探析商務(wù)局檔案的管理與利用

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【摘要】商務(wù)局的檔案管理工作與部門之間的其他工作有著密不可分的關(guān)系，也是商務(wù)局運作的核心工作之一，針對檔案管理工作的保密性及公開性，兩者之間的沖突是格外值得關(guān)注的。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，涉及到檔案管理的政策逐漸完善，為了確保公眾知情權(quán)得到落實，保密性與公開性之間的沖突逐漸暴露，在此情況下，本文就商務(wù)局檔案管理當前的現(xiàn)狀進行分析，針對檔案的管理和利用提出相應(yīng)的建議，以此來提升商務(wù)局對檔案管理的能力。

【關(guān)鍵詞】商務(wù)局檔案管理利用

商務(wù)局主要是一定區(qū)域內(nèi)的內(nèi)外貿(mào)易、商品的流通及一些國際經(jīng)濟合作事項等進行管理，在這個過程中涉及到較多的人員及事務(wù)性文件，對此就需要相關(guān)的工作人員對其進行整理、歸檔，實現(xiàn)有效的檔案管理。檔案作為承載信息和數(shù)據(jù)的載體，是維護自身權(quán)益的工具，也是保障管理工作順利開展的必要途徑，近年來，對于檔案工作的政策逐漸規(guī)范化，讓一些相對傳統(tǒng)的保密檔案進行了公開，對此工作人員在處理檔案的保密性和公開性時需要進行思考，如何最大限度的維護自身權(quán)益，怎樣操作才能極大程度上讓檔案工作的效率及質(zhì)量得到提升。

1 商務(wù)局檔案管理工作的現(xiàn)狀

在檔案管理政策還未完善時，大多數(shù)政府檔案部門是不對外公開信息的，這其中就包括商務(wù)局，但隨著信息化時代的到來，為了保障社會的穩(wěn)定，促進檔案最大限度的運用，檔案管理相關(guān)政策的完善，加大了大眾對于檔案內(nèi)容查閱權(quán)限。在《中國人民共和國檔案法》的基礎(chǔ)上各部門可以就商務(wù)局的檔案工作進行深入的專題研究，在保障核心機密不被泄露的情況下，通過收集、整理、開發(fā)、利用整理出一套新的思維，讓檔案管理能夠更好地發(fā)揮出它的價值。并且在互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上，檔案管理逐漸電子化，隨之而來出現(xiàn)了較多的不確定因素及硬件設(shè)施不完善等，例如信息化設(shè)備不完善，工作人員對于信息化管理的重視程度有待提高，對于信息化操作不熟練等，極大程度上影響了檔案管理的的質(zhì)量，限制了商務(wù)局行政辦事的效率，當然對于信息化檔案管理受到地區(qū)、單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度等影響，滲入程度差距較大，且對于檔案管理儲存的環(huán)境而言，基礎(chǔ)設(shè)施及管理技術(shù)有待提高，對于商務(wù)局而言，檔案的分類較為繁瑣，且數(shù)量較大，使得在查閱的過程中極為耗時耗力。同時受到傳統(tǒng)因素的影響以及大眾對于檔案管理的接受程度而言，紙質(zhì)檔案和電子檔案依然需要在較長時間內(nèi)共同存在，因此在商務(wù)局管理工作中一方面需要注重電子化與紙質(zhì)化共處的問題，另一方面在檔案公開后利用的過程中要做好建設(shè)和監(jiān)管工作，確保檔案信息得到合理的運用。

2 商務(wù)局檔案的管理對策

2.1 保密性和公開性之間的權(quán)衡，做好建設(shè)和監(jiān)管工作

商務(wù)局的檔案涉及到區(qū)域內(nèi)的內(nèi)外貿(mào)易、商品流通、國際經(jīng)濟合作等，其對于國家經(jīng)濟、發(fā)展都有著重要影響，做好重要信息的保密工作，將一些公眾應(yīng)當了解的社會檔案進行公開，落實商務(wù)局內(nèi)部的責任制度，確保檔案管理工作有序的開展，特別是對于一些檔案保密工作而言，要加大管理力度，必要情況下可以設(shè)立檔案安全保密機構(gòu)，將具體實施人員及管理人員納入其機構(gòu)內(nèi)。對于商務(wù)局的檔案管理工作而言，要趨于日?；訌娚虅?wù)局內(nèi)部門之間的溝通、聯(lián)系，減少因工作環(huán)節(jié)中的弊端導(dǎo)致的安全隱患，清晰的把握工作的重點，根據(jù)工作的內(nèi)容、工作形式等進行分析，保障工作能夠得到監(jiān)管，促使工作的開展。

2.2 加強電子檔案管理的安全性、真實性問題，提升整體管理素質(zhì)

商務(wù)局在檔案管理工作中，既要用發(fā)展性、前瞻性的眼光去看待問題，還要加強電子檔案的管理工作，提升工作人員的綜合水平，保障檔案工作正常的開展。隨著技術(shù)不斷地更新?lián)Q代，信息化成為了時代的前言，在發(fā)展檔案管理工作時，要注重信息化的重要性，切實落實檔案管理工作，特別是在電子化檔案下，減少了紙質(zhì)材料的使用，但帶來的確實反復(fù)修改，且難以辨析，并且在電子檔案中無法辨認真?zhèn)?，使得其真實性存在著可疑性，并且隨著網(wǎng)絡(luò)黑客的增多，檔案管理過程中既要做好本職管理工作，還需要在這個過程中提升自身的技術(shù)，保障數(shù)據(jù)的安全性，進而讓商務(wù)局的檔案管理能夠更好地投入到信息化建設(shè)之中，提升效率的同時保障檔案的真實及安全。

2.3 規(guī)范檔案管理的流程，提高檔案的利用效率

一方面制定規(guī)范的制度，明確責任，提高檔案管理的能力，另一方面要樹立規(guī)范的流程，提升效率，將檔案的開放性與范圍嚴格的暴恐，對檔案的保密等級進行劃分，確保工作人員能夠做好常規(guī)管理工作。除此之外，完善檔案管理的登記、排序等，定期整理檔案，將保密期限和保管期限做好登記，進而提高檔案的利用效率，更好的滿足大眾的需求，促進商務(wù)局的工作有序的開展。

3 總結(jié)

檔案工作要與時俱進，對于商務(wù)局而言，適當公開檔案是政府部門的重要舉措，為了更好的滿足大眾了解信息、掌握信息，穩(wěn)定社會發(fā)展，因此在這樣的情況下，商務(wù)局檔案部門需要不斷地完善管理工作，充分利用信息化社會的技術(shù)，來提高管理效率，在完成檔案保密工作的同時采用適當?shù)姆绞竭M行公開，發(fā)揮出商務(wù)局的服務(wù)功能，進而得到大眾的認可。

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