仍需提高，其問題主要體現(xiàn)在以下幾方面。

1.1現(xiàn)對數(shù)字化檔案管理缺乏專業(yè)設(shè)施

目前，仍有一部分行政事業(yè)單位因受傳統(tǒng)檔案管理方式影響，對檔案管理存在一些誤解，其認為只要做好檔案的歸檔保存即可，卻忽略了當(dāng)今人口流動愈加頻繁，單位需對檔案進行較為頻繁的管理、取用、查找，傳統(tǒng)檔案管理方式已逐漸跟不上時代發(fā)展。檔案管理設(shè)備的不足、專業(yè)信息管理系統(tǒng)的缺失、管理資金的短缺，都讓各單位的檔案管理問題難上加難。更有甚者，單位內(nèi)并未配備專有的檔案室，而是將檔案分放在各辦公室，只讓本辦公室工作人員順便收納和管理，檔案存放處的不規(guī)范不僅有可能造成檔案的混淆，還有可能造成檔案的破損或遺失，其后果可能給單位帶來不必要的麻煩，也會對民群眾或其他單位查詢利用檔案造成不便。而有一部分單位雖配備專有檔案室，但卻并未配備相關(guān)的專業(yè)信息管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)等，僅憑工作人員用非專業(yè)軟件錄入、整理、查詢，不僅會讓工作人員工作量增加，同時還很難保證既快速又準確的管理檔案。除卻上文闡述的專業(yè)設(shè)備不足問題，檔案數(shù)字化管理專業(yè)人員不足也是目前單位檔案管理的一大難題。

1.2數(shù)字化檔案管理專業(yè)人員不足

隨著近年來各單位的人事調(diào)動、體制內(nèi)改革、人員的變動，導(dǎo)致原有檔案管理人員離開崗位或轉(zhuǎn)為其他職位，而新晉檔案管理人員又未經(jīng)過專業(yè)培養(yǎng)，因此導(dǎo)致部分單位對檔案管理愈加松懈，流于形式，只是敷衍了事卻不從實際出發(fā)做好檔案管理。一部分單位中缺失的檔案管理職位僅靠從各辦公室調(diào)派臨時人員，大部分辦公室人員并非檔案管理專業(yè)人員，不僅沒有檔案管理經(jīng)驗，對檔案管理也無正確認知，更是不了解檔案的正確存放方式，因此這一類人員在檔案的收集、整理、歸檔、裝訂的過程中很有可能出現(xiàn)錯漏，也有可能因歸檔不及時造成檔案銜接不上的問題。這些因檔案管理不當(dāng)造成的各種問題最終仍需單位解決，而一而再再而三的解決這些問題只會讓單位的工作受到更大影響，可謂得不償失。而在檔案管理問題中，一部分單位有心想做好但卻苦于沒有相關(guān)人員可招募，或相關(guān)人員工作一段時間后選擇離職、調(diào)崗，單位要培養(yǎng)專業(yè)人才卻無路可走的情況也需要進一步解決。

二、檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化建設(shè)

基于上文闡述的行政事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存問題，下文將提出幾點建議。單位不僅要對檔案管理有足夠的重視，在設(shè)施完善和人員培養(yǎng)上也要下足功夫。

2.1完善檔案數(shù)字化管理設(shè)施

傳統(tǒng)檔案管理以紙張為載體，用來記錄事件和錄入信息，但紙質(zhì)檔案占地面積大，紙張存放不當(dāng)容易發(fā)霉、損壞，如果重新歸檔又耗時費力，這給單位帶來了很大的影響。所以單位可以依托時代發(fā)展，緊跟數(shù)字化建設(shè)進程，將檔案數(shù)字化管理和紙質(zhì)檔案相結(jié)合，用數(shù)字化檔案彌補紙質(zhì)檔案的不足。同時單位需運用信息管理相關(guān)的專業(yè)系統(tǒng)進行高效的檔案管理，專業(yè)信息管理系統(tǒng)有高效、準確、及時的優(yōu)點，足以應(yīng)對當(dāng)今社會快速的人員變動，檔案管理人員也可以隨時對每個公民的檔案進行錄入。在單位發(fā)展數(shù)字化檔案的同時，也要加強網(wǎng)絡(luò)安全措施的建立，建設(shè)單位的數(shù)字化檔案庫進行有規(guī)劃的管理，以此來防止檔案丟失。

2.2著重培養(yǎng)檔案管理人員

專業(yè)人員在檔案管理中占據(jù)著至關(guān)重要的位置，如果只完善檔案數(shù)字化管理設(shè)施而不注重專業(yè)人員的培養(yǎng)，那么檔案管理依舊要面臨很大的挑戰(zhàn)。單位應(yīng)配備專有檔案室，招攬檔案管理人才并培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人員，如培養(yǎng)管理人員可從組織檔案管理學(xué)習(xí)入手，以此來增加單位內(nèi)人員和檔案管理人員的交流，學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)制度及管理方法，同時樹立檔案管理的正確認知，建立嚴格的管理制度。其次單位要建立一套嚴謹?shù)娜耸聶n案規(guī)范化管理制度，以此要求檔案管理人員做到照章辦事，對每一份檔案的管理都要認真負責(zé)，杜絕出現(xiàn)錯歸、漏歸、遺失檔案的現(xiàn)象。在工作之余，單位應(yīng)對檔案管理人員進行培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)檔案管理新知識，對檔案管理的各模塊完善學(xué)習(xí)，提高檔案管理的專業(yè)性。

2.3提高意識及增加經(jīng)費投入

在檔案管理逐漸邊緣化的當(dāng)下，檔案管理設(shè)施的不完善，專業(yè)性的欠缺，以及專業(yè)人員配備不到位的問題，都可歸結(jié)為單位管理者對數(shù)字化建設(shè)的認知薄弱和經(jīng)費投入的不足。單位為了提高檔案數(shù)字化管理意識可組織學(xué)習(xí)、加強實操，讓思想較為落后的工作人員認識到檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢，以此來達到傳統(tǒng)檔案管理到檔案數(shù)字化管理的過渡。而經(jīng)費投入不足的問題則需檔案管理人員與單位管理者進行積極溝通，為檔案管理設(shè)施更新迭代和招募專業(yè)人員爭取經(jīng)費基礎(chǔ)。與此同時，單位管理者要做好監(jiān)督工作，確保檔案管理經(jīng)費做到專款專用，避免出現(xiàn)專項經(jīng)費錯用情況。在基礎(chǔ)建設(shè)完善、專業(yè)人員充足、檔案管理人員數(shù)字化建設(shè)意識增強、專項經(jīng)費到位的情況下，檔案管理難題將迎刃而解。

結(jié)束語

檔案的數(shù)字化管理對行政事業(yè)單位的日常工作和未來發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，如果各單位都能對檔案數(shù)字化管理工作給予足夠的重視，并將檔案數(shù)字化管理運用到工作中，將會更加高效、準確的為群眾和單位服務(wù)。

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